Dématérialisation des marchés publics : guide pratique - Chalon

DEMATERIALISATION DES MARCHES PUBLICS
GUIDE PRATIQUE A L’ATTENTION DES ENTREPRISES CANDIDATES
La modernisation des services publics passe incontestablement par la dématérialisation des
procédures, et la commande publique n’échappe pas à la règle.
Outre la recherche d’efficacité et de sécurité, il existe de nombreux enjeux à la
dématérialisation :
1/ la diminution des délais de publication, (gain de temps pour l’Administration)
2/ le développement durable : réduction du volume de papier
3/ des enjeux économiques : réduction du coût des envois postaux et facilitation d’accès à la
commande publique pour les entreprises
La ville de Chalon sur Saône, son CCAS et Le Grand Chalon se sont engagés activement
dans cette voie.
A ce titre, les trois collectivités utilisent la plateforme de dématérialisation des marchés « ebourgogne » (https.www.e-bourgogne.fr, rubrique « salle des marchés » non seulement pour
mettre en ligne les dossiers de consultations des entreprises que vous téléchargez, mais
aussi vous pour inciter à la remise d’ offres électroniques.
Pour rappel, les échanges par le biais de cette plateforme ont la même valeur juridique que
les courriers envoyés en lettre recommandée avec accusé de réception.
Afin d’assurer le bon déroulement de la procédure électronique, nous vous donnons les
conseils suivants :
 Lors du téléchargement du dossier de consultation sur e-bourgogne :
Indiquez un nom, n° de téléphone et adresse mail valides, afin que nous
puissions vous recontacter en cas de besoin, complément d’information
notamment. Le choix de l’adresse mail est très important. Elle devra être
régulièrement consultée.
Vérifiez le paramétrage de vos alertes, en mettant à jour régulièrement les
données (exemple : si vous avez ajouté une activité à votre entreprise).
 Lorsque vous remettez une offre électronique sur la plateforme e-bourgogne
Gagnez du temps en mettant dans le coffre fort électronique les éléments de
candidature : attestations fiscales et sociales de l’année n-1, références,
qualifications…
Anticipez la remise de votre offre par rapport à la date et l’heure limite, en
tenant compte de la taille du fichier de l’offre (à titre indicatif : il faut compter un
temps de mise en ligne de 1 minute et demie par méga-octet)
Vérifiez que la compression de votre dossier ne l’a pas endommagé car si c’est
le cas nous ne pourrons pas lire les documents de votre offre et serons
contraints de l’écarter. Pour ce faire c’est très simple, vous devez ouvrir votre
dossier zippé avant de le déposer sur e-bourgogne. S’il s’ouvre sans difficulté
sur votre poste, c’est que l’opération de compression s’est bien déroulée.
Dénommez vos fichiers avec des noms courts et explicites , exemple : acte
d’engagement du lot 1 = AE lot1 (des dénominations longues augmentent le
risque d’incident lors de l’ouverture de l’offre, incident qui peut rendre le fichier
illisible)
Complétez
bien l’acte d’engagement et n’oubliez pas de le signer
électroniquement
L’adresse mail qui vous est demandée dans l’acte d’engagement doit être
correctement renseignée car elle sert à la notification des courriers
d’information des résultats de la consultation.
 Pour les modalités relatives à la signature électronique, reportez-vous à l’annexe au
Règlement de consultation en cas de remise d’une offre électronique
 Des dispositifs d’accompagnement et des formations à la dématérialisation sont prévus
par la Chambre de Commerce et d’Industrie et la Chambre des Métiers et de l’Artisanat
de Saône et Loire : renseignez-vous auprès de ces organismes.
 E-bourgogne propose une assistance téléphonique : 0970 609 909.