vademecum rh - Fondation Universitaire A*MIDEX

2013-2014
VADEMECUM RH
A l’attention des porteurs
de projet LabEx et A*MIDEX
DRH/ FONDATION A*MIDEX / LabEx
Cellule RH A*MIDEX
Version validée du 14/02/2014
Table des matières
Numéros de page
Thématiques abordées
Page 2
I Procédure de recrutement
Page 3
II Typologie des recrutements
A- Recrutement de doctorants
1- Recrutements de doctorants par le biais d’un contrat doctoral
2- Cas particulier : doctorants recrutés pour une quatrième année et
qui sont extérieurs à l’Université d’Aix-Marseille
Page 4
B- Recrutement de post doctorants
C- Recrutement d’enseignants chercheurs invités
Page 5
D- Recrutement d'enseignements contractuels, de chercheurs contractuels
ou d’enseignants-chercheurs contractuels
1- Création et composition d'un comité de sélection
Page 6
2- Règles de fonctionnement d'un comité de sélection
Page 7
E- Recrutement d’ «assistants d’enseignement »
F- Aides à la mobilité pour étudiants
1- Forfait
Page 8
2- Bourse
G- Recrutement de conférenciers
Page 9
Page 11
Page 12
Page 13
Page 14
H- Recrutement d’ «assistants de recherche »
I- Recrutement des personnels BIATSS contractuels
1- Durée des contrats
2- Niveau de rémunération
3- Modalités d’évolution
4- Vivier de recrutement
5- Modalités pratiques de paiement
J- Recrutement de vacataires administratifs
III Plafond d’emplois
IV Régime indemnitaire
A- Primes de responsabilité
B- Prime à la publication, prime à la performance
C- Versement de primes pour les personnels BIATSS contractuels
V Service d’enseignement et décharge
A- Décharge d’enseignement
B- Transformation d’une prime de charges administratives en décharge
d'enseignement
VI Autorisation d’absence à l’étranger
VII Organigramme Cellule RH A*MIDEX
1
Vous trouverez ci-après les arbitrages rendus par la gouvernance de l’Université d’Aix-Marseille suite aux
questions soulevées par les porteurs de projet LabEx et A*MIDEX en matière de gestion des ressources
humaines.
En préambule, il est rappelé que tous les recrutements assurés et toutes les rémunérations versées
s’appuient sur le corpus réglementaire applicable dans les universités, l’origine et la nature du
financement n’autorisant pas de dérogation aux règles en vigueur.
De manière générale, l’attention des porteurs de projet est appelée sur l’intérêt d’anticiper dans tous les
cas les différents recrutements qu’ils souhaitent opérer : une anticipation d’un mois facilitera et fiabilisera
la gestion des dossiers, ou de deux mois quand le passage devant une instance de l’Université est rendu
obligatoire par la réglementation. Afin d’assurer la sécurité juridique des intéressés et de l’établissement
aucun agent ne pourra prendre ses fonctions et être rémunéré sans avoir au préalable signé son contrat
de travail. Pour les personnels étrangers qui seront recrutés, l’attention est également attirée sur la
durée incompressible (au moins 3 semaines) de la procédure d’accueil gérée par la Direction des
Relations Internationales.
I Procédure administrative de recrutement
S'agissant du recrutement de doctorants et de post-doctorants dans le cadre des projets A*MIDEX, la
procédure ci-dessous n'est lancée par le porteur de projet qu'après validation du candidat par la Direction
d'A*MIDEX.
Le point d’entrée, en matière de recrutement, est le référent de la cellule RH A*MIDEX la procédure se
déroule de la manière suivante :
Porteur de projet LabEx ou A*MIDEX
Transmet à la Cellule RH A*MIDEX une demande de recrutement formalisée par l’envoi de :
- La fiche de suivi et de validation remplie (FSV - annexe 1)
- Le Curriculum vitae de l’agent faisant apparaitre son niveau de formation et son expérience professionnelle
Direction des Relations
Internationales
Fondation A*MIDEX
Vise la fiche de suivi
administratif de
recrutement
Cellule RH A*MIDEX
Répond aux demandes du porteur
de projet (faisabilité
règlementaire du recrutement,
recevabilité de la candidature
proposée, simulation et
proposition de rémunération).
Renseigne pour sa partie la fiche
de suivi et de validation
Réalise la procédure d’accueil pour
les personnels de nationalité
étrangère (convention
scientifique)
Direction des Affaires
Financières - A*MIDEX
Se prononce sur la
disponibilité des crédits et
attribue l’E-OTP
Porteur de projet LabEx ou A*MIDEX
Complète avec l’agent le dossier d’installation
Cellule RH A*MIDEX
Réalise le contrat de travail, la prise en charge administrative et financière.
Envoie le contrat et le procès-verbal d’installation par mail sous format PDF au laboratoire qui renverra les
pièces signées par retour scanné.
Met le contrat à la signature de l’autorité compétente (Directeur Général des Services ou Président) et
transmet au porteur de projet un original pour l’intéressé par courrier interne et une copie par mail sous
format scanné.
2
II Typologie des recrutements
A - Recrutements de doctorants
1 – Recrutements de doctorants par le biais d’un contrat doctoral
Le recrutement des doctorants financés par les crédits du porteur de projet suivra les mêmes modalités
que celui des autres doctorants.
En règle générale, la rémunération mensuelle sera équivalente au montant alloué aux doctorants financés
par subvention du MESR :
Rémunération nette mensuelle
(sous réserve de modification en matière
de charges sociales)
1 363.17€
Rémunération
brute mensuelle
Coût total employeur
pour 36 mois*
1 684.93€
86 840€
*Le coût total employeur est majoré de 2% afin de faire face à d’éventuelles dépenses supplémentaires
comme le versement du supplément familial de traitement, le remboursement partiel des frais de
transport ou une hausse des cotisations sociales en cours de contrat. Le cas échéant, le reliquat non
utilisé sera intégralement reversé sur les crédits du LABEX. Si cette majoration s’avère insuffisante pour
couvrir intégralement le cout de l’agent, le besoin de financement complémentaire sera assuré par le
LABEX. Toute modification donnera lieu à une régularisation en fin de contrat.
A titre tout-à-fait exceptionnel, une rémunération plus élevée pourra être proposée en la justifiant :
la demande sera établie conjointement par le porteur de projet et le directeur de l’Ecole Doctorale et
transmise pour instruction à la Cellule RH A*MIDEX.
La Cellule RH A*MIDEX soumettra la demande à la Direction Exécutive de la Fondation A*MIDEX, pour
assurer la cohérence globale au sein de l’établissement sur ce sujet puis transmettra à la Direction de la
Recherche et de la Valorisation pour passage devant le Conseil Scientifique Restreint qui validera ou non
la demande.
Il est rappelé que pour bénéficier d’un contrat doctoral, le recrutement doit être réalisé durant la
première année de thèse. Des dérogations sont possibles, sur avis du Conseil Scientifique de l’Université.
De même, le contrat doctoral est d’une durée de trois ans conformément aux dispositions du décret n°
2009-464 du 23 avril 2009 relatif aux doctorants contractuels des établissements publics d'enseignement
supérieur ou de recherche.
2 – Cas particulier : doctorants recrutés pour une quatrième année et qui sont extérieurs
à l’Université d’Aix-Marseille
Il est possible de recruter des doctorants pour une quatrième année s’ils sont extérieurs à l’Université
d’Aix-Marseille. A ce moment-là, le contrat sera régi intégralement par les dispositions du décret n° 8683 du 17 janvier 1986 modifié relatif aux dispositions générales applicables aux agents non titulaires de
l’Etat.
Le niveau de rémunération proposé sera
(ATER, INM 441).
équivalent à celui d’un Attaché Temporaire à Temps plein
Rémunération nette mensuelle
(sous réserve de modification en
matière de charges sociales)
Rémunération brute mensuelle
Coût total employeur mensuel*
1 701.56€
2 103.20€
Si contrat < 12 mois : 3 050€
Si contrat ≥ 12 mois : 3 012€
3
B – Recrutement de post doctorants
Le recrutement de post doctorants s’inscrira dans le dispositif ci-après :
 Jusqu’à 3 ans d’expérience professionnelle après obtention du doctorat :
Rémunération nette mensuelle
(sous réserve de modification en
matière de charges sociales)
Rémunération brute mensuelle
Coût total employeur mensuel*
1 960€
2 423€
Si contrat < 12 mois : 3 520€
Si contrat ≥ 12 mois : 3 470€
 Au-delà de 3 ans d’expérience professionnelle après obtention du doctorat :
Rémunération nette mensuelle
(sous réserve de modification en
matière de charges sociales)
Rémunération brute mensuelle
Coût total employeur mensuel*
2 300€
2 843€
Si contrat < 12 mois : 4 120€
Si contrat ≥ 12 mois : 4 071€
*Le coût total employeur est majoré de 2% afin de faire face à d’éventuelles dépenses supplémentaires
comme le versement du supplément familial de traitement, le remboursement partiel des frais de
transport ou une hausse des cotisations sociales en cours de contrat. Le cas échéant, le reliquat non
utilisé sera intégralement reversé sur les crédits du LABEX. Si cette majoration s’avère insuffisante pour
couvrir intégralement le cout de l’agent, le besoin de financement complémentaire sera assuré par le
LABEX. Toute modification donnera lieu à une régularisation en fin de contrat.
A titre tout-à-fait exceptionnel, une rémunération plus élevée pourra être proposée en la justifiant :
la demande sera établie par le porteur de projet et transmise pour instruction à la Cellule RH A*MIDEX.
La Cellule RH A*MIDEX soumettra la demande à la Direction Exécutive de la Fondation A*MIDEX, pour
assurer la cohérence globale au sein de l’établissement sur ce sujet puis transmettra à la Direction de la
Recherche et de la Valorisation pour passage devant le Conseil Scientifique Restreint qui validera ou non
la demande. Le niveau de rémunération maximum est équivalent à celui d’une bourse Marie Curie.
A partir d'un an de présence dans l'établissement, les post doctorants bénéficieront d'un régime
indemnitaire mensuel d’un montant de 265.07€ brut.
C - Recrutement d’enseignants ou chercheurs invités
L’invitation s’adresse à des personnalités de nationalité française ou étrangère. Ces personnalités doivent
exercer des fonctions d’enseignement ou de recherche dans un établissement étranger d’enseignement
supérieur ou de recherche. Les agents doivent remplir les conditions exigées pour l’entrée dans la
fonction publique. Les fonctions d'enseignement et de recherche confiées à un invité correspondent à
celles qui sont confiées aux professeurs des universités et maîtres de conférences (même obligations au
prorata de la durée de l’invitation pour le volet enseignement).
Le titre d’enseignant invité peut être conféré pour une durée comprise entre 1 mois et 1 an. Il existe
différentes possibilités de rémunération.

Pour des invités présents pour une durée inférieure ou égale à trois mois
-
Le défraiement :
o prise en charge sous forme de per diem forfaitaire (sans justificatifs pour la
restauration)
o prise en charge sous forme de per diem "plus" plafonné, sur justificatifs, pour
personnalités externes
o prise en charge aux frais réels (sur autorisation du président)
ou
4
La rémunération salariale :
L’enseignant invité sera recruté via l’édition d’un arrêté de nomination en qualité d’enseignant
invité et il percevra une rémunération salariale mensuelle. La rémunération salariale d’un
enseignant invité est fixée par référence à celle des fonctionnaires de même catégorie. Les
porteurs de projet s’appuieront sur la grille de rémunération existante (Invités - annexe 1).
 Pour des invités présents pour une durée comprise entre 4 et 12 mois
La prise en charge prendra la forme d’un recrutement avec établissement d’un arrêté de nomination en
qualité d’enseignant invité et d’une rémunération mensuelle.
La demande sera établie par le porteur de projet et transmise pour instruction à la Cellule RH A*MIDEX à
l’aide de la fiche de suivi et de validation remplie (FSV – annexe 1) et du dossier de recrutement (Invités
– annexe 2 et 3). Le dossier sera transmis dans un premier temps à la Direction de la Recherche et de la
Valorisation pour présentation du dossier devant le Conseil Scientifique Restreint puis dans un deuxième
temps reviendra à la Cellule RH A*MIDEX pour présentation devant le Conseil d’Administration Restreint.
Les recrutements devront tenir compte des calendriers de ces deux instances.
 Pour des invitations d’une durée supérieure à 12 mois
Le recrutement sera effectué par la voie d’un contrat à durée déterminée de type LRU, avec mise en
œuvre d’un comité de sélection (cf partie ci-dessous : D - Recrutement d'enseignements contractuels, de
chercheurs contractuels ou d’enseignants-chercheurs contractuels)
Dans tous les cas, l’invitation de personnalités étrangères nécessitera un lien avec la Direction des
Relations Internationales, qui sera assuré par la Cellule RH A*MIDEX.
D - Recrutement d'enseignements contractuels, de chercheurs contractuels ou
d’enseignants-chercheurs contractuels
La réglementation impose la création d'un comité de sélection ((articles L. 952-6-1 et L954-3 du code de
l’éducation, article 9 du décret n° 84-431 du 6 juin 1984). La Conseil d’Administration, après avis du
Comité Technique, s’est prononcé le 29 mai 2012 sur la mise en œuvre de ce dispositif au sein de de
l’Université d’Aix-Marseille.
La mise en place d'un comité de sélection est coordonnée par le Vice-Président du Conseil Scientifique en
lien avec la Direction Exécutive de la Fondation A*MIDEX. Pour préparer la proposition de constitution, un
groupe de travail composé d'un représentant de la gouvernance, du directeur de composante ou de son
représentant (si l’agent recruté assure des fonctions d’enseignement), du Directeur de l’unité de
recherche ou de son représentant (si l’agent recruté assure des fonctions de recherche), du porteur de
projet ou de son représentant doit être constitué.
1 - Création et composition d'un comité de sélection
 Composition du comité de sélection
Le groupe de travail propose au Président un nombre minimum de 6 membres ; le Président propose 6
membres de comité au Conseil Scientifique Restreint et au Conseil d'Administration Restreint, en
appliquant les règles de parité de membres externes et internes, de représentation minimum de moitié
de membres de rang au moins égal et de spécialité.
NB : seront considérés comme membres extérieurs les enseignants-chercheurs et personnels assimilés
qui n'ont pas la qualité d'électeur pour les élections au conseil d'administration de l'Université d'AixMarseille.
Le comité de sélection comportera au moins : un représentant de la gouvernance, 1 représentant de
l’unité de recherche de rattachement, le porteur de projet ou son représentant. Le président du comité
est désigné parmi ses membres, par le Conseil d'Administration Restreint, sur proposition du groupe de
travail et après avis du Conseil Scientifique restreint. Il est prioritairement proposé des membres dont la
spécialité est clairement en rapport avec le profil du poste à pourvoir. Une représentation équilibrée des
femmes et des hommes est préconisée.
5
 Formalisme de la demande
La proposition de recrutement sera matérialisée par l'envoi à la Cellule RH A*MIDEX :
- d'une fiche profil (CDS - modele_fiche_profil)
- d'une proposition de composition de comité de sélection (CDS – composition_cds)
- d'une fiche de renseignement pour chaque membre (interne et externe) du comité de sélection (CDS ficher_indiv._renseignement_pour_membre_cds)
 Calendrier
Les propositions de création et de constitution du comité de sélection seront présentées au Conseil
Scientifique Restreint et au Conseil d’Administration Restreint de l'établissement. En cas d'avis favorable,
une publicité du profil de poste et de la composition du comité de sélection de 15 jours minimum, 30
jours maximum, sera réalisée sur le site de la DRH. 2 mois seront nécessaires pour instruire l’ensemble
de la procédure.
Le délai global pour réaliser un recrutement par le biais d’un comité de sélection est de 3 mois
entre le moment où la Cellule RH A*MIDEX est saisie dans le cadre de l’expression d’un besoin
et la prise de fonction du candidat recruté.
 Dossier de candidatures
La constitution du dossier de candidature en lui-même n'a pas été arrêtée par l'établissement. Il se
compose traditionnellement des pièces suivantes :
- Curriculum vitae
- Lettre de motivation
- Copie du dernier diplôme
- Copie d'une pièce d'identité
- Pour les recrutements de niveau équivalent à celui de Professeur des universités (ou Directeur de
Recherche) des travaux, ouvrages, articles ou réalisations apparaissant sur le curriculum vitae.
Le porteur de projet peut proposer que soit ajouté d’autres pièces au dossier de candidature.
2 - Règles de fonctionnement d'un comité de sélection
 Convocation des membres du comité
Le président du comité de sélection convoque tous les membres du comité et fixe l’ordre du jour. Il est
recommandé de respecter un délai d’au moins une semaine entre l’envoi de la convocation et la date
effective de la réunion. Cette convocation peut être envoyée par tout moyen (courrier, télécopie,
courriel).
Les frais de déplacement des membres extérieurs des comités seront imputés sur les crédits du porteur
de projet.
 Conditions à réunir pour que le comité siège valablement
A l’ouverture de chaque séance, le respect du quorum doit être vérifié. Il se fait au moyen des listes
d’émargement (CDS - annexe 1a).
Règle du triple quorum : la moitié au moins des membres doivent être présents dont la moitié au moins
d’extérieurs à l’établissement et la moitié au moins de la discipline (discipline appréciée au sens plus
large que la section CNU). Les membres peuvent participer à la réunion par tout moyen de
communication comme une visioconférence. Toutefois, l’identification et la participation effective du
membre qui utiliserait ce moyen doivent être garanties. (cf. procédure « visioconférence »). Dans cette
situation, le nombre de membres physiquement présents doit être au moins égal à quatre. La même
formation doit être suivie tout le long de la procédure. Autrement dit, le comité doit siéger dans la même
formation pour l'examen des candidatures. Ainsi, les absents à la première réunion du comité ne peuvent
pas assister aux réunions suivantes. De même qu'un membre présent à la première réunion, absent à la
deuxième, ne peut assister à la troisième réunion.
 L’examen des candidatures
Trois réunions doivent être prévues :
- l’une visant à répartir les dossiers de candidats,
- la deuxième visant à établir la liste du ou des candidats à auditionner,
6
- la troisième visant à auditionner les candidats.
Il n'y a pas de délai minimum à prévoir entre la 1ere et la 2ème réunion; elles peuvent éventuellement,
en fonction notamment du nombre de dossiers à examiner, se dérouler le même jour.
Entre la 2ème et la 3ème réunion, un délai de convocation des candidats et des membres est impératif :
8 jours minimum, 15 jours conseillés (pour des raisons de délais d’acheminement de courrier et de temps
de déplacement de candidats éloignés).
Chaque candidature fait l'objet de deux rapports établis par des membres du comité désignés par son
président (CDS - annexe 2a).
La convocation du candidat à l’audition : le comité prend les dispositions nécessaires pour faire connaître
au candidat auditionné, la date, le lieu et les modalités de l’audition. Le cas échéant, il pourra être
demandé au candidat de se munir de ses travaux. (CDS - annexe 3a). Le candidat peut être auditionné
par tout moyen de télécommunication permettant son identification. (CDS - annexes visio).
Pour assurer une égalité de traitement entre candidats, la durée de l’audition doit être identique pour
tous.
 L’avis du comité
Le comité doit émettre un avis sur chaque candidature.
Le comité se prononce à la majorité des voix des membres présents ; en cas de partage des votes, le
président a voix prépondérante. Tous les membres présents participent au vote. Les votes par
procuration avec pouvoir et les votes par correspondance ne sont pas admis. Les abstentions, les votes
blancs ou nuls ainsi que les refus de vote sont considérés comme des votes défavorables.
Le comité de sélection agit désormais en qualité de jury du concours. Il lui appartient donc de choisir
ceux des candidats présentant des mérites, notamment scientifiques, suffisants et, le cas échéant, de les
classer par ordre de leurs mérites respectifs.
a) Avant audition
Le comité renseigne pour chaque dossier (qui sera retenu ou non pour l’audition) l’annexe
CDS - 2b où il consigne son avis (synthèse des 2 rapports) à laquelle sera jointe la liste
d'émargement, (CDS - annexe 1b). En cas d'avis défavorable, la motivation : « ne
correspond pas au profil » est insuffisante. A l’issue de cet examen, le comité de sélection
fixe la liste des candidats qu’il souhaite auditionner (CDS - annexe 2c).
b) Après audition
Le comité renseigne pour les candidats qui ont été auditionnés l’annexe CDS - 3-b (avis
après audition) à laquelle seront joints la liste d'émargement ainsi que les deux rapports
établis par les membres du comité (CDS - annexes 2a). Le comité est invité à classer les
candidatures en utilisant le procès-verbal de la délibération, CDS - annexe 3c. Les noms
de tous les candidats convoqués à l’audition sont portés sur cette annexe avec la mention
« avis favorable » ou « avis défavorable » ou « absent à l’audition ».
A l’issue des travaux du comité de sélection, la liste des documents à transmettre à la
DRH et ceux à garder par le président du comité est indiquée dans ‘annexe CDS - 4).
c) A la fin de la procédure de recrutement au sein de l’université (après le CAR)
Le candidat peut demander au président l'avis motivé rendu par le comité de sélection le
concernant. Le Président du comité de sélection devra saisir la Cellule RH A*MIDEX de la
demande qui transmettra au candidat les documents adéquats (le président du comité de
sélection sera tenu informé des documents qui seront transmis).
E - Recrutement d’ «assistants d’enseignement »
Même procédure que pour les invités de courte durée : indemnisation sous la forme de «per diem».
F - Aides à la mobilité pour étudiants
1 - Forfait
Le remboursement des frais de séjour et/ou prise en charge des frais de voyage est possible sur la base
d’un forfait mensuel ou «per diem».
7
2 – Bourse
Conformément à la délibération du Conseil d'Administration, en sa séance du 26 février 2013, les
étudiants peuvent bénéficier d’une bourse d'aide à la mobilité entrante et sortante.
 Bourses d'aide à la mobilité entrante
Elles sont octroyées à des étudiants étrangers ou français hors Académie d'Aix-Marseille, ayant un très
bon dossier universitaire et satisfaisant aux critères académiques et linguistiques fixés par l'équipe
pédagogique des formations concernées à l'Université d'Aix-Marseille. Ces étudiants devront être inscrits
dans un établissement d'enseignement supérieur en France ou à l'étranger au moment du dépôt de
candidature (les candidats ayant interrompu leurs études depuis moins d'un an sont également éligibles).
Une année d'étude pourra être financée à hauteur de 10 000€ maximum par an, renouvelable une
seconde année sous réserve de réussite aux examens, à concurrence de 8 000€ maximum pour l'année.
Ces bourses seront versées en cinq fois par virement bancaire. L'étudiant devra fournir une attestation
d'assiduité tous les deux mois avant de pouvoir toucher le versement suivant. L'étudiant devra également
remettre un rapport de fin d'études pour pouvoir toucher le dernier versement.
 Bourses d'aide à la mobilité sortante
Elles sont octroyées à des étudiants inscrits à l'université d'Aix-Marseille, satisfaisant aux critères
académiques et linguistiques fixés par l'équipe pédagogique des formations concernées. Un semestre
dans une université partenaire à l'étranger sera financé à hauteur de 5 000€ maximum, versés en une
fois par virement bancaire au moment du départ de l'étudiant à l'étranger.
Les étudiants recevant ces bourses d'aide à la mobilité ne pourront pas les cumuler avec une autre
bourse d'études pour la formation demandée. La candidature aux bourses d'aide à la mobilité de
l'université d'Aix Marseille n'exclut pas de candidater à un autre programme de bourses; cependant en
cas d'obtention d'une autre bourse d'un montant total supérieur à la bourse d'aide à la mobilité, le
candidat devra renoncer à cette dernière et informer l'université d'Aix-Marseille de son désistement dans
les plus brefs délais.
 Modalités de versement (engagement de la dépense dans SIFAC)
Les bourses d'aide à la mobilité étudiante sont des dépenses d'intervention de type "attribution d'une
bourse d'aide à la mobilité".
Les bénéficiaires devront au préalable être enregistrés dans la base tiers comme fournisseur.
Le paiement sera effectué individuellement avec à l'appui :
- un tableau récapitulatif des bénéficiaires détaillant les échéances et les montants signé par le
service instructeur et par l'ordonnateur +
- une attestation d'assiduité de l'étudiant pour la période considérée.
G – Recrutement de conférenciers
Les activités de formations spécifiques assurées par des personnalités reconnues et extérieures à
l’établissement, qualifiées de conférence occasionnelle inédite ou conférence exceptionnelle, sont
rémunérées de 150€ à 250€ par heure. Le montant exact de la rémunération est arrêté par le Président.
La demande sera établie par le porteur de projet qui devra envoyer et transmise pour instruction à la
Cellule RH A*MIDEX. Elle se composera de 3 documents :
- la fiche de suivi et de validation
- le programme de la conférence (qui permettra d’identifier les conférenciers et les interventions à
rémunérer)
- un argumentaire sur le niveau de rémunération qui sera proposé au Président de l’Université.
La Cellule RH A*MIDEX pourra soumettre la demande à la Direction Exécutive de la Fondation A*MIDEX,
pour expertise et pour assurer la cohérence globale au sein de l’établissement sur ce sujet.
Eu égard à la nature du recrutement et au nombre d’heures restreint qui seront nécessairement mises en
paiement, le nombre de pièces demandées lors de la constitution du dossier de prises en charges est
"allégé" et comprendra :
- Curriculum vitae
8
- Fiche individuelle de renseignement dument remplie
- Copie de la carte vitale (suivant la situation de l’agent)
- justificatif de domicile
- RIB au format IBAN/BIC ou dans le cadre d’un virement sur un compte bancaire étranger une
attestation de la banque sur laquelle figure tous les éléments : identité de la Banque, Routing number,
Swift, Nom et Prénom du titulaire du compte (l’expert) et numéro du compte
- Copie de la carte nationale d’identité ou du passeport
La Cellule RH AMIDEX produira un arrêté de mise en paiement et le conférencier sera payé une fois que
le porteur de projet aura attesté de la réalisation effective des heures (au moyen d’un courrier signé).
H - Recrutements d’ «assistants de recherche »
S’agissant de recrutements de courte durée sur des fonctions techniques (ingénieur ou technicien), c’est
la procédure habituelle de l’université pour le recrutement de contractuels à durée déterminée qui sera
utilisée.
I - Recrutement des personnels BIATSS contractuels
Les demandes de recrutement seront analysées par la Cellule RH A*MIDEX (sauf pour les fonctions à très
forte technicité scientifique, dont l’instruction sera conduite par le Vice-Président Recherche).
Le dossier à adresser pour l’instruction des demandes de recrutement inclura :
- La fiche de poste présentant la mission, les activités et les compétences nécessaires
- Le curriculum vitae de l’agent dont le recrutement est proposé, faisant apparaître son niveau de
formation et son expérience professionnelle.
1 - Durée des contrats
Aucun recrutement en CDI ne sera opéré.
Les contrats auront une durée maximale de 2 ans, renouvelable une fois (ou tout autre montage souhaité
dans la limite de 4 années, durée pendant laquelle le financement est assuré).
2 - Niveau de rémunération
Le niveau de recrutement proposé sera en cohérence tout à la fois avec la nature des fonctions à
exercer et avec le niveau de formation initiale (diplôme), même s’il tient compte de l’expérience
professionnelle de l’agent recruté. Les porteurs de projet s’appuieront sur la grille de rémunération jointe
(BIATSS - annexe grille de rémunération). Les rémunérations de début de grille sont à privilégier. Tout
autre niveau de rémunération ne pourra être envisagé que sur présentation d’un argumentaire très
détaillé. En tout état de cause, une telle demande doit rester exceptionnelle : une demande de
dérogation à la grille ne pouvant être étudiée que pour un candidat détenant des compétences rares
et/ou amené à occuper des fonctions scientifiques très particulières.
Dans tous les cas, la demande sera établie par le porteur de projet et transmise pour instruction à la
Cellule RH A*MIDEX. La Cellule RH A*MIDEX informera de la demande la Direction Exécutive de la
Fondation A*MIDEX et s’assurera de la cohérence globale au sein de l’établissement sur ce sujet puis
transmettra au Vice-Président Recherche qui validera ou non la demande.
3 – Modalités d’évolution
 Evolution indemnitaire
A partir d'un an de présence dans l'établissement, les personnels BIATSS contractuels de l'établissement
bénéficieront d'un régime indemnitaire mensuel défini ci-après :
Corps de recrutement
IGR
Montant brut de la prime mensuelle
(pour un agent à 100%)
265,07€
IGE
148,66€
ASI
99,08€
TCH
80,86€
ATRF
68,70€
9
 Evolution Indiciaire
L'évolution de la rémunération indiciaire des personnels BIATSS contractuels s'inscrit dans le cadre global
ci­ après, précisant le rythme et le niveau d'évolution indiciaire, en fonction du niveau équivalent
Fonction Publique détenu par l'agent :
Catégorie Fonction Publique
A
B
C
Nombre de points
à 3 ans
8
7
3
Nombre de points
à 6 ans
13
10
3
Puis tous les 3 ans
13
10
5
Avant la fin de chaque période au terme de laquelle une évolution indiciaire est possible, le compte rendu
d'entretien professionnel sera établi et transmis à la Cellule RH A*MIDEX ; il fera expressément mention
de la demande du porteur de projet pour que l'agent bénéficie de cette évolution.
Modalités techniques :
• Principe : l'agent doit être en contrat auprès de l'Université au cours de la période concernée.
• Incidence de certaines situations :
o Les congés ordinaires de maladie et de grave maladie sont considérés comme du service effectif
réalisé et n'ont donc aucune incidence sur le calcul de l'ancienneté requise.
o Les périodes de congés non rémunérés prévues aux articles 19 et suivants du décret n°86-83
du 17 janvier 1986 ne sont pas considérés comme du service effectif réalisé et à ce titre
suspendent le déroulement de l'ancienneté requise.
o Durant une période de congé parental, l'ancienneté est réduite de moitié.
o Dans le cas d'une interruption entre deux contrats au sein de l'Université, l'ancienneté acquise
au titre du premier contrat n'est pas prise en compte quelle que soit la durée d'interruption entre
les deux contrats.
o Les revalorisations indiciaires consécutives à une revalorisation du SMIC ne sont pas retenues
en tant qu'évolution indiciaire personnelle de l'agent.
• Sont exclus de ces dispositions :
o Les vacataires (chargés d'enseignement vacataires, agents temporaires vacataires et vacataires
occasionnels), les ATER, les lecteurs et maîtres de langue étrangère, les doctorants contractuels,
les enseignants associés et invités, dont le niveau de rémunération est prévu par des textes
spécifiques.
o Les agents contractuels ayant bénéficié d'une évolution différenciée plus favorable sur la
période concernée. Dans ce cas, c'est la date d'effet de l'évolution différenciée qui sera prise en
compte pour le calcul de la date d'effet de l'évolution suivante.
• La date d'effet de l'évolution indiciaire est fixée au jour où les conditions de durée requises sont
remplies. La Cellule RH A*MIDEX procède, une fois par an en janvier, au traitement collectif de
l'ensemble des dossiers concernés.
Une évolution différenciée plus favorable sera possible dans le cas où l'agent voit ses fonctions modifiées
(technicité plus importante, nouvelles compétences à exercer, responsabilités supplémentaires,...). La
demande sera instruite par la Cellule RH A*MIDEX au vu d'un dossier constitué de :
 La fiche de poste initiale
 Le compte rendu d'entretien professionnel individuel
 La nouvelle fiche de poste
 Une demande motivée du responsable de la structure d'affectation.
 La décision sera prise par le Président au vu de l'analyse technique du dossier.
Chaque agent concerné sera destinataire d'un avenant à son contrat en cours, mentionnant la date
d'effet de l'évolution et le nouvel indice détenu.
10
4 - Vivier de recrutement
Sur les fonctions administratives, compte tenu du fait que les crédits alloués aux porteurs de projet ne
seront pas pérennes sur le long terme, et afin de ne pas déstabiliser les services de l’Université, il n’est
pas souhaitable de proposer les postes ouverts au recrutement à la mobilité interne. De même, aucun
agent titulaire ne pourra être recruté sur ce type de fonctions.
En revanche, les services spécialisés de la DRH peuvent apporter leur aide en matière de recrutement.
Si, à titre exceptionnel en raison de la spécificité du poste à pourvoir et de l’absence de candidat externe,
un personnel permanent de l’Université d’Aix-Marseille était amené à exercer ses fonctions auprès d’un
porteur de projet, la contrepartie de son salaire chargé ferait alors l’objet d’un reversement.
5 - Modalités pratiques de paiement
Il est rappelé que, comme pour tous les agents, la rémunération est versée une fois le service fait. De ce
fait, une demande d’acompte ne peut intervenir qu’à titre tout-à-fait exceptionnel, notamment lorsqu’un
agent est recruté en cours de mois, après clôture de la paie du mois courant, afin qu’il n’attende pas
jusqu’à la fin du mois suivant. L’anticipation sur le recrutement permet en général d’éviter les difficultés
de ce type.
J - Recrutement de vacataires administratifs
Un vacataire administratif est une personne appelée, à la demande de l’administration, à réaliser un acte
déterminé non susceptible de se répéter de façon régulière dans le temps (étude, expertise, etc.) et qui
l’effectue sans lien de subordination directe à l’autorité administrative.
Donc les 3 conditions pour être vacataire administratif sont :
- Réalisation d’un acte déterminé
- Pas de continuité dans le temps
- Pas de lien de subordination directe à l’autorité administrative
Le type de crédit servant à rémunérer l’agent est sans effet sur la détermination de la qualité de
vacataire et le paiement horaire ne caractérise pas à lui seul la qualité de vacataire. La rémunération
d’un vacataire correspond au nombre d’heures effectué majoré de 10% au titre de l’indemnité des congés
payés. Celle-ci sera versée à l’agent une fois le service fait.
La demande sera établie par le porteur de projet à l’aide de la fiche de suivi et de validation (FSV –
annexe 1) et transmise pour instruction à la Cellule RH A*MIDEX. La Cellule RH A*MIDEX soumettra la
demande à la Direction Exécutive de la Fondation A*MIDEX, pour assurer la cohérence globale au sein de
l’établissement sur ce sujet.
Par rapport à la nature des missions envisagées, plusieurs niveau de rémunération sont proposés :
- 1 fois le SMIC (9,53€ brut/heure)
- 1.5 fois le SMIC (14,30€ brut/heure)
- 2 fois le SMIC (19.06€/heure)
A titre tout-à-fait exceptionnel, une rémunération plus élevée pourra être proposée en la justifiant.
Eu égard à la nature du recrutement et au nombre d’heures restreint qui seront nécessairement mises en
paiement, le nombre de pièces demandées lors de la constitution du dossier de prises en charges est
"allégé" et comprendra :
- Curriculum vitae
- Fiche de renseignement dument remplie
- Copie de la carte vitale (suivant la situation de l’agent)
- justificatif de domicile
- RIB au format IBAN/BIC ou dans le cadre d’un virement sur un compte bancaire étranger une
attestation de la banque sur laquelle figure tous les éléments : identité de la Banque, Routing number,
Swift, Nom et Prénom du titulaire du compte (l’expert) et numéro du compte
- Copie de la carte nationale d’identité ou du passeport
La Cellule RH AMIDEX réalisera un acte d'engagement et le vacataire sera payé une fois que le porteur de
projet aura attesté de la réalisation effective des heures (Vacataire - annexe Service fait).
11
III Plafond d’emplois
Les personnels contractuels recrutés par les porteurs de projet impactent le plafond d’emplois de
l’établissement, présenté et adopté par le Conseil d’Administration. C’est pourquoi il sera demandé au
moment de l’établissement du budget primitif et à chaque décision budgétaire modificative des éléments
d’information sur les recrutements prévus, afin de pouvoir soumettre au Conseil d’Administration, pour
ses délibérations, les informations les plus complètes et précises qu’il est possible et modifier si
nécessaire le niveau du plafond d’emplois voté précédemment.
IV Régime indemnitaire
A - Primes de responsabilité
La fonction de porteur de projet LabEx a été ajoutée à la liste des fonctions éligibles à la prime de
charges administratives qui a été proposée aux Comité Technique et au Conseil d’Administration du 17
juillet 2012. Le montant de cette PCA est de 4 000€ par année universitaire pleine (le montant est
proratisé si l’agent cesse d’occuper les fonctions de porteur de projet en cours d’année universitaire).
B - Prime à la publication, prime à la performance
En l’absence de tout texte réglementaire permettant d’asseoir ce type d’indemnités, aucune demande de
cette nature ne pourra être réalisée. Il est en effet impossible de mettre en paiement une indemnité en
dehors d’un cadre juridique existant : une telle mesure serait rejetée à juste titre par l’agent comptable
dont la responsabilité personnelle serait alors engagée.
C - Versement de primes pour les personnels BIATSS contractuels
Conforment à la délibération n° 2012/07/17-15 du Conseil d'Administration, en sa séance du 17 juillet
2012 des demandes pour attribution d'une prime complémentaire pourront être présentées par les
porteurs de projet des LABEX au vu d'un justificatif argumenté. Les montants seront alors affectés sur
leurs crédits et devront être compatibles avec l'enveloppe de masse salariale disponible.
La rémunération d'éventuelles heures supplémentaires s'appuiera sur le taux appliqué pour les
indemnités horaires pour travaux supplémentaires (revalorisés selon l'évolution du point d'indice). Dans
la mesure du possible et des contraintes de service, il est souhaitable que le nombre d'heures
supplémentaires soit limité à 100 par an et par agent.
La limite annuelle maximale de ces rémunérations accessoires (primes et heures supplémentaires),
qu'elles soient récurrentes ou ponctuelles, est fixée à 50% de l'indice brut 575 (soit 13.502€ bruts
annuels à ce jour).
Les demandes se feront par l’envoi du détail des heures réalisées par l’agent (Rémunération accessoire
ANT - annexe détail heures réalisées) et de l’argumentaire du porteur de projet LABEX à la Cellule RH
A*MIDEX pour mise en paiement. Pour les demandes de rémunérations supérieures à 100 heures par
agent au cours d’une même année civile, une procédure de validation et d’autorisation sera suivie par la
Cellule RH A*MIDEX qui sollicitera l’avis de la Direction Exécutive de la Fondation A*MIDEX, de la
Directrice des Ressources Humaines, du Directeur Général des Services et afin l’arbitrage du Président de
l’Université.
V Service d’enseignement et décharge
A- Décharge d’enseignement
Un enseignant-chercheur qui dans le cadre de ses activités de recherche et d’enseignement est amené à
jouer un rôle important dans la mise en œuvre d’un LabEx peut solliciter l’octroi d’une décharge
d’enseignement. En compensation du temps mis à disposition, le LabEx s'engage à rembourser à l'UFR
d’affectation, la somme correspondant au nombre d’heures de décharge accordées, sur la base du taux
réglementaire en vigueur au 1er septembre de l'année universitaire considérée.
L’enseignant-chercheur adressera au Président un courrier motivé revêtu de l’avis favorable du directeur
d'UFR et du porteur de projet LabEx compétents. Ce courrier devra préciser l'année universitaire
12
concernée, le motif de la décharge d'enseignement, son amplitude (en heures) ainsi que le montant (en
euros) de la compensation financière correspondante prise en charge par le LABEX à destination de la
composante d'affectation.
Le plafond par enseignant-chercheur est arrêté à un demi-service d’enseignement soit 64 heures de
cours, ou 96 heures de travaux dirigés ou de travaux pratiques (ou toute autre combinaison équivalente).
B- Transformation d’une prime de charges administratives en décharge d'enseignement
La prime de charges administratives peut faire l'objet d'une transformation en décharge d'enseignement
selon le mode opératoire suivant :
- Lors de l'élaboration des services prévisionnels d'enseignement, l'enseignant susceptible de bénéficier
d'une prime de charges administratives indique son souhait de la transformer, pour tout ou partie, en
décharge de service. Le directeur de la composante d'affectation émet un avis sur la demande. En cas
d'avis favorable de sa part, il en est tenu compte dans la définition du service de l'enseignant concerné
(dans ce cas, il ne pourra pas réaliser d'heures complémentaires).
- Au moment de l'arrêt individuel d'attributions des primes de charges administratives, la décharge de
service est mentionnée. La composante d'affectation bénéficie d'une augmentation de son volant
d'heures complémentaires financées par l'établissement proportionnelle au nombre d'heures de prime de
charges administratives transformées en décharge.
VI Autorisation d’absence à l’étranger
Tout déplacement en France ou à l’étranger implique qu’une demande d’autorisation soit sollicitée avant
le départ auprès de son service d’affectation. Cette démarche permet à l’établissement d’assurer
réglementairement la sécurité de ses personnels et de gérer, au niveau de la DRH, toute déclaration
d’accident survenu au cours du déplacement.
La demande d’autorisation de déplacement ne remplace pas la demande d’ordre de mission à
transmettre par le gestionnaire polyvalent ou qualifié dont relève l’agent à la Direction des Affaires
Financières. L’ordre de mission doit être demandé pour tout déplacement, en France ou à l’étranger. Il
peut être établi sans frais ou avec frais. L’OM avec frais géré dans l’application financière SIFAC permet
l’indemnisation des frais de déplacement en application du décret référencé.
La demande d’autorisation d’absence à l’étranger est obligatoire pour tous les personnels : enseignants
titulaires et contractuels, BIATSS titulaires et non titulaires, doctorants et post doctorants (sauf personnel
bi appartenant).
La demande sera établie par le porteur de projet à l’aide de l’imprimé de demande d'autorisation
d'absence à l'étranger et transmise pour instruction à la Cellule RH A*MIDEX. Cet imprimé est unique
quel que soit le statut du demandeur. La demande doit être déposée 3 semaines au moins avant le
déplacement. Il n’y a pas de de contingent annuel de jours d’absence à l’étranger.
Il est demandé à chaque acteur intervenant dans la procédure de vérifier que le pays du déplacement
envisagé n’est pas à risque, la situation évoluant très rapidement pour certaines destinations. Ces
informations sont disponibles sur le site du ministère des affaires étrangères, à l’adresse suivante :
http://www.diplomatie.gouv.fr/fr/conseils-aux-voyageurs_909/conseils-par-pays_12191/index.html
L’autorité in fine habilitée à signer la demande et autoriser le déplacement à l’étranger est :
- Pour un personnel enseignant : le président de l’Université
- Pour un personnel BIATSS : le Directeur général des Services par délégation du président
En cas d’avis défavorable, une copie de l’imprimé de demande d’autorisation d’absence à l’étranger sera
transmise, pour information, à la Direction des Affaires Financières et à la Direction Exécutive de la
Fondation A*MIDEX.
13
VII Organigramme de la Cellule RH A*MIDEX
La cellule RH A*MIDEX est placée sous l’autorité hiérarchique directe de la Directrice des Ressources
Humaines, Mme Laurence SORRET. L’organigramme est disponible sur le site de la DRH à l’adresse
http://drh.univ-amu.fr/sites/drh.univ-amu.fr/files/orga_drh_amu_p1_p2_p3_structure_direction.pdf sous
l’intitulé « Organigramme DRH structure de la Direction ».
Référent RH A*MIDEX
Mathieu BOUSSAT
04 91 39 66 10
[email protected]
Cellule RH A*MIDEX
Carole TOGNETTI Responsable
04 91 33 61 63
[email protected]
Bintou ADOUM
Gestionnaire
04 91 33 61 69
[email protected]
14