Planification d`événements

MANUEL DU COMITÉ LOCAL
Module 7
Planification
d’événements
TABLE DE CONTENU
Introduction
p. 2
Comment planifier un événement
Travail d’équipe
Quand tenir un événement
Publicité
Logistique
Dons en nature
Gestion financière
Et finalement…
p. 3
p. 3
p. 3
p. 4
p. 4
p. 4
p. 4
p. 4
Idées d’événements
p. 5
Dernière mise à jour 18/06/2010
Introduction
La tenue d'événements sur votre campus est une façon amusante et efficace de faire connaître votre comité local et
d'inciter les gens à participer à vos activités. Les événements constituent de bonnes occasions d'informer votre collectivité au sujet des enjeux du développement international et d'inciter le public à poser des gestes concrets, par exemple
en faisant un don monétaire ou simplement en participant à votre événement. Comme vous l'avez peut-être vu dans le
Module 6 : Collecte de fonds, la tenue d'événements peut également vous permettre de recueillir des fonds pour votre
comité local. L'organisation d'événements est une excellente compétence à acquérir, et tous les membres de votre comité local peuvent y participer d'une façon ou d'une autre. De plus, les événements contribuent à la vie communautaire
de votre campus.
Engagement du public
Le programme Uniterra vise à soutenir les comités locaux qui souhaitent mobiliser la population étudiante sur les campus canadiens. Par le biais de campagnes telles le commerce équitable, 8 objectifs et Vélo SIDA, ou des activités suggérées comme la Série de colloques ou le
Séminaire international, les membres des comités locaux contribuent à la mission de l'EUMC,
à savoir, changer le monde – et plus particulièrement notre coin du monde – par l'éducation!
L'engagement du public désigne un ensemble de processus et d'expériences qui permettent
aux gens de passer d'une idée générale des priorités du développement international et du développement humain viable à une compréhension des causes et effets des enjeux mondiaux,
puis finalement à un engagement personnel et des actions éclairées. Il encourage leur pleine
participation à la lutte mondiale contre la pauvreté et rajoute une dimension mondiale à leur
compréhension des droits et responsabilités de la citoyenneté, ce qui aide les Canadiennes et
Canadiens à devenir des citoyens du monde
www.eumc.ca
2
Comment planifier un événement
La première étape de la planification d'un événement est l'établissement de son objectif. Souhaitez-vous principalement
sensibiliser le public ou recueillir des fonds? Quel est votre objectif précis (par exemple recueillir 380 $ pour un véloambulance, inciter 100 personnes à écrire à leur député pour demander une hausse de l'aide publique au développement, etc.)? Si votre comité organise une collecte de fonds, planifiez en fonction de vos objectifs et besoins financiers.
Mais ne perdez pas de vue les priorités fondamentales de l’EUMC : l'éducation et la mobilisation.
Les étudiantes et étudiants sont des personnes occupées, donc assurez-vous de planifier des événements qui auront
un impact maximal – qu'il s'agisse d'une campagne de sensibilisation ou d'une collecte de fonds – pour le temps que
vous comptez investir dans la planification et l'animation. N'ayez pas peur de demander de l'aide! D'autres groupes et
particuliers sur le campus peuvent vous donner des conseils, et le personnel de l'EUMC dispose de nombreuses ressources et idées sur la planification d'événements. Contactez votre agente ou agent de liaison si vous avez besoin de
soutien.
Voici quelques conseils pratiques pour l'étape de planification :
 Dressez une liste de vos ressources (fonds, temps, compétences, etc.) et une liste des ressources dont
vous aurez besoin (plus d'argent, plus de bénévoles, des affiches, de la nourriture, de l’équipement, etc.).
Comparez vos deux listes et déterminez la façon dont vous allez profiter au maximum de vos ressources
et en trouver de nouvelles;
 Apprenez à connaître la communauté de votre campus! D'autres groupes ont-ils déjà organisé des événements similaires? Collaborez avec d'autres organismes sur le campus ou dans la collectivité qui ont
des objectifs semblables aux vôtres;
 Créez une liste de toutes les étapes que vous devrez traverser pour planifier votre événement. Trouvez
des bénévoles pour chaque tâche, même celles qui n'ont pas besoin d'être réalisées avant bien plus tard.
Faites participer les nouveaux membres – cela renforcera l'équipe et permettra aux membres d'en apprendre davantage sur le comité local et la planification d'événements;
 Élaborez un calendrier réaliste : la planification d'un calendrier dès le début aidera les membres à demeurer engagés;
 Établissez un budget réaliste.
Travail d'équipe
Il est important de demander aux membres de votre comité local de partager leurs idées d'événements : les gens s'engagent davantage s'ils participent au processus décisionnel. Planifiez des rencontres régulières afin de faire le point, et
surtout, faites preuve de souplesse. Lorsque vous planifiez un événement, il se peut que les choses ne se déroulent
pas comme vous l'aviez prévu, mais cela ne signifie pas que l'activité ne réussira pas.
Quand tenir un événement
Le choix du moment est important. Bien que le calendrier scolaire varie d'un campus à l'autre, les meilleurs moments
pour tenir un événement sont habituellement les suivants :
 Journées significatives : Choisissez une journée de sensibilisation nationale ou internationale – par
exemple la Journée mondiale du sida le 1er décembre – pour tenir votre événement de sensibilisation;
vous attirerez ainsi plus d'attention et donnerez plus d'importance à votre événement;
 Congés : Les gens ont tendance à être plus généreux;
 Début de l’année académique : Les étudiantes et étudiants ont plus d'enthousiasme, plus de temps et
plus d'argent pour des causes et des activités sociales.
Il peut être préférable d'éviter les moments suivants pour votre événement :
 Examens ou autres périodes stressantes : les étudiantes et étudiants ont tendance à être moins actifs
socialement pendant ces périodes;
 Activités sportives saisonnières : Évitez d'organiser votre événement pour le weekend du Super Bowl
ou d'une partie de hockey importante;
 Événements locaux importants : Renseignez-vous afin de savoir si d'autres événements de grande envergure sont prévus sur votre campus ou dans votre collectivité en même temps que le vôtre.
www.eumc.ca
3
Publicité
La publicité peut être déterminante pour la réussite ou l'échec de votre événement. Annoncez-le bien à l'avance! Pour
plus d'idées sur les méthodes de publicité, consultez le Module 4 : Médias et communications.
Logistique
Une fois que vous avez une bonne idée pour un événement, n'oubliez pas les détails logistiques. Réfléchissez à la taille
des salles dont vous aurez besoin et à la façon dont vous souhaitez les préparer (c.-à-d. tables, chaises, podium, etc.).
Aussi souvent que possible, choisissez des endroits accessibles aux personnes ayant des incapacités physiques (p. ex.
rampe pour fauteuils roulants). Assurez-vous d'obtenir à l'avance les permis nécessaires des autorités pertinentes, dont
le service de sécurité du campus. Planifiez également les sorties d'urgence et d'incendie. Pour les grands événements
(surtout les campagnes communautaires comme Debout et Agissez), il pourrait être souhaitable de demander à des bénévoles de l'Ambulance Saint-Jean de superviser l'événement.
Autres détails à considérer :
 Allouez-vous du temps pour annoncer votre événement à l'avance;
 Faites circuler une feuille de présence lors de votre événement, afin de prendre les coordonnées des personnes qui souhaitent obtenir plus d'information sur les activités de votre comité local;
 Avez-vous besoin d'équipement comme un téléviseur, un projecteur ou un microphone? Si oui, avez-vous
besoin de techniciennes et techniciens pour faire fonctionner ces appareils?
 Si vous servez de la nourriture, devez-vous prendre en compte certaines allergies ou contraintes alimentaires?
 Le lieu de l'événement est-il bien desservi par les services de transport en commun et compte-t-il un stationnement?
 Finalement, n'oubliez pas de nettoyer le local après votre événement!
Dons en nature
La première règle de la collecte de fonds est de réduire les dépenses au minimum. Procurez-vous le plus possible gratuitement. Demandez aux commerces locaux de vous donner de la nourriture, des décorations ou articles que vous
pourrez donner, tirer au sort ou vendre dans une vente aux enchères. Adoptez une attitude positive lorsque vous demandez un don, et demandez des articles particuliers. Si cette méthode ne fonctionne pas, demandez au commerce s'il
serait disposé à donner autre chose. Remerciez publiquement ces donatrices et donateurs pour leur générosité. Ditesleur à l'avance que vous comptez les remercier pour leur précieux soutien devant tous les participants et participantes.
Gestion financière
Il existe de nombreuses façons de bien gérer le volet financier de votre événement. Par exemple, offrez des escomptes
sur l'achat de billets à l'avance. Cela peut générer des revenus qui vous aideront dans vos préparatifs. Prévoyez des
prix différents pour les personnes âgées, les étudiantes et étudiants, les parents seuls et les familles; cela peut rehausser vos ventes. Cependant, le fait de demander des dons à la porte peut parfois permettre de recueillir plus d'argent que
la vente de billets à prix fixe. Les gens donnent souvent plus si on leur demande simplement de contribuer à une bonne
cause.
Si vous vendez des articles ou des grignotines lors d’un événement, assurez-vous que les prix sont clairement indiqués.
Si possible, surtout dans les plus petits événements, offrez quelque chose gratuitement, par exemple du café ou du gâteau. Les gens sont plus heureux de payer un droit d'entrée s'ils savent qu'ils recevront quelque chose gratuitement.
Assurez-vous de mentionner ce détail dans votre publicité.
Assurez-vous que quelqu'un (peut-être la trésorière ou le trésorier) tient compte de toutes les recettes, les dépenses et
les dons en nature et que vous connaissez les règles relatives à l'émission de reçus d'impôt pour activités de bienfaisance. (Les donatrices et donateurs doivent remplir un formulaire Faire un don à l'EUMC pour obtenir un reçu). À l'événement lui-même, vous devrez assigner une ou un responsable de la caisse. Assurez-vous d'avoir de la monnaie dans la
caisse lors de l'ouverture des portes, afin de pouvoir rendre la monnaie!
Et finalement...
Célébrez! Amusez-vous!
Après l'événement, envoyez des lettres de remerciement aux personnes qui ont contribué à la réussite de l'événement :
conférencières et conférenciers, bénévoles, donatrices et donateurs, artistes de spectacle, administratrices et administrateurs, etc. Demandez aux participantes et participants de partager leurs commentaires avec vous. Le comité local
devrait se réunir par après afin de déterminer si vous avez atteint vos objectifs initiaux.
www.eumc.ca
4
Idées d’évévements
La liste d'événements possibles est presque infinie. Ne passez pas trop de temps à tenter de générer des idées complètement originales – les formules éprouvées fonctionnent généralement tout aussi bien. Votre comité local peut donner sa touche personnelle à une idée classique. Pour commencer, voici une liste d'idées d'événements et de collectes
de fonds qui ont fonctionné dans le passé.
Repas communautaire




Organisez un repas communautaire afin de réunir les membres de votre comité local et d'autres personnes
intéressées, surtout en début d'année lorsque les gens apprennent à se connaître;
Choisissez un milieu informel qui permettra aux gens de discuter de questions qu'ils n'aborderaient peut-être
pas dans un contexte plus formel;
Invitez les étudiantes et étudiants parrainés actuels et passés, les membres du comité local, les conseillères
et conseillers membres du corps professoral ou du personnel administratif, d'anciennes et anciens volontaires
de l'EUMC ou d'Uniterra et de nouvelles recrues potentielles;
Assurez-vous que tous les participantes et participants apportent un plat!
Soirée dans un pub









Demandez aux propriétaires de pubs locaux s'ils accepteraient de tenir une soirée EUMC et de donner les
recettes – en totalité ou en partie – à votre comité local ou à un projet de développement particulier;
Offrez de nettoyer le local après la soirée en échange d'un pourcentage plus élevé des recettes;
Approchez les pubs sur le campus et à l'extérieur du campus. Cherchez l'offre la plus avantageuse;
Ayez un thème! Les gens répondent mieux à un événement s'il a un thème particulier. La feuille d'activités
Aperçu de l'année contient une liste d'occasions particulières qui peuvent servir de thème, comme la Journée
des droits des réfugiés, le 4 avril;
Annoncez la soirée sur le campus (avec un slogan attirant qui informe les gens que vous comptez donner les
recettes);
Vendez le plus possible de billets à l'avance;
Faites jouer de la musique d'atmosphère ou organisez un spectacle;
Installez une petite table d'information près de la porte où les gens pourront se procurer des brochures sur
votre comité local et l'EUMC. Vous pouvez également placer une boîte de dons sur cette table ou l'utiliser pour
vendre des articles de l'EUMC;
Offrez d'assurer vous-même le service de consigne des manteaux pour la soirée, en échange des revenus
générés.
Série de mini-cours






Demandez aux étudiantes et étudiants, professeurs et administratrices et administrateurs de votre campus
d'offrir des « mini-cours » sur des sujets qui les intéressent. Chacun a un passe-temps ou un intérêt dont il
peut parler;
Faites preuve de créativité pour ce qui est du thème. La littérature africaine, l'économie des pays en développement, le yoga, la salsa... tout est possible!
Offrez chaque cours un, deux ou trois soirs;
Demandez à votre agente ou agent de liaison de vous mettre en contact avec d'anciennes et d’anciens volontaires Uniterra dans votre région qui peuvent partager leurs expériences;
Invitez une ancienne étudiante parrainée ou un ancien étudiant parrainé à parler de son pays d'origine et à
partager son histoire (mais respectez le fait que certaines étudiantes et certains étudiants ne voudront pas
parler de cela en public);
Tentez de présenter le cours en même temps qu'une soirée cinéma et projetez un documentaire lié au thème
du cours.
Discussions et débats


Ciblez les départements et facultés qui pourraient s'intéresser aux sujets choisis;
N'hésitez pas à approcher des conférencières, conférenciers ou professeurs connus dans votre établissement. Ne vous laissez pas intimider par leur réputation – dans certains cas, vous n'avez qu'à demander;
www.eumc.ca
5




Approchez l'association étudiante afin de lui demander des fonds pour un événement auquel une conférencière ou un conférencier renommé participera;
Demandez à votre agente ou agent de liaison de vous donner le nom d'anciennes ou d’anciens volontaires de
l'EUMC ou d'Uniterra qui pourraient parler de leur expérience;
Demandez au conseil étudiant s'il pourrait vous mettre en contact avec une agence de conférencières ou
conférenciers. Vous aurez ainsi accès à une large gamme de conférencières et conférenciers renommés et
expérimentés à des prix raisonnables;
Votre campus a-t-il un club de débat? Il pourrait accepter de participer à un débat public sur un sujet choisi
par votre comité local. Tentez de planifier un débat entre une équipe d'étudiantes et d’étudiants et une équipe
de professeurs afin de créer un bon spectacle!
Lave-auto




Organisez un lave-auto; il s'agit d'une activité de collecte de fonds classique qui peut facilement vous permettre de recueillir des centaines de dollars;
Recrutez des bénévoles, annoncez bien l'événement et fournissez un bon espace de stationnement pour
ceux qui attendent leur tour;
Installez-vous dans une station d'essence et affichez de nombreuses annonces pour l'événement;
Pensez à l'environnement – utilisez du savon biodégradable et réduisez votre consommation d'eau au minimum.
Vente de pizza



Vendez de la pizza, des sandwichs, des samossas, des gâteaux ou des breuvages sur le campus;
Demandez aux commerces locaux de faire des dons. Certaines chaînes de restaurants vous vendront peutêtre des aliments à rabais si vous leur dites que votre activité est une collecte de fonds;
Note : Si votre établissement a une entente avec un traiteur (comme Chartwells MC ou AramarkMC), il pourrait y
avoir des restrictions quant à ce que vous pouvez vendre et l'endroit et le moment où vous pouvez vendre
vos produits. Obtenez les permissions appropriées à l'avance.
Vente aux enchères






Décidez du genre : encan en direct (avec commissaire des ventes et acheteuses et acheteurs qui crient leurs
prix) ou encan silencieux (articles donnés exposés et acheteuses et acheteurs qui écrivent leurs prix sur des
papiers);
Demandez à des commerces et des particuliers locaux de faire des dons d'articles et de services pour votre
vente;
Trouvez un endroit public pour l'événement ou intégrez-le à un autre événement comme une soirée dans un
pub ou un souper-gala;
Fournissez de la nourriture et des breuvages, ainsi que de la musique d'atmosphère;
Prévoyez du temps au début d'une vente aux enchères en direct pour permettre aux participantes et participants de voir les articles en vente;
Trouvez une bonne ou un bon commissaire des ventes (pensez à des leaders étudiants bien connus, des
professeurs populaires, des annonceurs de télévision ou de radio, etc.).
Activités diverses




Organisez un marathon de danse, de vélo, de patin ou de marche, etc;
Recrutez des bénévoles pour monter l'activité;
Trouvez des commanditaires (dons à l'heure ou paiement forfaitaire);
Tenez l'événement dans un endroit susceptible d'attirer l'attention; cela rehaussera la visibilité de votre comité
local et attirera d'autres dons.
Théâtre et dessert





Contactez le département de théâtre ou des troupes de théâtre locales pour qu'ils présentent une pièce ou
une variété de sketchs sur des enjeux internationaux;
Trouvez un local adéquat pour tenir le spectacle et servir de la nourriture;
Préparez des desserts ou demandez à des bénévoles d'en préparer;
Prévoyez des breuvages (café, thé, jus, etc.). Vous pouvez également profiter de l'occasion pour promouvoir
des produits de commerce équitable;
Vendez la plupart de vos billets à l'avance afin de vous faire une idée de la quantité de dessert dont vous aurez besoin.
www.eumc.ca
6
Vente de garage







Demandez aux étudiantes et étudiants, aux membres du corps professoral et du personnel administratif, aux
membres de votre famille, à vos amies et amis et aux membres de la collectivité de faire des dons d'articles
que vous pourrez vendre;
Prévoyez de recueillir les articles donnés chez les gens dans un camion ou une fourgonnette;
Trouvez un endroit où tenir la vente et choisissez une date. Choisissez également une date de rechange ou
un endroit couvert au cas ou il pleuvrait;
Annoncez votre activité longtemps à l’avance au moyen d'affiches, de messages d'intérêt public et de la section des petites annonces des journaux locaux;
Mettez de côté les articles donnés qui pourraient être utiles aux étudiantes et étudiants parrainés;
Donnez les articles invendus à d'autres groupes de bienfaisance locaux ou à des magasins d'articles d'occasion;
Choisissez une date stratégique. Voici une excellente stratégie : demandez des dons à la fin de l'année scolaire lorsque les étudiantes et étudiants déménagent, entreposez-les pendant l'été, puis tenez votre vente de
garage à la rentrée scolaire en septembre.
Et maintenant, quelques événements pour les comités locaux réellement ambitieux...
Concert-bénéfice ou spectacle d'artistes amateurs
Ce genre d'événement nécessite une excellente organisation, mais peut s'avérer extrêmement lucratif et générer beaucoup d'émotions positives.
Commencez à planifier votre concert-bénéfice plusieurs mois à l'avance. Planifiez-le autour d'un thème particulier et
destinez les recettes à une cause précise. Contactez des musiciennes et musiciens, des danseuses et danseurs, des
poètes, des raconteuses et raconteurs et des conférencières et conférenciers. Parlez-leur du spectacle et de la raison
pour laquelle vous le tenez, et dites-leur que vous souhaitez qu'elles et ils participent. Des artistes accepteront peut-être
d'offrir leur spectacle gratuitement puisque votre événement soutient une bonne cause. Cependant, offrez-leur un cadeau de remerciement ou remboursez leurs frais de déplacement. Prévoyez ces dépenses dans votre budget.
Réservez la salle longtemps d'avance. Vous devrez préparer un horaire serré et informer toutes et tous les artistes du
temps dont elles et ils disposent. Trouvez une ou un spécialiste du son expérimenté et un système de son approprié
pour votre événement, ainsi qu'une maîtresse ou un maître de cérémonie qui fera avancer la soirée.
Vous devriez vendre de la nourriture et des breuvages lors de l'événement. Les petits espaces, du genre café, sont parfois préférables aux grandes salles. La création d'une ambiance intime peut s'avérer très avantageuse.
Festival international du film
Un festival du film peut fournir un excellent contexte pour toute une gamme d'activités liées aux programmes de l'EUMC,
à un enjeu particulier du développement ou à un autre sujet à saveur internationale. Le festival pourrait adopter un thème comme les objectifs du Millénaire pour le développement, la crise alimentaire mondiale ou les enjeux des réfugiées
et réfugiés. Il pourrait inclure des discussions ou des débats avec des professeurs, des bénévoles ou des membres de
la communauté sur les thèmes explorés. Vous pourriez également organiser le festival comme un événement de collecte de fonds. Préparez un comptoir où vous vendrez du café, du thé ou des grignotines venant des régions du monde qui
figurent dans les films.
Gardez les points clés suivants en tête :
 Quel est le thème du festival? Est-il d'actualité? Est-il compatible avec les ressources disponibles?
 Le festival peut-il être intégré à d'autres activités sur le campus?
 Montrerez-vous des documentaires, des films de fiction ou les deux?
 Tous les coûts peuvent-ils être couverts?
Assurez-vous de :
 Approcher les distributeurs locaux, provinciaux et nationaux afin de leur demander des ressources, du matériel
et des bénévoles (par exemple l'EUMC, l'Office national du film, les bibliothèques locales et sur le campus, les
centres d'apprentissage, les groupes de recherche d'intérêt public, les particuliers, etc.);
www.eumc.ca
7



Préparer un budget détaillé et, au besoin, soumettez-le au syndicat étudiant aux fins d'approbation;
Vous renseigner auprès de votre conseil étudiant afin de savoir s'il a des contacts avec des distributeurs;
Avoir les permis ou licences appropriés pour projeter les films en public.
Un festival du film pourrait fonctionner particulièrement bien pour les comités locaux qui
font la promotion du commerce équitable par le biais d'Uniterra, puisque plusieurs excellents documentaires sur ce sujet sont parus au cours des dernières années. Il existe
également de nombreux documentaires sur les enjeux des réfugiés. Consultez la liste de
films à la fin de ce module pour des idées.
Bazar international et foire du commerce équitable
Organisez un bazar temporaire sur votre campus afin de vendre de l'art et de l'artisanat produit à l'étranger. Demandez
à des commerces de faire des dons, en mettant l'accent sur le commerce équitable chaque fois que possible. Le magasin Dix mille villages est une bonne source d'articles de commerce équitable, et certains commerces locaux dans votre
région vendent peut-être des articles semblables. Tous les dons peuvent être intéressants : paniers, articles en cuivre,
bijoux, gravures, etc. Les poupées et jouets d'autres pays sont souvent populaires.
Pour rendre le bazar réellement intéressant, prévoyez de la musique thématique (en direct ou enregistrée), des ventes
de nourriture et des décorations. Mettez certains articles ou chèques-cadeaux de côté afin de les faire tirer au sort.
Choisissez une date stratégique pour votre bazar. Cet événement pourrait très bien réussir à la fin novembre, lorsque
les gens achètent leurs cadeaux de Noël.
Festival international
Organisez un festival pour célébrer la diversité et le multiculturalisme – vous pouvez rajouter une dimension EUMC en
mettant l'accent sur les pays où nous travaillons. Selon les capacités de votre comité local et l'intérêt communautaire, ce
festival pourrait s’étaler sur plusieurs jours. Vous pouvez vendre de la nourriture, des objets, des peintures et de l'artisanat venant d'autres pays, et organiser un spectacle de danse ou de musique à saveur internationale. Vous pouvez également prévoir des jeux.
Invitez des membres de la collectivité issus de différentes cultures à partager un aspect de leur patrimoine avec les étudiantes et étudiants (musique, danse, sports, artisanat, cérémonies culturelles, etc.). Si votre campus compte une communauté d'étudiantes et étudiants étrangers, elle pourrait souhaiter participer (et vous sera sans doute reconnaissante
pour l’offre). Invitez également des groupes de diaspora et des associations étudiantes.
La plupart des collectivités comptent des artisanes et artisans tisserands, des potières et potiers, des sculptrices et
sculpteurs ou des graveuses et graveurs, entre autres. Demandez à une artisane ou un artisan de faire une démonstration dans le cadre de votre événement; cela attirera l'attention et rajoutera une dimension colorée à votre événement.
Tentez de tenir votre festival dans un endroit central du campus où les gens ont tendance à converger. Assurez-vous
que toutes les personnes qui aident à organiser et gérer l'événement savent où vont les fonds recueillis. Demandez à
l'association étudiante internationale de votre campus de participer. Si elle organise déjà un événement semblable, demandez-lui comment votre comité local peut s'impliquer.
Souper-gala
Le principal avantage des soupers de collecte de fonds est leur caractère malléable. Ils peuvent être organisés autour
de n'importe quel thème, cibler n'importe quel public et se combiner à d'autres activités de collecte de fonds comme des
ventes aux enchères ou des tirages au sort, afin de générer plus de revenus. Ils nécessitent beaucoup de préparatifs,
mais peuvent être très lucratifs. Si un souper semble impliquer trop d'efforts, considérez d'autres options, comme un
cocktail, une dégustation de thé, un petit-déjeuner ou un dîner.
www.eumc.ca
8
Choisissez un thème approprié pour le souper. Afin de lui donner un caractère international, tentez d'axer le thème sur
un pays ou une région où l'EUMC mène des activités. Planifiez le menu et décorez votre salle en conséquence. Pour les
plus petits événements, vous pouvez préparer vous-même la nourriture et les breuvages; pour les événements plus importants, vous pouvez faire appel à un traiteur et inclure cette dépense dans le prix des billets. Tentez de vous faire donner le plus grand nombre possible d'éléments du souper (par exemple nourriture, breuvages, décorations).
Réservez votre salle longtemps d'avance. Si vous prévoyez servir de la nourriture ou des breuvages, assurez-vous que
la salle possède les installations nécessaires. Pour maximiser le nombre de participantes et participants, vendez vos
billets à l'avance et axez vos efforts de marketing sur les groupes les plus susceptibles d'assister. (Par exemple, si les
billets sont chers, il se peut que les professeurs et membres du personnel administratif soient plus en mesure d'en acheter que les étudiants!) Si le souper est offert sur le campus, considérez contacter l'administration de votre université ou
collège, le bureau des anciens ou le bureau des communications pour vous aider dans vos efforts de publicité. Pour
augmenter la participation, considérez offrir un spectacle en direct, demandez à une conférencière ou un conférencier
renommé de préparer une présentation ou remettez un prix à une invitée ou un invité spécial au nom de votre comité
local.
Série de colloques
Les discussions de groupe et les conférencières et conférenciers ne sont que
quelques façons dont votre comité local peut participer à Horizons 2015 : Série
de colloques. Sensibilisez les gens aux objectifs du Millénaire pour le développement et organisez un événement sur votre campus afin de les inciter à agir.
Les événements ont lieu au cours des Journées québécoises de la solidarité
internationale (12-23 novembre 2008) ou de la Semaine du développement
international (2-6 février 2008). Les comités locaux peuvent faire une demande
de financement auprès de l'EUMC pour tenir un événement éducatif sur leur
campus. Ils n'ont qu'à remplir une proposition et la soumettre à l'équipe d'engagement du public. Suivez les liens pour télécharger la feuille d'activités de la
Série de colloques et le formulaire de demande de financement.
Prochaines étapes
Lorsque vous tenez des événements en vue de recueillir des fonds ou de faire connaître un enjeu, vous faites participer
la communauté autour de vous à vos projets. L'engagement de votre campus et de votre communauté est important
pour le succès de votre comité local. Pour plus d'idées sur la façon de renforcer les réseaux et d'inciter les gens à participer aux activités de l'EUMC, lisez le Module 8 : Engagement du public.
Trousse à outils
Aperçu de l’année 2008-09
Série de colloques : Formulaire de financement
Histoires de collecte de fonds à succés
Dons de charité - Foire aux questions
Série de colloques : fiche d’activité
YouTube: “Wax for AIDS” à Grant McEwan
www.eumc.ca
9