CHAMPIONNATS DU MONDE DE ROLLER

CHAMPIONNATS DU MONDE DE ROLLER-HOCKEY
TOULOUSE 2014
Avancement avril 2014
Thème
Au mois d'avril 2014, les réunions externes suivantes ont été tenues :
- Mairie de Toulouse (réunions techniques au Palais)
- Spacers/Fenix
- réunions FIRS et FFRS régulières
06/05/2013
Actions
Plusieurs réunions internes ont été tenues entre les bénévoles en charge des différents thèmes.
La 7ème réunion des bénévoles est prévue en mai.
Les documents suivants ont été créés ou mis à jour :
- dépliants stand et loges
- nouveau communiqué de presse et dossier de presse
- diverses lettres (visa délégations, consulats…)
DEVELOPPEMENT DURABLE
Les partenariats ont été précisés : Roller Hockey Concept, K Net Partage, Summer Roller. Green
Stick ne peut pas venir mais donnera des dépliants et des cadeaux.
Le dossier Egalité Femmes Hommes avance : les clubs continuent à renvoyer la charte signée.
aucune subvention obtenue sur le sujet.
On achète tout de même les éco-verres et on mène les actions peu coûteuses.
Un sondage pourrait être diffusé à l'occasion du mondial sur l'égalité H/F
COMPETITION
70 équipes inscrites a priori mais pas de comptage récent.
Arbitres
on attend la nouvelle liste
Table de marque
La FIRS utilisera Rsportz pendant les championnats. Par contre, nous utiliserons un autre moyen
pour imprimer les accréditations.
Une formation sera dispensée le 29/6 sur place par Eddy auprès des bénévoles présents.
Une remise à niveau des responsables de table de marque est prévue le 25/5. Il reste des places.
Aymeric s'en occupe avec B.Plazené. Ce n'est pas une formation pour débutant.
Le règlement sportif est dispo sur le mini-site. http://toulouse2014.jimdo.com/
Cages
on utilisera les cages de la Ramée et celles de Blagnac. Vérifier les cotes, prévoir peinture et
changement de filet.
Horaires
aucun nouveau planning reçu
103 matchs la première semaine, 99 matchs la seconde semaine.
L'heure des finales a été figé et diffusé sur FB à la demande de nombreuses personnes.
Accueil délégations
Le comlor a transmis récemment un doc aux délégations à la place de la FIRS pour leur
demander les listes des joueurs, les noms des hôtels, les dates d'arrivée et de départ. Réponse
demandée pour le 20/5.
Entrainements supplémentaires
Les équipes commencent à demander, mais nous avons peu de créneaux intéressants et des pbs
de transport de ces équipes vers les gymnases environnants.
Quels sont les créneaux de Castelginest.
C'est dommage car c'était une source de gains financiers.
Palets
Commandes des palets avec logo Mondial
Sécurité-Secourisme- Médical
Croix-Rouge retenue (via Muriel)
La carte d'accréditation est terminée et l'impression fonctionnelle. 8 équipes ont déjà envoyé leurs
photos d'identité.
INFRASTRUCTURES
Terrain Palais & Balustrades Palais
Contact société OPUS : OPUS se charge d'apporter des mâts pour accrocher les filets. Plus besoin
de nacelle.
Stockage du matériel des délégations
QUI ?
Dossier en cours d'instruction pour le stockage du matériel des délégations à l'intérieur du
gymnase… Encore des réunions à prévoir avec la Mairie sur ce sujet. Certaines équipes ont déjà
dit qu'elles ne laisseraient pas leur matériel. Il faudra assurer une sécurité sans faille contre le vol.
Place de l'europe
Pour les animations à destination des enfants des écoles. Dossier à finir.
La Ramée
le panneau d'affichage sera sans doute changé.
Réservation du club-house : local pour les bénévoles. En attente de confirmation.
Transport
3 clubs (Le Blanc, Pamiers et DRHC) nous proposent leur mini-bus.
un grand bus Negoti fera 8 rotations par jour entre Basso Cambo et la Ramée pour transporter les
équipes (et les spectateurs s'il y a de la place).
Contacts pris pour définir précisément le chemin le plus court pour venir au gymnase en bus
Tisséo, puis finir à pied. Dessins à terminer
Réseau
Jean-Lou se charge de contacter Orange + réunion technique au Palais. Devis reçu. Voir les
options nécessaires.
PARTENARIAT
Matériel
Le Mondial et les clubs commandent 2060 palets chez Stilmat.
HLD (sponsor EdF), SGE Pasquier et oxelo seront présents
Alkali a été recontacté et demande à ses revendeurs français de venir
Autres sponsors abordés
Le billet a été re-designé pour inclure McDo et Toulouse VIP.
contrat signé avec Toulouse VIP. Ils offrent des bracelets, une soirée toulouse VIP à la Dune, de la
pub sur leur site et des annonces sur NRJ.
Roller Hockey Concept : offre des lots
FINANCIER
National
Remise à jour du budget réalisée. Des réductions de frais sont mises en place pour compenser le
faible nombre de sponsors.
pas encore de retour de la subvention CNDS national
Local
Conseil Général : on reçoit 3000 €au lieu de 7000 €
Tarifs et billetterie
lancement de la billetterie en ligne le 15/2/2014. Au 6/5, on est à 18% de l'objectif.
Boutique
présentation du tee-shirt et des objets pub.
Le tee-shirt et divers objets publicitaires en cours de choix seront proposés à la boutique au Palais.
COMMUNICATION
Affiche
commandes en cours
Dossier de Presse
ProEvent diffuse le dossier de presse à tous ses contacts.
Article
Un article sur le Mondial va paraître dans le prochain Hockey Magazine
Radio
Thibaut a été interviewé sur ToulouseFM.
slogan créé.
Site internet
les pages de quelques équipes sont en relecture.
Page Facebook
page FB active. Choix et planning approximatif des diffusions fait.
Newsletter FFRS
la 3eme newsletter a été diffusée par mail vers les clubs. Elle n'a pas paru sur le site FFRS :
dommage.
TV
une liste de questions techniques va être établie avant de commencer à communiquer sur le
sujet. Il faut s'assurer des conditions de stockage et de diffusion des matchs.
Des DVD ou des clés USB seront vendus.
réceptions VIP
on a besoin
d'aide de pros
de l'archivage
des videos
Des réceptions seront programmées en soirée au Palais, les lundis, vendredis, samedis,
dimanches.
Une entreprise nous a contacté pour obtenir des box VIP : édition d'un dépliants (vente box 500 €)
Mascotte
Les mascottes seront customisées par Sylviane.
Contacts assos de résidents étrangers
Une lettre d'invitation a été envoyée à tous les consulats. Réponses positives de la Suède, la
Belgique, l'Allemagne et la Pologne.
Accréditation Presse
Le formulaire est prêt à être diffusé. Un journaliste pakistanais devrait venir à Toulouse.
DEVELOPPEMENT
Régional
livraison du livret à destination des enfants. Un autre support est en cours de création.
Mentionner sur la page FB qu'une convention tripartite a été signée avec l'Education Nationale,
la Mairie de Toulouse et la Ligue. Se rapprocher du comlor pour avoir plus de renseignements.
Une lettre d'invitation au Mondial est rédigée et va être envoyée la semaine prochaine à toutes
les écoles de la région.
Animations en amont des Championnats
Les dates des animations connues sont présentées sur le site : tournois locaux, ou internationaux,
journées tous en roller, etc…
le kit de communication est disponible en téléchargement sur google drive:
https://drive.google.com/folderview?id=0B_Rbfkn2el8FdHNfOHlfWFZEaHM&usp=sharing
L'animation à Leclerc St-Orens aura lieu du 19 au 24 mai. De nombreux bénévoles seront
nécessaires.
Roller Tour
Les premiers Roller Tours ont eu lieu.
SERVICES
Hotels
les délégations ne se pressent pas pour réserver les hôtels. Information régulière faite pour leur
rappeler que Toulouse accueille d'autres événements.
Les hôtels Accor nous ont donné plusieurs gratuités qui ont été transférées à RHAF et Toulouse FM
pour des jeux.
Restauration
réflexion engagée.
Tourisme
David poursuit le travail déjà commencé par Delphine et Ingrid.
Objectif : proposer des prestations (payantes) aux équipes pendant leurs périodes de repos. Des
excursions sont envisagées ainsi que des soirées.
BENEVOLES
Bénévoles
On atteint 178 bénévoles inscrits mais de nombreux volontaires se désistent.
on a finalisé le nb de bénévoles nécessaires par poste à la Ramée et au Palais.
On a contacté tous ceux qui n'avaient pas encore donné leurs dispos.
L'affectation des bénévoles aux postes a démarré.
les bénévoles souhaitant être hébergés sont connus. L'attribution dans les familles est en cours.
ANIMATIONS
Animations pendant les Championnats
mini-tournoi pour les enfants pour les enfants des écoles : lundi, mardi , jeudi de la 1ere semaine
installations autour du palais : le plan est finalisé.
"Dessine ton maillot" : le formulaire de participation est terminé. Le jeu devient simplement une
exposition de dessins, sinon, trop de contraintes juridiques.
Qui peut récolter les dessins et les afficher pendant l'événement ?
Partenariat éventuel avec les Siestes Electroniques et la course à pied "La toulousaine"
Planning et finalisation des propositions en cours
Un chanteur se propose de venir chanter son tube de l'été.
3 randos roulez rose sont prévues
Partenariat avec ostéo et chiro
Signature d'une convention de stage avec les ostéo (et peut-être les chiro). Dans le cadre de leurs
études, ils viendront masser gratuitement les joueurs qui le souhaitent. Ils viennent avec leur
matériel. On leur offre un repas par jour.
Equipe de photographes
concrétiser le stand
Qui ?
Thomas
FIN DU DOCUMENT