Guide d`utilisation des formulaires

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Août 2013
Table des matières
1.
TYPES DE FORMULAIRES ............................................................................................................3
1.1
1.2
1.3
2.
CONFIGURATION REQUISE ..........................................................................................................4
2.1
2.2
2.3
3.
ORDINATEUR
VERSION D’ADOBE READER
IMPRIMANTE
L’ACCÈS AUX FORMULAIRES......................................................................................................4
3.1
4.
LES FORMULAIRES DYNAMIQUES
LES FORMULAIRES STATIQUES
LA DURÉE DE VIE DES FORMULAIRES
PARTICULARITÉS DE CERTAINS FORMULAIRES
UTILISATION DES FORMULAIRES DYNAMIQUES......................................................................6
4.1
LES GÉNÉRALITÉS
4.2
LA SAISIE DE L’INFORMATION
4.2.1 Section « Identification de l’adhérent »
4.2.2 Section « Transaction »
5.
IMPRESSION DES DOCUMENTS ..................................................................................................9
5.1
LES OPTIONS D’IMPRESSION
5.1.1 Configuration de l’impression
5.1.2 Option Adobe
5.2
L’IMPRESSION DES FORMULAIRES
6.
SUPPORT ET QUESTIONS ..........................................................................................................10
2
1.
TYPES DE FORMULAIRES
Épargne Placements Québec met à la disposition de son réseau de vente externe des formulaires
dynamiques et statiques. Ces formulaires sont offerts en version électronique seulement et peuvent
être téléchargés à l’adresse suivante :
http://www.epq.gouv.qc.ca/Formulaires/agent_vendeur.aspx
Le présent document fournit des renseignements importants afin que vous puissiez utiliser les
formulaires de manière optimale.
1.1
Les formulaires dynamiques
Les formulaires dynamiques vous permettent de saisir l’information directement à l’écran et
d’imprimer tous les documents requis.
Les formulaires d’adhésion
Compte Épargne Placements (soit Particulier, Société, Personne morale, Succession,
Fondation ou Fiducie)
Compte d’épargne libre d’impôt (CELI)
Régime d’épargne-retraite (RER)
Fonds de revenu de retraite (FRR)
Compte de retraite immobilisé (CRI)
Fonds de revenu viager (FRV)
Les autres formulaires
Transaction
Autorisation
Procuration
Déclaration conforme pour le fonds de revenu viager (quelques renseignements à
inscrire à la main)
Désignation de représentants
Désignation de fondés de pouvoir
Résolution corporative
Demande de transfert entre adhérents
Transfert de fonds par T2033 (disponible en français seulement)
1.2
Les formulaires statiques
Seul le formulaire Avis d’hypothèque doit être imprimé et rempli à la main. Ce formulaire contient
uniquement la page devant être retournée à Épargne Placements Québec.
1.3
La durée de vie des formulaires
Les formulaires dynamiques et statiques possèdent une durée de vie limitée. Cette mesure vise à
s’assurer, d’une part, que l’utilisateur utilise une version dont le contenu légal est à jour et, d’autre
part, qu’il possède une version dont les fonctions informatiques actives ont été actualisées.
À cet effet, Épargne Placements Québec vous informera par courriel lorsqu’un formulaire sera mis
à jour, et pourra, le cas échéant, vous fournir un nouveau lien pour télécharger les formulaires.
Lors d’une mise à jour, n’oubliez pas de remplacer les versions antérieures des formulaires que
vous aviez enregistrées sur votre ordinateur.
3
2.
CONFIGURATION REQUISE
2.1
Ordinateur
Pour utiliser les formulaires dynamiques et statiques, il est recommandé que votre ordinateur
possède au minimum les caractéristiques suivantes :
- Processeur Intel® 1.3 GHz ou plus;
- Système d’exploitation Microsoft® Windows® 2000 (SP4), Windows Server®
2003;Windows XP Professionnel, Édition familiale, Windows Vista® (SP1)
- 512Mo de mémoire vive;
- 335Mo d’espace disque disponible;
- Microsoft Internet Explorer 8.0 SP1 ou supérieur.
2.2
Version d’Adobe Reader
Les formulaires dynamiques et statiques requièrent au minimum l’utilisation de la version d’Adobe
Reader 9.0.
Pour connaitre votre version d’Adobe Reader, consultez la rubrique « À propos d’Adobe Reader »
dans le menu « Aide » du logiciel.
Pour télécharger une version plus récente, utilisez le lien suivant :
http://get.adobe.com/fr/reader
2.3
Imprimante
Les formulaires sont conçus afin d’être imprimés sur du papier format légal et en mode recto
seulement.
3.
L’ACCÈS AUX FORMULAIRES
Vous pouvez avoir accès aux formulaires à l’adresse suivante :
http://www.epq.gouv.qc.ca/Formulaires/agent_vendeur.aspx
Pour accéder aux formulaires, cliquez sur « Télécharger les formulaires ».
Les formulaires sont regroupés dans un porte-document qui est compressé dans un format ZIP.
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Vous devrez décompresser le fichier afin de pouvoir visualiser le porte-document et l’enregistrer
sur votre poste informatique.
Si vous ne disposez pas d’un outil permettant d’ouvrir un fichier ZIP, vous pouvez vous en
procurer un gratuitement en visitant des sites Internet offrant des produits tels que WinZip et
Quick Zip.
Nous vous invitons à télécharger et à enregistrer le porte-document contenant tous les formulaires
sur votre ordinateur.
Lorsque cette opération sera effectuée, les formulaires vous seront présentés dans un portedocument. Vous pourrez ainsi, à l’aide du menu situé à gauche de l’écran, sélectionner le
formulaire requis, et ce, dans la langue désirée.
3.1
Particularités de certains formulaires
Vous trouverez ci-dessous certaines particularités qu’il est important de retenir au moment où
vous devez remplir les formulaires qui suivent.
Fonds de revenu de retraite (FRR) et Fonds de revenu viager (FRV) :
- Dans la partie Modalités de paiement des versements périodiques, lorsque vous inscrivez
un montant spécifique pour le versement annuel, assurez-vous de préciser s’il s’agit d’un
montant brut ou net.
Procuration :
- Il n’y a plus d’inscription « Agent vendeur » dans le titre du formulaire puisque la procuration
est la même pour tous.
Résolution corporative :
- Les résolutions corporatives I et II ont été fusionnées.
- Dans la partie C) Attestation de la résolution, assurez-vous de faire signer le formulaire au
bon endroit, selon le cas (actionnaire unique, partie 1, plusieurs actionnaires, partie 2).
Demande de transfert entre adhérents :
- Inscrire le produit choisi de façon très précise.
Demande de transfert de fonds enregistrés (T2033) :
- Utiliser ce formulaire pour le transfert de tout type de régime (CELI, REER, FERR, CRI et
FRV);
- Inscrire le choix de produit directement sur le formulaire T2033 (le produit sera inscrit sur
toutes les copies sauf sur celle de l’institution financière cédante);
5
-
À la section Type de transfert, préciser s’il s’agit d’un remboursement partiel ou total;
Si le compte du client est déjà ouvert, seul le formulaire T2033 est requis pour effectuer le
transfert;
Le formulaire est offert en français seulement (voir la note ci-dessous).
NOTE IMPORTANTE / T2033 EN FRANÇAIS SEULEMENT
Afin de respecter les dispositions de la Charte de la langue française et de la politique linguistique
gouvernementale, le formulaire T2033 doit être envoyé en français à nos clients, et ce, même s’ils sont
anglophones.
Cette situation s’explique par le fait que ce formulaire s’adresse tout d’abord à l’institution financière
cédante et non au client, contrairement à la majorité de nos formulaires. En effet, lorsqu’un document est
destiné à une entreprise située au Québec, Épargne Placements Québec est tenue de communiquer
uniquement en français avec cette dernière.
Lorsque vous parlez à un client anglophone souhaitant effectuer un transfert de fonds enregistrés
nécessitant l’envoi d’un formulaire T2033, nous vous demandons de lui transmettre l’information suivante :
Vous recevrez par la poste un formulaire T2033 qui sera rédigé en français. Si d’autres formulaires
doivent vous être envoyés, ils seront cependant rédigés en anglais.
Le formulaire T2033 est envoyé en français afin de respecter les dispositions de la Charte de la langue
française puisqu’il s’adresse prioritairement à votre institution financière. Nous vous demandons
cependant de bien vouloir vérifier l’information qu’il contient et de le signer.
4.
UTILISATION DES FORMULAIRES DYNAMIQUES
Les formulaires dynamiques ont été conçus afin de vous permettre une saisie rapide et souple de
l’information requise pour traiter vos demandes d’opérations.
4.1
Les généralités
Ligne bleue avec liste déroulante
Une ligne bleue avec une liste déroulante permet de choisir le type de client pour lequel l’ouverture
de compte et la transaction sont demandées. La liste comprend les choix suivants : Particulier,
Société, Personne morale, Succession, Fondation et Fiducie.
Ligne bleue avec case à cocher
Une ligne bleue avec case à cocher permet d’ouvrir une section dans le formulaire lorsque ceci est
nécessaire. Ces mentions n’apparaissent toutefois pas à l’impression des formulaires.
Cette option permet de saisir l’information concernant l’identification du conjoint cotisant à inscrire
au dossier au besoin.
Au besoin, si vous cochez après la mention « Cochez pour identifier un représentant (autre
qu’agent vendeur) » la section « Identification du représentant » s’ouvrira. Vous pourrez alors
remplir les champs requis pour identifier un représentant au dossier.
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Attention
La section « Identification du représentant » n’est pas
destinée à identifier l’agent vendeur.
En tant qu’agent vendeur autorisé d’Épargne Placements Québec, vous
êtes tenu de remplir le formulaire Autorisation pour recevoir une copie de
la documentation transmise à un adhérent ou le formulaire de Procuration
pour pouvoir agir au nom de l’adhérent.
Cette option vous permet de saisir les informations nécessaires pour l’ouverture d’un Plan
Épargne Périodique (PEP) par prélèvements au compte bancaire.
Au besoin, utilisez cette option pour donner des instructions spécifiques que vous ne pouvez pas
inscrire ailleurs sur le formulaire.
IMPORTANT :
Pour la navigation dans les formulaires, afin de s’assurer de toujours être dans le bon champ, il est
préférable d’utiliser la souris plutôt que la touche de tabulation.
Inscription des dates : Inscrire les dates manuellement dans les champs requis, dans le format
prescrit (AAAA-MM-JJ).
4.2
La saisie de l’information
4.2.1 Section « Identification de l’adhérent »
Cette section permet à Épargne Placements Québec d’identifier adéquatement l’adhérent.
Bien vouloir compléter tous les champs.
Lorsque votre client détient déjà un numéro d’adhérent, assurez-vous que ce numéro est
également inscrit dans le coin supérieur droit de la deuxième page du formulaire, le
cas échéant.
Dans le cas d’un nouveau client, un numéro d’adhérent lui sera attribué lors de l’ouverture
du compte; ce champ doit donc être laissé vide.
Exemple de la section « Identification de l’adhérent » pour un client de type Particulier
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4.2.2 Section « Transaction »
La section « Transaction » des formulaires d’adhésion vous permet d’effectuer vos
transactions d’achat ou de transfert de compte. Pour effectuer plus d’une transaction,
utilisez le bouton
afin d’ouvrir un nouveau champ de saisie. Vous pouvez saisir jusqu’à
trois (3) transactions d’achat, de vente (disponible uniquement sur le formulaire
Transaction) ou de transfert sur un même formulaire.
Exemple de la section « Transaction » du formulaire Transaction
Points importants :
Mode de paiement : Il est important de choisir le mode de paiement approprié selon le type
d’opération désirée.
Intérêts : Le choix du type d’intérêt doit être disponible selon le produit choisi. Pour effectuer le
bon choix, vous devez vous référer à la feuille de taux. Le choix ICM (intérêts composés
mensuellement) s’applique seulement à l’Épargne Flexi-Plus. Le choix IVM (intérêts versés
mensuellement) s’applique uniquement aux Obligations à taux progressif et à taux fixe, et ce,
pour les achats de 10 000 $ et plus.
Sous-section « Transfert de votre : » : Cette sous-section vous permet de demander un
transfert partiel ou total d’un ou de plusieurs produits provenant d’un autre type de compte.
Seuls les transferts permis au sens de la loi peuvent être choisis.
Pour effectuer le transfert de plusieurs produits lorsqu’un montant maximal de transfert doit être
respecté (ex. : cotisation REER ou CELI), vous devez cocher l’un des choix suivants pour chacun
des produits dans la section « Instruction de transfert » :
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-
Cochez « Total » si la valeur nominale complète du produit doit être transférée;
Sélectionnez « Résiduel requis » pour combler le montant requis pour effectuer la
cotisation à la réception du formulaire;
Cochez « Partiel » si une valeur nominale spécifique doit être transférée.
De plus, lors d’une cotisation REER ou CELI, veuillez indiquer dans la section « Instructions
spéciales », le montant et l’année de la cotisation.
5.
IMPRESSION DES DOCUMENTS
Comme mentionné précédemment, les formulaires dynamiques sont conçus pour être imprimés sur du
papier de format légal et en recto seulement. Toutefois, le contrôle final de l’impression est effectué par
l’utilisateur en fonction des options d’impression disponibles.
5.1
Les options d’impression
La fonction d’impression d’Adobe simplifie en général l’impression de vos documents en
convertissant le format d’impression du document original en fonction du format de sortie
sélectionné (ex. : une page légale sera automatiquement réduite si un format lettre est sélectionné
en sortie).
Afin de respecter l’aspect légal des documents d’Épargne Placements Québec et afin d’obtenir un
format de sortie plus lisible, nous vous recommandons d’imprimer les formulaires sur du papier de
format légal, si vous disposez des équipements le permettant.
5.1.1 Configuration de l’impression
Avant de procéder à l’impression de votre formulaire, veuillez configurer vos options d’impression
en choisissant les options suivantes :
- Fichier
- Configuration de l’impression
- Dans la section « Papier », à « Taille », sélectionner « Legal ».
5.1.2 Option Adobe
Les options par défaut d’Adobe permettront de contrôler l’impression automatiquement. L’option
« Mise à l’échelle », ajustera le document à la zone d’impression. Le document est déjà en
format légal et sera réduit au format de papier disponible (ex. : lettre).
L’option « Choisir la source de papier selon le format »
permettra à votre imprimante de sélectionner le type de
papier en fonction des bacs et format de papier de votre
imprimante.
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5.2
L’impression des formulaires
Le bouton
de la section « SIGNATURE » permet de lancer l’impression de toutes les
copies requises. Seul ce bouton vous permettra d’obtenir les messages d’informations concernant
l’impression.
Avant de procéder à l’impression des formulaires, assurez-vous d’avoir rempli toutes les sections,
et ce, incluant la section « Réservé à l’agent vendeur ».
Exemple de la section « SIGNATURE » du formulaire Compte Épargne Placement pour un particulier
Lorsque vous cliquez sur le bouton
un premier écran vous permet de choisir votre
imprimante et vos paramètres d’impression (que vous pouvez modifier selon les indications de la
section 5.1 du présent document).
Selon le type de document demandé, pour chacune des copies (Adhérent, Épargne Placements
Québec, Agent vendeur et Institution financière cédante dans le cas d’un formulaire T2033), une
boîte de dialogue vous demandera si vous souhaitez ou non procéder à l’impression de cette
copie.
Veuillez prendre note que la convention de fiducie et les renseignements généraux s’imprimeront
selon le type de formulaire rempli et le destinataire de la copie imprimée.
6.
SUPPORT ET QUESTIONS
Si vous avez des questions ou des difficultés avec l’utilisation des formulaires, veuillez communiquer
avec nous au 1 800 463-5229 (option 7).
Vous pouvez aussi joindre M. Michel Caty par téléphone, au 418 521-6451, ou par courriel, à l’adresse
[email protected].
Nous vous prions de bien vouloir indiquer dans votre courriel, la nature du problème ainsi que la
configuration de votre environnement informatique.
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