Modèle de lettre

Commentaires

Transcription

Modèle de lettre
ANNEXE 2
INFORMATIONS SUR L'UTILISATION DES TIMBRES
ET DES ENLEVEMENTS OCCASIONNELS
POUR L'ENVOI DU COURRIER POSTAL ET DES COLIS
1.
DEFINITIONS
Une lettre pour la Suisse est un envoi n’excédant pas le format B4 (353x250 mm) et pesant
moins d'un kilo et ne dépassant pas 2cm d’épaisseur.
Un colis pour la Suisse est un envoi qui excède le format B4 (353x250 mm) ou 2cm
d’épaisseur ou qui pèse plus d'un kilo.
2.
PRINCIPES DE BASE
Les timbres ne doivent être utilisés que pour l’envoi des lettres par les centres qui
émettent régulièrement peu de courrier quotidiennement (moins de 300 envois) et qui ne
sont pas proches d'un centre de collecte. Dans les autres cas, d’autres moyens sont à
disposition.
Aucun envoi privé ne doit être affranchi avec un timbre. Il n’est donc pas possible de coller un
timbre sur une enveloppe neutre (sans un des logos de l’Etat).
Le courrier affranchi au moyen de timbres postaux doit être déposé dans les boîtes aux
lettres.
Tout le courrier de l’Etat doit être envoyé en courrier B (sauf dans le cas d’une urgence
exceptionnelle)
3.
UTILISATION DES TIMBRES
Pour obtenir des timbres postaux, vous devez vous adresser au répondant courrier de votre
secteur selon le tableau des répondants courrier pour le DIP (Annexe 3).

Un seul timbre doit être collé sur une enveloppe.

Les timbres à CHF 0.85 doivent être utilisés pour le courrier B suisse. Tout le courrier
de l’Etat doit être envoyé en courrier B.

Ceux à CHF 1.- doivent être utilisés, dans les cas d’urgence exceptionnelle, pour le
courrier suisse prioritaire.

Ceux à CHF 1.40 doivent être utilisés pour le courrier B étranger (zone 1) économique.
Tout le courrier de l’Etat doit être envoyé en courrier B.

Ceux à CHF 1.50 doivent être utilisés, dans les cas d’urgence exceptionnelle, pour le
courrier A étranger (zone 1) prioritaire.
Page : 2/4
Ces montants d’affranchissement correspondent à des envois de 100g maximum en Suisse et
de 20g maximum pour l’étranger. Lorsque le poids dépassera ces valeurs LA POSTE vous
enverra des cartes de complément d’affranchissement. Elles devront être retournées avec
une fiche de liasse, par les services et les établissements scolaires, au correspondant de
LA POSTE, si possible chaque semaine. Elles ne seront pas couvertes de timbres-poste. Ce
retour se fera par courrier dans des enveloppes, à demander au correspondant de LA POSTE,
qui ne devront pas être affranchies (e-mail : [email protected], téléphone 058 448
81 13, fax : 058 667 49 50, commande : 13h30-17h00.
Des timbres à CHF 1,80 peuvent être utilisés pour le courrier B suisse envoyé dans des
enveloppes de format supérieur au B5 (250x176 mm). Cela évitera, dans certains cas, de
recevoir une carte de complément d’affranchissement.
4.
UTILISATION DES ENLEVEMENTS OCCASIONNELS
Lorsque, occasionnellement, le volume quotidien de courrier est important (dès 300 envois) il
n’est pas nécessaire d’utiliser les timbres. LA POSTE peut l’enlever sur place.
Pour assurer cette prise en charge, LA POSTE doit être prévenue, au numéro de téléphone
058.448.82.87 (de 7h00 à 20h00 du lundi au vendredi) ou par message électronique envoyé à
[email protected] au moins 24h00 à l’avance. Dans les deux cas, il faut indiquer
« ETAT DE GENEVE » en précisant le numéro de centre de coût du service ou de
l'école. Ce numéro est imprimé sous le code à barre de la fiche de liasse. Il commence
par 098.
Pour expédier du courrier par un enlèvement, il faut obligatoirement compléter et joindre "une
fiche de liasse d'affranchissement" (modèle ci-dessous).
Page : 3/4
Les fiches de liasse ne doivent pas être photocopiées. Elles doivent être imprimées, en noir et
blanc, sur la base du fichier PDF transmis par la poste. S'il est égaré, ce fichier PDF doit être
demandé
au
correspondant
de
la poste
(e-mail :
[email protected]
téléphone : 058.448.81.13; fax : 058.667.49.50/ commande : 13h30-17h00) en joignant un
scan d'une fiche de liasse utilisée.
Des explications complémentaires sur la façon de remplir les fiches de liasses et autres
documents postaux peuvent être obtenus auprès d’un conseiller de la Poste (Mme Jessica
ATHMOUNI ou Mme Anne-Laure BARRALE (tél. 058.448.81.13).
5.
COLIS
Ces envois doivent être déposés dans un bureau de poste.
Pour éviter d'avoir à payer lors du dépôt :
- si le service dépose rarement des colis, il doit apposer une fiche de liasse sur l’envoi
en cochant la case « autres
- si le service dépose fréquemment des colis, ceux-ci doivent être déposés avec un
code à barres colis propre au service déposant.
6.
LETTRES RECOMMANDEES
Pour les lettres recommandées, il faut en règle générale payer lors du dépôt à la Poste.
Pour ne plus payer lors du dépôt, la procédure suivante peut être utilisée :
Page : 4/4
Matériel nécessaire
-
Formulaire postal 210.17 "liste des codes à barres pour les lettres avec justificatif de
distribution"
Etiquettes autocollantes de codes à barres pour les envois recommandés
Ce matériel peut être commandé en ligne pour les utilisateurs ayant demandé un login
Poste ou auprès de [email protected]):
Procédure :
1.
Coller les étiquettes autocollantes ad hoc (donc "R" ou "Recommandé étranger") sur
les deux feuilles blanches du formulaire postal 210.17 et sur l'enveloppe en haut et à
gauche afin de pouvoir affranchir l'envoi à la machine à affranchir.
NB : s'il s'agit d'une recommandé étranger, coller ces étiquettes sur les bonnes cases
du formulaire, soit non pas sous "R CH" mais sous "R Etr."
2.
Remplir la partie "expéditeur" du formulaire
3.
Mettre le courrier dans l'enveloppe et le fermer
4.
Photocopier l'enveloppe et les feuilles (le fait de photocopier l'enveloppe une fois
qu'elle est fermée permet d'avoir l'adresse du destinataire sur la copie de l'enveloppe)
5.
Classer ces copies
6.
Insérer les enveloppes recommandées ainsi que le formulaire postal (les deux feuilles
blanches) et une fiche de liasse (qui permet la facturation) avec la prestation R cochée
dans une enveloppe qui doit être :
-
affranchie en courrier A,
déposée dans une boîte aux lettres d'un office de la Poste pour des
raisons de sécurité
adressée à :
La Poste
Centre de courrier
DEN-Service affranchissement Poste
Case postale 2800
1211 Genève 2
7.
La Poste se charge de l'affranchissement des courriers recommandés
8.
Lorsque la poste aura renvoyé une des feuilles du formulaire estampillé, l'agrafer aux
copies du point 4
Remarques complémentaires :


Il ne faut mettre que des courriers recommandés dans ces enveloppes
Ces envois sont traités le lendemain et distribués le surlendemain
Pour tout renseignement complémentaire sur cette procédure, téléphoner à la
Poste : 058 448 81 13