Centre de gestion de vidéoconférence

Mot de l’équipe
Bonjour et bienvenue à votre nouveau logiciel de
réservations. Le Centre de gestion a collaboré avec
Four Leaf Solutions Inc. pour créer un logiciel
capable de répondre aux demandes de réservations
de manière précise et efficace. Il permet de passer
du document papier au document purement
électronique. De plus, le conflit de salle est éliminé
puisque la disponibilité des sites désirés est affichée
par le logiciel aussitôt que la date et l’heure de la
conférence sont entrées. Il est donc primordial que
tous les conseils et les écoles gèrent leurs salles de
vidéoconférence avec le logiciel de réservations.
Merci
L’Équipe Vidéo
Entraînement et support
Pour vos besoins d’entraînement ou de support du
logiciel, veuillez, s.v.p. contacter le Centre de
gestion vidéoconférence par courriel à
[email protected] ou par téléphone au
866.544.2044. Il nous fera plaisir de répondre à vos
questions ou de céduler une session d’entraînement
avec vous.
Vous trouverez dessous les informations pertinentes
à votre compte d’usager. Si vous détectez une
erreur ou une omission, veuillez, s.v.p. nous aviser.
Il est important de ne pas partager votre mot de
passe.
Prénom
Nom
Adresse courriel
!
Téléphone
Code de site
Nom d’utilisateur
Mot de passe temporaire – S.V.P. changer votre
mot de passe lors de votre première utilisation du
logiciel de réservation.
"#
$" %
Pré-requis de logiciel
Vue du Jour ou du Mois
Résolution d’écran 1024X768
Microsoft Internet Explorer 5.0 ou plus
Démarrage du logiciel
Le logiciel est développé en format de page Web
afin que l’on puisse y accéder à partir de n’importe
quelle station ayant un accès Internet. De plus, ce
format facilite les mises à jour d’un point central.
Pour démarrer le logiciel, veuillez suivre les étapes
suivantes :
1 Ouvrir le fureteur Internet Explorer.
2 Entrer l’adresse du Centre de gestion de
vidéoconférence http://video.franco-nord.edu.on.ca .
Nous recommandons que le lien soit emmagasiné
dans votre menu FAVORIS.
3 Cliquer sur le lien « Logiciel de réservations »
dans le menu situé à la gauche de l’écran.
4 Les pages Web se téléchargent dans votre
ordinateur et le logiciel est prêt dès que la page
d’entrée apparaît dans votre fureteur.
Ouverture de session
Pour utiliser le logiciel, vous avez besoin de vous
authentifier en suivant les étapes suivantes :
Dans le menu de navigation situé en haut de l’écran,
vous avez accès à toutes les options nécessaires
pour gérer vos demandes de réservations.
Les conférences affichées dans la “vue de jour ou
de mois” sont relatives aux sites que vous gérez
normalement. Sous chaque site, les conférences
rattachées au site sont indiquées à l’heure
correspondante.
Filtre
Cette option vous offre la possibilité d’indiquer les
sites que vous voulez afficher dans la “vue du jour
ou du mois”. Veuillez suivre les étapes
suivantes pour utiliser cette option:
1 Au centre du menu de navigation, cliquer sur le
bouton « filtre ». La page du filtre va s’afficher.
2 La page montre les sites de tous les conseils.
Sélectionner les sites que vous désirez afficher sur
la vue du jour et la vue du mois.
3 Cliquer le bouton « sauvegarder » et l’écran va
retourner à la vue du jour.
Recherche par numéro de demande ou
de confirmation
1 Entrer votre nom d’usager dans la boîte intitulée
« Utilisateur ».
1 Sur le côté droit, dans le menu de navigation,
sélectionner le type de numéro désiré pour votre
recherche de demande.
2 Entrer votre mot de passe dans la boîte « Mot de
passe ».
2 Entrer le numéro de demande ou de confirmation
dans la case prévue.
Si vous désirez changer votre mot passe, cocher la
case « Changer le mot de passe » .
3 Cliquer sur le bouton « rechercher ».
4 Cliquer le bouton « Entrer ».
Note : Lors de votre première utilisation du logiciel
ou si le Centre de gestion de vidéoconférence a
changé votre mot de passe s.v.p. le changer à
nouveau.
4 La demande va apparaître à l’écran.
Créer une réservation
1 Dans le menu de navigation cliquer sur « Nouvelle
Réservation ».
2 La formule de réservation apparaîtra.
3 Sélectionner l’option réservation de salle ou de
vidéoconférence.
4 Entrer votre nom, la date de la conférence,
l’association, l’heure du début, l’heure de la fin, votre
adresse courriel, le site émetteur, le numéro de
téléphone et sélectionner la catégorie de session.
L’extension de téléphone peut être entrée en
ajoutant après le numéro de téléphone une « * »
(étoile) suivie du poste.
5 Entrer votre choix entre « activé par la voix » et
« présence continue ».
6 Entrer votre choix entre « tonalité et déconnexion
automatique après 5 minutes » et « tonalité et un
opérateur vous demande un prolongement ».
7 Indiquer si vous désirez les options « réception
des sites par l'
opérateur » et « rencontre à huis
clos ».
8 * optionnel * Si vous désirez envoyer une
confirmation à tous les participants, cliquer sur la
case « Courriel des participants » et une boite
apparaîtra sur la page pour entrer les courriels des
participants. Entrer une adresse et cliquer le «+»
pour enregistrer le nom. Simplement répéter
l ‘opération pour entrer d’autres adresses.
9 * optionnel *Si votre réservation est répétitive,
cliquer la case « Événement répété ». Vous pouvez
définir la répétition en complétant les champs de la
fréquence, les journées de la semaine désirées et
finalement la période de répétition.
10 * optionnel *Si votre réservation doit se brancher
à un site externe au réseau provincial, cliquer sur la
boîte « Site externe » et une boîte apparaîtra
étalant les sites externes les plus utilisés. Si un
nouveau site est requis, cliquer la case « nouveau
site » et entrer le nom des personnes-contact du site
externe dans la boîte de commentaire.
11 Sélectionner les sites de vidéoconférence désirés
en cliquant sur la case adjacente au site. Si le site
est grisé et que la boite ne peut pas être
sélectionnée, ceci démontre que le site est déjà
utilisé dans une autre conférence. Afin de remédier
à la situation, sélectionner un autre site ou changer
la date ou l’heure.
12 Si vous avez des commentaires ou d’autres
besoins pour votre session vidéo entrer les
informations dans le champ des commentaires.
13 Cliquer «sauvegarder» et écrire le numéro de
référence généré par le système dans vos dossiers.
Vous allez recevoir une copie de votre demande par
courriel aussitôt qu’elle sera approuvée par un
opérateur.
Modification de réservations
1 Pour modifier une réservation, ouvrir le formulaire
de réservations désiré avec l’option de recherche ou
le choisir avec la vue du jour ou du mois.
2 Défiler l’écran jusqu’au bas et cliquer sur le bouton
« modifier ». La page sera réactivée pour vous
permettre d’entrer vos changements.
3 Une fois vos changements terminés, cliquer sur le
bouton « sauvegarde » et les changements seront
enregistrés.
Annulation de réservations
1 Pour annuler une réservation ouvrir le formulaire
de réservations désiré avec l’option de recherche ou
avec la vue du jour ou du mois.
2 Défiler l’écran jusqu’au bas et cliquer sur le bouton
« annulation ». Le logiciel demande de confirmer
l’opération et annule la réservation. Le logiciel vous
retourne à l’écran de vue du jour.
Copie une réservations
1 Pour copier une réservation ouvrir le formulaire
que vous désirez copier avec l’option de recherche
ou avec la vue du jour ou du mois.
2 Défiler au bas de l’écran et cliquer sur le bouton
« copier ». Le logiciel va réactiver les sites.
3 Vous pouvez modifier la date et l’heure de la
réservation et cliquer sur le bouton « sauvegarde ».
Merci de prendre le temps d’apprendre et d’utiliser
votre logiciel de réservations.
L’Équipe Vidéo
( North Bay )