Guides de référence rapide
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Guide de sélection de solutions audio pour les services Microsoft Office 365 Cloud PBX / Skype for Business Online [email protected] 9/29/2015 Ce guide a été conçu pour vous aider à choisir les téléphones les plus adaptés à une utilisation avec les services Microsoft Office 365 Cloud PBX basés sur Skype for Business Online. Guide de sélection de solutions audio pour les services Microsoft Office 365 Cloud PBX / Skype for Business Online Transition du standard téléphonique vers les communications unifiées (CU) dans le Cloud Suite à l'annonce cette année par Microsoft de l'introduction de nouveaux services Skype for Business pour les clients possédant Office 365, ainsi que des fonctions Skype Meeting Broadcast (dans le monde entier), Conférence PSTN et Cloud PBX with PSTN Calling (EtatsUnis seulement à l'heure actuelle), les services de communication dans le cloud avec Skype for Business Online gagnent en visibilité et entrent en phase de déploiement. Les clients peuvent réaliser des économies considérables car ils n'ont plus besoin de faire appel à des services de conférence externes, dont le coût est élevé. Ils peuvent également réduire leur mise de fonds initiale, ainsi que le temps consacré à l'entretien et à la mise à niveau du matériel sur site, par exemple un standard téléphonique classique ou IP vieillissant. Nous vivons à l'époque des communications unifiées (CU) et vos employés utilisent de nombreux périphériques pour communiquer. Ils ont toujours besoin d'un téléphone, mais ne l'utilisent plus de façon isolée. Avec les CU, vous avez désormais un plus grand choix quant aux méthodes de communication : messagerie instantanée, appels vidéo, appels téléphoniques, appels à partir de clients de bureau et de périphériques mobiles (BYOD). Contrairement au standard téléphonique, où la communication est généralement déclenchée par la composition d'un numéro sur le pavé d'un téléphone ou une touche de numérotation automatique, les communications unifiées démarrent souvent avec un message instantané. Avec la généralisation de la messagerie instantanée (« T oqp ? », « On peut parler ? »), lorsque vous souhaitez parler à quelqu'un, vous voulez pouvoir le faire à partir du périphérique qui vous procurera la meilleure expérience audio. Si vous êtes sur votre PC, ce sera votre téléphone, dans une salle de conférence, ce sera un téléphone de conférence. Les téléphones multimédias professionnels Polycom® VVX® sont compatibles avec Skype for Business et vous permettent de passer facilement d'une conversation par message instantané à un appel téléphonique, et ce directement à partir de votre client Skype for Business. La vidéo fait elle aussi partie de l'expérience Skype for Business et votre appareil VVX est un outil précieux pour l'audio. Les haut-parleurs et les microphones des PC sont souvent de qualité insuffisante et les employés ne souhaitent pas porter constamment un casque. Grâce à la technologie Better Together over Ethernet (BToE) des téléphones Polycom VVX, qui prévoit la prise en charge des chemins multimédias, lorsque vous amorcez un appel vidéo Skype for Business depuis votre client de bureau, les fonctions audio exceptionnelles de votre VVX remplacent les fonctions audio intégrées du PC pour le microphone et les hauts-parleurs. Si le plug-in du client BToE est installé sur votre PC, le VVX s'affiche comme périphérique audio disponible quand vous cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'icône du haut-parleur située dans la barre des tâches du PC. Pour passer vos appels au quotidien, vous bénéficiez avec le Polycom VVX d'un appareil disponible en permanence, qui affiche un message de rappel lorsqu'il est temps de participer à une conférence téléphonique. Cette fonction est particulièrement utile si vous arrivez en retard au bureau à cause de la circulation : vous n'avez pas besoin de démarrer votre PC et votre client Skype for Business pour participer à la réunion en cours ; vous pouvez vous joindre à vos collègues sans même quitter votre siège. Votre téléphone vous permet également d'afficher vos « favoris » Skype for Business et d'être informé instantanément de leur statut de présence grâce à un système de couleurs. C'est là une expérience tout à fait différente du système classique de standard téléphonique à plusieurs lignes, qui permet uniquement de savoir si tel ou tel téléphone de bureau est occupé ou pas. Au lieu des touches de numérotation automatique présentes sur les téléphones des systèmes de standard, votre appareil VVX propose des « fiches de contact » à partir desquelles vous pouvez joindre l'autre personne de différentes façons ou lui laisser tout simplement un message vocal. Les tendances qui président à la montée en puissance de Skype for Business • Le support sur les standards téléphoniques est onéreux et le matériel totalement amorti arrivé en fin de vie doit être remplacé. • Alors que la solution de Microsoft « Voix Entreprise » enregistre une croissance à deux chiffres d'un trimestre sur l'autre, les ventes de standards téléphoniques IP stagnent ou même diminuent selon le fournisseur. • Le télétravail et le partage de bureaux entraînent une baisse des coûts immobiliers. • L'intégration avec les applications Microsoft Office est étroite et les clients passent rapidement à Office 365. • La question « cloud ou pas cloud ? » se pose sur pratiquement tous les projets informatiques. • Les clients qui essaient Skype for Business l'apprécient énormément, d'autant plus que son ROI est excellent. 1 Guide de sélection de solutions audio pour les services Microsoft Office 365 Cloud PBX / Skype for Business Online Principales applications et utilisations dans le cadre professionnel Application / Utilisation Solution Polycom Lire la suite Passage d'un standard téléphonique aux communications unifiées avec Microsoft Ensemble, Polycom et Microsoft offrent aux entreprises qui passent aux CU un ROI pouvant aller jusqu'à 98% Impact économique global des solutions Polycom Voice pour Microsoft – Enquête de Forrester Appels vidéo exceptionnels avec vue à 360 degrés Seul Polycom propose une expérience audiovidéo avec caméra centrale à 360 degrés Polycom CX5100 (USB uniquement) Téléphone USB à faible coût pour le travail à domicile, au bureau ou en bureau partagé Polycom est le seul fournisseur à proposer un téléphone USB, qui présente des avantages par rapport à un simple casque. Polycom CX300 R2 Téléphones USB : bien plus qu'un simple casque Téléphones de salle de conférence pour Microsoft Seul Polycom propose des téléphones de conférence « toujours prêts » certifiés par Microsoft Polycom CX3000 Fonction « Better Together » avec les clients Skype for Business Téléphones de la gamme Polycom VVX, CX600, CX3000. Seul Polycom propose la fonction BToE avec prise en charge des chemins multimédias Better Together over Ethernet sur les appareils Polycom Description de fonction nº 87907 Fonctions avancées pour plus de productivité La fonction Patron/Secrétaire (ligne partagée) des téléphones VVX permet à l'assistant de filtrer les appels destinés au responsable. Avec Polycom et Microsoft Lync, les appels téléphoniques ne seront plus jamais les mêmes Ecran tactile pour une meilleure expérience utilisateur Seul Polycom propose des téléphones à écran tactile couleur pris en charge sur Skype for Business Online. Polycom VVX 600 Polycom VVX 500 Qualité audio exceptionnelle avec ® Polycom HD Voice™ Polycom HD Voice™ allie des fonctions de pointe (Full Duplex, suppression de l'écho, réduction du bruit) au traitement avancé de la voix pour vous procurer l'expérience audio hors pair qui caractérise les solutions Polycom. Polycom HD Voice : pleins feux sur les innovateurs Technologie primée Polycom Acoustic Fence Seul Polycom fait appel à une technologie qui supprime les bruits de fond grâce à une écoute active. Deux innovations Polycom sacrées solutions de communication de l'année 2015 par TMCNet Solutions compatibles avec le cloud Microsoft et Polycom ont annoncé lors du forum Enterprise Connect 2015 que « les téléphones multimédias professionnels VVX de Polycom seront les premiers appareils OpenSIPS à prendre en charge les appels RTC dans Office 365 ». Skype for Business débarque... et ce n'est qu'un début ® 2 Guide de sélection de solutions audio pour les services Microsoft Office 365 Cloud PBX / Skype for Business Online Comment choisir le bon téléphone Critères de choix • La qualité audio est essentielle • Téléphones « toujours prêts » avec touches de fonction • Besoins en matière de profils utilisateur et de fonctions • Choix de téléphones Cloud PBX pour Office 365 • Salles de conférence • Téléphone, client/casque ou BYOD ? La qualité audio est essentielle Le leadership de Polycom en matière de technologie audio est amplement reconnu, à commencer par les technologies Polycom HD Voice et Polycom Acoustic Clarity. Celles-ci procurent aux utilisateurs l'expérience audio sans égale qui fait la renommée de Polycom. La qualité sonore des produits Polycom est telle que vous avez l'impression d'être dans la même pièce que votre interlocuteur, que vous utilisiez un combiné, un poste téléphonique à haut-parleur ou un casque. En ce qui concerne les appareils de bureau, le rythme de l'innovation sur les téléphones multimédias professionnels Polycom VVX reste soutenu. Ceux-ci prennent désormais en charge la technologie primée Acoustic FenceTM de Polycom, qui, grâce à une écoute active, est capable de supprimer les bruits indésirables (collègues en bureaux cloisonnés, conversations à la pause-café, bruits inhérents aux espaces de travail ouverts). A toutes ces avancées viennent s'ajouter de nombreuses fonctions : patron/secrétaire, Better Together over Ethernet, radiomessagerie de groupe, interphone, musique d'attente personnalisable, modules d'extension. Avec les téléphones VVX, l'expérience utilisateur dans les environnements Microsoft est tout simplement hors pair. Téléphones « toujours prêts » avec touches de fonction Même si certains utilisateurs sont tout à fait satisfaits de leur client Skype for Business associé à un casque ou un téléphone USB, il y a plusieurs raisons de préférer un téléphone d'entrée de gamme « toujours prêt », par exemple le Polycom VVX 300 ou Polycom VVX 310. Lorsque vous utilisez le téléphone USB CX300 R2 ou un casque avec un client Skype for Business, le PC doit d'abord effectuer son démarrage et, en même temps, celui de Skype for Business. Or, si vous êtes en retard au bureau à cause de la circulation et que vous devez rapidement vous joindre à vos collègues pour une conférence téléphonique, vous ne pouvez pas vous permettre d'attendre que votre PC démarre. Les téléphones d'entrée de gamme comme le VVX 300 ou le VVX 310 sont, eux, toujours prêts à passer ou recevoir des appels. Les appareils VVX peuvent vous envoyer des rappels avant une réunion et s'intègrent avec le calendrier d'Outlook pour vous faciliter la tâche lorsque vous souhaitez participer à une réunion planifiée à l'avance. Autre avantage de la gamme VVX : le côté pratique des touches de fonction et leur facilité d'accès. Prenons par exemple la fonction de parcage d'appels : accessible à toute personne travaillant dans un bureau ouvert et souhaitant parler à son interlocuteur sans être entendue, elle permet de parquer l'appel avant de le reprendre dans une salle de réunion ou de conférence proche. Appuyer sur une touche de fonction marquée « Parcage » sur le téléphone est beaucoup plus intuitif que de survoler avec sa souris l'icône de téléphone ou de micro du client Skype for Business pour lancer une opération de mise en attente ou de transfert d'appel dans laquelle le « parcage d'appel » n'est que l'une des options. VVX 310 3 Guide de sélection de solutions audio pour les services Microsoft Office 365 Cloud PBX / Skype for Business Online Besoins en matière de profils utilisateur et de fonctions Bien que le VVX 300 ou le VVX 310 soient indiqués dans certains cas, il importe de prendre en compte les profils utilisateur et les fonctions afin de choisir le type de téléphone qui répondra au mieux aux besoins de chaque utilisateur. Par exemple, lorsqu'on utilise un plus grand nombre de fonctions, on s'aperçoit que beaucoup d'entre elles sont plus faciles d'accès sur un écran couleur de plus grandes dimensions. L'expérience concrète de l'utilisateur peut donc se révéler utile dans le choix d'un modèle de téléphone. Vous pouvez vous rendre dans un bureau Polycom ou au bureau de votre revendeur Polycom pour y découvrir les différents modèles. Pour ce qui est des grands comptes, il arrive souvent qu'ils organisent un essai audio avec Skype for Business sur plusieurs modèles de téléphone afin d'en Grand écran tactile du VVX 600 avec comparer le fonctionnement. Les responsables et les cadres état de présence pour chaque contact de l'utilisateur comptent-ils répondre eux-mêmes aux appels ou auront-ils un assistant qui s'en chargera ? Les travailleurs intellectuels souhaiteront-ils consulter la liste de tous les messages vocaux, voir le statut de présence de leurs « favoris » et participer aux conférences téléphoniques à l'aide d'une liste de conférences prévues ? Si oui, un écran de téléphone aux dimensions généreuses facilitera la navigation et l'accès à ces fonctions tout en favorisant la productivité. Certains individus font-ils office de standardistes ? A ce moment-là, ils préféreront peut-être un téléphone qui prend en charge les modules d'extension. Jusqu'à 3 modules d'extension peuvent être connectés aux modèles de la gamme VVX. Figure 1 : Profils utilisateur / Utilisations 4 Guide de sélection de solutions audio pour les services Microsoft Office 365 Cloud PBX / Skype for Business Online Aux débuts d'Office Communicator 2007 et jusqu'à sa réincarnation en Lync 2010, le Polycom CX600 était le téléphone le plus vendu dans les environnement de communications unifiées Microsoft. Les téléphones Polycom VVX sont passés, de leur côté, par 5 grandes versions logicielles successives (UCS 4.1, UCS 5.0, UCS 5.1, UCS 5.3 et UCS 5.40A) qui ont eu pour effet d'ajouter de plus en plus de fonctions Skype for Business ou Lync aux appareils VVX. Ceux-ci ont peu à peu rattrapé le CX600 sur le terrain de la fonctionnalité pour, au final, le dépasser sous bien des aspects. Le CX600 possède 2 ports Ethernet ainsi que de nombreuses fonctions : contacts, photos, indicateur de message en attente, capacité de survie, E911 (Etats-Unis uniquement), Le téléphone CX600 possède parcage d'appels, listes de tous les messages vocaux, calendrier, un client Lync intégré participation aux conférences, « Better Together » avec un client Skype for Business, journal d'appel... autant de fonctions qui font le bonheur de milliers de clients depuis de nombreuses années. Le logiciel du CX600 s'exécute sur un client Lync intégré, « Microsoft Lync Phone Edition », conçu par Microsoft. Les informations disponibles sur le cycle de vie des produits Microsoft indiquent que le support grand public sur le logiciel Microsoft Lync Phone Edition prendra fin le 10/04/2018, avec un support étendu jusqu'au 11/04/2023, ce qui correspond à la durée de support prévue par Microsoft pour Lync Server 2013. Pour les déploiements Office 365 Cloud PBX, si vous êtes déjà équipé d'appareils CX600, il vous suffit de les faire suivre. Dans le cas contraire, Polycom vous conseille d'opter pour des appareils de la gamme VVX. Voyons pourquoi. Contrairement au CX600 (et au CX500, idéal pour les « parties communes »), les téléphones Polycom VVX sont des appareils VoIP (OpenSIPS) certifiés par Microsoft conformément au programme 3PIP rd (3 Party Interoperability Program) de Microsoft. Lorsque Polycom a publié la version logicielle UCS 5.3 en mars 2015, les téléphones de la gamme VVX se sont enrichis non seulement des fonctions les plus demandées, déjà offertes par le CX600, mais aussi de capacités et de fonctions supplémentaires. Même si le CX600 convient toujours à certains clients, les appareils de la gamme VVX proposent désormais un ensemble de fonctions beaucoup plus attractif et des capacités plus nombreuses. La gamme VVX est la plate-forme téléphonique sur laquelle Polycom se concentre aujourd'hui dans le cadre de son plan de développement de fonctions pour Skype for Business. VVX 600 avec écran tactile couleur et compatibilité avec les casques Bluetooth Certaines fonctions importantes des appareils VVX ne sont pas présentes sur le CX600 ou sur d'autres modèles équipés de Lync Phone Edition : • Patron/Secrétaire • Prise en charge des casques USB (VVX 500 et 600) • Radiomessagerie de groupe • Interphone • Restriction sélective des fonctions (pour téléphones de salle d'attente) Prise en charge des casques Bluetooth (VVX 600) • • Applications et arrière-plans personnalisables • Commutateur électronique de combiné pris en charge • Musique d'attente personnalisable • Acoustic Fence • Prise en charge de modules d'extension • Transfert d'appel après consultation • Interface à écran tactile (VVX 500 et 600) 5 • Authentification 802.1X • Better Together Over Ethernet (BToE) • Réponse automatique Guide de sélection de solutions audio pour les services Microsoft Office 365 Cloud PBX / Skype for Business Online La Figure 2 (page suivante) récapitule les différents modèles de la gamme VVX, à commencer par le VVX 201, le VVX 300 et le VVX 310 avec écran monochrome. Le VVX 400 et le VVX 410 ont un écran couleur plus grand et un plus grand nombre de lignes, mais sont toujours activés par boutons. Le VVX 500 et le VVX 600 sont dotés d'un écran tactile. Avec un écran couleur aux proportions généreuses, l'expérience de communications unifiées sur votre téléphone devient plus authentique. Les fonctions prenant en charge la technologie de présence et l'affichage en couleur du statut de présence de chaque contact transforment la façon dont vous communiquez. Vous pouvez vous baser sur le statut de présence de vos « favoris » pour choisir vos interlocuteurs. Le VVX 300 et le VVX 310 affichent votre propre ligne plus celles de 5 favoris (en monochrome). Le VVX 400 et le VVX 410 affichent votre propre ligne plus celles de 11 favoris (en couleur). Les couleurs permettent de distinguer d'un coup d'œil les indicateurs de statut étendus indiquant si la personne est « disponible » (vert), « absente » (jaune) ou autre. Si l'indicateur est rouge (« Ne pas déranger »), vous pouvez laisser un message vocal. Si la personne est « absente » et que vous devez lui parler d'urgence, vous pouvez composer son numéro de portable. Si vous maintenez enfoncé le bouton correspondant à un « favori », sa fiche de contact apparaît, avec ses numéros de téléphone et une option de boîte vocale. Vous pouvez ajouter des modules d'extension couleur à votre VVX pour afficher encore plus de favoris, mais il est plus logique de les ajouter aux modèles compatibles avec la couleur (VVX 400 et 410, VVX 500, VVX 600). Le VVX 600 prend en charge les casques Bluetooth. Le VVX 201, le VVX 300 et le VVX 400 possèdent deux ports Ethernet 10/100BaseTX, tandis que les VVX 310, VVX 410, VVX 500 et VVX 600 ont deux ports GigE. Pour activer la fonction Better Together over Ethernet, il suffit de connecter l'un des ports Ethernet du VVX au LAN, puis de brancher le port Ethernet de votre PC sur l'autre port Ethernet du VVX. Figure 2 : Téléphones de bureau de la gamme Polycom VVX pour Office 365/Skype for Business Online La Figure 3 (page suivante) récapitule les modèles de la gamme CX pour Skype for Business Online. Le poste téléphonique à haut-parleur CX100 ou le téléphone USB CX300 R2 sont souvent choisis comme « deuxième appareil » par les employés qui ont besoin de passer des appels tôt le matin ou tard le soir depuis leur domicile, à l'aide d'un client Skype for Business, même si au bureau ils ont un VVX. Le téléphone de bureau CX600 et le téléphone de conférence IP CX3000 prennent tous deux en charge la fonction « Better Together » avec le client Skype for Business lorsqu'ils sont branchés via USB. 6 Guide de sélection de solutions audio pour les services Microsoft Office 365 Cloud PBX / Skype for Business Online Figure 3 : Téléphones de la gamme Polycom CX pour Office 365/Skype for Business Online Salles de conférence Sur les sites Web consacrés à l'optimisation de l'espace, on trouve en ce qui concerne les salles de conférence des chiffres allant d'une salle pour 10 employés dans les environnements composés exclusivement de bureaux ouverts jusqu'à une salle pour 20 employés dans les environnements à prédominance de bureaux privés. Certains bureaux de direction privés contiennent en leur sein un espace de réunion. Par conséquent, pour une entreprise de 500 salariés, on 1 peut prévoir de déployer de 25 à 50 téléphones pour salles de conférence, voire plus. Depuis octobre 2015 , le choix de téléphones de conférence pour Office 365 Cloud PBX est limité aux deux modèles suivants : • Téléphone de conférence IP CX3000 : téléphone de conférence « toujours prêt » avec client Lync intégré • Station de conférence unifiée CX5100 : se branche par prise USB sur un PC équipé de Skype for Business F 0 Le téléphone de conférence IP CX3000 est doté d'une interface utilisateur comparable à celle du CX600, ce qui procure également à l'utilisateur une expérience similaire. De nombreux CX3000 ont été installés chez des clients utilisant Lync 2013 et Lync 2010 et sont faciles à transférer en cas de déploiement d'Office 365 Cloud PBX. La station de conférence unifiée CX5100 est une option purement USB ; en plus d'une portée de microphone de 6 m, elle offre une image panoramique à 360 degrés ainsi que la possibilité de suivre un second orateur en qualité vidéo HD 1080p avec Skype for Business. Téléphone, client + casque ou BYOD ? Certaines petites et moyennes entreprises (PME) s'entendent parfois dire qu'elles n'ont « pas besoin de téléphones : il vous suffit d'utiliser un casque et un périphérique personnel pour tous vos appels ». On peut cependant émettre plusieurs objections de taille à cette stratégie axée sur l'utilisation exclusive d'un client et d'un casque. La plupart des utilisateurs travaillant sur ordinateur ne souhaitent pas porter toute la journée un casque filaire. Les casques Bluetooth peuvent s'utiliser avec un PC ou autre périphérique mobile personnel, mais la batterie du casque, du smartphone ou de la tablette se retrouve parfois vide et son utilisateur incapable de passer un appel. Un téléphone USB comme le Polycom CX300 R2 offre en revanche aux utilisateurs de PC plusieurs alternatives au casque seul. Une fois le CX300 R2 branché sur votre PC, vous Téléphone USB CX300 R2 avez le choix pour passer vos appels entre un combiné, un poste téléphonique à haut-parleur ou un casque (via la fiche pour casque à l'arrière du téléphone). Disposer d'un téléphone avec pavé de numérotation et touches de fonction (mode secret et contrôle du volume par 1 Polycom prévoit d'ajouter d'autres périphériques audio pour salles de conférence d'ici le 1er trimestre 2016. 7 Guide de sélection de solutions audio pour les services Microsoft Office 365 Cloud PBX / Skype for Business Online exemple) est également appréciable. Ceux qui font appel exclusivement à un casque et un client Skype for Business ont parfois du mal à trouver ces contrôles sur le client tout en travaillant. Le téléphone USB étant alimenté à travers la connexion USB, les utilisateurs de clients Skype for Business qui font appel à un casque Bluetooth et un périphérique personnel bénéficient en quelque sorte d'une assurance au cas où la batterie de leur casque viendrait à se décharger complètement. Que faire maintenant ? Contactez Polycom pour organiser un rendez-vous dans l'un de nos nombreux centres de démonstration (Executive Briefing Center), surtout si vous envisagez également un déploiement vidéo dans le cadre de votre migration. Bon nombre de nos partenaires de distribution pourront aussi vous montrer le fonctionnement des téléphones Polycom dans leurs locaux. Si vous êtes une petite entreprise et que vous vous demandez par où commencer, contactez-nous sur le site www.polycom.com en choisissant, sur n'importe quelle page, l'une des modalités de contact de la barre de navigation située sur la droite. Nous sommes là pour répondre à vos questions et vous aider à trouver un partenaire dans votre région. Des questions ? Contact [email protected] Ressources Les guides de référence produit des téléphones et téléphones de conférence Polycom conseillés dans ce document sont accessibles en cliquant sur les liens ci-dessous et s'ouvriront dans une nouvelle fenêtre. Téléphones multimédias professionnels Polycom VVX et accessoires • GUIDE DE REREFENCE : téléphones multimédias professionnels Polycom VVX, Skype for Business Edition Téléphones de bureau Polycom CX • GUIDE DE REFERENCE : téléphones et téléphones de conférence de la série Polycom® CX 8