Canada

Public Works and Government Services
Canada
Travaux publics et Services
gouvernementaux Canada
1
1
RETURN BIDS TO:
RETOURNER LES SOUMISSIONS À:
Title - Sujet
Bid Receiving - PWGSC / Réception des soumissions
- TPSGC
11 Laurier St. / 11, rue Laurier
Place du Portage , Phase III
Core 0A1 / Noyau 0A1
Gatineau, Québec K1A 0S5
Bid Fax: (819) 997-9776
Solicitation No. - N° de l'invitation
Amendment No. - N° modif.
72000-120022/B
002
Client Reference No. - N° de référence du client
Date
72000-120022
2015-04-22
COLLECTION SERVICES OF FINES OWED T
GETS Reference No. - N° de référence de SEAG
PW-$$ZG-408-28689
File No. - N° de dossier
CCC No./N° CCC - FMS No./N° VME
408zg.72000-120022
SOLICITATION AMENDMENT
MODIFICATION DE L'INVITATION
The referenced document is hereby revised; unless otherwise
indicated, all other terms and conditions of the Solicitation
remain the same.
Solicitation Closes - L'invitation prend fin
at - à 02:00 PM
on - le 2015-05-05
Eastern Daylight Saving
Time EDT
F.O.B. - F.A.B.
Plant-Usine:
Destination:
Other-Autre:
Address Enquiries to: - Adresser toutes questions à:
Buyer Id - Id de l'acheteur
408zg
McNeely, Lysianne
Ce document est par la présente révisé; sauf indication contraire,
les modalités de l'invitation demeurent les mêmes.
Time Zone
Fuseau horaire
Telephone No. - N° de téléphone
FAX No. - N° de FAX
(819) 956-5193 (
(819) 956-2675
)
Destination - of Goods, Services, and Construction:
Destination - des biens, services et construction:
Comments - Commentaires
Vendor/Firm Name and Address
Raison sociale et adresse du
fournisseur/de l'entrepreneur
Instructions: See Herein
Instructions: Voir aux présentes
Delivery Required - Livraison exigée
Delivery Offered - Livraison proposée
Vendor/Firm Name and Address
Raison sociale et adresse du fournisseur/de l'entrepreneur
Issuing Office - Bureau de distribution
Business Management and Consulting Services
Division / Division des services de gestion des affaires
et de consultation
11 Laurier St. / 11, rue Laurier
10C1, Place du Portage
Gatineau, Québec K1A 0S5
Telephone No. - N° de téléphone
Facsimile No. - N° de télécopieur
Name and title of person authorized to sign on behalf of Vendor/Firm
(type or print)
Nom et titre de la personne autorisée à signer au nom du fournisseur/
de l'entrepreneur (taper ou écrire en caractères d'imprimerie)
Signature
Canada
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Date
Solicitation No. - N° de l'invitation
Amd. No. - N° de la modif.
Buyer ID - Id de l'acheteur
72000-120022/B
002
408zg
Client Ref. No. - N° de réf. du client
File No. - N° du dossier
CCC No./N° CCC - FMS No/ N° VME
72000-120022
408zg72000-120022
Please see attached/ veuillez consultez la pièce jointe.
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Solicitation No. - N° de l'invitation
72000-120022/B
Client Ref. No. - N° de réf. du client
72000-120022
Amd. No. - N° de la modif.
Buyer ID - Id de l'acheteur
File No. - N° du dossier
CCC No./N° CCC - FMS No./N° VME
002
408ZG.72000-120022
408ZG
Amendment 002 is published to answer the following series of questions. No other changes were made.
Question No. Section
Q3
Pricing
Schedule
Table 1
Q4
Q5
ANSWER
The data on page 44 is the most recent, as of March 31 2014.
Table 1 on page 11 should be corrected as follows
Table Volumetric Data
Value of Fines ($)
0 - 1 000
1 001 - 10
10 001+
000
Total distribution
62
26
12
of fines (%)
Total value of
4495
66 546
65 065
fines in thousands
of $
1.1.1,
Mandatory
Criteria MT1
Is the agency expected to collect fines from residents of the three
territories? Should we submit copies of our licenses for those
jurisdictions as well?
ANSWER
No. The agency is not expected to collect fines from the three territories.
It is not necessary to submit copies of your licenses for those
jurisdictions.
Point Rated
Criteria RT3.1
Can you clarify what is meant by “misidentified debtor”? Does this mean
when an agency makes a wrong party contact (calling someone with the
same name or at a number that has been recycled)? Or does it mean
someone whose fine has been appealed, etc?
ANSWER
Q6
Q7
Question
The numbers provided in this table are significantly different that those
provided on page 44, specifically less by $9 million in total. Is the
volumetric data more recent – what date? Does it account for fines
assigned and/or collected since Mar 2014?
A misidentified debtor: A wrongly identified individual not corresponding
to the actual person who has a debt.
Point Rated
Criteria RT3.1
Will Canada score only the measures taken to correct a complaint that
has been placed or will you also take into account measures taken to
prevent complaints happening at all?
ANSWER
We would score only the measures taken to correct a complaint that has
been placed.
Point Rated
Criteria RT5.1
Due to confidentiality provisions we are not allowed to identify our
clients’ financial data. Is it okay to call a client “Government” or “Bank”
and not provide contact information?
Solicitation No. - N° de l'invitation
72000-120022/B
Client Ref. No. - N° de réf. du client
72000-120022
ANSWER
Q8
Q9
Q10
Q11
Q12
Q13
Amd. No. - N° de la modif.
Buyer ID - Id de l'acheteur
File No. - N° du dossier
CCC No./N° CCC - FMS No./N° VME
002
408ZG.72000-120022
408ZG
Yes, but contact information would have to be provided upon Canada’s
request for verification prior to award of contract.
Point Rate
Criteria RT5.1
Can you clarify what is meant by “recovery rate of the account”? Does
this mean that for all dollars assigned on June 1 2011 that 85% is
collected by May 31, 2014? (For example if company A assigns $1,000
then $850 is collected in the 3 year period.) Or does it mean something
else? Given the figures provided on pages 43 and 44 such a recovery rate
seems very difficult to attain.
ANSWER
The example provided is exact. They would get 25 points if they have
been able to collect 85% of an account within 3 years; 15 points if 70%
collected and so on.
6.3 Insurance
Requirements
Currently our insurance coverage meets or exceeds Canada’s
requirements. Will a copy of our standard insurance certificate suffice for
this section?
ANSWER
A current copy of your insurance coverage satisfying or exceeding
Canada’s requirement will suffice.
6.4 Other
requirements
Is this supposed to be included in the Technical Response or as part of
Additional Information?
ANSWER
Please include the information in Part IV Additional Information.
7.6.2
Limitation of
Expenditure
Given that the agency is being asked to collect as much money as
possible for Canada why is a limitation on the dollar value of the
commission being included?
ANSWER
The limitation on the dollar value is a maximum estimate of the dollar
value paid out based on the amount recovered and the contract
commission rate. Considering the total value of outstanding fines and
past recovery rates, the limitation is generous.
Statement of
Work 2.0
Background
How many private agencies are currently working the fine portfolio?
ANSWER
None. The recovery was being done in-house.
Statement of
Work 2.0
Can Canada provide the annual recovery rate as a percentage of new
assignments over the past three years?
Solicitation No. - N° de l'invitation
72000-120022/B
Client Ref. No. - N° de réf. du client
72000-120022
Amd. No. - N° de la modif.
Buyer ID - Id de l'acheteur
File No. - N° du dossier
CCC No./N° CCC - FMS No./N° VME
002
408ZG.72000-120022
408ZG
Background
Q14
Q15
Q16
Q17
ANSWER
Canada cannot predict how many fines become due or are ordered each
year due to the nature of the fines.
Statement of
Work 4.10
As this section requires that we provide a dedicated email address can
you list any restrictions on how an agency can use email to
contact/discuss details/collect of a fine with a debtor?
ANSWER
The same restrictions and requirements apply as indicated in the
Statement of Work and Addendum A – Directives and Guidelines.
Statement of
Work 6.2.4/5
These two clauses seem to contradict the instructions given in section 4.2
starting on page 34. Are agencies supposed to obtain payment through a
variety of channels, deposit to a trust account and remit to Canada or
must all payments come in the form of a cheque/cert cheque/money
order which the agency then forwards directly to the PPSC office?
ANSWER
Per 6.2.4, 5 All payments must come in the form of a cheque/cert
cheque/money order which the agency then forwards directly to the
PPSC office, made payable per instructions in section 4.2.1, 4.2.2.
Statement of
Work 13.0
Given the reference to Interest and Administrative Charges Regulations
will there be any interest accruing, and will Canada provide interest rates
and calculation methods?
ANSWER
There are no interest or Administrative fees charged to debtors.
Addendum B
Inventory
Can you clarify the information in this table as follows:
a. Does the Number of Fines show the total of all fines outstanding
at the end of a specific period (e.g. 2013-2014)?
b. Does Value of Amounts Recovered reflect the amount collected
by the private collection agency/ies or is that money collected
from all sources (e.g voluntary payment, police/court
enforcement, etc.)? Does it include accounts that were closed as
uncollectible?
c. Does the value Cumulative Value of Outstanding Fines column
reflect the total dollars outstanding at the end of a specific
period? Does it include the amount shown in the Value of
Accounts Recovered column?
ANSWER
A) as of March 31st 2014/ en date du 31 mars 2014.
B) Collected in house, per intervention. Voluntary payments and
Solicitation No. - N° de l'invitation
72000-120022/B
Amd. No. - N° de la modif.
Buyer ID - Id de l'acheteur
File No. - N° du dossier
CCC No./N° CCC - FMS No./N° VME
002
Client Ref. No. - N° de réf. du client
72000-120022
408ZG.72000-120022
408ZG
uncollectible fines are excluded in this amount.
C) Yes, cumulative as of March 31 2014. Does not include the
amount shown in Value of accounts recovered.
Q18
Q19
Addendum B
Inventory
Can Canada provide annual value of assignments, in dollars and number
of accounts that were assigned to private agencies in the past three
years?
ANSWER
$ 0.00, no fines were assigned to private agencies in the past three years.
Addendum B
Inventory
What work efforts are done in-house before assigning an account to a
private agency? At what age (days after a fine was due to be paid) is an
account assigned to a private agency?
ANSWER
None
End of English questions for amendment 002
Cette modification 002 est publiée afin de répondre aux questions suivantes.
No. De
Question
Q3
Section
Question
Barème de
prix Tableau 1
Les données dans la Table 1 sont considérablement différentes que celles
fournies en page 44, soit une différence de $9 millions de moins au total.
Les données volumétriques sont-elles plus récentes, de quelle date?
Prennent-elles compte d’amendes assignées et/ou recouvrées depuis
mars 2014?
Réponse
Les données fournies à la page 44 sont plus récentes, datées du 31 mars
2014.
À la page 11, le tableau 1 devrait être corrigé comme suit.
Tableau 1 Données volumétriques
0 - 1 000
Valeur des
amendes ($)
Distribution du
62
nombre total
d’amendes (%)
Valeur totale des
4495
amendes en
milliers de $
1 001 - 10
000
26
10 001+
66 546
65 065
12
Solicitation No. - N° de l'invitation
72000-120022/B
Client Ref. No. - N° de réf. du client
72000-120022
Q4
Q5
Q6
Q7
Q8
Q9
Amd. No. - N° de la modif.
Buyer ID - Id de l'acheteur
File No. - N° du dossier
CCC No./N° CCC - FMS No./N° VME
002
408ZG.72000-120022
408ZG
1.1.1 Critère
Obligatoire
TO1
Est-il attendu de l’agence de faire des recouvrements d’amendes des
résidents des trois territoires? Devrait-on soumettre des copies de nos
permis pour ces juridictions?
Réponse
Non, l’agence ne fera pas de recouvrement d’amendes pour ces trois
territoires. Il n’est pas nécessaire de soumettre des copies de vos permis
pour ces juridictions.
Critère
Technique
CT3.1
Pouvez-vous donner une clarification pour “un débiteur mal identifié”?
Est-ce que ça veut dire quand l’agence contacte un individu autre que le
débiteur (par exemple, appeler quelqu’un du même nom ou à un numéro
de téléphone recyclé)? Ou est-ce un débiteur dont l’amende est mise en
appel?
Réponse
Un débiteur mal identifié: Un débiteur mal identifié est quelqu’un qui ne
correspond pas à l’individu ayant la dette.
Critère
Technique
CT3.1
Est-ce que le Canada va évaluer seulement les mesures correctives prises
à la suite d’une plainte? Ou allez-vous évaluer aussi les mesures
préventives pour éviter les plaintes?
Réponse
Nous évaluerons seulement les mesures correctives prises suite à une
plainte soumise.
Critère
Technique
CT5.1
Les provisions de confidentialité nous empêchent d’identifier les données
financières. Pouvons-nous identifier nos clients « gouvernement » ou
« banque » et ne pas indiquer les coordonnées?
Réponse
Oui, mais les informations relatives au client devront être soumises à la
demande du Canada. Un contrat ne sera pas octroyé sans la vérification
des informations relatives au client.
Critère
Technique
CT5.1
Pouvez-vous clarifier ce que vous entendez par « le taux de
recouvrement du compte »? Est-ce que cela implique que pour le total
des montants assignés le 1er juin 2011, le taux de recouvrement est de
85% le 31 mai 2014? Par exemple, si la compagnie A est assignée $1000,
alors $850 sont recouverts durant une période de 3 ans? Ou est-ce que ça
veut dire autre chose?
Réponse
L’exemple fourni est exact. On obtiendrait 25 points si l’on a pu recouvrer
85% d’un compte en trois ans; 15 points si 70% est recouvré et ainsi de
suite
Notre couverture d’assurance rencontre et dépasse les exigences en
matière d’assurances du Canada. Est-ce qu’une copie du certificat
d’assurance sera suffisante?
6.3 Exigences
relatives aux
Assurances
Solicitation No. - N° de l'invitation
72000-120022/B
Client Ref. No. - N° de réf. du client
72000-120022
Q10
Q11
Q15
File No. - N° du dossier
CCC No./N° CCC - FMS No./N° VME
408ZG.72000-120022
408ZG
Une copie à jour de votre couverture d’assurance qui rencontre ou
excède les exigences du Canada suffira.
6.4 Autres
Exigences
Est-ce que ceci devrait être inclus dans la soumission technique ou dans
les informations additionelles?
Réponse
Prière d’inclure l’information en rapport aux assurances dans la Partie IV :
informations supplémentaires
7.6.2
Limitation des
dépenses
Comme l’agence sera donnée la tâche de recouvrer autant d’argent
possible pour le Canada, pourquoi y a-t-il une limitation sur la valeur
totale des commissions?
Réponse
La limitation sur la valeur monétaire est un estimé maximum de la valeur
monétaire payée basée sur la somme recouvrée et le taux de commission
du contrat. Compte tenu de la valeur totale en souffrance et le taux de
recouvrement passé, la limitation est généreuse.
Énoncé des
travaux, 2.0
Q14
Buyer ID - Id de l'acheteur
002
Réponse
Q12
Q13
Amd. No. - N° de la modif.
Combien d’agences privées travaillent le portfolio d’amendes en ce
moment?
Réponse
Aucune, le recouvrement se faisait à l’interne.
Énoncé des
travaux, 2.0
Est-ce que le Canada peut fournir le taux de recouvrement en termes de
pourcentage de nouvelles amendes qui deviennent dûes ou ordonnées
durant les trois dernières années ?
Réponse
Le Canada ne peut prédire combine d’amendes deviennent dues ou sont
ordonnées annuellement compte tenue de la nature des amendes.
Énoncé des
travaux, 4.10
Cette section requiert que nous avons une adresse courriel dédiée,
pouvez-vous donner une liste des restrictions et obligations sur la façon
que l’agence peut utiliser le courriel afin de contacter/discuter des
détails/recouvrir un amende avec un débiteur?
Réponse
Les mêmes restrictions et obligations s’appliquent selon l’Énoncé des
Travaux et l’Addenda A – Directives et Lignes Directrices.
Énoncé des
travaux
6.2.4/5
Ces deux articles semblent contredire les instructions de la section 4.2, de
la page 34. Les agences sont-elles censées d’obtenir des paiements de
diverses façons, faire des dépôts à un compte en fiducie et remettre au
Canada ou est-ce que tous les paiements doivent être reçus sous le
format d’un chèque/chèque certifié/mandat poste que l’agence enverra
Solicitation No. - N° de l'invitation
72000-120022/B
Client Ref. No. - N° de réf. du client
72000-120022
Amd. No. - N° de la modif.
Buyer ID - Id de l'acheteur
File No. - N° du dossier
CCC No./N° CCC - FMS No./N° VME
002
408ZG.72000-120022
408ZG
par la suite aux bureaux de SPPC?
Q16
Q17
Réponse
Selon 6.2.4, 5 Tout paiement reçu doit l’être par chèque/chèque certifié,
mandat poste que l’agence enverra ensuite aux bureau du SPPC, payable
au bénéficiaire selon les instructions dans la section 4.2.1, 4.2.1
Énoncé des
travaux 13.0
Suite à la référence à la règlementation sur les intérêts et les frais
administratifs, y aura-t-il de l’intérêt accru, et est-ce que le Canada
fournira les taux d’intérêt et la méthode de calcul?
Réponse
Il n’y a pas d’intérêt ni de frais administratifs demandés aux débiteurs.
Addenda B
Inventaire
Pouvez-vous fournir des précisions au sujet de ce tableau tel que suit:
a) Est-ce que the nombre d’amendes démontre le total de toutes
les amendes en souffrance à la fin d’une période spécifique (e.g.
2013-2014)?
b) Est-ce que la valeur des fonds recouverts réflètent les
montants recouverts par une (des) agence(s), ou est-ce un
montant recouvré de toutes les sources (e.g. paiement
volontaire, intervention par la police, etc.)? Est-ce que ça inclus
aussi des comptes fermés non-recouvrables?
c)Est-ce que la valeur cumulative des amendes en souffrance
reflète le montant total en dollars à la fin d’une période
spécifique? Est-ce que cela inclut le montant inscrit dans la
colonne Valeur des amendes recouvrées?
Réponse
A) en date du 31 mars 2014.
B) Recouvrée à l’interne, par intervention. Les paiements
volontaires et ceux non-recouvrables sont exclus dudit montant.
C) Oui, cumulative au 31 mars 2014. N’inclut pas la somme indiquée
dans Valeur des amendes recouvrées.
Q18
Q19
Addenda B
Inventaire
Est-ce que le Canada peut fournir la valeur annuelle des amendes
assignées, en dollars et le nombre de comptes qui ont été assignés
durant les trois dernières années.
Réponse
0,00 $ aucune amende n’a été envoyée aux agences de recouvrement
dans les trois dernières années.
Addenda B
Quel travail est fait à l’interne avant qu’un compte soit assigné à une
Solicitation No. - N° de l'invitation
72000-120022/B
Amd. No. - N° de la modif.
Buyer ID - Id de l'acheteur
File No. - N° du dossier
CCC No./N° CCC - FMS No./N° VME
002
Client Ref. No. - N° de réf. du client
72000-120022
408ZG.72000-120022
408ZG
Inventaire
agence privée? À quel âge (nombre de jours après que l’amende est dûe)
un compte est assigné à une agence privée?
Réponse
Aucun.
Fin de la série de questions en français. Aucun autre changement n’a été apporté.