Ranger, archiver, stocker ses documents

Transcription

Stage. Être efficace avec un ordinateur
05/12/03
Ranger, archiver, stocker ses documents
1.1 RANGER OU COMMENT FAIRE LE MENAGE DANS MES DOCUMENTS ?
Vous stockez de nombreux documents dans votre espace de travail et vous ne prenez pas le temps de
les classer au fur et à mesure. Ou pire, vous enregistrez dans différents dossiers plusieurs versions d’un
même document sans changer son nom… Aïe ! La tâche sera longue et minutieuse pour remettre de
l’ordre. Sachez qu’il n’existe pas de solution magique.
Dans l’explorateur Windows
1. Trier les fichiers par date de modification.
2. Supprimer les versions les plus anciennes d’un même document.
3. Créer éventuellement autant de nouveaux dossiers nécessaires à votre classement.
4. Sélectionner le ou les fichiers que vous souhaitez trier (touche Ctrl enfoncé pendant la sélection
de fichiers non consécutifs) et le ou les déplacer par un clic droit vers les bons dossiers.
Si vous déplacer UN fichier vers un dossier qui contient un fichier portant le même nom
1. Windows compare la date de modification comme ci-dessous :
2. Regardez bien la date de modification et répondez OUI si vous souhaitez remplacer.
3. Si vous répondez NON, Windows laissera le fichier à son emplacement d’origine.
4. Recommencer la même manipulation pour le fichier suivant.
Si vous déplacer PLUSIEURS fichiers vers un dossier qui contient des fichiers portant le même
nom
1. Windows compare la date de modification comme ci-dessous :
2. Si vous répondez OUI les fichiers seront remplacés un par un et cette fenêtre s’affichera autant
de fois que nécessaire.
3. Si vous répondez TOUS, tous les fichiers du dossier seront automatiquement remplacés par ceux
que vous venez de sélectionner. Prudence donc…
Conclusion
Il vaut mieux classer et ranger ses documents au fur et à mesure et numéroter les différentes versions
(1,2,3,4…) lors de l’enregistrement !
© Isabelle ROULLEAU
TP ranger-archiver-stocker ses documents
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1.2 COMPRESSER ET ARCHIVER SES DOCUMENTS
1.2.1 Qu’est-ce qu’une archive ?
Les Archives sont des fichiers qui servent à stocker d’autres fichiers. En principe, les fichiers contenus
dans une archive sont compressés. Les fichiers Zip en sont le format le plus répandu. Les Archives
facilitent le regroupement des fichiers et accélèrent le transport et la copie.
1.2.2 Utilisations typiques :

La plupart des fichiers distribués via Internet, le sont sous forme d’archive. Les deux avantages de
l’emploi des archives pour la distribution électronique des fichiers sont le transfert (téléchargement)
en une seule fois de tous les fichiers dans une seule archive, et la réduction du temps de transfert du
fait de la compression des fichiers.

Il est parfois nécessaire d’envoyer un groupe de fichiers à un associé. Plutôt que les distribuer
individuellement, il est plus simple de les regrouper dans une archive, ce qui permet aussi de
bénéficier de la compression.

Certains fichiers importants sont rarement employés. Le fait de les stocker dans une archive et de ne
les décompresser que s’ils sont nécessaires, permet d’économiser de l’espace disque.
1.2.3 Un outil pour archiver et compresser : 7-ZIP
Pour mieux comprendre les manipulations qui suivent, copier sur C : dans le dossier « Stage Etre
efficace », le dossier TP 7-Zip du cédérom puis effectuer les opérations en même temps que la
formatrice.
1.2.3.1
7-Zip en français et comme lecteur de fichiers Zip par défaut
Juste après l’installation de 7-Zip sur votre ordinateur, il y a 2 manipulations à effectuer :
a. Pour que 7-Zip soit en français
b. Pour définir 7-Zip comme lecteur de fichiers ZIP par défaut.
Procédure
Dans le menu Démarrer, choisir Programmes puis 7-Zip
et 7-Zip File Manager
Dans le menu, sélectionner Tools puis Options...
Dans l'onglet Language, sélectionner French (Français)
dans la liste de choix.
Pour choisir 7-Zip comme lecteur de fichiers Zip
par défaut, cliquer sur l'onglet Système puis
cocher zip tout en bas de la liste.
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1.2.3.2
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Comment l’utiliser facilement pour compresser ?
1. Ouvrir l’explorateur Windows.
2. Cliquer-droit sur le fichier ou le dossier ou une
sélection de fichiers et dossiers Î le menu
ci-contre s’ouvre.
3.
Ajouter à l’archive…
4. 7-Zip propose de créer une archive portant
le nom du fichier ou du dossier sélectionné
au même emplacement que celui-ci.
Vérifier que le format de l’archive est bien
ZIP.
5. Pour ajouter un fichier a une archive déjà
puis
existante, cliquer sur le bouton
sélectionner cette archive.
1.2.3.3
Comment facilement décompresser une Archive ?
1. Ouvrir l’explorateur Windows.
2. Cliquer-droit sur le fichier ou le dossier ou une
sélection de fichiers et dossiers Î le menu
ci-contre s’ouvre.
Puis 2 options :
Extraire Ici
et le ou les fichiers se décompresseront à l’endroit où se trouve le fichier Archive.
Extraire les fichiers…
et le ou les fichiers se décompresseront à l’endroit où se trouve le fichier Archive mais dans un
dossier portant le nom du dossier Archive (cela évite que le ou les fichiers se mêlent à ceux déjà
présents sur votre machine)
Il est possible de choisir une autre destination en cliquant sur le bouton
fenêtre.
à droite de la
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1.
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Insérer le cédérom distribué par les formateurs dans le tiroir de votre ordinateur. Explorer ce
cédérom et copier le dossier « TP Ranger-archiver » à la racine du disque dur C: de votre
ordinateur.
2. Créer un dossier nommé « Applis » et
3. Sélectionner tous les fichiers qui ont pour extension .EXE (fichiers d’installation de programmes ou
d’applications). Les couper puis les coller dans le dossier « Applis ».
4. Créer un dossier « Perso » puis un sous-dossier « Musique ».
5. Déplacer le fichier « Compil Isabelle.zip » vers le sous-dossier « Musique » puis le décompresser à
l’intérieur en utilisant la commande Extraire ici (Vous pourrez alors, si vous le souhaitez, travailler en
musique. Pour cela, utiliser le logiciel WinAmp ou le MédiaPlayer de Windows.) Effacer le fichier ZIP.
6. Extraire les fichiers de l’archive « Primaire.zip » en acceptant les paramètres par défaut de 7-Zip.
7. Effacer le fichier archive.
8. Sélectionner tous les fichiers datant de 1998 et les archiver dans un fichier ZIP appelé « Archives
1998 ».
9. Créer un dossier appelé « Archives » et déplacer le fichier « Archives 1998.zip » dans ce dossier.
10. Effacer les fichiers datant de 1998.
11. Recommencer la même opération pour les documents datant de 1999. Ne pas oublier de les supprimer
à la fin de l’opération.
12. Zipper le dossier nommé « TP Texte scientifique », effacer ce dossier puis le classer dans le dossier
« Archives ».
13. Créer un dossier « Éducation Médias ». A l’intérieur de ce dossier créer un sous-dossier « Photos de
presse », un sous-dossier « Radio »
14. Sélectionner tous les fichiers WAV et les déplacer dans le sous-dossier « Radio ».
15. Sélectionner tous les fichiers JPG sauf les fichiers « carte europe.jpg » ; « tolede.jpg » et
« Espagne.jpg ».
16. Déplacer la sélection de fichiers vers le sous-dossier « Photos de presse ».
17. Sélectionner les 3 fichiers JPG restants et le fichier « carte Europe.doc » et les déplacer vers le
dossier « Perso ».
18. Créer un dossier « Spip ».
19. Rechercher dans le dossier « TP Ranger-archiver », tous les fichiers dont le nom contient « nav », les
sélectionner et les déplacer vers le dossier « Spip ».
20. Sélectionner tous les fichiers au format PDF dans le dossier « TP Ranger-archiver » et les supprimer.
21. Déplacer les fichiers « Mémoire professionnel » et « chaine info.doc » vers le dossier « Éducation
Médias ».
22. Créer un dossier nommé « Diaporamas ». Y déplacer tous les fichiers PPT. A ce stade du TP, dans le
dossier « TP Ranger-archiver », il doit rester un unique fichier « Contenu stage Etre efficace.doc »
et 8 dossiers.
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23. Dernière étape : classer les derniers fichiers du dossier « A trier ».
Pour cela dans le dossier « A trier » :
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a.
Sélectionner les 2 fichiers DOC et les déplacer vers le dossier « Éducation Médias ». Un des
2 fichiers existe déjà : garder le fichier le plus volumineux en Ko.
b. Sélectionner les fichiers PPT et les déplacer vers le dossier « Diaporamas ».
c. Pour les fichiers « Photos de presse 2003.ppt » et « Que voient nos yeux », garder les plus
récents.
d. Pour le fichier « Concept travail coop dist.ppt », garder le plus ancien.
24. Supprimer le dossier « A trier » avec les 2 fichiers.
25. Le dossier «TP Ranger-Archiver » devrait avoir maintenant cet aspect :
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