Fiche préparation budgétaire 2014
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Fiche préparation budgétaire 2014
E LABORATION DU BUDGET 2014 Fiche de gestion financière Cette fiche constitue un mode opératoire complet qui a pour objet d’expliciter toutes les informations utiles à la préparation et à la saisie du budget 2014 des composantes, services communs, coordinations et directions. Pour cette nouvelle préparation budgétaire, il est demandé aux composantes, services communs, coordinations et directions de prendre connaissance attentivement, de ce mode opératoire, afin de progresser dans la qualité et la fiabilité des données saisies, et permettre ainsi plus aisément la validation par la direction des finances des budgets transmis. Date de création : septembre 2009 Date de modification : septembre 2013 SOMMAIRE 1.1 préparation budgétaire : équilibre budgétaire et détermination des ressources propres (recettes) ............................................................................................................................................ 3 1.2 préparation budgétaire : détermination des trois masses (dépenses) ........................................ 5 1.2.1 Point sur les investissements 5 1.2.2 Point sur le positionnement et l’utilisation des crédits de masse salariale 6 1.3 Renseignement des 5 axes budgétaires .................................................................................... 7 1.3.1 Le centre financier (première colonne de saisie) 7 1.3.2 Le compte budgétaire (deuxième colonne de saisie) 8 1.3.3 Le domaine fonctionnel (troisième colonne de saisie) 9 1.3.4 L’origine des fonds (quatrième colonne de saisie) 12 1.3.5 Le programme de financement (cinquième colonne de saisie) 12 1.4 Informations generales et calendaires ...................................................................................... 12 1.4.1 Informations générales : rappel 12 1.4.2 Date limite de saisie et de validation dans l’application 13 1.4.3 Vote du budget en conseil de gestion 13 U P J V -‐ E L A B O R A T I O N D U B U D G E T 2 0 1 4 2/ 13 le budget peut être défini comme un document récapitulatif des recettes et des dépenses prévisionnelles d'une entité ou d'un agent économique pour un exercice comptable à venir. Il n’est pas donc pas un document normalisé à valeur comptable au sens strict. Pourtant le budget est un outil largement utilisé par les gestionnaires pour des tâches de prévision, de pilotage ou de contrôle. Ainsi, le budget ne détermine pas une réalité. C’est au contraire la réalité et un contexte qui déterminent un budget, qui se veut en fait d’une certaine manière le miroir fidèle des capacités de dépenses en fonction de prévisions de recettes sincères. Sur un plan méthodologique, pour une entité, la construction d’un budget fait appel logiquement à un raisonnement en deux temps : détermination du montant total des prévisions de recettes; ajustement en conséquence du montant autorisé des crédits ouverts égal au montant total des prévisions de recettes. 1.1 PREPARATION BUDGETAIRE : EQUILIBRE BUDGETAIRE ET DETERMINATION DES RESSOURCES PROPRES (RECETTES) Le budget d’une entité est DONC toujours préparé en équilibre : le montant prévisionnel des dépenses ne peut excéder celui des recettes (dépenses = recettes). Ainsi, le montant total du budget en dépense pour une composante, un service commun, une coordination ou une direction correspond donc au montant de sa dotation allouée par l’UPJV additionné de celui de ses ressources propres. Qu’est-ce qu’une ressource propre pour une composante, un service commun ou une coordination ? Les directions étant assimilées à des centres de dépense, elles ne bénéficient pas de ressources propres1, sauf pour les ressources affectées dont elles ont la gestion (exemple : le programme UNR financé par le conseil régional et l’union européenne géré par la DISI). Les ressources propres sont donc constituées de toutes les recettes générées par une composante, un service commun ou une coordination, y compris les commandes de prestations internes correspondant à la fourniture d’un bien ou d’un service à un client en interne de l’établissement, que peut être une composante, un service commun, une coordination ou une direction. La dotation allouée par l’UPJV n’est donc pas considérée comme une ressource propre. Il en est de même pour les droits d’inscription. Rappel, en effet, la recette des droits d’inscription ne constitue pas une ressource propre pour les composantes mais pour l’UPJV, en ce sens où elle est globalisée et comptabilisée par la direction des finances au niveau de l’UPJV. Les composantes ne doivent donc pas inscrire à leur budget une ligne de recette à ce titre. Il est rappelé que cette recette est déjà intégrée indirectement dans le calcul de la dotation allouée par l’UPJV. Rappel, recettes prévisionnelles de formation continue et d’apprentissage des unités de formation et de recherche (UFR) : l’ensemble des composantes communiquera à la direction de l’éducation permanente (DEP), au plus tard pour le 25 octobre, sa prévision d’activité 2014 en formation continue et apprentissage. 1 La seule ressource des directions est constituée par la dotation allouée par l’UPJV. U P J V -‐ E L A B O R A T I O N D U B U D G E T 2 0 1 4 3/ 13 Comme pour la préparation budgétaire 2013, les recettes prévisionnelles de formation continue et d’apprentissage des unités de formation et de recherche (UFR), ainsi que les crédits de dépenses qui sont liées, seront saisies directement pas les UFR, sur les centres financiers dédiés, sur la base des montants confirmés par la direction de l’éducation permanente. Cette disposition (qui ne concerne pas la formation ouverte à distance) doit permettre d’améliorer la prévision budgétaire, de respecter davantage le statut des composantes en tant que budgets propres intégrés (BPI) et permet ainsi à chacune de présenter en conseil de gestion un budget qui reflète l’ensemble de ses ressources propres. Toutefois, cette procédure ne remet aucunement en cause les prélèvements de la DEP au titre des frais de gestion sur les ressources formation continue et apprentissage. Autrement dit, le montant des recettes et des dépenses saisies au titre de la formation continue et de l’apprentissage par les UFR tiennent compte de la déduction du montant des frais de gestion. Rappel, recette taxe d’apprentissage des UFR : comme pour la préparation budgétaire précédente, il appartient à chaque composante d’établir directement en recette et en dépense une prévision dans ce cadre, étant entendu que la dépense ne pourra concerner que des dépenses de fonctionnement et des achats d’équipement à des fins pédagogiques, mais également de manière prioritaire pour 2014, des cours complémentaires, des vacations d’enseignement et du monitorat. Nouveauté pour 2014, recette tirée des contrats de formation continue et d’apprentissage : cette « prévision sera particulièrement observée. La tendance actuelle démontre toujours à la fois une disparité entre composantes (en partie due à leur champ disciplinaire) et une dynamique certaine pour certaines composantes depuis deux ans, qui en font une priorité de développement. Seule variable notable d’ajustement dans la préservation des équilibres, cette activité devrait pouvoir faire l’objet d’une utilisation plus optimale des ressources qu’elle dégage. Ainsi un fléchage sur l’utilisation des crédits correspondants sera discuté lors du dialogue de gestion. Dans le respect des règles applicables à la formation continue et à l’apprentissage, l’objectif d’une responsabilisation « encadrée » des composantes serait de permettre de consacrer davantage de moyens en cours complémentaires et vacations d’enseignement (fléchages sur la masse salariale). » (DOB 2014) Nouveauté pour 2014 : la dotation allouée par l’UPJV n’est plus à saisir en recette pour les composantes, les services communs et les coordinations. En effet, cette dotation doit apparaître en tant que contribution de l’UPJV dans l’annexe budgétaire des BPI du projet de budget final présenté, autrement dit, constituer la différence entre le montant total prévisionnel des dépenses d’une unité budgétaire et le montant prévisionnel des ressources propres de cette dernière. Rappel, toutes les recettes doivent être saisies dans l’application budgétaire (une ligne de saisie par ressource propre distinguée). L’ensemble des recettes saisies pour une unité budgétaire correspond ainsi à l’ensemble de ses prévisions en matière de ressources propres, prévisions évaluées de manière sincère et véritable2, sur la base des informations connues au moment de l’élaboration budgétaire, et par une prise en compte réelle des recettes comptabilisées sur les exercices antérieurs et sur l’exercice en cours. Ainsi, sauf cas particulier, notamment pour les recettes nouvelles, le périmètre du budget 2014 ne prendra pas en compte les recettes n’ayant pas été comptabilisées sur l’exercice 2013 ou ne pouvant l’être. Rappel, informations à saisir sur le détail des ressources propres : pour être validés par la direction des finances, les budgets transmis devront également comporter le détail des ressources propres. A cette fin, pour chaque ressource propre, les trois niveaux d’informations suivants doivent être renseignés dans l’espace « ressources propres » de l’application de saisie du budget : 2 La sincérité constitue l’un des cinq principes applicables du droit budgétaire. U P J V -‐ E L A B O R A T I O N D U B U D G E T 2 0 1 4 4/ 13 - précision du « type de ressources propres » : subventions, autres ressources propres ou prestations internes; précision du « financeur » (renseigner « UPJV pour les prestations internes); « informations générales utiles sur la ressource propre ». Rappel, prestations internes et coordinations Les prévisions de refacturation des dépenses d’affranchissement par les coordinations ne doivent pas être comptabilisées comme des prévisions de recettes. Il en est de même pour toutes les autres opérations de réimputation de dépenses qui correspondent en fait à des récupérations de crédits, consécutives à des avances. Rappel, prestations internes et masse salariale Les échanges de poste entre composantes ne donnent pas lieu à la comptabilisation d’une recette (pour la composante qui prête) et d’une dépense (pour la composante qui reçoit), puisque ces échanges sont déjà pris en compte dans le système des imports/exports, régulant ainsi les dotations allouées en cours complémentaires aux composantes. 1.2 PREPARATION BUDGETAIRE : DETERMINATION DES TROIS MASSES (DEPENSES) Le budget est toujours préparé en équilibre : le montant total prévisionnel des crédits ouverts en dépense ne peut excéder le montant additionné des ressources propres et de la dotation allouée par l’UPJV. Le montant des crédits en dépense qu’il est possible d’ouvrir au budget permet dans un second temps d’en prévoir l’utilisation, le budget se décomposant en trois masses : fonctionnement, investissement et charges de personnel. Afin d’éviter une demande de décision budgétaire modificative (DBM) soumise au vote du conseil d’administration de l’établissement qui n’interviendrait pas avant septembre ou octobre de l’année en cours, il est vivement recommandé de déterminer le plus précisément possible le montant des crédits à ouvrir sur chacune de ces trois masses au 1er janvier. 1.2.1 POINT SUR LES INVESTISSEMENTS Conformément à la définition sur les immobilisations votée en conseil d’administration, un seuil pour les investissements est applicable depuis le 14 octobre 2011. Ainsi, les biens et valeurs destinés à rester durablement sous la même forme dans l’établissement supérieurs à un montant unitaire de 500 euros H.T. sont considérés comme des investissements3. L’ancien seuil des 800 euros n’est plus applicable. Pour les nécessités de l’inventaire physique, les achats de matériel informatique (uniquement les micro-ordinateurs, les stations de travail, les ordinateurs portables, les PDA et les tablettes électroniques), quel que soit le montant unitaire hors-taxe, constituent toujours de l’investissement. Les commandes de logiciels et de mobiliers doivent être considérées en lots. Ainsi, le raisonnement pour ces commandes ne s’établit pas par rapport à une valeur unitaire H.T. mais par rapport à la valeur d’ensemble (exemple : l’acquisition de 50 logiciels pour une salle informatique) lorsqu’un ensemble est commandé. Voir la fiche de gestion financière spécifique sur intranet : 3 Pour plus de précisions, voir la fiche de gestion financière sur les règles d’imputation des dépenses, en ligne sur l’intranet. U P J V -‐ E L A B O R A T I O N D U B U D G E T 2 0 1 4 5/ 13 http://www.u-picardie.fr/extra/IMG/pdf/re_gles_imputation_des_de_penses_juin12.pdf Rappel : les investissements prévus en 2014 doivent être renseignés dans la rubrique « tableau des investissements », de l’application de saisie du budget. Les montants saisis doivent être correspondants avec ceux renseignés dans l’application de saisie budgétaire. Il est rappelé que ce tableau des investissements est produit en annexe lors de la présentation du budget en conseil d’administration et que par ailleurs il présente l’intérêt d’anticiper les procédures de marché applicables pour chaque achat. Pour information, à compter de 2014, la nomenclature NOMADES (nomenclature adaptée à l’enseignement supérieur) est remplacée par la nomenclature NACRES (nomenclature achats commune à la recherche et l’enseignement supérieur)4. Rappel, investissements 2014 et « fonds structurel en investissement » (FSI) : seules les demandes d’équipements dont la finalité pédagogique est clairement avérée peuvent être retenues au titre du FSI. Le montant de cette enveloppe à répartir pour 2014 n’est pas encore connu, les négociations avec le financeur (conseil régional de Picardie) étant en cours. Les composantes, services communs et coordinations5 peuvent cependant inscrire une prévision d’investissement 2014 à ce titre, uniquement dans la rubrique « tableau des investissements », (aucune saisie en budget, les moyens correspondants étant complémentaires au budget des composantes, services communs et coordinations : allocation par virements de crédits en cours d’année). 1.2.2 POINT SUR LE POSITIONNEMENT ET L’UTILISATION DES CREDITS DE MASSE SALARIALE Pour rappel, en application de la loi relative aux libertés et responsabilités des universités (LRU) du 10/08/2007, le passage à l’autonomie au 01/01/2011 a eu en effet comme conséquence directe un transfert de masse salariale de l’Etat et donc une multiplication du budget de l’UPJV par trois. Les dépenses de personnel représentent désormais plus de 75% des dépenses exécutées, financées principalement par l’Etat, mais aussi par des ressources propres. Rappel, utilisation de la dotation UPJV : depuis le 01/01/2011, l’ensemble des crédits de masse salariale financés par l’Etat est ouvert sur le niveau central de la structure budgétaire UPJV. Il en découle que la dotation attribuée par l’UPJV aux composantes, aux services communs, aux coordinations et aux directions ne peut être prévue qu’en crédits de fonctionnement ou d’investissement, mais en aucun cas en masse salariale. Les crédits de masse salariale sur financement Etat ne sont donc pas ouverts dans le périmètre du budget d’une composante, d’un service commun ou d’une direction, que ce soit pour les rémunérations principales, le monitorat, les cours complémentaires ou les vacations d’enseignement. En application de la circulaire ministérielle 2010-0714 du 19 octobre 2010, seuls les IUT sont dérogatoires à ce principe. Rappel, ressources propres et masse salariale : les crédits de masse salariale peuvent être ouverts au budget des composantes et des services communs dés lors qu’ils sont financés par des ressources propres. Ces crédits sont donc prévus et saisis par la composante ou le service commun, positionnés sur le niveau de leur structure budgétaire et intégrés ainsi dans leur périmètre budgétaire. Il en découle logiquement une gestion et un suivi de la dépense au niveau de la composante ou du service commun. En cours d’exercice, il est possible, par une décision budgétaire modificative, de modifier l’utilisation des crédits prévue sur ressources propres : les crédits prévus en masse salariale peuvent être virés en fonctionnement ou en investissement, et inversement, après accord de la direction des finances. 4 Depuis 2011, des travaux importants ont été menés par les établissements, les organismes de recherche et l’AMUE dans l’objectif d’améliorer et de simplifier la gestion de la recherche. Un des axes d’amélioration a ainsi porté sur l’élaboration d’une nomenclature d’achat plus détaillée, commune à l’ensemble des partenaires. 5 Les directions et services centraux ne sont pas éligibles U P J V -‐ E L A B O R A T I O N D U B U D G E T 2 0 1 4 6/ 13 Rappel, positionnement des crédits de rémunération des contractuels et des emplois gagés sur ressources propres : à l’exception des IUT et des financements sur ressources affectées, les crédits prévus pour la rémunération des contractuels et des emplois gagés, sont ouverts de manière systématique sur le niveau central UPJV de la structure budgétaire. La DEP assure l’autofinancement de ses contractuels et de ses emplois gagés. Le montant total de la rémunération correspondante à prendre en compte au titre de l’année 2014 sera communiqué par la direction des finances, et viendra ainsi en déduction du montant total des crédits qui pourront être inscrits au budget 2014 de la DEP. Rappel, saisie des prévisions de masse salariale : les composantes et services communs doivent saisir chaque prévision de masse salariale sur ressources propres sur le compte d’imputation principale, sans ventiler les taxes (comptes d’imputation budgétaire 633) et les charges (comptes d’imputation budgétaire 645). La ventilation correspondante sera en effet effectuée par la direction des finances. Les données ci-dessous (coût employeur = coût brut chargé + cotisations patronales) sont ainsi rappelées pour information, les composantes et services communs devant prendre en compte dans leur calcul, le coût employeur. Coût de la masse salariale au 01/01/2014 montant brut en euros cout employeur en euros (montant net payé à l'agent + les cotisations salariales) (montant brut + les cotisations patronales contrat étudiant 9,43 13.46 cours complémentaires 40,91 42.96 Vacations d’enseignement 40,91 58.33 rémunération à l'heure rémunération au forfait Doctorant contractuel avec mission d’enseignement Doctorant contractuel sans mission d’enseignement 1.3 montant brut en euros cout employeur en euros (montant net payé à l'agent + les cotisations salariales) (montant brut + les cotisations patronales 2 020.32 2 865.86 1 684.93 2 390.11 RENSEIGNEMENT DES 5 AXES BUDGETAIRES Modélisé par rapport à SIFAC, l’application de saisie du budget comporte pour chaque ligne de dépense ou de recette 5 axes budgétaires : le centre financier, le compte budgétaire, le domaine fonctionnel, l’origine des fonds et le programme de financement. Les montants inscrits au budget pour toutes les recettes et les dépenses sont donc toujours en lien avec ces 5 éléments. 1.3.1 LE CENTRE FINANCIER (PREMIERE COLONNE DE SAISIE) Le centre financier est l’unité au sein de laquelle le budget est mis en place et où il est potentiellement exécuté. Il est renseigné dans le tableau de saisie via un menu déroulant comportant tous les centres financiers de la structure budgétaire. Le budget est donc saisi sur les centres financiers de niveau 2, 3 et 4, le niveau 1 étant l’UPJV. Les prévisions de recettes doivent être inscrites au niveau 2 uniquement (niveau unité budgétaire), sauf pour les prévisions de recettes en ressources affectées à inscrire au niveau de l’EOTP et celles de formation continue, de l’apprentissage et de la formation ouverte à distance (FOAD) qui peuvent être affichées à un niveau 3 ou 4 dans la structure budgétaire. U P J V -‐ E L A B O R A T I O N D U B U D G E T 2 0 1 4 7/ 13 Les dépenses nécessaires pour le fonctionnement courant et le pilotage des administrations des composantes et des services communs doivent être positionnées sur le niveau 2 de la structure budgétaire, les dépenses de formations, de documentation et de la vie étudiante étant saisies sur les niveaux 3 et 4. Les crédits de masse salariale financés sur ressources propres peuvent être globalisés sur le niveau 2. Les dépenses et recettes prévisionnelles de formation continue doivent être saisies sur les centres financiers terminant par « FC », celles de l’apprentissage sur les centres financiers terminant par « APP ». 1.3.2 LE COMPTE BUDGETAIRE (DEUXIEME COLONNE DE SAISIE) Le compte budgétaire représente les natures de recette et de dépense en comptabilité budgétaire. 1.3.2.1 Recettes Toutes les recettes sont à saisir sur des comptes budgétaires de classe 7 (recettes de fonctionnement), sauf pour les subventions d’équipement à saisir sur les comptes de classe 1. Une subvention d’équipement pouvant être définie comme une subvention dont la notification prévoit explicitement des achats d’équipement. La recherche est la seule unité budgétaire concernée par cette prévision. Le budget doit être saisi en prévision de recette sur les rubriques budgétaires les plus fines. Cette exigence est imposée pour les besoins d’une information obligatoire et détaillée des prévisions de recettes lors du vote du budget de l’UPJV en conseil d’administration. Seuls les comptes proposés dans l’application de saisie du budget peuvent ainsi être utilisés. Recette de formation continue : la recette prévue en formation continue par les UFR, les IUT et la direction de l’éducation permanente doit être saisie sur le compte 7442 lorsqu’elle est constitue une subvention du conseil régional et sur le compte 7065 lorsqu’elle provient des entreprises. 1.3.2.2 Dépenses Les dépenses sont saisies sur des comptes budgétaires commençant par 6 pour le fonctionnement (dont la masse salariale) et 2 pour l’investissement. Rappel, pour les besoins d’une information obligatoire et détaillée des dépenses lors du vote du budget de l’UPJV en conseil d’administration, certaines dépenses de fonctionnement doivent être saisies dans la mesure du possible sur des comptes budgétaires fins entre 3 et 5 chiffres. Ces derniers sont rappelés dans le tableau ci-dessous. U P J V -‐ E L A B O R A T I O N D U B U D G E T 2 0 1 4 8/ 13 Liste des comptes budgétaires fins en dépense à utiliser Nature Comptes budgétaires Désignations c/607 + C/601 + c/602 Matériels et fournitures non amortissables c/604 + c/622 + c/62885 Achats d'études et de prestations de services c/616 Assurances c/6061 Fluides et frais de téléphonie c/626 c/612 c/613 Crédits de fonctionnement Locations c/614 c/6152 c/6156 c/6286 Maintenance des bâtiments et charges d'exploitation des bâtiments c/6155 Crédits d'investissement c/6283 Formation continue des personnels c/621 + c/6284 Personnel extérieur à l'établissement c/238 + c/213 + c/212+ c/211 + c/214 Bâtiments c/215 + c/216 + c/218 + c/22 Équipements - Matériel Rappel, pour les dépenses de masse salariale financées sur ressources propres des composantes et services communs, les saisies doivent être effectuées sur le niveau plus fin, en faisant nécessairement la distinction entre monitorat, cours complémentaires et vacations d’enseignement. Seuls les comptes proposés dans l’application de saisie du budget peuvent ainsi être utilisés. 1.3.3 LE DOMAINE FONCTIONNEL (TROISIEME COLONNE DE SAISIE) Le domaine fonctionnel correspond à la nomenclature de gestion définie par la LOLF. La mission recherche et enseignement supérieur est l’une des 33 missions du budget général de l’Etat. Elle comporte 12 programmes, dont le 150 (formations supérieures et recherche universitaire) et le 231 (vie étudiante). Le programme 150 est structuré en 15 actions, dont 3 pour les formations, 7 pour la recherche scientifique et technologique et 1 action support pour le pilotage et l’animation du système universitaire. Le programme 231 est structuré en 4 actions : aides directes, aides indirectes, santé des étudiants et pilotage et animation des programmes. Le tableau ci-dessous rappelle le détail de chaque action. U P J V -‐ E L A B O R A T I O N D U B U D G E T 2 0 1 4 9/ 13 Programme 150 : formations supérieures et recherche universitaire Action n°1 (domaine fonctionnel 101) : formation initiale et continue du baccalauréat à la licence Cette action comprend les moyens consacrés à l'organisation d'une offre de formation initiale et continue cohérente au niveau du cursus licence. Action n°2 (domaine fonctionnel 102) : formation initiale et continue de niveau master Cette action comprend les moyens consacrés à l'organisation d'une offre de formation initiale et continue au niveau du master. Pour les disciplines de santé, (médecine, odontologie, pharmacie), les années de formation de la deuxième année au doctorat d'exercice inclus sont classées dans cette action. L'IUFM est inscrit également dans cette action. Action n°3 (domaine fonctionnel 103) : formation initiale et continue de niveau doctorat Cette action comprend les moyens consacrés aux écoles doctorales. Action n°5 (domaine fonctionnel 105) : bibliothèques et documentation Cette action comprend les moyens consacrés au développement des ressources documentaires, à la fois pédagogiques et scientifiques, sur support papier ou électronique. Action n°6 (domaine fonctionnel 106) : recherche universitaire en sciences de la vie, biotechnologie et santé Cette action comprend les moyens consacrés à la recherche universitaire en sciences de la vie, biotechnologie et santé. Action n°7 (domaine fonctionnel 107) : recherche universitaire en mathématiques, Cette action comprend les moyens consacrés à la recherche universitaire en sciences et techniques de l'information et de mathématiques, sciences et techniques de l'information et de la la communication, micro et communication, micro et nanotechnologies. nanotechnologies Action n°8 (domaine fonctionnel 108) : recherche universitaire en physique, chimie et sciences pour l'ingénieur Cette action comprend les moyens consacrés à la recherche universitaire en physique, chimie et sciences pour l'ingénieur. Action n°10 (domaine fonctionnel 110) : recherche universitaire en sciences de la terre, de l'univers et de l'environnement Cette action comprend les moyens consacrés à la recherche en géochimie, géophysique, astronomie, astrophysique et les recherches fondamentales sur les problèmes environnementaux (action en lien étroit avec le CNRS). Action n°11 (domaine fonctionnel 111) : recherche universitaire en sciences de l'homme et de la société Cette action comprend les moyens consacrés à la recherche dans les disciplines suivantes : anthropologie, ethnologie, archéologie, art et histoire de l'art, études classiques, études orientales, histoire, histoire et philosophie des sciences, linguistique, littérature, musique et musicologie, philosophie, psychologie, religions, sciences de l'éducation, économie, gestion, droit, sociologie, sciences politiques, géographie, démographie. Action n°12 (domaine fonctionnel 112) : recherche universitaire interdisciplinaire et transversale Cette action comprend les moyens consacrés à la recherche universitaire interdisciplinaire et transversale. U P J V -‐ E L A B O R A T I O N D U B U D G E T 2 0 1 4 10/ 13 Action n°13 (domaine fonctionnel 113) : diffusion des savoirs et des musées Action n°14 (domaine fonctionnel 114) : immobilier Action n°15 (domaine fonctionnel 115) : pilotage et support du programme Cette action comprend les moyens consacrés à la diffusion de la culture scientifique (diffusions des travaux effectués au sein des établissements dans une perspective de valorisation et d'information à destination du public, spécialiste ou non) et à la conservation et valorisation des musées universitaires. Dans cette action sont identifiés les crédits consacrés par l'Etat aux constructions, restructurations, acquisitions ainsi qu'à la maintenance, la sécurité, l'entretien et le fonctionnement des bâtiments et des espaces extérieurs. Les locations entrent également dans cette action. Dans cette action sont identifiées les dépenses pour le Comité National d'Evaluation (CNE), l'AERES, le CNU et l'AMUE. Dans cette action sont identifiées les dépenses pour le pilotage opérationnel des établissements : fonctions de direction, d'administration (composantes et services communs), de gestion financière et de GRH. Dans cette action sont identifiées les dépenses visant à accroitre la dimension internationale de l'enseignement supérieur : SOCRATES, LEONARDO, bourses de mobilité, dotations contrat quadriennal. Dans cette action sont identifiées les dépenses visant à la formation des personnels enseignants chercheurs et IATOS. Programme 231 : vie étudiante Cette action comprend les moyens consacrés suivants : bourses Action n°1 (domaine fonctionnel 201) : d'enseignement supérieur sur critères sociaux, bourses sur critères aides directes pédagogiques (bourses sur critères universitaires, bourses de service public, bourses de mérite), prêts d'honneur, la part sociale du FSDIE. Cette action concerne le logement étudiant, la restauration universitaire ainsi Action n°2 (domaine fonctionnel 202) : que le transport des étudiants (voyages de port à port pour les étudiants aides indirectes boursiers des DOM). Action n°3 (domaine fonctionnel 203) : Cette action comprend les moyens consacrés à la santé des étudiants ainsi santé des étudiants et activités que les crédits pour la vie culturelle, sportive, associative et démocratique de associatives, culturelles et sportives l'établissement au bénéfice des étudiants. Dépenses : le domaine fonctionnel doit toujours être renseigné pour chaque ligne de prévision de dépense, en tenant compte des précisions données dans le tableau ci-dessus. En effet, pour rappel, le domaine fonctionnel délivre une information sur la prévision de la destination de la dépense, information faisant l’objet d’une présentation lors du vote du budget. Le domaine fonctionnel 115 doit être utilisé pour les dépenses nécessaires pour le fonctionnement courant et le pilotage des administrations des composantes et des services communs. Il en est de même pour les dépenses du BIOP et celles de l’ensemble des services centraux et des directions. Les dépenses immobilières, les dépenses de location, d’entretien et de maintenance des bâtiments sont à saisir sur le domaine fonctionnel 114. U P J V -‐ E L A B O R A T I O N D U B U D G E T 2 0 1 4 11/ 13 Le domaine fonctionnel « DZ1 » doivent être saisi théoriquement pour toutes les dépenses non décaissables liées aux prévisions de prestation interne. Au niveau de l’établissement, le montant total des dépenses prévues en prestation interne doit être strictement égal au montant total des recettes prévues en prestation interne. Les différents budgets seront ainsi corrigés au besoin par la direction des finances en cas d’écart constaté (suppression du domaine fonctionnel DZ1 avec affectation sur un domaine fonctionnel par défaut). Rappel : toutes les prévisions de recette doivent être saisies sur domaine fonctionnel «NA», excepté les prévisions de recette en prestation interne. Les prévisions de recette liées aux prestations internes doivent être saisies sur le domaine fonctionnel RZ1. 1.3.4 L’ORIGINE DES FONDS (QUATRIEME COLONNE DE SAISIE) Cette colonne définit l’origine des fonds et ou leur utilisation. Rappel, la saisie de l’origine de fonds en dépense est une information facultative (possibilité de saisie «NA»). Seuls les prévisions de dépenses sur taxe d’apprentissage doivent être fléchés selon l’origine de fonds 641. Rappel : la saisie de l’origine facultative (possibilité de saisie «NA»). 1.3.5 de fonds en recette est une information LE PROGRAMME DE FINANCEMENT (CINQUIEME COLONNE DE SAISIE) Le programme de financement (PFI) permet de modéliser des conventions/opérations/projets en effectuant un suivi des recettes et des dépenses correspondantes. Toujours relié à un élément d’organigramme technique de projet (EOTP), le PFI permet ainsi le suivi budgétaire et analytique de certaines catégories de dépenses, notamment celles devant être justifiées parce que subventionnées. Rappel, utilisation des PFI pour les crédits de masse salariale sur ressources propres : la codification est inchangée par rapport à 2013. Les composantes et services communs doivent utiliser le PFI « RESSPROP » pour les prévisions en cours complémentaires, les vacations et le monitorat financés sur ressources propres. Rappel, utilisation des PFI pour les prévisions de dépenses de masse salariale des IUT : la codification est inchangée par rapport à celle applicable pour 2013 (« NA » pour les contractuels, « HCVACIUT » pour les cours complémentaires et les vacations d’enseignement sur financement Etat, « RESSPROP » pour les cours complémentaires, les vacations d’enseignement et le monitorat financés sur ressources propres). Comme pour la précédente préparation budgétaire, la DEP rappelera aux UFR les PFI à utiliser pour les prévisions de dépense et de recette en formation continue et en apprentissage. 1.4 1.4.1 INFORMATIONS GENERALES ET CALENDAIRES INFORMATIONS GENERALES : RAPPEL Il est rappelé que le budget doit être saisi sur l’application de saisie, disponible sur l’espace ENT. Il est rappelé qu’un mode opératoire sur la saisie du budget est disponible dans l’espace « documents» de l’application de saisie du budget. U P J V -‐ E L A B O R A T I O N D U B U D G E T 2 0 1 4 12/ 13 Il est rappelé qu’avant transmission à la direction des finances pour validation, le budget d’une composante, d’un service commun, d’une coordination ou d’une direction doit être vérifié et contrôlé. A cette fin, des rapports sont à mis à disposition, comme précisé dans la partie 1.3 du mode opératoire. 1.4.2 DATE LIMITE DE SAISIE ET DE VALIDATION DANS L’APPLICATION En conformité avec la procédure budgétaire définie pour les universités, le débat d’orientation budgétaire voté par le conseil d’administration du 3 octobre a marqué à l’UPJV le début de la préparation budgétaire 2014, et ouvre ainsi une phase de dialogue de gestion avec les différents responsables de crédits. Ce dialogue de gestion sera l’occasion de jeter les bases d’un contrat d’objectifs et de moyens (COM) avec les composantes, s’inscrivant dans la perspective d’une gestion pluriannuelle. Outre la question de la dotation qui sera allouée pour l'année prochaine, la discussion portera également sur l'allocation des moyens en cours complémentaires et vacations, sur les emplois, ainsi que sur les grandes orientations stratégiques des composante et services communs envisagées pour l'année prochaine. Des entretiens se dérouleront ainsi entre le 16 et le 25 octobre. La dotation 2014 alloué par l’UPJV aux composantes et services communs sera ainsi notifiée à l’issue de ces entretiens, soit au plus tard fin octobre. Le déroulement des phases de négociation (arbitrages) et le rappel des échéances calendaires jusqu’au vote du budget primitif doivent être rappelés. Le projet de budget primitif étant présenté et voté en conseil d’administration du 5 décembre, en application de l’article R719-66 du code de l’éducation, ce projet de budget devra être communiqué au rectorat au plus tard pour le 21 novembre, soit 15 jours au moins avant sa présentation en conseil d’administration. En conséquence, le projet de budget de chaque composante et service commun aura été saisi, puis validé par la direction des finances, au plus tard pour le 14 novembre. Il en est de même pour la date limite de saisie et de validation des investissements. Aucun délai supplémentaire ne pourra être accordé. 1.4.3 VOTE DU BUDGET EN CONSEIL DE GESTION Dans ces conditions, il est souhaitable que la présentation et le vote en conseil pour chaque composante et service commun soient arrêtés également à cette date, dans la mesure où des modifications éventuelles ultérieures ne pourraient être prises en compte. Le budget des composantes et des services communs doit être validé par le directeur des finances avant d’être présenté en conseil de gestion. Comme pour la préparation 2013, un format de présentation budgétaire (présentation des dépenses par destination, présentation des dépenses et recettes par nature), déjà transmis en 2012 aux directeurs de composantes et service communs, doit être utilisé lors de la présentation et du vote en conseil de gestion. Des documents annexes jugés utiles peuvent être joints en complément, dés lors qu'ils ne sont pas contradictoires avec le contenu de ce format de présentation. U P J V -‐ E L A B O R A T I O N D U B U D G E T 2 0 1 4 13/ 13