docDispositif de transparence financière concernant les fonctionnaires
download 
Plainte Transcription
Dispositif de transparence financière concernant les fonctionnaires
Dispositif de transparence financière concernant les fonctionnaires de l’ONU Questions courantes Il a été établi une liste des questions les plus couramment posées, à la lumière des questions reçues des fonctionnaires lors des récents cycles de déclaration ou de l’expérience acquise par le cabinet comptable de l’extérieur (PriceWaterhouseCoopers) chargé de vérifier les déclarations de situation financière. Ces questions ont été classées sous les rubriques suivantes : • • • • • • • • • • • • Généralités; Éléments de patrimoine; Plus-value réalisée sur la vente de biens personnels; Options sur titres; Revenus; Prestations complémentaires, dons, indemnités journalières, remboursements, paiements de frais de voyage; Dettes; Questions complémentaires concernant le conjoint et/ou les enfants à charge; Questions complémentaires concernant le fonctionnaire; Membres de la famille employés par un organisme des Nations Unies; Processus de vérification; Établissement et présentation de la déclaration. Généralités Q1. Pourquoi suis-je astreint à présenter une déclaration de situation financière ou une déclaration d’intérêts? Le Dispositif de transparence financière est une garantie à la fois pour vousmême et pour l’Organisation des Nations Unies. Il constitue un mécanisme permettant de faire apparaître les conflits d’intérêts effectifs, apparents, politiques ou potentiels entre vos responsabilités à l’égard de l’ONU et vos activités et vos intérêts financiers privés et ceux de votre conjoint et de vos enfants à charge. La divulgation des activités et intérêts financiers personnels est une pratique bien établie pour les établissements financiers aussi bien publics que privés de nombreux pays. Il importe par conséquent, si l’on veut que le public ait confiance dans l’Organisation, d’appliquer les meilleures pratiques en matière de transparence et de gouvernance suivies dans le secteur des entreprises. L’article 1.2 du Statut du personnel énonce les dispositions régissant la conduite de vos affaires financières personnelles dans la mesure où elles peuvent affecter l’exercice de vos fonctions à l’ONU. Q2. L’obligation de présenter une déclaration de situation financière ne constitue-t-elle pas une atteinte à la vie privée? L’objectif de l’ONU est de concilier comme il convient le droit des fonctionnaires à une vie privée et l’obligation qu’a l’Organisation à l’égard de ses États Membres de faire preuve de toute la diligence voulue. Le Dispositif de transparence financière montre que l’ONU -2- a mis en place des mécanismes de contrôle interne conformes aux meilleures pratiques de gouvernance suivies dans le secteur des entreprises. Toutes les déclarations de situation financière et déclarations d’intérêts et toute la correspondance échangée entre les fonctionnaires et le Bureau de la déontologie et/ou le cabinet comptable de l’extérieur chargé de la vérification des déclarations sont tenues rigoureusement confidentielles. Q3. Qui puis-je contacter si j’ai des questions à poser concernant l’établissement de ma déclaration de situation financière ou de ma déclaration d’intérêts? Vous pouvez vous mettre en rapport avec les services suivants: • Pour les demandes de renseignements concernant les éléments à déclarer, contacter le cabinet comptable de l’extérieur à l’adresse: [email protected] Téléphone: +1 (646) 471 9000 • Pour toutes autres questions concernant le Dispositif de transparence financière, contacter le Bureau de la déontologie de l’ONU à l’adresse: [email protected] Q4. Dois-je présenter une déclaration de situation financière ou une déclaration d’intérêts si je dois partir à la retraite ou quitter l’Organisation après la date limite fixée pour le dépôt de ces déclarations? Oui. Comme c’est après la date limite fixée pour le dépôt des déclarations que vous quitterez le service de l’ONU, vous devez soumettre une déclaration de situation financière ou une déclaration d’intérêts. Q5. Qui pourra consulter ma déclaration de situation financière ou ma déclaration d’intérêts? Comme indiqué dans la section 8 de la circulaire du Secrétaire général ST/SGB/2006/6, les déclarations sont confidentielles et ne peuvent être consultées et utilisées que par le Secrétaire général, le Bureau de la déontologie et les bureaux et personnes à ce expressément habilités par écrit par le Secrétaire général. À l’heure actuelle, seuls le Bureau de la déontologie et le cabinet comptable de l’extérieur (PriceWaterhouseCoopers) chargé de vérifier les déclarations et de se mettre en rapport avec les intéressés lorsqu’il est identifié un conflit d’intérêts effectif, apparent, politique ou potentiel peuvent consulter les déclarations. Q6. Dans quelle monnaie doivent être libellés les montants que je dois indiquer dans ma déclaration de situation financière ou ma déclaration d’intérêts? Tous les montants indiqués doivent être libellés en dollars des États-Unis. Le taux de change applicable aux fins de la déclaration des éléments de votre patrimoine est celui pratiqué au 31 décembre de l’année sur laquelle porte la déclaration. Q7. Quelle est la date que je dois utiliser pour déclarer mes activités et intérêts financiers? Vous devrez utiliser le 31 décembre de l’année sur laquelle porte la déclaration. Par exemple, si c’est au mois de mars que vous présentez la déclaration à soumettre en 2011, vous devez utiliser la date butoir du 31 décembre 2010, date à laquelle s’achève l’année sur laquelle porte la déclaration, soit l’année allant du 1er janvier au 31 décembre 2010. Q8. Pourquoi dois-je à nouveau indiquer quelles sont mes attributions et mes responsabilités alors que j’ai déjà fourni cette information l’an dernier? L’Organisation doit s’assurer que, si un fonctionnaire a changé d’emploi ou s’il lui a été confié de nouvelles attributions et de nouvelles responsabilités, cela sera reflété dans la déclaration de cette année. En outre, aux termes de la -3- circulaire ST/SGB/2006/6, vous êtes tenu de mettre à jour chaque année les informations fournies dans votre déclaration, y compris celles qui ont trait à vos attributions et à vos responsabilités. Q9. Mes collègues m’ont dit que les informations qu’ils ont fournies dans leur déclaration de situation financière de l’an dernier apparaissent également dans celle de cette année. Pourquoi les informations que j’ai fournies ne figurent-elles pas dans ma déclaration de cette année? Les informations figurant dans les déclarations de l’an dernier considérées comme classées ont été reproduites dans le projet de déclaration de cette année afin de vous permettre de gagner du temps dans la mesure où il vous suffira, le cas échéant, de modifier comme il convient les informations déjà données. Si votre déclaration de l’an dernier n’a pas été considérée comme classée, les informations que vous avez fournies n’ont pas été reprises dans le projet de déclaration de cette année. Q10. Il m’a été demandé de fournir des informations dont il n’est pas directement question dans le formulaire. Où et comment puis-je donner cette information? Pour réduire la nécessité de questions supplémentaires les années suivantes, tout complément d’information demandée doit être fourni dans les sections pertinentes de votre déclaration pour être incorporé aux déclarations des années suivantes. Q11. Pourquoi m’est-il demandé de fournir des informations supplémentaires concernant un point de ma déclaration à propos duquel rien d’autre ne m’a été demandé les années précédentes? Comme les politiques et les procédures applicables au Dispositif de transparence financière peuvent changer d’une année à l’autre, vous pouvez être invité à donner des éclaircissements ou à fournir des informations supplémentaires pour l’année de déclaration sur des points à propos desquels le cabinet comptable de l’extérieur n’a rien demandé les années précédentes. Q12. Que sont les listes restreintes et où puis-je les trouver? Les listes restreintes sont des listes de fournisseurs auxquels il a été attribué des marchés d’une valeur égale ou supérieure à 100 000 dollars pendant l’année considérée. La liste générale énumère les fournisseurs avec lesquels il est interdit à tous les fonctionnaires de l’ONU de traiter. Il y en a d’autres qui indiquent les fournisseurs avec lesquels ne peuvent traiter des départements déterminés de l’ONU comme le Département des opérations de maintien de la paix, le Secrétariat de la Convention-cadre sur les changements climatiques ou le Haut-Commissariat pour les réfugiés. Les listes restreintes peuvent être consultées sur la page d’accueil du Dispositif de transparence financière, sous la rubrique "User", dans la marge de gauche. Q13. Que faut-il entendre par éléments de patrimoine (par exemple compte de courtage, 401K, etc.)? Les éléments de patrimoine sont les différents titres – actions, obligations, parts de fonds communs de placement, etc. – détenus en portefeuille. Q14. Pourquoi ma déclaration confidentielle englobe-t-elle mon conjoint et mes enfants à charge? Votre conjoint et vos enfants à charge ne sont pas astreints à présenter une déclaration de situation financière, mais les informations les concernant sont nécessaires pour mieux vous conseiller quant aux conflits d’intérêts potentiels qui pourraient surgir en raison des intérêts privés ainsi déclarés. -4- Q15. Quelle est la définition du conjoint et des enfants à charge aux fins du Dispositif de transparence financière? L’expression conjoint englobe les personnes dont le statut personnel a été reconnu, conformément à la circulaire ST/SGB/2004/13, aux fins des droits à prestations de l’ONU. Les enfants à charge sont les enfants de moins de 18 ans, ou de moins de 21 ans s’ils poursuivent à plein temps des études scolaires ou universitaires, pour qui le fonctionnaire constitue le principal soutien. Q16. Que dois-je indiquer, dans ma déclaration de situation financière ou déclaration d’intérêts, concernant mon conjoint ou mes enfants à charge? Vous devez fournir les mêmes informations que celles qui vous concernent. Q17. Dois-je présenter les informations requises concernant mon conjoint si nous nous sommes mariés après la fin de l’année sur laquelle porte la déclaration? Non. Vous n’êtes pas tenu de fournir des informations concernant votre conjoint si vous vous êtes marié après la fin de l’année sur laquelle porte la déclaration. Q18. Que dois-je faire si mon conjoint refuse de fournir ou si je ne peux pas obtenir de mon conjoint les informations nécessaires pour remplir ma déclaration de situation financière? S’il vous est impossible de fournir les informations que vous êtes tenu de communiquer concernant votre conjoint, vous devrez adresser une justification détaillée au Bureau de la déontologie à l’adresse [email protected], lequel déterminera si les raisons données sont effectivement justifiées compte tenu des circonstances et vous le fera savoir. Q19. Si des membres de ma famille sont employés par un organisme des Nations Unies, doisje le déclarer? Oui. Si votre conjoint, père, mère, fils, fille, frère ou sœur, lesquels sont considérés comme des « membres de la famille » aux fins du Dispositif de transparence financière, sont employés par un organisme des Nations Unies, vous devez indiquer les nom et prénom de l’intéressé, son titre fonctionnel et le département et l’organisme qui l’emploie en précisant s’ils sont autorisés à acheter des biens et des services. Dispositif de transparence financière Section II, première partie – Éléments de patrimoine Q1. Comment dois-je déclarer les éléments de mon patrimoine dans la Section II, première partie? Font notamment partie des éléments de patrimoine les actions, obligations, parts de fonds communs de placement et biens immobiliers. Aux termes de la circulaire ST/SGB/2006/6, font également partie des éléments à déclarer ceux dont la valeur de réalisation unitaire est égale ou supérieure à 10 000 dollars des États-Unis (ou l’équivalent dans une autre monnaie au taux de change opérationnel de l’ONU). Il y a lieu de noter que chaque élément relevant de cette définition doit être déclaré séparément (autrement dit, si vous détenez des actions de plusieurs sociétés, il conviendra de déclarer séparément les actions de chaque société d’une valeur supérieure au seuil fixé plutôt que de les déclarer toutes ensemble sous la rubrique générale « Actions »). Q2. Dois-je déclarer les éléments de patrimoine (à l’exclusion des options sur titres) d’une valeur inférieure à 10 000 dollars? Non. Vous n’êtes tenu de déclarer que les éléments de patrimoine dont la valeur unitaire est égale ou supérieure à 10 000 dollars. -5- Q3. Que faut-il entendre par biens personnels? Les biens personnels sont notamment véhicules automobiles, bateaux, bétail, mobilier, tapis, bijoux, pierres précieuses ou œuvres d’art. Aux fins du Dispositif de transparence financière, les biens personnels ne comprennent pas les biens immobiliers ou terrains. Q4. Quels sont les biens personnels que je dois déclarer? Vous n’avez à déclarer que les biens personnels détenus à titre de placement ou à des fins commerciales. Il y a lieu de noter à ce propos que votre résidence principale, votre résidence secondaire, etc., sont considérées comme des éléments de patrimoine et non comme des biens personnels et doivent être déclarés dans la première partie. Q5. Suis-je tenu de déclarer un fonds fiduciaire détenu par l’une des personnes à ma charge? Oui. Vous devez déclarer chaque élément du fonds fiduciaire d’une valeur égale ou supérieure à 10 000 dollars que vous-même, votre conjoint ou vos enfants à charge détenez. Q6. Comment dois-je déclarer un fonds fiduciaire sur lequel je n’exerce aucun contrôle? Si vous-même ou les membres de votre proche famille êtes bénéficiaire d’un fonds fiduciaire sur lequel vous n’exercez pas de contrôle, vous êtes seulement tenu de déclarer le nom et les coordonnées de son administrateur. Q7. Qu’est-ce qu’un plan à prestations définies? Un plan à prestations définies est un régime de retraite administré par l’employeur selon lequel les prestations de ses employés sont déterminées en fonction d’une formule faisant intervenir des facteurs comme la rémunération passée et la durée des services. Les risques afférents aux placements et la gestion du portefeuille de placements relèvent exclusivement de la responsabilité de l’entreprise ou de l’employeur. Q8. Dois-je déclarer des plans de retraite à prestations définies, comme un plan de retraite? Oui. Vous devez déclarer le plan de retraite. Il y a lieu de relever à ce propos que les éléments détenus en portefeuille par le plan n’ont pas à être déclarés étant donné qu’habituellement, seul votre employeur a connaissance de cette information. Q9. Qu’est-ce qu’un plan à cotisations définie? Un plan à cotisations définies est un plan de retraite (par exemple 401K, 403b, IRA, etc.) dans lequel l’entreprise ou l’employeur met de côté chaque année, pour compte de l’employé, un certain montant ou un certain pourcentage de sa rémunération. Les risques liés aux placements et la gestion du portefeuille relèvent de l’employé. En pareils cas, il est généralement proposé à l’employé ou à l’investisseur plusieurs options de placement dans le cadre du plan de retraite. Q10. Dois-je déclarer des plans à cotisations définies comme Individual Retirement Accounts (IRA), plans 401K et plans 403b? Oui. Vous êtes tenu de déclarer les éléments de patrimoine détenus dans le cadre de plans à cotisations définies d’une valeur unitaire égale ou supérieure à 10 000 dollars au 31 décembre de l’année sur laquelle porte la déclaration. Q11. Comment dois-je déclarer un compte de retraite ou un compte de courtage comprenant des éléments de patrimoine dont chacun a une valeur unitaire inférieure à 10 000 dollars au 31 décembre de l’année sur laquelle porte la déclaration? Vous n’êtes pas tenu de déclarer les plans de retraite ou comptes de courtage (par exemple 401K, 403b, etc.) ni les éléments de -6- patrimoine qui en font partie étant donné que la valeur unitaire de chacun de ces derniers est inférieure à 10 000 dollars au 31 décembre de l’année sur laquelle porte la déclaration. Q12. Que dois-je faire si c’est mon conseiller financier qui prend toutes les décisions touchant mes placements et j’ignore ce que ceux-ci comprennent et que ce n’est pas moi qui en assure la gestion quotidienne? Vous devrez vous mettre en rapport avec votre conseiller financier ou consulter vos relevés de compte et déclarer tous les éléments de patrimoine dont la valeur unitaire est égale ou supérieure à 10 000 dollars au 31 décembre de l’année sur laquelle porte la déclaration. Q13. Dois-je déclarer les éléments de patrimoine que je détiens conjointement avec un membre de ma famille (par exemple ma mère ou mon père)? Oui. Vous devez déclarer les éléments de patrimoine détenus conjointement si leur valeur est supérieure à 10 000 dollars au 31 décembre de l’année sur laquelle porte la déclaration, quelle que soit la valeur de la part que vous détenez vous-même. Q14. Dois-je déclarer les éléments de patrimoine dont j’ai hérité? Oui. Vous devez déclarer les éléments de patrimoine comme actions, obligations, part de fonds commun de placement, etc., que vous avez reçus par succession si leur valeur unitaire est supérieure à 10 000 dollars au 31 décembre de l’année sur laquelle porte la déclaration. Q15. Dois-je déclarer les comptes bancaires? Oui. Vous devez déclarer les comptes bancaires et leur type (par exemple compte courant, compte d’épargne, compte de retraite, compte de courtage, etc.) que vous-même ou votre conjoint et vos enfants à charge détenez. Vous n’êtes PAS tenu de déclarer les numéros des comptes bancaires. Q16. Dois.je déclarer les comptes d’épargne portant intérêt, comptes courants et certificats de dépôt? Oui. Vous avez l’obligation de déclarer les comptes d’épargne portant intérêt, comptes courants, certificats de dépôt, comptes du marché monétaire, etc. Q17. Dois-je déclarer un élément de patrimoine dont la valeur, jadis inférieure à 10 000 dollars, dépasse aujourd’hui ce montant? Oui. Vous devez déclarer cet élément de patrimoine si sa valeur est égale ou supérieure à 10 000 dollars au 31 décembre de l’année sur laquelle porte la déclaration. Q18. Dois-je déclarer les bons d’État comme bons du Trésor, etc.? Oui. Vous êtes tenu de déclarer, avec une indication du pays émetteur, les bons d’État que vous détenez si leur valeur unitaire est égale ou supérieure à 10 000 dollars au 31 décembre de l’année sur laquelle porte la déclaration. Q19. Si je suis le bénéficiaire d’une succession mais les éléments qui en font partie n’ont pas été distribués au 31 décembre de l’année sur laquelle porte la déclaration, dois-je déclarer ces éléments? Si les éléments faisant partie de la succession n’ont pas été distribués au 31 décembre de l’année sur laquelle porte la déclaration, ils n’ont pas à être déclarés. Q20. Comment dois-je évaluer les biens immobiliers que je détiens (par exemple prix d’achat, dernière évaluation, etc.)? Vous devez vous référer à la dernière estimation de sa juste valeur de marché ou à l’évaluation la plus récente. -7- Q21. Dois-je déclarer les biens immobiliers que je possède conjointement avec quelqu’un d’autre? Oui. Vous devez divulguer tous les biens immobiliers d’une valeur supérieure à 10 000 dollars au 31 décembre de l’année sur laquelle porte la déclaration que vous, votre conjoint ou vos enfants à charge détenez conjointement avec une autre personne. Q22. Suis-je tenu de divulguer les noms de chacun des titres, actions, obligations, part de fonds commun de placement, etc., que je détiens? Oui. Vous êtes tenu de déclarer le nom de chaque titre que vous détenez dont la valeur unitaire est supérieure à 10 000 dollars au 31 décembre de l’année sur laquelle porte la déclaration. Vous devez également déclarer, le cas échéant, les codes correspondant à ces titres, par exemple codes de cotation en bourse, codes ISIN, numéros CUSIP, numéros WKN, etc., s’il y a lieu. Q23. Qu’est-ce qu’un code de cotation en bourse? Il s’agit du code, composé de plusieurs lettres, qui identifie chaque action ou chaque part de fonds commun de placement qui est coté en bourse. Le code de Microsoft, par exemple, est MSFT. Q24. Qu’est-ce qu’un code ISIN? Le code ISIN (International Securities Identification Number) est le code international attribué à différents titres. Q25. Qu’est-ce qu’un numéro CUSIP? Le numéro CUSIP (Committee on Uniform Securities Identification Procedures) est le numéro utilisé pour identifier la plupart des titres, comme les actions de toutes les sociétés enregistrées aux États-Unis et au Canada et les bons d’États et obligations municipales des États-Unis. Q26. Qu’est-ce qu’un numéro WKN? Le 22 avril 2003, le numéro WKN a été remplacé en Allemagne par le code ISIN. Q27. Où puis-je trouver le code de cotation en bourse, code ISIN ou numéro CUSIP des titres que je détiens? L’un de ces codes ou numéros devrait figurer sur le relevé de compte que vous recevez concernant vos placements ou sera indiqué sur le site Web de la société ou du fonds commun de placement dont vous détenez des actions, des obligations ou des parts. Q28. Dois-je déclarer les actions que je possède dans la première partie (éléments de patrimoine) ou la troisième partie (options sur titres) de la Section II ou les deux? Les actions ne doivent être déclarées que dans la première partie de la Section II si la valeur des actions d’une même société est égale ou supérieure à 10 000 dollars au 31 décembre de l’année sur laquelle porte la déclaration. Les options sur titres ne doivent être déclarées, quelle que soit leur valeur, que dans la troisième partie de la Section II. Si vous détenez à la fois des actions et des options sur titres dans la même société, les actions devront être déclarées dans la première partie et les options dans la troisième partie de la Section II. Q29. Comment dois-je déclarer un titre d’emprunt? Si vous détenez directement un titre d’emprunt d’une valeur supérieure à 10 000 dollars au 31 décembre de l’année sur laquelle porte la déclaration, vous devez indiquer le nom spécifique de ce titre et son type, ainsi que le nom de l’émetteur et, le cas échéant, le code du titre, s’il y a lieu (par exemple obligations à six mois de Lehman Brothers, bons à trois mois du Trésor des États-Unis, etc.). Si vous détenez indirectement de tels titres par l’entremise d’un fonds de placement, vous devrez indiquer le nom complet du fonds -8- et, le cas échéant, son code, s’il y a lieu (par exemple Mellon Global Bond Fund, code ISIN IE0003924739). Q30. Dois-je déclarer une police d’assurance-vie? Oui. Vous devez indiquer le nom de la compagnie d’assurance-vie qui a délivré la police et préciser s’il s’agit d’une police à terme fixe ou d’une police viagère. En outre, si votre police d’assurance-vie est liée à des options de placement (par exemple part dans des fonds communs de placement, actions, obligations, etc.), vous devez également déclarer les noms de chaque option d’une valeur unitaire égale ou supérieure à 10 000 dollars au 31 décembre de l’année sur laquelle porte la déclaration. Q31. Qu’entend-on par l’expression immobilier? L’expression immobilier, en gros, désigne les biens consistant en édifices ou terrains. Il peut s’agir de votre résidence principale, d’un condominium, d’un appartement qui vous appartient en pleine propriété, d’une résidence secondaire ou de terrains (à bâtir ou non). Déclaration de situation financière Section II, deuxième partie – Plus-value réalisée sur la vente de biens personnels Q1. Dois-je déclarer des biens personnels comme véhicules automobiles, bateaux, bétail, mobilier, tapis, bijoux, pierres précieuses ou œuvres d’art? Oui. Vous devez divulguer les plusvalues réalisées sur la vente de biens personnels détenus à titre de placement ou à des fins commerciales. Q2. Si j’ai vendu une résidence pendant l’année considérée, dois-je la déclarer? Non. Vous n’êtes tenu de déclarer que la plus-value réalisée sur la vente de biens personnels (par exemple véhicules automobiles, bateaux, bétail, mobilier, tapis, bijoux, pierres précieuses ou œuvres d’art) détenus à titre de placement ou à des fins commerciales. Déclaration de situation financière Section II, troisième partie – Options sur titres Q1. Qu’est-ce qu’une option sur titres? Une option sur titres ou parts permet au titulaire de ce droit, sans l’y obliger, d’acheter les actions d’une société ou de vendre les actions qu’il détient dans celle-ci à un prix convenu dans un délai déterminé ou à une date spécifiée. Une option sur titres est différente d’une action ordinaire et doit être déclarée quelle que soit sa valeur. Q2. Qu’est-ce qu’un plan d’option d’intéressement? Un plan d’option d’intéressement est l’option qui est accordée à des employés déterminés d’une société qui leur permet, sans qu’ils en aient l’obligation, d’acheter à un prix prédéterminé une certaine quantité d’actions de la société. Un tel plan est un peu différent des options ordinaires cotées en bourse car les options ainsi accordées ne sont généralement pas cotées et ne comportent pas d’élément de vente à terme (contrat qui donne à son titulaire le droit de vendre l’action à un prix déterminé à une date future). En outre, les intéressés -9- doivent habituellement attendre l’écoulement d’un certain laps de temps pour que prenne naissance le droit d’exercer l’option. Q3. Un placement dans une société familiale constitue-t-il une action ou une option? Un placement dans une société familiale peut être l’un ou l’autre, selon les dispositions contractuelles applicables. Si vous détenez des parts de la société, celles-ci doivent, comme les actions, être déclarées en tant qu’élément de patrimoine dans la première partie de la Section II si leur valeur est égale ou supérieure à 10 000 dollars au 31 décembre de l’année sur laquelle porte la déclaration. Toutefois, si votre placement relève, aux termes des dispositions contractuelles applicables, de la définition d’une option sur titres ou d’un plan d’option d’intéressement (voir ci-dessus les définitions de ces deux expressions), votre placement doit, quelle que soit sa valeur, être déclaré dans la troisième partie de la Section II (Options sur titres). Déclaration de situation financière Section II, quatrième partie – Revenus *Note: Comme indiqué dans l’instruction administrative ST/AI/2000/13, un fonctionnaire de l’ONU ne peut percevoir de revenus de sources autres que l’Organisation qu’avec l’autorisation du Secrétaire général. Pour toute question, prière de se mettre en rapport avec le Bureau de la déontologie de l’ONU à l’adresse [email protected]. Q1. Suis-je tenu de déclarer les revenus que mon conjoint ou mes enfants à charge perçoivent au titre d’une entreprise, organisation ou société dont ils sont propriétaires? Oui. Vous êtes tenu de déclarer, s’ils dépassent 10 000 dollars, les revenus provenant d’une entreprise, organisation ou société appartenant à votre conjoint ou à vos enfants à charge. Q2. Si j’ignore la valeur du revenu que mon conjoint tire d’entreprises, d’organisations ou de sociétés, dois-je néanmoins le déclarer? Oui. Vous êtes tenu de déclarer les revenus de votre conjoint. Vous devrez faire tout ce que vous pourrez pour vous informer au sujet des activités et des intérêts de votre conjoint afin de vous conformer au règlement et de faire votre déclaration au mieux de vos connaissances. Q3. D’où peuvent, par exemple, provenir les revenus de sources autres que l’ONU? Les différentes sources de revenus comprennent le salaire (du conjoint), des loyers, des honoraires, des redevances, des jetons de présence, etc. Il y a lieu de noter à ce propos que vous devez déclarer nommément les sources de revenus (par exemple le nom de l’employeur s’il s’agit du salaire). Q4. Que dois-je indiquer dans les champs réservés au nom et à la description détaillée dans cette section concernant les revenus? Si les revenus dont il s’agit proviennent d’une seule et même source et sont égaux ou supérieurs à 10 000 dollars, vous devrez indiquer le nom complet de la source de ce revenu et son pays et décrire le type de revenu (loyer reçu de XYZ au titre d’un bien immobilier déclaré dans la première partie, salaire du conjoint, revenus des placements (c’est-à-dire actions, obligations, parts de fonds communs de placement), etc.). Q5. Les plus-values en capital et les intérêts produits par les placements ne sont pas à proprement parler des revenus. Dois-je les déclarer comme revenus? Oui. Vous devez déclarer - 10 - toute plus-value réalisée en capital ou les intérêts perçus sur un élément de patrimoine si leur valeur dépasse 10 000 dollars au 31 décembre de l’année sur laquelle porte la déclaration. Vous n’êtes pas tenu de déclarer de façon globale les plus-values réalisées ou intérêts perçus sur tous vos placements. Déclaration de situation financière Section II, cinquième partie – Prestations complémentaires, dons, indemnités journalières, remboursements et paiements de frais de voyage *Note : Aux termes de l’instruction administrative ST/AI/2000/13, il se peut que l’acceptation d’une prestation complémentaire ou d’un don, d’une indemnité journalière, d’un remboursement ou du paiement de frais de voyage soit subordonnée à l’autorisation du Secrétaire général. Pour toute question, prière de se mettre en rapport avec le Bureau de la déontologie de l’ONU à l’adresse [email protected]. Q1. Suis-je tenu de déclarer des dons personnels que j’ai reçus? Oui, si leur valeur est supérieure à 250 dollars. Il y a lieu de noter à ce propos que vous n’êtes pas tenu de déclarer les dons reçus de membres de votre famille. Q2. Suis-je tenu de divulguer les indemnités journalières et les paiements de frais de voyage? Oui. Vous êtes tenu de déclarer toute forme de prestation complémentaire, directe ou indirecte, y compris la fourniture d’un logement gratuit ou subventionné, et tout don, indemnité journalière, remboursement, paiement de frais de loisir ou de voyage, faveur, prestation, rémunération ou avantage en nature provenant de tout gouvernement ou organisme public ou de toute autre source étrangère à l’ONU dont la valeur totale pour une source donnée est égale ou supérieure à 250 dollars pour l’année considérée, mais n’ont pas à être déclarés les prestations familiales prévues par la législation nationale, les remboursements de frais de voyage et les indemnités perçues au titre d’activités extérieures autorisées et les avantages de logement approuvés par l’ONU pour son personnel. Il n’y a pas lieu de déclarer non plus les dons reçus de membres de la famille. Les remboursements de frais de voyage et les indemnités de subsistance perçus au titre d’activités extérieures comprennent les frais de voyage et indemnités autorisés conformément à la disposition 101.2(s) du Règlement du personnel. Q3. Si j’ai été dûment autorisé à accepter une prestation complémentaire ou un don, une indemnité journalière, un remboursement ou un paiement de frais de voyage, dois-je le déclarer? Oui. Si vous avez été autorisé à recevoir une prestation complémentaire ou un don, une indemnité journalière, un remboursement ou un paiement de frais de voyage, il sera bon que vous l’indiquiez étant donné que cela facilitera l’examen de votre déclaration et évitera d’avoir à poser des questions complémentaires. - 11 - Déclaration de situation financière Section II, sixième partie – Dettes Q1. Suis-je tenu de déclarer les dettes et prêts personnels entre moi-même et les membres de ma proche famille (par exemple des prêts accordés par des membres de la famille)? Non. Vous n’êtes pas tenu de déclarer des dettes contractées à l’égard d’un parent, d’un frère, d’une sœur ou d’enfants à charge. Q2. Dois-je déclarer les hypothèques sur ma résidence principale ou ma résidence secondaire? Oui. Vous devez déclarer les hypothèques grevant tous les biens immobiliers, y compris votre résidence principale, et, le cas échéant, les terrains pouvant vous appartenir, si leur valeur était supérieure à 50 000 dollars au 31 décembre de l’année sur laquelle porte la déclaration, y compris les hypothèques contractées auprès de l’UNFCU. Q3. Dois-je déclarer ma ligne de crédit? Non. S’il vous a été accordé une ligne de crédit, vous n’avez pas à la déclarer. Si vous l’utilisez, cependant, vous devrez déclarer la partie de la ligne de crédit effectivement utilisée si sa valeur dépasse 50 000 dollars au 31 décembre de l’année sur laquelle porte la déclaration. Déclaration de situation financière/Déclaration d’intérêts Section II, septième partie – Questions complémentaires concernant le conjoint ou les enfants à charge Q1. Que dois-je faire si mon conjoint ou mes enfants à charge ont des intérêts dans une entité avec laquelle je peux être appelé à traiter pour le compte de l’ONU ou sont associés à une telle entité? Vous devrez déclarer l’entité à laquelle vous-même ainsi que votre conjoint ou vos enfants à charge êtes associés et les pouvoirs attachés à cette association et inclure une description du degré d’interaction que vous entretenez avec ladite entité. Déclaration de situation financière/Déclaration d’intérêts Section II, huitième partie – Questions complémentaires concernant le fonctionnaire *Note : L’exercice en dehors de l’Organisation d’activités ayant trait à celle-ci ou d’une profession ou d’un emploi en dehors de l’Organisation doit être préalablement approuvé comme prévu aux paragraphes 6.6 à 6.9 de l’instruction administrative ST/AI/2000/13. Pour toute question, prière de se mettre en rapport avec le Bureau de la déontologie de l’ONU à l’adresse [email protected]. Q1. Suis-je tenu de déclarer mon appartenance à mon association d’immeuble si j’y exerce une fonction dirigeante ou décisionnaire, par exemple en qualité de membre du conseil d’administration? Oui. Vous n’êtes tenu de déclarer votre appartenance à cette association qu’en - 12 - raison du rôle dirigeant ou décisionnaire que vous y jouez. Vous n’avez pas à le déclarer si vous n’êtes pas investi d’un tel rôle. Q2. Dois-je déclarer les fonctions que j’exerce au sein d’organisations professionnelles? Oui. Vous devez déclarer les fonctions que vous occupez au sein de toute entité extérieure à l’ONU (y compris les entités au sein desquelles vous exercez une fonction dirigeante ou décisionnaire). Q3. Dois-je déclarer les fonctions que j’exerce au sein d’une organisation, même si c’est sans rémunération? Oui. Vous devez déclarer les fonctions que vous exercez sans égard à la question de savoir si vous êtes rémunéré ou non. Si vous avez effectivement reçu une rémunération supérieure à 10 000 dollars au 31 décembre de l’année sur laquelle porte la déclaration, vous devrez le déclarer dans la quatrième partie de la Section II, sous la rubrique des revenus provenant de sources autres que l’ONU. Q4. Si j’ai été autorisé à exercer une profession ou une activité en dehors de l’Organisation ou à faire partie d’une entité extérieure à l’Organisation, dois-je le déclarer? Oui. Si vous avez été autorisé à exercer une profession ou un emploi ou une activité ou à faire partie d’une organisation extérieurs à l’Organisation, il sera bon que vous l’indiquiez étant donné que cela facilitera l’examen de votre déclaration et évitera d’avoir à poser des questions complémentaires. Déclaration de situation financière/Déclaration d’intérêts Section II, huitième partie – Membres de la famille employés par un organisme des Nations Unies Q1. Quelles informations dois-je déclarer si un membre de ma famille (c’est-à-dire conjoint, père, mère, fils, fille, frère ou sœur) est employé par un organisme des Nations Unies? Vous devez indiquer les nom et prénom de l’intéressé, son titre fonctionnel et le département ou l’organisme qui l’emploie. Vous devez indiquer aussi si l’intéressé intervient dans les achats de biens et de services et si vous exercez à son égard une fonction d’encadrement ou de direction. Q2. Si mon conjoint et mes enfants à charge sont eux-mêmes tenus de présenter une déclaration de situation financière, dois-je néanmoins indiquer leurs noms? Oui. Vous devez également indiquer dans cette section qu’ils sont sujets au Dispositif de transparence financière. Q3. Si j’ai indiqué dans ma déclaration qu’un membre de ma famille travaille dans un autre département de l’ONU, dois-je néanmoins confirmer que je n’exerce à son égard aucune fonction d’encadrement ou de direction? Oui. Comme les départements et organismes des Nations Unies entretiennent souvent des liens étroits entre eux, vous devez indiquer si vous exercez en votre qualité officielle à l’ONU une quelconque fonction d’encadrement ou de direction à l’égard de l’intéressé, quel que soit le département ou l’organisme qui l’emploie. - 13 - Processus de vérification Q1. Quelles pièces dois-je fournir aux fins du processus de vérification? Vous devez fournir des pièces justificatives externes, au 31 décembre de la période couverte par la déclaration, concernant tous les éléments qui doivent être signalés dans votre déclaration de situation financière conformément à la circulaire ST/SGB/2006/6 et aux directives du Bureau de la déontologie de l’ONU concernant le Dispositif de transparence financière. Q2. Qu’est-ce qu’un relevé de courtage? Un relevé de courtage est le relevé de compte que vous recevez sans doute périodiquement (par exemple sur une base semestrielle ou annuelle) du courtier qui s’occupe de vos placements. Ce relevé contient habituellement un résumé de votre compte, avec une indication de sa valeur totale et de la nature et de la valeur des différents éléments détenus en portefeuille (comme actions, obligations, parts de fonds communs de placement, etc.), des opérations, des gains et pertes réalisés, etc. Q3. Dois-je fournir des pièces justificatives concernant des éléments ne figurant pas dans ma déclaration? Vous devez fournir des pièces justificatives pour tous les éléments qui doivent être déclarés comme indiqué dans la circulaire ST/SGB/2006/6. Si vous avez des questions à poser concernant les éléments à déclarer, veuillez vous mettre en rapport avec PricewaterhouseCoopers à l’adresse [email protected] ou au téléphone +1 (646) 471 9000. Q4. Le cabinet PricewaterhouseCoopers chargé de la vérification des déclarations peut-il se mettre en rapport directement avec le département de l’ONU pour lequel travaille mon conjoint pour obtenir les pièces justificatives voulues? Non. PricewaterhouseCoopers n’est pas autorisé à se mettre en rapport en votre nom avec des organismes tiers pour solliciter les pièces requises, les informations en question ayant un caractère personnel et confidentiel. Votre conjoint doit demander cette information et vous la communiquer ou la communiquer directement en votre nom à PricewaterhouseCoopers. Q5. Comment sont sélectionnées les déclarations qui font l’objet d’une vérification? Les déclarations sont sélectionnées par sondage parmi celles présentées par tous les fonctionnaires participants. Q6. Pourquoi dois-je fournir des pièces justificatives concernant les avoirs de mon conjoint qui ne sont pas également à mon nom? Le processus de vérification est un élément du Dispositif de transparence financière qui englobe les avoirs du conjoint du fonctionnaire. Si vous n’êtes pas en mesure de fournir les informations voulues concernant votre conjoint, veuillez vous mettre en rapport avec le Bureau de la déontologie de l’ONU à l’adresse [email protected]. Q7. Dois-je fournir des pièces justificatives concernant les biens immobiliers à usage résidentiel? Oui. Les biens immobiliers d’une valeur supérieure à 10 000 dollars doivent être déclarés, qu’ils soient ou non détenus à des fins résidentielles, conformément à la circulaire ST/SGB/2006/6. Ainsi, si votre déclaration fait l’objet d’une vérification et si vous détenez des biens immobiliers répondant aux conditions de déclaration, vous devez fournir les pièces justificatives voulues. - 14 - Q8. Comment le processus de vérification se distingue-t-il du processus d’examen? Un certain pourcentage des déclarations présentées par les fonctionnaires visés par le Dispositif de transparence financière fait l’objet d’une vérification, indépendamment du processus d’examen systématique. Ainsi, tous les fonctionnaires astreints à le faire doivent présenter une déclaration de situation financière ou déclaration d’intérêts, tandis que, dans le cadre du processus de vérification, seuls ceux dont la déclaration a été sélectionnée doivent non seulement présenter une déclaration, mais aussi fournir des pièces justificatives concernant tous les éléments qui y sont indiqués. Q9. Ce que pourra me coûter la production de pièces justificatives sera-t-il remboursé? Non. Vous pouvez communiquer les pièces justificatives voulues de trois façons: par courriel, par courrier postal ou par la valise diplomatique, de sorte que ni le Bureau de la déontologie de l’ONU, ni PricewaterhouseCoopers, ne rembourse au fonctionnaire les dépenses afférentes à l’envoi. Q10. Quels sont les types de pièces justificatives qui sont acceptables aux fins du processus de vérification? Le courriel qui vous a été adressé pour vous informer que votre déclaration a été sélectionnée aux fins d’une vérification contient des exemples de pièces justificatives considérées comme acceptables. Pour toute question, veuillez vous référer à ce courriel. Q11. Je suis actuellement en mission dans un lieu d’affectation où je n’ai pas accès à mes informations personnelles. Suis-je néanmoins tenu de fournir des pièces justificatives aux fins du processus de vérification? Oui. Si vous n’êtes pas en mesure de fournir l’une quelconque des pièces suggérées dans le courriel susmentionné avant l’expiration du délai imparti, vous pouvez vous mettre en rapport avec le Bureau de la déontologie de l’ONU à l’adresse [email protected] pour demander que ce délai soit prolongé. Établissement et présentation de la déclaration Q1. Suis-je tenu de présenter la déclaration de situation financière ou la déclaration d’intérêts en ligne? Oui. Votre déclaration de situation ou déclaration d’intérêts doit obligatoirement être présentée en ligne par le biais du Dispositif de transparence financière de l’ONU. Si votre département a indiqué que vous êtes au nombre des fonctionnaires devant soumettre une déclaration de situation financière ou une déclaration d’intérêts, vous recevrez un courriel de [email protected] indiquant la procédure à suivre pour entrer dans le système et le mot de passe temporaire que vous devrez utiliser. Si vous considérez que c’est par erreur qu’il vous est demandé de soumettre une déclaration, veuillez vous mettre en rapport avec le chef de votre département ou le Bureau de la déontologie de l’ONU à l’adresse [email protected]. Lorsque vous serez entré dans le système, vous serez immédiatement invité à modifier votre mot de passe afin de préserver le caractère confidentiel des informations vous concernant. Veuillez conserver votre mot de passe personnel en lieu sûr. Q2. Quel logiciel de navigation dois-je utiliser pour accéder au mieux au Dispositif de transparence financière? Le Dispositif de transparence financière a été conçu de manière à opérer avec la version 6.0 d’Internet Explorer ou une version plus récente. - 15 - Q3. J’ai oublié mon mot de passe. Comment puis-je le retrouver? Si vous avez oublié votre mot de passe, vous trouverez sur la page d’accueil unfdp.org un lien appelé RESET PASSWORD REQUEST. Si vous ne recevez pas un courriel de réponse à votre demande de mot de passe, veuillez adresser un courriel au Bureau de la déontologie de l’ONU à l’adresse [email protected] décrivant le problème auquel vous vous heurtez, en veillant à indiquer votre NUMÉRO DE CODE et votre ADRESSE ÉLECTRONIQUE. Q4. À quoi sert le lien « Send a User Request » figurant sur la page d’accueil? Vous pouvez utiliser ce lien pour présenter différentes demandes en rapport avec le Dispositif de transparence financière, et notamment : • • • Une demande d’exemption de l’obligation de présenter une déclaration ou une demande de prolongation du délai imparti; Des questions de caractère général concernant le Dispositif de transparence financière; Des questions de caractère technique, concernant par exemple un changement de nom, de mot de passe, une remise à l’état initial de la déclaration, un changement d’adresse électronique ou d’autres questions techniques. Q5. Comment puis-je imprimer ma déclaration de situation financière ou ma déclaration d’intérêts? Vous pouvez imprimer votre déclaration de situation financière ou déclaration d’intérêts à tout moment, même après qu’elle a été soumise. Le bouton « Print Summary » vous permettra d’imprimer les réponses aux questions de la formule auxquelles vous devez répondre par Oui ou par Non. Pour imprimer des informations données à l’appui de votre réponse, déroulez le menu pour trouver la section qui vous intéresse et cliquez, pour imprimer, sur le bouton « Open or Print Part ». Lorsque la section correspondante apparaît sur votre écran, cliquez sur le bouton « Print », au coin supérieur droit de la page. Q6. Puis-je sauvegarder ma déclaration de situation financière ou déclaration d’intérêts à l’état de projet? Oui. Vous pouvez sauvegarder votre déclaration à l’état de projet et, après vous êtes assuré qu’elle est complète et exacte, vous pouvez la soumettre en cliquant sur le bouton « Submit for Review », en haut et en bas de la page principale de votre déclaration. Une fois qu’elle a été soumise, vous ne pouvez plus la modifier. Q7. Pourquoi suis-je automatiquement déconnecté? Par précaution, vous serez automatiquement déconnecté du système à l’expiration d’un délai de 20 minutes, même si vous n’avez pas terminé de remplir votre déclaration. Q8. Les informations que j’ai présentées sont-elles tenues confidentielles et des tiers pourront-ils les consulter en ligne? Les informations vous concernant seront conservées dans une base de données sécurisée chiffrée du Dispositif de transparence financière. Elles ne pourront être consultées qu’à l’intérieur du système, et l’accès aux liens avec le site est contrôlé par le système VeriSign. Q9. Comment puis-je avoir accès à ma déclaration une fois qu’elle a été présentée? Pour soumettre votre déclaration, vous devez être en mode vérification. Pour cela, cliquez sur le bouton « Edit », qui se trouve au coin supérieur droit de la page principale de votre déclaration, après quoi le bouton « Submit for Review » apparaîtra en haut et en bas de la page. Après avoir vérifié toutes vos modifications, cliquez sur le bouton « Submit for Review ». Vous recevrez alors un message - 16 - automatisé indiquant que votre déclaration a été reçue. Une fois que vous aurez soumis votre déclaration, vous pourrez, après être entré dans le système, accéder à une version lecture uniquement. Q10. Comment puis-je modifier une déclaration à l’état de projet? Après être entré dans le Dispositif de transparence financière, suivre la procédure suivante : 1. Cliquez sur le bouton « Access My Statement » en haut de la barre bleue, à gauche de la page. 2. Cliquez sur votre nom au centre de l’écran, ce qui ouvrira la page principale de votre déclaration. 3. Cliquez sur le bouton gris « Edit », au coin supérieur droit de la page, ce qui placera la page principale de votre déclaration en mode vérification. 4. Pour modifier une section de votre déclaration, déroulez le menu pour la retrouver et cliquez sur le bouton gris correspondant « Open or Print Part », ce qui l’ouvrira: a. Cliquez sur le bouton gris « Edit », au coin supérieur droit de la page, ce qui placera la section sélectionnée en mode vérification. b. Pour modifier une mention existante, déroulez le menu pour la retrouver et cliquez sur le bouton correspondant « Edit ». La mention sélectionnée apparaîtra en tête de liste pour modification. Lorsque vous y aurez apporté les modifications appropriées, cliquez sur le bouton correspondant « Add to List ». La mention modifiée reviendra en queue de liste. c. Pour ajouter une mention nouvelle, saisissez les informations correspondantes dans les champs de texte figurant en tête de liste et cliquez sur le bouton correspondant « Add to List ». La mention modifiée reviendra en queue de liste. d. Pour éliminer une mention, déroulez le menu pour la retrouver et cliquez sur le bouton correspondant « Remove ». e. Une fois que vous aurez apporté les modifications appropriées à cette section, cliquez sur le bouton gris « Save », au coin supérieur droit de la page et le bouton « OK ». Cela vous ramènera à la page principale de la déclaration. 5. Répétez les étapes 4a à 4e pour chaque section à modifier. 6. Une fois que vous aurez apporté toutes les modifications requises à votre déclaration, cliquez sur le bouton gris « Submit for Review » qui se trouve en haut et en bas de la page principale, puis cliquez sur le bouton « OK ». Vous recevrez une notification automatisée vous informant que votre déclaration a été reçue. Q11. Puis-je représenter ma déclaration après l’avoir modifiée et y avoir ajouté les informations demandées? Oui. Le cabinet comptable chargé de l’examen des déclarations ne saura que votre déclaration a été modifiée qu’après que vous aurez cliqué sur le bouton « Submit for Review » pour confirmer et présenter officiellement votre déclaration modifiée. Q12. Je ne me suis rappelé qu’après avoir soumis ma déclaration de situation financière ou déclaration d’intérêts que j’avais oublié d’y indiquer une information. Que dois-je faire? Veuillez vous mettre en rapport avec PricewaterhouseCoopers à l’adresse [email protected] ou au téléphone +1 (646) 471-9000 pour demander que votre déclaration vous soit retournée à l’état de projet. - 17 - Q13. J’ai reçu un courriel me demandant un complément d’information mais ne peux pas modifier ma déclaration. Comment puis-je soumettre les informations demandées? Veuillez suivre les indications figurant dans la demande qui vous a été adressée par courriel pour fournir les informations requises, soit dans votre déclaration même, soit par un courriel en réponse.
