TERMES DE REFERENCE Mission n°13INI125

TERMES DE REFERENCE
Mission n°13INI125
I. Informations générales
Intitulé de la mission
Réalisation d’un diagnostic institutionnel du CCN Congo
Composante
Transverse/RSS
Thématique(s)
Gouvernance des CCM
Bénéficiaire(s)
CCN Congo
Subventions FM concernées
Montant de la
subvention
Période de la
subvention
COG-506-G01-H
$43 480 580
Déc06-Nov11
B1
30-nov-11
COG-810-G02-T
$2 686 846
Jan11-Mars13
B2
31-déc-12
COG-810-G03-M
$8 617 041
Jan11-Mars13
C
30-juin-12
COG-810-G04-M
$18 949 857
Sept10-Mars13
C
30-juin-12
COG-911-G05-H
$2 539 646
Mai11-Jui13
B1
30-sept-12
COG-911-G06-H
$10 282 745
Mai11-Jui13
C
31-oct-12
Durée totale des jours prévus
Contact FEI
Note Date de la note de
de
performance
perfor
mance
27 jours
Personne référent
Coordonnées
Thierry Ramos
[email protected]
II. Justification de la mission
Présentation de la structure
L’instance de Coordination Nationale du Congo a été créée par décret présidentiel n°2003-68 du 29
mai 2003 sous la dénomination de Comité de Coordination Nationale « CCN-Congo ». Elle a été
réorganisée par le décret présidentiel N° 2009-191 du 24 juin 2009.
Le CCN-Congo dispose d’un manuel d’organisation et de fonctionnement, d’un manuel des
procédures financières, d’un règlement intérieur du personnel, d’un document de gestion des
conflits d’intérêt et d’un plan de suivi stratégique.
Le CCN supervise actuellement deux subventions du Fonds mondial : (i) la subvention de la Série 8 Tuberculose avec pour Récipiendaire Principal (PR) le Ministère de la Santé et de la Population ; (ii) la
subvention de la Série 9 - VIH/Sida avec deux PR, le Secrétariat Exécutif Permanent du Conseil
National de Lutte contre le Sida (SEP/CNLS) et la Croix Rouge française (CRF).
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Problématique
Afin de mener à bien ses activités, le CCN a reçu différents appuis, dont le dernier en 2011 par GMS
pour renforcer son rôle de supervision et de gouvernance. Cependant, le CCN a connu le
renouvellement de ses membres à la suite d’élections en juin 2012, ce qui n’a pas permis une
pérennisation des acquis de cette assistance technique.
Par ailleurs, lors d’un audit des subventions de la Séries 5 et 9 VIH/Sida et de la Série 8 Tuberculose
et Paludisme par le Bureau de l’Inspecteur du Fonds mondial (BIG/OIG), réalisé entre octobre et
décembre 2012, il a été constaté des faiblesses au niveau du CCN (rapport définitif du BIG publié le
08 mai 2013). Afin de combler ces faiblesses, le BIG a formulé des recommandations en termes
de suivi des subventions mises en œuvre, gouvernance, gestion des conflits, composition du Comité
de Suivi Stratégique, ainsi que la gestion de l’information permettant de suivre les résultats des
subventions et des goulots d’étranglement.
Pour lui permettre un meilleur suivi des subventions, mais aussi afin de préparer la mise en place du
nouveau modèle de financement courant 2014, Le CCN sollicite une expertise pour un diagnostic
institutionnel devant aboutir à un plan général de renforcement des capacités organisationnelles de
ses membres et de son Secrétariat Exécutif Permanent (SEP/CCN).
III. Objectifs et résultats poursuivis
1) Objectif général de la mission
L’objectif général est de réaliser un diagnostic institutionnel du CCN-Congo afin de proposer un plan
de renforcement des capacités de ses membres et de son Secrétariat Exécutif Permanent ainsi qu’un
plan de formation budgétisé.
2) Objectifs spécifiques
Objectif spécifique 1
Procéder à la réalisation d’un diagnostic institutionnel.
Objectif spécifique 2
Proposer un plan de renforcement dans des domaines prioritaires et spécifiques mentionnés
plus bas, ainsi qu’un plan de formation adapté et budgétisé.
3) Résultats à atteindre
Un diagnostic institutionnel est réalisé ainsi que le plan de renforcement des capacités des membres
du CNN et du SEP, y inclus un plan de formation budgétisé.
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IV. Description de la mission
1) Activités prévues
Dans le cadre de leur mission, le consultant aura à conduire les activités suivantes :
Objectif spécifique 1 : Diagnostic institutionnel
A1. Rencontrer les membres du CCN (le Bureau du CCN, le personnel du Secrétariat Exécutif
Permanent et les membres de l’Assemblée Générale).
A2. Identifier les documents de supports nécessaires à la bonne gestion du CCN et réaliser la
revue documentaire : lecture et analyse des rapports et autres documents à la disposition du
CCN afin d’évaluer plus particulièrement le niveau d’exécution des documents « de
routine » (plan de formation, manuel de procédure, manuel de gestion des SR etc.).
A3. Procéder à l’analyse institutionnelle du CCN et à l’identification de ses forces et faiblesses et
plus spécifiquement les points suivants :
•
•
Structure, organisation et fonctionnement du CCN (membres, comités et
secrétariats), dont :
Gestion des conflits d'intérêts au regard des écarts constatés entre ce qui
est contenu dans le manuel de procédure et son application réelle.
Représentativité des membres et des différents secteurs ainsi que leur
participation effective et reconnue aux processus décisionnels (société civile
en particulier).
Suivi des subventions et leur supervision en termes de :
Mécanisme de suivi des progrès en ce qui concerne les conditions
préalables (préparation des documents « de routine » entre autre).
Qualité et utilisation des visites de supervision menées par le Comité de
Suivi Stratégique afin d’améliorer le suivi des problèmes identifiés.
Suivi du financement des donateurs par le CCN, pour permettre une
meilleure connaissance et articulation des financements alloués aux trois
maladies par les autres donateurs et par le gouvernement.
Réalisations vis à vis des propositions soumises au Fonds mondial
(nouvelles subventions, négociations de phase 2, TFM, NMF, etc.).
•
Communication et gouvernance au sein du CCN :
Partage des informations avec les Récipiendaires Principaux, notamment en
ce qui concerne les documents clés, comme les manuels de procédure.
Renforcement de la communication entre le CCM et les Récipiendaires
Principaux pour assurer une surveillance stratégique adéquate.
A4. A partir de l’analyse produite, élaborer le projet de rapport de diagnostic.
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A5. Faire une restitution du diagnostic aux membres du CCN réunis en session extraordinaire lors
d’une Assemblée Générale, pour une validation et appropriation des conclusions. Proposer
également dans la mesure du possible (en fonction du calendrier) les grandes lignes du plan
de renforcement pour discussion préalable.
Objectif spécifique 2 : Elaboration du plan de renforcement et de formation
A1. Proposer un plan général de renforcement institutionnel et des capacités des membres du
CCN et du SEP/CCN (y inclus managériale). Le plan doit mentionner des indicateurs
permettant de mesurer l’amélioration recherchée et par conséquent préciser les cibles du
plan, leur situation au moment de la mission de diagnostic et la situation (ou niveau) à
atteindre à l’issu de la mise en œuvre du plan de renforcement). Le plan devra s’attacher aux
contraintes du CCN et de son environnement et proposer des solutions réalistes.
A2. A partir du plan de renforcement, élaborer un plan de formation budgétisé afin de renforcer
les capacités des membres du CCN et du SEP/CCN (identifier les membres à former,
présenter le contenu des formations nécessaires, listing des différents supports de gestion
nécessaires, etc.). Ce plan devra tenir compte des budgets que le CCN reçoit au titre de son
fonctionnement par le Fonds mondial et par le gouvernement congolais.
A3. Présenter pour examen et validation en session extraordinaire lors d’une Assemblée
Générale du CCN, le plan de renforcement institutionnel et son plan de formation des
capacités des membres du CCN et du SEP/CCN.
Une fois, le rapport, le plan de renforcement général et le plan de formation validé, une réunion
téléphonique sera organisée avec le CCN, le Fonds mondial, le CRCS, l’expert et FEI pour planifier la
mise en œuvre des recommandations à mettre en place prioritairement.
2) Livrables attendus
-
Rapport de diagnostic.
Plan de renforcement général des capacités des membres du CCN et de son Secrétariat
Exécutif Permanent (y inclus le suivi stratégique).
Plan de formation budgétisé et proposition de calendrier.
3) Annexe aux livrables
-
Compte rendu des réunions de validation des membres du CCN.
V. Lieu, Durée et Modalités d’exécution
1) Période de mise en œuvre : Octobre 2013
2) Date de démarrage : octobre 2013
3) Date de fin : octobre 2013
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4) Durée effective : 27 jours prestés (jours ouvrables)
Expert 1 – international : 15 jours d’expertise
Expert 2 – local : 12 jours d’expertise
5) Planning/calendrier
L’expert se rendra au Service de Coopération et d'Action Culturelle (SCAC) de l'Ambassade de France
durant sa mission pour une réunion de briefing.
Le calendrier prévisionnel d’exécution des missions se présente comme suit :
Description des activités
Lieu
Période
Préparation de la mission
CCN réaliser un diagnostic institutionnel
Rédaction des rapports et livrables
Total
A distance
Brazzaville
A distance
Oct. 2013
Oct. 2013
Oct. 2013
Durée (H/J) Durée (H/J)
Expert 1 :
Expert 2 :
1
12
12
2
15
12
VI. Expertise et profil demandés
1) Nombre d’experts : 2
2) Profil d’expert
Profil du chef d’équipe
A. Qualifications et compétences :
- Titulaire d’un diplôme universitaire de 2ème cycle en administration, santé publique,
renforcement des organisations, en gestion ou expérience équivalente
- Excellentes qualités /capacités :
• de communication
• de travail en équipe et relationnel
• de transmission des savoirs
• de supervision
• d’analyse et résolution des problèmes
• de prise de décision et d’initiative
- Excellente maitrise du français (écrit / oral)
B. Expérience professionnelle générale
- Expérience professionnelle d’au moins 5 ans dans Lutte contre le VIH/SIDA / Paludisme /
Tuberculose, renforcement des systèmes de santé (RSS) et suivi/évaluation dans les pays en
développement.
- Excellentes connaissances du fonctionnement du Fonds Mondial et du fonctionnement des
CCM.
C. Expérience professionnelle spécifique
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-
Expérience indispensable de renforcement des capacités de CCM, sur les aspects
gouvernance, suivi stratégique, communication ou financement.
Expérience en renforcement des capacités et en suivi/évaluation d’acteurs locaux pour la
mise en œuvre de programmes financés par le Fonds Mondial.
Expérience préalable en tant que chef de mission.
Une expérience professionnelle dans le pays est un plus.
Profil de l’expert technique congolais
A. Qualifications et compétences :
- Titulaire d’un diplôme universitaire de 2ème cycle en administration, santé publique,
renforcement des organisations ou en gestion ou expérience équivalente
- Excellentes qualités /capacités :
• de communication
• de travail en équipe et relationnel
• de transmission des savoirs
• de supervision
• d’analyse et résolution des problèmes
• de prise de décision et d’initiative
- Excellente maîtrise d’Excel
- Excellente maitrise du français (écrit / oral)
B. Expérience professionnelle générale
- Expérience professionnelle d’au moins 5 ans dans la Lutte contre le VIH/SIDA / Paludisme /
Tuberculose
- Excellentes connaissances des acteurs locaux qui interviennent dans la Lutte contre le
VIH/SIDA / Paludisme / Tuberculose
C. Expérience professionnelle spécifique
- Connaissance du fonctionnement et des procédures Fonds Mondial (notamment en termes
de suivi & évaluation) appréciées.
VII. Compte-rendu de missions
Un compte rendu (maximum de 5 pages et suivant le modèle fourni) devra être remis par mail après
la mission dans un délai de 10 jours après le retour. Ce compte-rendu, rédigé en français, devra
pouvoir être diffusable auprès de l’ensemble des partenaires concernés par la mission.
VIII. Suivi-évaluation
Indicateurs de performance :
Livrables (L)
Effets immédiats (EIM)
Rapport de
Diagnostic
EIM1 - Les forces et faiblesses
diagnostiquées sont reconnues
et validées par le CCN ; des
pistes d’amélioration sont
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Effets intermédiaires
(EINT)
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Impact (IMP)
Sources de
vérification
IMP1 - Les faiblesses
identifiées sont
corrigées ou atténuées ;
les forces sont quant à
Compte-rendu des
réunions de
validation du CCN
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Plan de
renforcement
des capacités
du CCN et du
SEP
Plan de
formation
également validées, incluant a
minima un projet de plan de
renforcement des capacités et
le plan de formation
EIM2 - Le plan de
renforcement est validé et fait
l’objet d’un fléchage vers des
ressources financières
confirmées ou à confirmer
(budget Fonds mondial et/ou
autres partenaires)
EIM3 - Le plan de formation
est validé et fait l’objet d’un
fléchage vers des ressources
financières confirmées ou à
confirmer (budget Fonds
mondial et/ou autres
partenaires)
elle confirmées, voire
pérennisées
EINT1 - Le plan de
renforcement est mis
en œuvre et atteint
70% des indicateurs
définis par le plan
EINT2 - Le plan de
formation est mis en
œuvre
Compte-rendu des
réunions de
validation du CCN ;
Evaluation annuelle
des capacités du
CCN par le Fonds
mondial et d’autres
partenaires
(indicateurs de
performance,
critères d’éligibilité,
etc.)
IX. Informations pratiques
Le bénéficiaire met à disposition de(s) l’expert(s) les moyens suivants :
- Ordinateurs portables, connexion internet, pour les courses dans le cadre de leur mission le
chauffeur et le véhicule à leurs dispositions.
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