Guide 2016 des communications orales

Guide pratique pour communication orale
Ce document est important !
Nous vous demandons de bien lire et respecter les consignes qui suivent,
afin de nous permettre de vous accueillir dans les meilleures conditions.
NOUVEAU : Déposé votre présentation en anglais !
Plus de 1500 intervenants contribuent chaque année au succès des JFR.
Le nombre particulièrement élevé (plus de 20) de salles de séances, cours et ateliers,
fonctionnant en parallèle, implique de centraliser la gestion de l’ensemble des supports de
présentation dans un espace dédié, nommé « salle de pré-projection ».
Chaque présentation est insérée dans un système unique pour être ensuite acheminée par
réseau dans la salle de votre intervention.
Avant les JFR :
Création de votre présentation :
1. Créer votre présentation sous Microsoft PowerPoint exclusivement. La version de
PowerPoint utilisée pour la projection en salle sera PowerPoint 2010, version PC.
D’une manière générale, privilégiez le format pptx (compatible PowerPoint
2007/2010/2013) pour l’enregistrement de vos présentations.
2. Copier votre présentation (ainsi que ses vidéos si elle en contient) sur un support
amovible de type clé USB ou disque dur externe.
3. Tester votre support et votre présentation sur un ordinateur autre que le vôtre.
Quelques conseils techniques importants :
-
Les dimensions de votre diaporama doivent rester standard (4:3, 25,4 x 19,05 cm), en
format paysage.
Eviter d’utiliser des polices de caractères peu courantes.
Limiter la taille des fichiers vidéo, image et son à 1 Go.
Apporter avec vous, les fichiers, insérés dans votre fichier PowerPoint (image,
vidéo ou son).
JFR 2016 / GUIDE DES COMMUNICATION ORALES
Page 1/4
-
Attention si votre vidéo provient d’un équipement médical, pensez à vérifier que celuici ne nécessite pas de logiciel propriétaire pour sa relecture.
Respecter les droits d’auteurs et l’anonymat des personnes sur vos images, photos
ou vidéo.
Compatibilité MAC :
Sur Mac OSX, l’utilisation de PowerPoint 2011 et le format de fichier pptx, vous garantissent
une meilleure compatibilité.
Les présentations faites sous PowerPoint version MAC, sont compatibles aux conditions
suivantes :
- Vos images doivent être au format jpeg, png (et non pas en pict).
- Attention aux polices de caractères spécifiques à Mac OSX. Préférer des polices
compatibles Windows (Arial, Calibri, Times New Roman, Symbole, …).
- Éviter les copier/coller pour les images ou vidéos, utilisez la fonction « Insérer
images » ou « Insérer vidéo ».
Dépôt de votre présentation en ligne :
Vous avez la possibilité de déposer votre présentation directement en ligne :
1. Pour ce faire, vous recevrez un e-mail mi-septembre qui vous indiquera la marche à
suivre pour vous connecter sur la plateforme en ligne de dépôt des présentations.
2. Lors de votre arrivée sur place, nous vous demandons de passer en salle de préprojection, afin de tester votre présentation dans les conditions similaires à celles
de la salle de votre intervention (voir ci-dessous Dépôt de votre présentation : mode
d’emploi).
En arrivant aux JFR :
Dépôt de votre présentation : mode d’emploi
Très important et impératif :
1. Présentez-vous en salle de pré projection* au plus tard, 2 heures avant votre
présentation. Si votre intervention est programmée le matin, nous vous conseillons
vivement de vous présenter en salle de pré projection, la veille.
* Palais des Congrès / Niveau 1 / accès par escalator de droite / coté Starbucks Coffee.
JFR 2016 / GUIDE DES COMMUNICATION ORALES
Page 2/4
La salle de pré projection est ouverte :
- Le jeudi 13 octobre de 08h00 à 19h00.
- Le vendredi 1 octobre, de 7h15 à 19h00.
- Du samedi 15 au lundi 17 octobre de 08h00 à 19h00.
JFR 2016 / GUIDE DES COMMUNICATION ORALES
Page 3/4
2. En entrant en salle de pré projection : Présentez-vous aux hôtesses pour enregistrement.
3. Déposez votre présentation sur l’un des ordinateurs disponibles. Une équipe technique
sera présente sur place pour toute assistance éventuelle.
Enregistrement de votre intervention :
-
Lors de votre passage en salle de pré-projection, vous indiquerez si vous autorisez la
diffusion de votre intervention par l’organisateur des JFR.
Sous réserve de cet accord, votre intervention sera enregistrée au format YConférence®
Au moment de votre présentation en salle :
Un ordinateur PC est installé au pupitre, prêt à l’emploi :
-
En arrivant au pupitre, si l’interface présente un « écran noir » appuyer sur la touche
« Échap » ou « ESC » pour retrouver l’écran de votre session.
Ajuster les micros, si nécessaire (important ! ne pas les manipuler au cours de votre
présentation).
Lancer votre présentation (clic sur le titre de la présentation), avant de commencer
à parler.
La souris de l’ordinateur vous sert de pointeur.
A la fin de votre intervention et après les questions s’il y en a, « quitter » votre
présentation en appuyant sur la touche « Échap » ou « ESC ».
ATTENTION
Nous vous rappelons qu’il ne sera pas possible :
- De connecter votre ordinateur portable en salle.
- D’insérer directement votre support en salle.
- De demander sur place, pendant les Journées, un autre matériel de projection.
Pour tout renseignement complémentaire, n’hésitez pas à nous contacter à l’adresse suivante :
[email protected]
JFR 2016 / GUIDE DES COMMUNICATION ORALES
Page 4/4