Termes de référence pour la sélection d`une agence de voyage

TERME DE REFERENCE
Aperçu & contexte
1.1 Le Comité permanent Inter- Etats de Lutte contre la Sécheresse dans le Sahel (CILSS) a été créé
le 12 septembre 1973 à Ouagadougou (Burkina Faso).
Il regroupe treize (13) pays et son mandat est de « s’investir dans la recherche de la sécurité
alimentaire et dans la lutte contre les effets de la sécheresse et la désertification pour un nouvel
équilibre écologique ».
Le système CILSS comprend trois entités réparties ainsi qu’il suit :
 Le Secrétariat Exécutif à Ouagadougou au Burkina Faso ;
 Le Centre Régional AGRHYMET à Niamey au Niger ;
 L’Institut du Sahel à Bamako au Mali.
a)
Le Secrétariat Exécutif- Ouagadougou
Il est chargé du pilotage et de la coordination du système CILSS. Il intervient principalement à travers
trois Programmes régionaux d’Appui (PRA) et quatre Unités d’Appui au Management (UAM) :
 Programmes régionaux d’Appui (PRA) :
 Sécurité alimentaire – Lutte contre la désertification- Population-Développement
(PRA/SA-LCD-POP DEV ;
 Accès aux marchés (PRA/AM) ;
 Maîtrise de l’eau (PRA/ME).
 Unités d’Appui au Management (UAM) :
 Administration, Finances, Comptabilité (UAM/AFC) ;
 Gestion des Ressources Humaines (UAM/GRH) ;
 Communication, Information, Documentation (UAM/CID)
 Suivi-Evaluation, Planification, Veille stratégique et Genre (UAM/SE-PVSG).
Sur le plan opérationnel et fonctionnel, les Institutions spécialisées que sont le Centre Régional
AGRHYMET et l'Institut du Sahel sont structurées en Départements et en Unités qui sont
respectivement les répondants aux Programmes régionaux d’Appui et aux Unités d’Appui au
Management du Secrétariat Exécutif.
Au sein du système CILSS, il existe un service d’Audit Interne basé au Secrétariat Exécutif à
Ouagadougou. L’Auditeur Interne exerce ses contrôles dans les trois sites de l’institution. L’Auditeur
Interne est chargé de veiller à l’efficacité du système de contrôle interne et au respect de l’application
des procédures administratives, financières et comptables, ainsi qu’à la conformité aux textes
statutaires, règlementaires et conventionnels, par des contrôles sur programme, sur demande motivée
d’un ordonnateur ou ordonnateur délégué, et cela en conformité avec la charte d’audit interne.
Celui-ci effectue des contrôles sanctionnés par des rapports dans lesquels sont consignés les résultats
des contrôles, les remarques, les observations ou recommandations pour une gestion saine et
efficace.
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Dans le souci de permettre à l’Auditeur Interne d’exercer ses fonctions en toute indépendance, le
poste est rattaché au Conseil des Ministres, lui permettant ainsi de lui présenter annuellement son
rapport.
b) Le Centre Régional AGRHYMET
Basé à Niamey, il s’occupe de la collecte, du traitement et de la diffusion de l’information sur la
sécurité alimentaire, la gestion des ressources naturelles, la maîtrise de l’eau et la lutte contre la
désertification. Il s’occupe également du développement des outils d’aide à la décision pour les
besoins de développement des populations sahéliennes, du renforcement des capacités techniques à
travers la formation des techniciens et cadres supérieurs en agro- météorologie, hydrologie et
protection des végétaux, ainsi que des formations continues dans les domaines de la sécurité
alimentaire, de la gestion des ressources naturelles et de la maîtrise de l’eau.
c) Institut du Sahel
Basé à Bamako, l’Institut du Sahel est chargé d’assurer et de coordonner la promotion de la
recherche régionale scientifique et technique en matière de sécurité alimentaire, de gestion des
ressources naturelles et de démographie.
1.3
Le CILSS est donc désireux de faire appel aux services d’une agence de
voyages compétent ayant une expertise reconnue, afin de faciliter les itinéraires de
voyage de la Commission, aussi bien à l’intérieur, qu’à l’extérieur de la sous-région.
2.0 Objet du présent document
2.1 Le présent document a pour objet de spécifier l’approche utilisée par le CILSS
pour sélectionner l’agence de voyage (désignée ici comme « agence ») qui serait
intéressée à lui fournir les services qui y sont liés. Cette approche sera basée sur les
compétences c’est-à-dire la méthode de sélection basé sur la qualité technique
et le côut en raison d’un pondération technique de 70% et financière de 30% ..
2.2 Le présent document décrit, en outre, les conditions requises que l’agence de
voyage doit remplir pour être sélectionnée.
3.0 Description du service devant être fourni / Objectif principal
3.1 Fourniture de services de gestion des voyages et autres services connexes, y
compris, sans toutefois s’y limiter, les billets d’avions et le transfert de l’aéroport,
ainsi que les services connexes, au meilleur coût, pour les membres du personnels
et / ou leurs personnes à charge (pour des voyages officiels et non officiels), les
consultants, les représentants du gouvernement et les participants aux réunions ou
en mission officielle pour le compte du CILSS.
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4.0 Portée des travaux
4.1 Fourniture de services de gestion de voyages nationaux et internationaux
4.2 Le volume de voyages au sein de la sous-région est actuellement en moyenne
de cinquante (50) billets individuels par mois 4.3 L’agence apportera un appui aux
trois (0 3) institutions du CILSS
pour toute une gamme de services, dont les
suivants :
a) Confirmation et émission de billets pour faciliter les voyages nationaux
et internationaux ; et
b) Fourniture d’un service d’assistance téléphonique et d’outils de
réservation en ligne, plus particulièrement en ce qui concerne les
systèmes de billetterie en ligne.
5.0 Politique des voyages CILSS
5.1 La politique actuelle des voyages du CILSS exige que les agences émettent les
meilleurs tarifs disponibles et s’informent sur la politique de voyage et les conditions
requises pour les missions dans tous les cas. La politique de voyage du CILSS
traduit les principes de base suivants qui, sont toutefois soumis à des révisions
ultérieures :
a) Emission de billets plein tarif en classe économique pour les fonctionnaires de
catégories A, B et C
b) Des billets en classe économique soumis à conditions peuvent être émis (sur
demande) si des billets plein tarif ne sont pas disponibles ;
c) Des billets en classe affaires ou équivalents seront émis uniquement au profit
du Secrétaire Exécutif du CILSS;
d) Les règles applicables aux voyages interdisent les voyages en première
classe, à l’exception de quelques catégories spécifiques, telles que pour le
Secrétaire Exécutif du CILSS;
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e) Les agences doivent avoir une bonne maîtrise des services demandés et être
prêtes à offrir des billets à tarif spécial, préférentiel, réduit et de groupe pour
utilisation en cas de besoin. Toutefois, les billets d’avion assortis de conditions
restrictives (telles que les pénalités ou les nuits supplémentaires dues à
l’itinéraire de voyage), ne seront émis qu’avec l’autorisation expresse du
personnel autorisé de l’agence ; et
f) Le cas échéant, les Agences essayeront d’obtenir des surclassements en
classe supérieure (affaires ou première classe) pour le Secrétaire Exécutif du
CILSS, tout surclassement ne devrait servir qu’à réduire les coûts.
6.0 Services à assurer par l’Agence
6.1 L’agence assure, entre autres, les services ci-après :
a) La fourniture de services de voyage les jours ouvrables, les weekends et les
jours fériés s’il est nécessaire de fournir un service de voyage en urgence,
ainsi que des services d’urgence 24 heures sur 24 qui pourraient nécessiter
qu’un ou deux agent(s) de l’Agence soit/soient accessible(s) ;
b) Le remplacement du personnel affecté en cas d’absentéisme, de vacances,
de congé maladie, etc. ;
c) La mise en œuvre de dispositions pour tous les vols domestiques et
internationaux, comme requis par le CILSS, en donnant des conseils sur
l’itinéraire, la tarification et les exigences en matière de visa pour la
planification du voyage ;
d) L’organisation, les cas échéant, de voyages dans un délai très court, en
privilégiant l’efficacité et la communication rapide dans le traitement de toutes
les questions liées au voyage ;
e) La fourniture d’une couverture d’assurance voyage à un prix compétitif ;
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f) La conclusion d’un accord d’entreprise, pour les voyages internationaux et
domestiques, avec une compagnie de bonne réputation ;
g) La notification du problème à la partie demanderesse, en cas de non
confirmation des modalités de voyage, et la présentation de trois (3) autres
itinéraires/devis ;
h) L’agence fait un feedback régulier au CILSS sur le statut des vols pour les
réservations sur liste d’attente, lui donne des conseils sur les dates limites
pour les billets, et fournit toute autre information pertinente chaque fois que
des réservations seront effectuées, en vue d’éviter les annulations de
réservations ;
i) L’agence fournit, dans les meilleurs délais, des billets imprimés de manière
exacte et des itinéraires détaillés (en format imprimé et électronique),
indiquant le statut exact de la compagnie aérienne et des réservations d’hôtel
sur tous les tronçons du voyage et se tient au courant des changements
d’horaires du transporteur, ainsi que de toute autre modification et nouvelle
condition affectant le voyage, afin de procéder aux ajustements nécessaires
pour tout changement de plans de vol ou d’horaires de train ou de bus, avant
ou pendant le voyage officiel. Si nécessaire, les billets et factures sont
modifiés ou émis de manière à refléter les changements tels qu’ils ont été
approuvés ;
j) Les billets d’avion ne sont émis que sur un stock de billets agréé par
l’Association du transport aérien international (« IATA ») ou pour tout autre
stock de billet de compagnies aériennes reconnues et de bonne réputation ;
k) L’agence assure un service d’information automatisé qui notifie à la
Commission et aux voyageurs les évènements, tels que les fermetures
d’aéroport, l’annulation ou le retard des vols, des trains ou des bus, ainsi que
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les grèves et les conditions politiques / sécurité locales pouvant affecter le
voyage vers une destination donnée ;
l) L’agence assure aux personne en mission officielle la dernière place
disponible, le pré-enregistrement, l’émission des cartes d’embarquement à
l’avance sur toutes les compagnies aériennes pour lesquelles elle peut
assurer ces services, et doit également étendre ces mêmes services lorsque
ceux-ci devienne disponibles sur d’autres compagnies ;
m) La réservation de chambres d’hôtels gratuites pour le personnel de la
Commission lors des escales de plus de huit heures et, en cas de besoin,
l’organisation du transport par voie terrestre, y compris les locations de
voitures, à des coûts raisonnables et compétitifs ;
n) La mise à disposition de chambres d’hôtel à des tarifs négociés pour la
Commission ;
o) Le traitement des demandes spéciales liées à l’organisation des voyages,
telles que les attributions de sièges, les repas spéciaux, la prise en charge
lors des escales et l’hébergement durant les escales en transit, etc. ;
p) La mise à disposition de la personne qui voyage pour la Commission dans les
24 heures, par l’intermédiaire du personnel désigné de l’Unité voyage, tous
les billets nécessaires, les divers ordres de notification, les bons et tout autre
document, et doit valider ou émettre à nouveau les billets en cas de
changement de réservation ;
q) L’obtention et le versement à la Commission, dans un délai d’un mois, les
remboursement qui lui sont dus au titre des billets non utilisés, perdus, des
divers ordres de notification, d’avances et de déclassements des billets payés
à l’avance et non utilisés (les frais d’annulation perçus par les compagnies
doivent être facturés selon le cas), et la fourniture de rapports réguliers sur
l’Etat des remboursements ;
r) L’octroi d’une assistance, au besoin, pour le traitement des réclamations,
conformément aux politiques d’assurance applicables pour les accidents au
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cours des voyages et en cas de perte de bagage et pour aider à les
retrouver ;
s) La fourniture d’informations sur tous les systèmes de fidélisation proposés par
les compagnies aériennes, tels que les systèmes de points de fidélité, et la
mise à disposition de ceux-ci lorsqu’ils peuvent être comptabilisés pour un
fonctionnaire / membre du personnel ou une organisation ;
t) La confirmation de l’exactitude et du caractère complet des comptes et autres
pièces justificatives et la signature des factures en vue de la réclamation de
leur paiement en donnant la preuve de la prestation des services rendus.
7.0 Implantation de Bureaux au siège du CRA, de l’INSAH et au niveau du
Secrétariat Exécutif du CILSS
7.1
L’Agence pourrait être appelée à installer un bureau au siège du CRA, de
l’INSAH et au niveau du Secrétariat Exécutif du CILSS, afin de faciliter l’accès, la
coordination et la prestation efficace de ses services. Un minimum de deux (2)
membres du personnel pourrait être requis pour le bureau du Secrétariat Exécutif à
Ouagadougou et d’un (01) par bureau pour les deux autres institutions.
Les horaires d’ouverture de l’Agence devraient au moins être de 8 heures 00 à 16
heures 00, du lundi au vendredi, alors que l’ouverture le samedi matin, bien qu’elle
ne soit pas nécessaire, pourrait être considérée comme un atout. Dans tous les cas,
l’Agence devra disposer d’un numéro de téléphone sur lequel elle pourrait être
joignable 24h/24 pour les cas d’urgence ou d’évacuation.
8.0 Résultats attendus
8.1 Assurer un système de gestion des voyages et des services connexes efficace
et économique au sein du CILSS.
9.0 Durée des prestations de service
9.1 La durée des prestations de services de l’Agence est prévue pour une période
initiale d’un (1) an avec une éventuelle prolongation de deux (2) autre année au
maximum en fonction de la performance de l’Agence.
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Lesdits services peuvent être résiliés par l’une ou l’autre des parties sur préavis de
deux (2) mois.
10.0 Qualifications de l’Agence
Pour être éligible, l’Agence doit :
a) Etre ressortissante d’un Etat membre de la CEDEAO ou du Tchad et dûment
enregistrée dans son pays d’origine et en fournir la preuve ;
b) Disposer d’un bureau opérationnel situé à Ouagadougou, à Bamako et à
Niamey ou avoir un partenaire local dans lesdites capitales, disposant d’un
personnel en nombre suffisant et bien formé et d’équipements lui permettant
de fournir les services requis ;
c) Présenter un justificatif de paiement des impôts pour les trois (3) dernières
années : 2012, 2011, et 2010;
d) Présenter les états financiers vérifiés des trois dernières années (fournir les
Bilans comptables visés par le service fiscal compétent de ces trois dernières
années et non par un Expert-comptable)
Critères d’évaluation
L’Agence éligible sera évaluée sur la base des critères suivant :
a) Elle devra être un membre IATA BSP et fournir un justificatif à titre de preuve ;
b) Elle devra être opérationnelle depuis au moins cinq (5) ans et justifier de bons
résultats au service d’organisations internationales, d’ambassades et de
compagnies multinationales (listes/attestations des entreprises clientes à
fournir) ;
c) L’Agence doit être en mesure de fournir pour chaque lot une (1) personne
ayant au moins dix (10) ans d’expérience dans ce secteur avec la capacité de
gérer toutes les réservations du CILSS (CRA, SE/Ouaga et INSAH)
rapidement. Ces personnes doivent parler couramment le français, l’anglais,
ou le portugais qui sont les langue(s) officielles du CILSS (CRA, SE/Ouaga et
INSAH). Toutefois, dans la mesure où le siège du CILSS (CRA, SE/Ouaga
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et INSAH) est situé à Ouagadoudoug, au Burkina Faso, l’Agence devra
fournir au moins un membre du personnel parlant couramment Français.
d) L’agence devra produire mensuellement une situation des prestations
effectuées à soumettre au visa préalable du Spécialiste en Passation des
Marchés du CILSS aux fins de formalités de certification du service fait et
introduction des factures pour paiement.
11.0 Responsabilités du CILSS (CRA, SE/Ouaga et INSAH)
11.1 Afin de faciliter la prestation des services requis par l’Agence, le CILS doit,
entre autres :
a) Permettre à l’Agence l’accès à ses locaux, en mettant à la disposition de son
personnel, les badges d’identification requis ;
b) Fournir une unité des Voyages qui servira d’interface entre le personnel de la
CEDEAO et l’Agence, des outils de communication et de mobilier de bureau
de base dans les locaux de l’Agence ;
c) Rémunération : l’agence sera rémunérée par le CILSS conformément aux
termes et conditions convenues et définies dans le présent contrat.
d) Il sera adressé une lettre d’invitation à soumissionner et un dossier d’appel à
la concurrence aux agences retenues pour la suite du processus de sélection
et dont la liste sera publiée sur le site web du CILSS.
Fait à Ouagadougou, le 03 Mai 2013
Prof. Alhousseïni Brétaudeau
Secrétaire Exécutif
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