Gestion des absences et vacances
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Gestion des absences et vacances
Module Gestion des absences et vacances La solution collaborative pour alléger votre charge administrative ! Le module de «Gestion des absences et vacances» offre une solution complète à l’ensemble de vos collaborateurs, managers et DRH. Cette application permet de gérer les absences des collaborateurs depuis la prévision jusqu’à la comptabilisation des soldes de jours de vacances, avec un accès self-service collaborateur et manager. Un outil essentiel à la gestion quotidienne des congés de vos collaborateurs ! www.adequasys.com Module Gestion des absences et vacances Gestion des absences Gestion par groupe Gestion des données relatives aux absences Gérer les groupes tout naturellement › L’application gère les absences par type (maladie, accident, formation, vacances, voyage, etc.). Pour chaque absence, il est possible de spécifier sa durée en jours ou en heures, le motif, les dates de début et de fin. Les congés posés peuvent être multiples (combinaison repos compensatoires, congés payés...). Il est possible de définir autant de groupes que nécessaire, de générer automatiquement des absences pour un groupe de salariés (ex. : congés de fermeture annuelle). › L’outil de gestion des congés permet de télécharger des documents dématérialisés. En cas d’absence pour maladie par exemple, le collaborateur pourra joindre son certificat médical. › Le système prévoit la gestion du processus de validation par le manager ainsi qu’une confirmation au collaborateur. www.adequasys.com › Les RH ont un rôle de contrôle. › La saisie peut se faire soit par collaborateur, soit par groupe. Gestion des congés Calcul automatisé des droits et soldes › Le droit aux vacances, exprimé en jours, est attribué automatiquement, en fonction de règles prédéfinies. Il peut être modifié pour chaque collaborateur. Sur son portail RH, le collaborateur ne verra que les types d’absences auxquels il a droit, selon les règles de l’entreprise et les paramètres définis en amont. Le système vérifie si la demande de congés est bien cohérente avec les normes de la société. › Les soldes de vacances sont calculés automatiquement en fonction des crédits de l’année en cours. Self-service managers et employés Responsabiliser et manager vos équipes › Sur la page d’accueil de son portail RH, le salarié peut voir le décompte de ses droits et soldes grâce à un widget. Chaque employé peut effectuer ses demandes de congés, saisir ses absences ou consulter son historique et son solde de vacances. Dès que sa demande de congés est posée, le système envoie un email de demande de validation à son manager. À tout moment, il peut faire une demande d’annulation ou modification de ses congés. Le salarié peut également déclarer l’absence d’un collègue. Un groupe peut par exemple correspondre à un service, à un employeur ou encore à un projet ou à un niveau hiérarchique. Chaque collaborateur peut faire partie d’un ou plusieurs groupes. Les groupes servent à la sélection pour la saisie, les calendriers des jours non travaillés, les plannings... Plannings, décomptes et listes Le SIRH permet d’afficher le planning mensuel ou annuel des absences soit pour un collaborateur, soit pour un groupe de collaborateurs. Le collaborateur ayant accès au planning de son département, il peut vérifier si les personnes qui peuvent le remplacer lors de son absence sont bien présentes au moment où il veut partir. L’outil permet de gérer des effectifs minimum. Chaque type d’absence est représenté par un code couleur. Ce planning est exportable en PDF. Calendrier des jours non travaillés La durée d’une absence est calculée automatiquement en tenant compte d’un calendrier de jours non travaillés défini pour le type d’absence, l’employeur, le groupe ou le collaborateur. Le SIRH d’Adequasys gère les temps partiels, les astreintes et permanences ainsi que les jours fériés. Vision globale du RH Manager l’ensemble du processus de gestion des congés depuis votre cockpit Le service des ressources humaines a une vue d’ensemble de toutes les absences via un tableau de bord, exportable en PDF. L’équipe RH peut administrer, gérer et calculer les droits et soldes, lister les droits acceptés ou non, recalculer les durées des absences. Les RH peuvent modifier et mettre à jour toutes les demandes de congés. Le collaborateur et le manager sont alors prévenus systématiquement du changement. Les compteurs de droits et soldes sont directement imputés. Grâce à un widget sur la page d’accueil du portail RH, chaque salarié peut voir où sont ses collègues : vacances, formation, déplacement… Différents types d’analyses et reportings sont possible : analyser les absences par motifs, les plannings, les relevés par groupe, les ventilations par mois pour la comptabilité, les absences contiguës… › A chaque employé est associé un responsable « absences » (superviseur, manager…). Son rôle est d’approuver ou rejeter les demandes de congés et de valider les saisies faites par les employés. Il peut le faire soit en étant connecté au SIRH soit directement en cliquant sur le lien de l’e-mail. Les outils de pilotage du processus de gestion des congés permettent de nombreuses statistiques sur l’absentéisme, préventions des risques psycho-sociaux et une veille sur la responsabilité sociétale des entreprises. Dès validation, l’outil envoie les informations sur le calendrier de messagerie du collaborateur. Le manager a la possibilité de déléguer son rôle. Les Points Forts Une gestion complète des plannings › Gestion simple des absences et des vacances › Gestion par groupe › Automatisation des calculs › Plannings prévisionnels › Saisie décentralisée avec self-service collaborateur et manager › Planning par groupe › Statistiques sur l’absentéisme