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FICHE DE POSTE CAT A
FICHE DE POSTE
Chef des services administratifs
de la Faculté des sciences fondamentales et biomédicales
Le chef des services administratifs de l'UFR Biomédicale des Saints Pères assure, avec une
délégation du Directeur, la direction des services administratifs de l'UFR. Il participe à la définition
des orientations de l'UFR et les met en oeuvre en coordonnant l'ensemble des moyens dévolus à
la structure.
Environnement et contexte professionnel :
Implantée sur le site du centre universitaire des Saints Pères, la Faculté des Sciences Fondamentales
Biomédicales est une UFR de l’Université Paris Descartes qui propose une offre de formation multidisciplinaire
sciences biologiques, chimiques et biophysiques. Elle accueille 5000 étudiants et fédère une équipe de
enseignants chercheurs. Les activités de recherche de l’UFR s’articulent autour de 10 laboratoires et 48 équipes
recherches.
Missions :
1/ ENCADREMENT ET DIRECTION
- Il assure l'encadrement direct, l'organisation et la coordination des services administratifs de l'UFR. Il planifie et
contrôle les moyens humains et financiers ;
Il pilote et anime l'équipe des responsables de service et la mobilise sur des objectifs identifiés ;
- il coordonne avec le responsable administratif du Centre Universitaire des Saints Pères, les besoins en travaux et
en logistique de l'UFR;
participe au suivi des actions des services techniques, en liaison avec l'ingénieur de site.
- Il représente le Directeur de l'UFR dans les instances de l'Université pour les interventions relevant du domaine
de l'administration et de la gestion.
- Il est le correspondant des responsables des administrations de l'Université : secrétaire général, DRH, agent
comptable, DEVU, ....
2/ CONSEIL EN MATIERE REGLEMENTAIRE, STATUTAIRE ET CONTENTIEUSE
- Il veille à la régularité des actes, des décisions et des procédures dans les domaines administratif et financier
de l'UFR ;
Il analyse la réglementation et les instructions ministérielles pour les mettre en oeuvre et en informer la
Direction et les personnels
Il exerce un rôle de conseiller auprès du directeur, en particulier sur tous les aspects touchant à l'organisation
et au fonctionnement administratif, financier et technique de l'UFR (élections, responsabilité, stage, statut des
personnels)
Il administre les instances statutaires (Conseils, Commissions), rédige les compte-rendu et contrôle l'organisation
des élections ;
Il gère les dossiers sensibles et les situations de litige avec les différents interlocuteurs de l'UFR
3/ GESTION DES RESSOURCES HUMAINES
En collaboration avec le Bureau des Personnels, il assure la gestion des personnels BIATSS et Enseignants de la
composante :
- suivi des carrières, affectation,
- recrutement des contractuels,
- gestion prévisionnelle des emplois
- gestion des compétences (conseil en formation, aide à la préparation des concours),
- évaluation annuelle des personnels des services généraux,
- enquêtes, suivi de la réglementation
4/ GESTION DES ENSEIGNEMENTS
En collaboration avec le Chef du Bureau de la Scolarité, il coordonne l'ensemble des opérations de gestion de la
scolarité des étudiants
- coordination de la PAES (recrutement des étudiants, gestion du Portail post-Bac, gestion des opérations du
concours, préparation des délibérations, )
- organisation des Examens des autres niveaux : Licences, Masters, Diplômes Universitaires
et
en
60
de
FICHE DE POSTE CAT A
- suivi des échanges internationaux
5/ GESTION FINANCIERE ET BUDGETAIRE - TRAVAUX
En collaboration avec le responsable du service financier, il prépare le budget, en
contrôle l'exécution et assure le suivi et l'analyse des dépenses et des recettes.
Il prépare les décisions budgétaires ; il suit et contrôle l’exécution des contrats et des conventions
En matière de marchés publics, il participe à l'élaboration des cahiers des charges pour les marchés
concernant la composante et représente le Directeur dans les réunions d'appels d'offres ;
6/ COMMUNICATION INTERNE ET EXTERNE
- Il participe à la mise en place et au développement des dispositifs de communication (web, intranet, moodle,
campagne de promotion de l'UFR)
- Il participe avec le bureau des relations extérieures à l'organisation des manifestations internes ou destinées à
l'extérieur
- Il assure la diffusion interne des informations et de tous documents intéressant la vie de l'UFR.
Compétences requises :
Connaissances :
Connaissance approfondie de la réglementation juridique, administrative et financière relative aux
établissements d’enseignement supérieur et de recherche
Connaissance solide du statut des structures et personnels de la fonction publique, notamment des
établissements publics d’enseignement supérieur et de recherche
Connaissance de l’organisation, du fonctionnement, des instances et des circuits de décision d’une université
Connaissance générale des techniques de la communication
Connaissance générale des techniques de la démarche qualité
Savoir-faire opérationnels :
Elaborer et rédiger des notes d'information, des documents de synthèse
Organiser et optimiser les moyens humains, administratifs et techniques nécessaires à la réalisation des objectifs
de la structure
Manager et animer une équipe (techniques de résolution des conflits et médiation)
Conduire un entretien
Gestion de projet et conduite du changement
Conduire des négociations individuelles ou collectives
Déterminer des indicateurs, élaborer des tableaux de bord
Analyser des résultats
Exploiter les systèmes d’information et les outils bureautiques (Word, Excel)
Compétences linguistiques :
Anglais (écrit et oral)
Aptitudes et qualités :
Bonnes qualités relationnelles et humaines, sens de l’écoute
Capacité d’anticipation et d’adaptation
Esprit d’initiative et de synthèse
Rigueur et sens de l’organisation
Bonnes qualités rédactionnelles
Disponibilité et réactivité
Sens du service public et intérêt pour le milieu universitaire