rules of professional conduct/règles de déontologie (13) (211017)

Document 211017
APPENDIX A / ANNEXE A
RULES OF PROFESSIONAL CONDUCT
RULE 13
COLLATERAL OBLIGATIONS
Rule 13
A member who becomes aware of an apparent material noncompliance with the Rules or the
standards of practice by another member shall attempt to discuss the situation with the other
member and resolve the apparent noncompliance. In the absence of such discussion and
resolution, the member shall report such apparent noncompliance to the Committee on
Professional Conduct, except where such reporting would be contrary to law or, when the
member is acting in an adversarial environment, for the duration of such adversarial
environment.
In order to foster education amongst members, thereby fulfilling the profession’s
responsibility to the public, a member who has a question about the spirit or intent of the
standards of practice, or of generally accepted actuarial practice when no standards exist, may
consult in confidence with the chairperson (or vice-chairperson) of the Practice Council or of
an appropriate practice committee. When consulted in such a capacity, the chairperson (or
vice-chairperson) who becomes aware of an apparent material noncompliance with the
standards of practice by another member shall not report the apparent noncompliance to the
Committee on Professional Conduct.
When a member, in their capacity as occupant of any position within the Institute designated
by the Board from time to time by resolution, or any position within any other entity so
designated, becomes aware of an apparent material noncompliance with the standards of
practice by another member, such member shall not report such apparent noncompliance to
the Committee on Professional Conduct.
[Modified January 20/94; Modified November 20/98;
Modified July 1/00; Modified July 1/01; Modified July 1/03; Modified Sept. 1/03;
Modified July 1/06; Modified April 1/11]
A member shall comply with the procedures set out in Annotation 13-1 if the member
becomes aware of any apparent material noncompliance by another member with the Rules
or with the standards of practice.
[Modified November 20/98; Modified July 1/03]
Annotation 13-1
1.
The procedures set out below are those which a member is required to follow, unless
the member is exempted pursuant to 4. below, in the event the member becomes aware of an
apparent material noncompliance by another member with the Rules or the standards of
practice of the Institute. A member who has a question about the spirit and intent of the
Rules or the standards in a particular case may consult in confidence with the chairperson (or
vice-chairperson) of the appropriate practice committee, or of the Committee on Rules of
Professional Conduct, or of the Actuarial Standards Board, or of the Practice Council.
2.
The member who has become aware of an apparent material noncompliance is
required, unless the member is exempted pursuant to 4. below, to discuss the situation with
the other member promptly, and, if necessary, reach agreement on action to be taken to
ensure that the noncompliance is rectified. The member should use best efforts to ensure that
all of the following three conditions are met:
1
i.
In the opinion of the member who has become aware of the apparent material
noncompliance, the member who was not in compliance with the Rules or standards
has agreed that a noncompliance has occurred and is unlikely to repeat the violation in
the future.
ii.
Rectification begins immediately and includes immediate notification to all users
of the work in question.
iii. Rectification is carried out by the member who was not in compliance with
the Rules or standards.
In the case where the member who was not in compliance with the Rules or standards is
unable personally to perform the rectification due to a change in employment or a change in
client relationship, condition iii. above may be waived as long as the member who was not in
compliance makes every effort to assist whoever is actually undertaking the rectification.
3.
If, in spite of the efforts of the member who has become aware of the apparent
material noncompliance, as set forth in 2. above, the conditions are not met or the member is
unable to determine if they have been met, the member is required to bring the apparent
material noncompliance to the attention of:
i.
the Committee on Application of Rules and Standards, if the member became aware of
the apparent material noncompliance in the member’s capacity as a reviewer in the
context of a review engagement pursuant to section 1640 of the Standards of Practice; or
ii.
the Committee on Professional Conduct, if the member became aware of the
apparent material noncompliance in any other capacity or in any other context,
unless the member is exempted pursuant to 4. below.
4.
Situations in which a member, who is aware of an apparent material noncompliance by another
member, is exempted from the requirement to follow the procedures set forth in 2. and 3. above, or
only from the procedures set forth in 3. above where specifically stipulated, are as follows:
i.
when the member is prohibited by law from following the procedures, for
example, when the member is employed by a government authority which is
under a requirement, imposed by statute, to maintain the confidentiality of
information obtained in the course of the member’s employment;
ii.
while the member is acting in an adversarial environment involving the other
member, for as long as the adversarial environment continues. Once the
adversarial environment ends, the member is required to follow the steps set forth
in 2. and 3. above in respect of the apparent material noncompliance of which the
member became aware while acting in an adversarial environment. Some
examples of adversarial environments are:
iii.
(a)
when the member and the other member are serving as expert witnesses on
opposing sides before a court or other tribunal;
(b)
when the member and the other member are advising opposing parties in
labour negotiations; or
(c)
when the member and the other member are working for or advising the
different parties involved in merger or acquisition activities;
when the member, in the capacity of president or president-elect, or as a member of a
practice committee, or of the Committee on Professional Conduct, or of the Committee
on Rules of Professional Conduct, or of the Actuarial Standards Board, or of the
Practice Council, is requested to provide confidential advice or opinion, or is required
2
iv.
by the standards of practice to receive disclosure, or in the capacity of a member of the
Committee on Application of Rules and Standards is exempted from the procedures set
forth in section 3. only, or in the capacity of other positions within the Institute
designated by the Board from time to time by resolution as being exempted from all or
parts of these procedures;2
when a member is acting as an employee of, or a consultant to, an entity
designated by the Board from time to time by resolution as one for which such
exemption is necessary, except that the member may be required by the Board
from time to time by resolution to follow parts of these procedures.3
[Modified January 20/94; Modified November 20/98;
Modified July 1/00; Modified July 1/01; Modified July 1/03; Modified Sept. 1/03;
Modified July 1/06]
____________________________
2
The former Council designated the members of the Committee on Compliance (renamed “Committee on the Application of
Rules and Standards” in March 2000) as being exempted from section 3 (Nov. 18/98), and designated the members of the
Committee on Professional Conduct and members of Investigation Teams as being exempted from sections 2 and 3 when
becoming aware of an apparent material noncompliance in their capacity as members of such entities (June 21/00).
3
The former Council designated CompCorp (now called Assuris) an entity the employees of which and the consultants to
which are exempted from sections 2 and 3 (Nov. 18/98).
On March 26, 2003, the Board adopted the following resolution with respect to OSFI and IGIF (now called AMF):
“THAT, pursuant to section 4 iv. of Annotation 13-1 to the Rules of Professional Conduct, the Office of the
Superintendent of Financial Institutions (OSFI) and the Inspector General of Financial Institutions (IGIF) (now
called l’Autorité des marchés financiers) be designated as entities the employees of which and the consultants to
which are exempted from following the procedures set out in sections 2 and 3 of Annotation 13-1 when they become
aware of an apparent material noncompliance in the course of their employment or engagement.
In this context, a ‘consultant’ includes a Member, Associate or Affiliate who is engaged by OSFI or IGIF (now called
AMF) to perform work directly for OSFI or IGIF (now called AMF), as the case may be. In this context, a ‘consultant’
also includes a Member, Associate or Affiliate who is appointed or designated by OSFI or IGIF (now called AMF),
pursuant to law; for example, to value certain matters in relation to a company pursuant to paragraph 365.1 of the federal
Insurance Companies Act, or to prepare a study concerning the financial position of the insurer pursuant to section 298.14
of the Québec Act respecting Insurance.
In addition, Members, Associates and Affiliates, who are provided with information in contemplation of being engaged
as a consultant to OSFI or IGIF (now called AMF), are also exempted from following the procedures set out in sections
2 and 3 of Annotation 13-1 when they become aware of an apparent material noncompliance from the information
provided.
However, any Member, Associate or Affiliate exempted pursuant to the present resolution is required to inform OSFI
or IGIF (now called AMF), as the case may be, promptly of the apparent material noncompliance of which they have
become aware.”
3
RÈGLES DE DÉONTOLOGIE
RÈGLE 13
OBLIGATIONS PARALLÈLES
Règle 13
Un membre qui prend connaissance d’un cas important de non-conformité apparente aux
Règles ou aux normes de pratique de la part d’un autre membre doit tenter de discuter de la
situation avec l’autre membre et résoudre la non-conformité apparente. En l’absence de
discussion et de résolution, le membre doit signaler la non-conformité apparente à la
Commission de déontologie, sauf si un tel signalement est contraire à la loi ou lorsque le
membre est appelé à intervenir dans un contexte conflictuel, et ce pour la durée du contexte
conflictuel.
Dans le but de favoriser l’éducation parmi les membres et ainsi acquitter les responsabilités de
la profession envers le public, un membre qui s’interroge sur l’esprit ou l’intention des
normes de pratique, ou de la pratique actuarielle généralement reconnue si aucune norme
n’existe, peut consulter en toute confidentialité le président (ou vice-président) de la Direction
de la pratique actuarielle ou d’une commission de pratique appropriée. Lorsqu’il est consulté
en sa qualité de président (ou vice-président) et prend connaissance d’un cas important de
non-conformité apparente aux normes de pratique de la part d’un autre membre, il ne doit pas
signaler la non-conformité apparente à la Commission de déontologie.
Lorsqu’un membre, en sa qualité de titulaire d’un poste au sein de l’Institut désigné par le
Conseil d’administration de temps à autre par résolution, ou de toute autre entité désignée
ainsi, prend connaissance d’un cas important de non-conformité apparente aux normes de
pratique de la part d’un autre membre, il ne doit pas signaler la non-conformité apparente à la
Commission de déontologie.
[Amendé le 20 janvier 1994; Amendé le 20 novembre 1998;
Amendé le 1er juillet 2000; Amendé le 1er juillet 2001; Amendé le 1er juillet 2003;
Amendé le 1er septembre 2003; Amendé le 1er juillet 2006; Amendé le 1er avril 2011]
Règle 13
Le membre respecte les modalités énoncées à l’annotation 13-1 s’il prend connaissance d’un
cas important de non-conformité apparente aux Règles ou aux normes de pratique de la part
d’un autre membre.
[Amendé le 20 novembre 1998; Amendé le 1er juillet 2003]
Annotation 13-1
1.
Les modalités énoncées ci-après sont celles que le membre est tenu de suivre, à moins
qu’il n’en soit exempté en vertu de l’article 4. ci-après, s’il prend connaissance d’un cas
important de non-conformité apparente aux Règles ou aux normes de pratique de l’Institut de
la part d’un autre membre. Le membre qui s’interroge sur l’esprit et l’intention des Règles ou
des normes de pratique dans un cas particulier a la possibilité de consulter en toute
confidentialité le président (ou vice-président) de la commission de pratique appropriée ou
de la Commission des règles de déontologie, ou du Conseil des normes actuarielles ou de la
Direction de la pratique actuarielle.
2.
Le membre qui a pris connaissance d’un cas important de non-conformité apparente
est tenu, à moins qu’il n’en soit exempté en vertu de l’article 4. ci-après, de discuter sans
délai de la situation avec l’autre membre et, au besoin, de s’entendre sur les mesures à
prendre pour que la situation de non-conformité soit rectifiée. Le membre devrait faire tout
en son pouvoir pour s’assurer que chacune des trois conditions suivantes soient remplies :
i.
De l’avis du membre qui a pris connaissance du cas important de non-conformité
apparente, le membre qui ne s’est pas conformé aux Règles ou aux normes
reconnaît qu’il y a eu non-conformité et il est peu probable qu’il récidive.
4
ii.
Il faudra rectifier la situation sans délai et faire parvenir un avis immédiat à tous
les utilisateurs du travail en question.
iii. Il incombera au membre qui ne s’est pas conformé aux Règles ou aux normes de
rectifier la situation.
Dans l’éventualité où le membre ne s’étant pas conformé aux Règles ou aux normes ne serait pas
personnellement en mesure de rectifier la situation en raison d’un changement d’emploi ou de
relation avec le client, la condition iii. ci-dessus peut être abrogée en autant que le membre qui ne
s’est pas conformé fasse tout en son pouvoir pour aider la personne chargée de rectifier la situation.
3.
Si, malgré les efforts du membre ayant pris connaissance du cas important de nonconformité apparente, tel que stipulé à l’article 2. ci-dessus, les conditions ne sont pas
remplies ou le membre ne peut déterminer si elles l’ont été, le membre est tenu de
porter le cas important de non-conformité apparente à l’attention de :
i.
la Commission sur l’application des règles et des normes, si le membre a pris connaissance
du cas important de non-conformité apparente en sa qualité d’examinateur dans le contexte
d’un mandat d’examen requis en vertu de la section 1640 des Normes de pratique; ou
ii. la Commission de déontologie, si le membre a pris connaissance du cas important
de non-conformité apparente en toute autre qualité ou dans tout autre contexte,
à moins que le membre n’en soit exempté en vertu de l’article 4. ci-après.
4.
Dans les cas suivants, un membre ayant pris connaissance d’un cas important de nonconformité apparente de la part d’un autre membre est exempté de l’obligation de respecter
les modalités stipulées aux articles 2. et 3. ci-dessus, ou uniquement les modalités stipulées à
l’article 3. lorsque stipulé spécifiquement :
i.
lorsque le membre est prohibé par la loi de respecter ces modalités, par exemple, s’il est à
l’emploi d’une autorité gouvernementale qui a l’obligation légale de préserver la
confidentialité de l’information qu’elle a obtenue alors que le membre était à son service;
ii. lorsque le membre est appelé à intervenir dans un contexte conflictuel impliquant l’autre
membre, tant et aussi longtemps que le contexte conflictuel prévaudra. Une fois le contexte
conflictuel terminé, le membre est tenu de suivre les étapes stipulées aux articles 2. et 3. cidessus relativement au cas important de non-conformité apparente dont le membre a pris
connaissance alors qu’il intervenait dans un contexte conflictuel. Voici quelques exemples
de contextes conflictuels :
(a) lorsque le membre et l’autre membre sont appelés comme témoins experts
pour des parties adverses devant un tribunal;
(b) lorsque le membre et l’autre membre conseillent des parties adverses dans
le cadre de négociations en matière de relations de travail; ou
(c) lorsque le membre et l’autre membre agissent chacun à titre de conseiller ou
autrement pour les diverses parties dans le cadre d’une fusion ou d’une acquisition;
iii. lorsque le membre, en sa qualité de président ou de président désigné, ou en tant que
membre d’une commission de pratique, de la Commission de déontologie, de la
Commission des règles de déontologie, ou du Conseil des normes actuarielles ou de la
Direction de la pratique actuarielle, est consulté afin de fournir un avis ou une opinion sur
une base confidentielle, ou est tenu en vertu des normes de pratique de recevoir de
l’information, ou en sa qualité de membre de la Commission sur l’application des règles et
des normes est exempté uniquement de l’obligation de respecter les modalités stipulées à
l’article 3., ou à un autre titre au sein de l’Institut, désigné par le Conseil d’administration de
temps à autre par résolution comme étant exempté de l’ensemble ou d’une partie de ces
modalités;3
5
iv.
lorsqu’un membre agit en qualité d’employé ou d’expert-conseil pour une entité
désignée par le Conseil d’administration de temps à autre par résolution comme
devant être exemptée de telles modalités, sauf si le Conseil d’administration
exige de temps à autre par résolution que le membre en question respecte une
partie de ces modalités.4
[Amendé le 20 janvier 1994; Amendé le 20 novembre 1998;
Amendé le 1er juillet 2000; Amendé le 1er juillet 2001; Amendé le 1er juillet 2003;
Amendé le 1er septembre 2003; Amendé le 1er juillet 2006]
______________________________
3
L’ancien Conseil avait accordé aux membres de la Commission de la conformité (qui fut rebaptisée
Commission de l’application des règles et des normes en mars 2000) une exemption au titre de l’article 3
(18 novembre 1998) et avait aussi accordé une exemption aux membres de la Commission de déontologie
et aux membres d’équipes d’enquête une exemption au titre des articles 2 et 3 s’ils prenaient connaissance
de cas importants de non-conformité apparente dans le cadre de leur mandat (21 juin 2000).
4
L’ancien Conseil avait accordé aux employés de la SIAP (maintenant connue sous le nom Assuris), de même
qu’aux experts-conseils mandatés par cette entité, une exemption au titre des articles 2 et 3 (18 novembre 1998).
Le 26 mars 2003, le Conseil d’administration avait adopté la résolution suivante par rapport au BSIF et à l’IGIF
(maintenant connu sous le nom AMF) :
« QUE, conformément à l’article 4 iv. de l’Annotation 13-1 des Règles de déontologie, le Bureau du surintendant
des institutions financières (BSIF) et l’Inspecteur général des institutions financières (IGIF) (maintenant connu sous
le nom Autorité des marchés financiers) soient désignés comme étant des entités dont les employés, de même que
les experts-conseils mandatés par ceux-ci, seraient exemptés, dans le cadre de leur emploi ou de leur mandat, de
l’obligation de suivre la procédure énoncée aux articles 2 et 3 de l’Annotation 13-1 advenant qu’ils prennent
connaissance de cas importants de non-conformité apparente.
Dans ce contexte, le terme « expert-conseil » désigne tout membre, associé ou affilié mandaté par le BSIF ou l’IGIF
(maintenant connu sous le nom AMF) pour effectuer du travail pour le compte de l’une de ces entités. Dans ce
contexte, le terme « expert-conseil » désigne également tout membre, associé ou affilié qui, conformément à la loi,
est nommé ou désigné par le BSIF ou l’IGIF (maintenant connu sous le nom AMF) pour évaluer, par exemple, des
questions se rapportant à une entreprise donnée, conformément à l’alinéa 365(1) de la Loi sur les sociétés
d’assurances, ou encore pour préparer une étude portant sur la situation financière de l’assureur aux termes de
l’article 298.14 de la Loi sur les assurances du Québec.
De plus, en vertu de la présente résolution, les membres, associés ou affiliés à qui on a fourni de l’information à titre
d’experts-conseils éventuels auprès du BSIF ou de l’IGIF (maintenant connu sous le nom AMF) seraient également
exemptés de l’obligation de suivre la procédure énoncée aux articles 2 et 3 de l’Annotation 13-1 advenant qu’ils
prennent connaissance d’un cas important de non-conformité apparente à partir de cette information.
Toutefois, on exige de tout membre, associé ou affilié jouissant d’une exemption conformément à la présente
résolution qu’il informe dans les meilleurs délais le BSIF ou l’IGIF (maintenant connu sous le nom AMF), le cas
échéant, du cas important de non-conformité apparente dont il a pris connaissance. »
6