fiche de poste - Bas-Rhin

DIRECTION DES RESSOURCES HUMAINES
Service Emploi et Compétences
FICHE DE POSTE
Date de création : 23/01/2012
Date de mise à jour : 23/01/2012
POSTE
Numéro de poste :
450
Poste :
Permanent
Remplacement provisoire du 01/03/2012 au 15/07/2012
Intitulé du poste :
Secrétaire AED
Métier :
Gestionnaire administratif
Pôle :
Pôle Aide à la Personne
Direction :
Direction des Unités Territoriales
Service :
Unité Territoriale d'Action Médico-Sociale de HAGUENAU
Unité :
Non Concerné
Cellule / Collège :
Non Concerné
Codification budgétaire :
50
Missions :
- Prend en charge les tâches liées à la mission territorialisée de l'aide éducative à domicile sur le territoire de l'UTAMS
- Est le référent administratif du territoire et assiste les cadres de l'UTAMS et les travailleurs médico-sociaux dans le cadre de
cette mission
- Assure l'instruction administrative des demandes d'aides éducatives à domicile et le suivi des dossiers
- Assure la fonction d'accueil, d'orientation et d'accompagnement à l'accès aux droits des usagers
Activités principales :
Instruction administrative des demandes d'AED et suivi des dossiers :
- réceptionne les demandes d'aide éducative et s'assure de la confirmité des pièces nécessaires à l'instruction du dossier
- soumet le dossier au responsable d'équipe territoriale médico-sociale concerné
- enregistre la demande dans le logiciel spécifique IODAS
- inscrit le dossier à l'ordre du jour de l'instance de validation AED
- assure la gestion en amont des instances de validation mensuelles (prépare les ordres du jour, vérifie si les dossiers sont
complets, prépare les dossiers à examiner)
- assiste à l'instance de validation et prend note des décisions prises
- assure les suites administratives nécessaires à la mise en oeuvre des décisions prises (prend contact avec les familles pour
organiser les rendez-vous avec les responsables d'équipe, veille à la préparation des contrats, rédige les courriers nécessaires)
- assure le suivi des tableaux de gestion des situations et le soumet aux responsables d'équipes et au responsable d'unité
- établit les listes d'échéances et de fins de mesures
- gère la constitution et le classement des dossiers en lien avec le service Prévention Maisons Maternelles et la classothèque
Secrétariat et autres tâches :
- assure le secrétariat des travailleurs sociaux chargés du suivi des mesures AED
- travaille en coordination avec les secrétaires des équipes territoriales médico-sociales de l'UTAMS pour assurer la continuité
du service
- peut venir en appui au conseiller territorial en travail social pour la préparation des réunions d'analyse de situations (lien avec
les travailleurs sociaux AED et préparation d'un ordre du jour)
- peut être amenée à faire un bilan statistique des mesures d'AED et réaliser une étude sur les frais éducatifs engagés par les
travailleurs sociaux dans le cadre de leur mission
- participe aux réunions d'équipes (selon les thèmes abordés), aux réunions trimestrielles de l'ensemble des agents de
l'UTAMS, et aux réunions des secrétaires
- peut être amenée à prendre part à la gestion des demandes de secours financiers exceptionnels en renfort à la secrétaire
assistante
Accueil :
- accueille et oriente le public téléphoniquement et sur place
- évalue l'urgence
- apporte une première réponse à l'usager (proposition de rendez-vous, permanence, sollicitations de l'assistant social
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d'astreinte, du responsable d'équipe)
- apporte un appui dans les démarches administratives initiales
- s'assure de la bonne transmission des messages aux travailleurs médico-sociaux de l'UTAMS et d'une réponse apportée à
l'usager
- contribue à la qualité de service rendu à l'usager
Relations hiérarchiques :
avec le Responsable de l'Unité Territoriale d'Action Médico-Sociale
Relations fonctionnelles internes :
avec :
- les responsables des trois équipes territoriales médico-sociales, la conseillère technique en travail social, les médecins de
PMI, les secrétaires des équipes, la secrétaire assistante du RUTAMS
- les travailleurs sociaux chargés de la mission AED, et les travailleurs médico-sociaux des trois équipes territoriales
- les services du Conseil Général, notamment les services du Pôle Aide à la Personne et plus particulièrement le service
Prévention Maisons Maternelles et la classothèque
Relations fonctionnelles externes :
avec :
- le public
- les partenaires extérieurs notamment ceux concernés par la mission de protection de l'enfance et plus particulièrement dans le
cadre des demandes d'aide éducative à domicile (Inspection Académique, Hôpitaux, ARSEA...)
SPECIFICITE(S) DU POSTE
Permis obligatoire(s) :
B
Déplacements sur le
département ou un
secteur d'intervention :
Ponctuellement
Habilitation(s)
obligatoire(s) :
Non Concerné
Disponibilité pour les
réunions en soirée :
Non
Vaccin(s) obligatoire(s) :
DT Polio + certificat
Risque(s) lié(s) au poste :
Déplacements motorisés
Exposition à l'agressivité
Travail sur écran (>4h/jour)
Règlement du temps de
travail applicable :
Règlement général
Résidence administrative :
Hors CUS
Poste :
A temps non complet :
17h30 Hebdomadaires
Affectation géographique :
HAGUENAU
Autre :
Non Concerné
SUJETION(S) DU POSTE
Travail de week-end :
Non
Déplacements hors
départements :
Non
Travail de soirée :
Non
Tenue de service et / ou
équipements de sécurité :
Non
Astreintes :
Non
Poste logé :
Non
Travail de nuit :
Non
Autre :
Non Concerné
AVANTAGE(S) LIE(S) AU POSTE
NBI :
Aucune NBI applicable
Primes de fonctions informatiques :
Non Concerné
Voiture de fonction :
Non
Logement de fonction pour
nécessité absolue de service :
Non
Voiture de service avec autorisation
permanente de remisage à domicile
Non
Logement de fonction pour utilité
de service :
Non
Autre :
possibilité d'utiliser un véhicule de service, selon disponibilité
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PROFIL DE RECRUTEMENT
Cadre d'emplois du poste :
ADJOINT ADMINISTRATIF TERRITORIAL
Niveau d'études :
CAP / BEP
Diplôme :
Non Concerné
Expérience :
Débutant accepté
COMPETENCES
Savoir :
- connaissance des domaines d'intervention du Conseil Général et plus particulièrement dans le champ de l 'Aide Sociale à
l'Enfance
- connaissance du domaine social
- connaissance des techniques de communication
- bonne maîtrise des outils de bureautique (Word, Excel, Outlook)
Savoir - faire :
- faire preuve d'ordre et de rigueur
- savoir gérer son temps, s'organiser, et respecter les échéances
- faire preuve de rapidité d'exécution
- faire preuve de capacité d'initiative
- savoir gérer les priorités
- savoir se situer dans l'institution
- savoir analyser la demande des usagers accueillis à l'UTAMS et évaluer l'urgence
Savoir - être :
- sens de l'accueil et des relations
- ouverture d'esprit
- souplesse et capacité d'adaptation
- discrétion
- disponibilité
- maîtrise de soi
- esprit d'équipe
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