Guide utilisateur pour la participation à distance aux réunions

Guide utilisateur
pour la participation à distance aux réunions
du Club des Pilotes de processus
Dans un soucis d'ouverture et d'innovation permanente, Le Club des Pilotes de Processus
souhaite proposer une participation « Live » aux regroupements de membres localisés en province
ainsi qu'à l'étranger. Un système, simple de visio conférence multisites, basé sur la dernière version
de Skype ( logiciel et service de communication en p2p sur Internet gratuit), est désormais offert
lors des séances plénières ou autres manifestation du Club.
Ce projet est une réalisation communautaire du Club et a été possible grâce à l'engagement
et l'expertise de plusieurs membres :
•
l'idée innovante a été initialisée par Henri Paul Soulodre
•
la proposition d'utilisation du logiciel/skype multivisio est de Jean François David
•
la mise à dispostion de l'accès internet/adsl avec débit suffisant est de Roger Moraly
•
les tests et premiers utilisateurs ont été Nasrin Tlili du pôle Tunisie, Bruno City du pôle de
Nantes et Bernrad Bougel du site de Paris
•
la coordination du projet a été réalisée par Christian Dondrille
Pré-requis pour la mise en oeuvre de ce nouveau service sur chacun des points d'accès
1. disponibilité d'un PC équipé de la dernière version de skype ( multividéo) V5
2. création d'un compte skype normalisé de la forme :
pseudo : c2p_nomdelentite ( ex : c2p_nantaltlantic)
nom complet : Club des Pilotes de Processus nom de l'entité (ex : Club des Pilotes de
Processus Nantes Atlantique)
mot de passe : sous la responsabilité de l'animateur c2p de l'entité
3. une webcam attachée au pc si 2 personnes max ou si salle de réunion,
détachable sur long cable usb (???), préférer webcam wifi (investir env. 60 à 80€) voire à
moteur télécommandé !
4. un microphone baladeur si salle de réunion + hauts-parleurs amplifiés
5. un vidéoprojecteur en extension de l'écran principal si salle de réunion
6. un accès internet au minimum de 8 à 12Mb/s avec ouverture des ports TCP/UDP pour
laisser passer les flux Skype de p2p, fait par défaut sur la plupart des PC ( le vérifier sur les
postes d'entreprise)
Guide d'utilisation de la multi-visoconférence du club du c2p
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Scénario type de fonctionnement
sur le lieu de présentation :
sur le site central où se déroulera la présentation : (ex : Orange à Paris- Bonne Nouvelle
ou siège social du c2p au 166 Bd du Montparnasse)
◦ connecter le PC à internet haut débit ( 12Mb/s descendant minimum car le débit
montant est 5 fois plus faible !)
◦ lancer les sessions Skype avec les sites distants par invitation à partir du carnet d'adresse
Skype
◦ orienter la webcam vers l'écran de projection lors de la présenation et vers la salle lors
des questions
◦ positionner le microphone d'ambiance vers le présentateur ou en baladeur pour les
questions
◦ s'assurer du bon fonctionnement et du niveau sonore des hauts-parleurs amplifiés et du
microphone
◦ brancher le second video projecteur sur le PC pour visualiser les sites distants lors de la
séance de questions
sur les postes distants :
◦ la (les) personne(s) distante(s) est équipé(es) de son(leur) pc avec webcam et
micropohone et un accès internet haut débit ( minimum 8 Mb/s) avec compte Skype.
( conditions et normalisation ci-dessus)
faire un test localement avec "test de skype" pour régler le son entrant et sortant et la
vidéo ainsi que les droits de visibilité.
◦ En début de séance envoie du( des) fichier(s) de présentation ( via Skype) pour passage
en local des transparents.
◦ suivi de la présentation ( par exemple la restitution de l'observatoire du 10 février) avec
la webcam du siège orientée vers l'écran et équipée d'un microphone placé près du
présentateur.
◦ les participants distants peuvent poser des questions via la connexion skype et via les
Hauts Parleurs amplifiés et la vidéo sera projetée sur un second écran ( si cela est
possible ou simplement le mur) et via un second projecteur ( celui du Club)
améliorations possible à étudier
1. Solution avec partage du "tableau blanc" :
Afin de projeter directement les transparents sur les écrans des groupes distants,
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•
envisager le service d'Arkadin.fr, payant qui possède aussi un chat et un confcall
possibilité via Skype dans version premium payante, après test.
2. Prise de son via table de mixage :
Afin d'amplifier le discours du présentateur et les questions des membres présents
localement et distants, un raccordement via une table de mixage est nécessaire
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3. Pilotage de la webcam
Le Club a investi dans une webcam qui possède des possibilités de télécommande à partir du
PC. La postionner sur un point haut qui permet un balayage /rotation écran-salle
4. Affichage en arrière plan du site distant
Afin d'identifier clairement le site distant un panneau ou affiche ou Kakemono au logo du
Club et du site pourrait être placé en arrière plan de chaque site
5. Paramétrage des écrans en « bureau étendu »
Afin de pouvoir administrer les sites distants et le pilotage de la webcam, régler les
paramètres de la carte graphique du PC pour rendre indépendant l 'écran du PC ( écran de contrôle )
et la video projection, visible sur les autres sites
première expérience en live :
la présentation de l'observatoire 2010 du jeudi 10 février 2011 sur le site de FT Bonne Nouvelle
• avec mise à disposition d'une livebox par FT ( Roger Moraly)
• accès internet par cable ethernet ( hors intranet de l'entreprise !)
• avec les acteurs suivant :
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Site parisien du c2p : pseudo Skype : « c2p_francilien »
Nantes Atlantique : Bruno City pseudo Skype : « c2p_nantatlantic »
Tunis : Nesrin X : pseudo Skype : « c2p_tunis »
Montreal : xx : pseudo Skype : « c2p_montreal» ( à confirmer)
état au 14 juin 2011 :
4 sessions Plénières ont eu lieu avec présence de 2 sites distants : fonctionnement OK !
coordonnateur :
Christian Dondrille ; mobile 06 8625 5396 ; [email protected] ; Skype « chd_2005 »
Site distant
Site central
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