Le recrutement, l`entretien d`embauche

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Au service des entreprises en Seine-Saint-Denis
RH et formation
2008
Q Le recrutement,
l’entretien d’embauche
Le recrutement est un processus composé d’étapes à respecter car les « échecs » coûtent chers à l’entreprise.
C’est un acte majeur du management.
La qualité d’une entreprise, ce sont d’abord les hommes qui la composent !
Avant tout, se rappeler que « GERER C’EST PREVOIR »
En matière de recrutement aussi, il est important de bien connaître ses besoins, d’évaluer et de prévoir
certains renouvellements de personnel.
En effet, une part des recrutements est liée à la vie normale de l’entreprise qui doit régulièrement pourvoir des
postes afin de renouveler ses effectifs. Un certain nombre d’événements qui influent directement sur les
embauches sont prévisibles et peuvent donc être anticipés :
−
Les départs en retraite ;
−
Les départs en pré-retraite : dans le secteur du transport public routier, le système du congé de fin
d’activité (accord paritaire du 28 mars 1997), bien que soumis à des conditions strictes d’attribution,
permet aux conducteurs de véhicules de plus de 3.5 T de prendre une pré-retraite à 55 ans s’ils
justifient de 25 années de conduite en transports pour compte d’autrui ;
−
Les postes à pourvoir liés à des promotions internes.
Dans tous ces cas, il faut disposer d’une bonne connaissance par catégorie de postes, d’un état du
personnel indiquant les éléments suivants :
−
Nom, âge, fonction, formation, date de naissance, date d’entrée dans l’entreprise.
Ce document permet, par catégorie de postes, d’établir une pyramide des âges et d’anticiper les alertes :
salariés atteignant l’âge de la retraite ou conducteurs réunissant les conditions du congé de fin d’activité dans
les 12 à 18 mois à venir.

définition du poste et de son environnement
Pour chaque poste de l’entreprise, il est judicieux de disposer d’une fiche référençant un profil de poste. Ce
document servira de base pour le recrutement, mais également de guide pour un nouvel embauché pendant sa
formation.
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Cet outil liste :
−
Les tâches à exécuter ;
−
Les formations nécessaires et leur périodicité de renouvellement. (Exemple pour les conducteurs :
F.I.M.O., F.C.O.S., A.D.R. et pour les manutentionnaires : C.A.C.E.S. etc…) ;
−
Pour certains postes administratifs ou à responsabilité, ce document prévoit également les
remplacements et la gestion des tâches en période d’absence ou de congés.
Ce type de document nécessite une mise à jour périodique mais constitue un bon fil conducteur pour ne rien
oublier dans l’hypothèse d’une embauche ou de la rédaction d’un contrat de travail.
Au niveau de l’environnement, certains postes nécessitent une surveillance médicale particulière par les
services de santé du travail (poste de nuit, travail sur écran, manipulation de matières dangereuse etc...).
Un autre point est très important dans le cadre d’un recrutement : le type de contrat que l’entreprise envisage
pour ce poste (C.D.I. / C.D.D. / contrat d’apprentissage, de professionnalisation etc…).

Profil du candidat
Un certain nombre de critères sont à définir préalablement au recrutement :
−
−
−
−
Les formations nécessaires,
L’âge,
La nécessité ou non d’une expérience dans le poste,
Le niveau de langues étrangères (éventuellement) etc…
Un poste peut être défini sous quatre aspects :
−
−
Le niveau de qualification,
−
La consistance du poste,
La permanence du poste,
− Les caractères spécifiques du poste.
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Niveau qualification
Classement catégoriel
Conducteurs
Manutentionnaires
Mécaniciens
Consistance du poste
Temps complet
Temps partiel
Contrat apprentissage
Employés
Techniciens
Professionnalisation
Agents de maîtrise
Ingénieurs et cadres
Cadres supérieurs
Classement professionnel
Fonctions relevant du poste
Place dans la hiérarchie
Titres ou diplômes requis
Expérience professionnelle
Caractères spécifiques du poste
Aptitude physique particulière
Pratique d’une langue étrangère
Expérience dans la branche d’activité
Nécessité d’un véhicule personnel
Formations spécifiques
Nécessité d’habiter près du lieu de travail
Etc….
Permanence du poste
Emploi permanent
Emploi de durée limitée dans le
temps
Travail saisonnier
Dans le domaine des formations nécessaires pour le poste, un certain nombre de dispositifs destinés à favoriser
l’emploi permettent de compléter une formation :
−
Action de Formation Préalable à l’Embauche (A.F.P.E.) en coordination entre l’ASSEDIC et l’ANPE, pour
les candidats inscrits à l’ASSEDIC ; Contrat de professionnalisation ; etc… (cf. fiche en annexe).
Ce type d’aides peut permettre d’élargir le profil du candidat et donc de faciliter son recrutement.

Une étape délicate : la rédaction de l’annonce à paraître :
−
−
−

Nécessité d’être concis (coût),
Suffisamment précise pour retenir des candidats ayant le profil du poste,
Attrayante pour susciter les candidatures.
Choix du vecteur de recrutement :
Plusieurs canaux permettent de diffuser une offre de poste à pourvoir. En fonction des besoins, il sera possible
d’utiliser une ou plusieurs de ces possibilités :
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Les candidatures spontanées :
Chaque entreprise reçoit régulièrement des candidatures spontanées soit par courrier soit par email. Il peut
être judicieux d’en prendre connaissance, de les trier et de conserver celles qui sont adaptées à des postes
existants dans l’entreprise (même si aucun poste ne figure dans les prévisions de recrutement). En effet, cela
permet de constituer une base de données qui pourrait se révéler efficace en cas de recrutement imprévu
(départ, extension d’activité, nouveau marché ….).
Dans certains cas, jusqu’à plusieurs mois après l’envoi de la candidature spontanée, certains candidats n’ont pas
réussi à trouver un emploi stable. Le fichier des candidatures spontanées peut se révéler précieux.
−
Les annonces dans la presse :
Les annonces dans la presse sont souvent coûteuses. Le choix d’un support approprié est donc souvent essentiel
pour un bon retour sur investissement. Il doit être adapté à la population que l’entreprise cherche à toucher :
une annonce pour un conducteur ou un manutentionnaire ne passe pas par un hebdomadaire ou un mensuel
économique.
Pour certains postes (ouvriers ou employés) les journaux de la presse gratuite s’avèrent souvent bien adaptés
car ils permettent de cibler le recrutement au niveau local. De plus ce type de support est largement diffusé.
Pour certains postes très spécifiques ou nécessitant une expérience professionnelle confirmée (direction
d’agence, commerciaux, exploitants etc …), les annonces de la presse professionnelle sont d’excellents
supports (Officiel des transports, Transport Info etc …).
−
Les annonces sur internet :
Ce média est aujourd’hui incontournable en matière de recrutement. De plus en plus de demandeurs d’emploi
utilisent Internet pour leur recherche d’emploi, surtout parmi les plus jeunes.
De nombreux sites existent, mais là encore le choix du site est essentiel. Un des inconvénients vient de la large
diffusion des annonces sur le plan géographique, ce qui rend plus difficile la sélection des candidats.
Pour un poste dans une région donnée, il n’est pas rare de disposer de candidatures venant d’autres régions
géographiquement très éloignées. Dans certains cas, cela peut constituer un handicap, mais cela peut aussi
redevenir un atout grâce aux différentes associations et aides à la mobilité qui peuvent aider pour le
recrutement de candidats éloignés géographiquement.
− L’ANPE et l’APEC sont des vecteurs gratuits et à large diffusion. De plus, ces deux organismes disposent de
leurs sites internet qui relaient les offres d’emploi en leur assurant une large diffusion.
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−
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Les agences de travail temporaire :
Le passage par l’intérim en vue d’embauche est une voie utilisée par les entreprises. L’avantage est de
bénéficier de leur expertise en matière de recrutement et de leurs fichiers qui comportent des intérimaires
cherchant à trouver un emploi plus pérenne que des missions d’intérim successives.
Depuis le début 2005, la perte du monopole de l’ANPE, en matière de recrutement, a conduit les agences
d’intérim à diffuser des prestations spécifiques pour le recrutement en CDD ou CDI :
−
−
Formule de sélection des candidats en vue d’un recrutement avec suivi (en cas de rupture pendant
la période d’essai ⇒ nouvelle sélection),
−
Formule d’assistance dans l’évaluation de candidats proposés par l’entreprise (tests, entretien et
évaluation …).
Les écoles et organismes de formation :
Soit par les associations d’anciens élèves, soit dans le cadre du placement des élèves ou étudiants à l’issu
de leur formation, il est possible de diffuser de manière très ciblée les offres de postes et souvent de trouver
des candidatures bien adaptées au profil des postes à pourvoir. L’inconvénient de cette formule vient souvent
du fait que les candidatures proposées concernent essentiellement des débutants.
En revanche, cette piste des écoles et organismes de formation peut aussi être exploitée par le biais des stages
en entreprises. En effet, pour assurer l’efficacité des formations, ces organismes prévoient dans leurs
programmes des stages en entreprise. Un partenariat régulier entre l’entreprise et ces organismes de formation
peut constituer un vivier intéressant pour les recrutements futurs.
L’alternance est aussi une solution intéressante à moyen terme pour pourvoir des postes. Les périodes de
stage dans l’entreprise permettent une bonne évaluation des candidats et de leur adaptation au poste et à
l’entreprise.
−
La cooptation ou le réseau :
Etre à l’affût et saisir les opportunités peut être une bonne solution. Par les contacts tant professionnels que
personnels, il est souvent possible de détecter des candidatures possibles.
Le personnel de l’entreprise est aussi un excellent vecteur de candidature. S’il est informé des postes à
pourvoir, il peut proposer des solutions. Le salarié est souvent, dans ce cas, un excellent avocat de l’entreprise
auprès du futur candidat.
−
La technique de l’approche directe :
Elle est plus délicate à mettre en œuvre car dans ce cas, l’entreprise se prive souvent de la phase de sélection
et donc du tri et du choix qui en découlent.
−
Les cabinets de recrutement :
Compte tenu du coût de ce type de prestation, cette formule est souvent choisie pour des postes
d’encadrement.
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Tri et étude des lettres de motivation et des C.V.
La phase de présélection des candidatures est la phase la plus importante qui mobilise le plus de temps. C’est
souvent une étape très délicate, du fait du nombre important de candidatures et de la difficulté pour trier
ces candidatures. Il est donc nécessaire de suivre un processus :
−
Se fixer des critères objectifs :
Toutes les personnes pratiquant régulièrement cet exercice savent combien il est difficile d’opérer ce tri sur de
bonnes bases en essayant de ne pas se laisser influencer par une photo, une adresse etc…
Le profil du candidat établi au départ peut être une bonne base pour fixer ses critères objectifs de tri. Un
tableau d’évaluation des candidatures en fonction de ces critères objectifs peut s’avérer un système efficace.
−
S’isoler pour lire les lettres et les C.V. (afin d’opérer cette sélection, il est judicieux de ne pas être
dérangé afin d’essayer de ne rien manquer d’important).
−
Effectuer une première sélection.
−
Reprendre les dossiers initialement écartés pour s’assurer de ne rien avoir manqué
d’important.
−
Effectuer un second tri.
−
Sélectionner entre 2 et 5 candidatures.
La lettre de motivation

En règle générale, les lettres de motivation suivent toutes une trame conventionnelle. Elles comportent au
moins deux paragraphes :
−
Un paragraphe introductif faisant acte de candidature,
−
Un paragraphe qui explique la motivation.

Les clés pour analyser une lettre de motivation
−
La longueur :
−
−
Le fond :
−
−
en moyenne une quinzaine de lignes. Tout écart, en plus ou en moins, a une signification.
rechercher la cohérence avec le CV ; l’intérêt pour votre entreprise : a-t-il recherché des informations
concernant votre activité ?
La forme :
−
l’équilibre général, la syntaxe, la lisibilité, la signature est-elle très différente de l’écriture de la lettre ?
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Présentation de quelques exemples des principales difficultés rencontrées à la lecture d’un C.V. et
d’une lettre de motivation :
Les C.V. pas clairs : manque d’informations, une construction thématique rend souvent difficile le suivi
chronologique des expériences.
Le style, soit elliptique, pas assez détaillé, soit redondant sur 2 ou 3 pages.
Les C.V. et lettres de motivation sortant de l’ordinaire ; des formes originales, de la couleur, des illustrations,
des supports numériques.
Evaluer l’intérêt par rapport au poste à pourvoir : la photo peut apporter des indications, elle sert également à
mémoriser la candidature mieux que le nom.
Les fautes d’orthographe qui sont pour certains postes un élément majeur d’élimination.
Une fois cette phase achevée, il peut être judicieux de s’entourer d’un second avis à la fois sur les candidatures
écartées et celles retenues.

L’entretien d’embauche
−
Préparer l’entretien (fil conducteur, fiche d’évaluation des candidats) :
Pour l’entretien disposer de l’annonce parue, du profil du poste, des particularités éventuelles, des conditions
de rémunération, du type de contrat proposé, de la durée de la période d’essai, etc...
Prévoir une fiche de candidature comprenant les renseignements administratifs, les emplois occupés
précédemment, les formations, etc…
Prévoir également une fiche d’évaluation des candidats ;
−
−

Fixer les rendez-vous et convoquer les candidats (courrier, tél, courriel) ;
Prévoir un endroit calme et veiller à ne pas être dérangé.
Pour certains postes très techniques, la présence d’une personne connaissant bien le poste à pourvoir
peut être un plus significatif (chef de service par exemple).
La prise de décision
C’est l’étape ultime mais certainement la plus difficile. En effet, il faut à ce stade trouver la meilleure
solution en fonction des entretiens réalisés.
Toutefois, dans certains cas et même s’il y a urgence à pourvoir le poste, il est souvent préférable de repartir
sur une nouvelle sélection plutôt que de recruter « faute de mieux ».
Dans tous les cas, il est nécessaire d’aviser individuellement chacun des candidats à l’entretien, du résultat
de la sélection.
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EXEMPLE DE GRILLE D’ANALYSE DE CV
PROJET RECRUTEMENT D’UN (UNE) ……………………………………
Nom :
Prénom :
Age :
Sexe :
GRILLE D’ANALYSE
ELEMENTS DEMANDES DU PROFIL DE
POSTE
NEGOCIATION PRIX DES
TRANSPORTS, SUIVRE
TÂCHES
L’EXECUTION DES CONTRATS
D’ACHATS ET DE VENTES
APTITUDE A LA NEGOCIATION
RIGOUREUX DANS SON TRAVAIL
PROFIL
DISPOSE A S’INTEGRER DANS UNE
PETITE EQUIPE
CARACTERE PRAGMATIQUE
BTS COMPTABILITE OU
EQUIVALENT
FORMATION
MAITRISE ADMINISTRATION
ECONOMIQUE ET SOCIALE
BONNES CONNAISSANCES DE
L’ANGLAIS
LANGUES
BONNES CONNAISSANCES DE
L’ESPAGNOL
Expérience dans un poste similaire : non
indispensable
Poste a pourvoir rapidement
Proximité lieu de travail lieu de résidence
Contact téléphonique
Résultats de l’analyse
POINTS POSITIFS
DU CANDIDAT
POINTS NEGATIFS
DU CANDIDAT
REMARQUES
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EXEMPLE D’UN PLAN D’ENTRETIEN
THEMES
La formation
L’expérience
professionnelle
Le Projet
professionnel
Les activités extra
professionnelles
La vie familiale
La personnalité
QUESTIONS
1. Les faits, les dates, les établissements. Les
diplômes obtenus.
2. L’adéquation des diplômes avec les
compétences recherchées.
3. Le niveau de maîtrise des langues
1. Les faits, les dates, les entreprises. Les
postes……..
2. Commentaires du candidat sur ses
expériences professionnelles
3. Quelle expérience se rapproche le plus du
poste de Trader ?
4. Quels enseignements tire-t-il de ses succès
et de ses échecs ?
1. Que recherchez-vous comme poste ?
2. Quels objectifs à moyen terme ?
3. Dans quels domaines souhaitez-vous
progresser ?
4. Quelle évolution ne souhaitez-vous pas ?
Quelles activités, loisirs, passion, bénévolat ?
Motivations ?
1. Situation familiale, si marié : profession du
conjoint
2. Enfants, nombre, âges, scolarité
1. Quelle position face à la hiérarchie,
expériences vécues ?
2. Quelle attente de la vie professionnelle,
revenus, carrière… ?
3. Quelle type : de personnalité ; de relation
lui convient ?
4. Comment réagi-t-il face à l’initiative, la
prise de risques, le besoin de maîtrise ?
5. Quel est son système de valeur ?
La conclusion
−
−
−
−
−
Vérifier que toutes les informations sont recueillies
Informer le candidat sur les suites de la procédure
Assurez-vous d’avoir bien répondu à toutes les questions qu’il se posait
Remerciez-le de s’être libéré pour venir à ce rendez-vous
Soyez attentif à son comportement une fois l’entretien terminé,
en le raccompagnant
ANALYSE DES REPONSES
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EXEMPLE DE GRILLE D'EVALUATION DE RECRUTEMENT
Poste : Assistant Logistique Critères appréciés en entretiens
0
1
2
Première impression
1
Image sympathique
1
Tenue vestimentaire
1
Ponctualité
1
Equilibre permanent
1
Dynamisme
1
Voix posée et bien timbrée
Elocution et diction
Vocabulaire riche et étendu
Style correct
Clarté de ses exposés
Capacité d'écoute
Compréhension rapide
Assurance et contrôle de soi
Argumentation claire et précise
Sincérité apparente
Niveau d'étude
Expérience professionnelle
1
Disponibilité et mobilité
Volonté de dominer
1
Désir de réussir
Activité et énergie
Préparation de l'entretien
Prise de notes
Maturité
Amabilité
Sociabilité apparente
Contact humain
Intérêt pour le pouvoir
Prétention financière
Goût du travail en équipe
Sécurité de l'emploi
Diplomatie et souplesse
Connaissance du poste
Pratique et expérience du poste
Qualités sociales en générale
Combativité et ténacité
1
Total brut
0
2
7
Sous totaux relatifs
0
2
14
Total général relatif 111
3
4
5
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
17
51
11
44
0
0