Procédure de facturation recettes-PI interface Orion - FIN-REC
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Procédure de facturation recettes-PI interface Orion - FIN-REC
Fiche de Procedure Carte d’identité FIN - REC - 04.01 Référencement Intitulé du processus Procédure de facturation recettes - Prestations internes via Interface PI Orion (cas du Magasin de Chimie et de son logiciel de facturation Orion) Pilote du processus Départements du contrôle interne - Agence comptable et DFI - Département de l'animation du réseau et du contrôle interne Contexte du processus (amont / aval / contraintes / réglementation…) + périmètre Cette procédure ne concerne que le Magasin de Chimie, la DI logiciels et l'Imprimerie de la DALI. Cette fiche présente le processus de traitement des opérations de facturations internes dénommées « prestations internes » (PI) par le biais de l'interface PI de Sifac sur l'exemple de la facturation Orion*. Elle détaille les types d’opérations concernées, les circuits et procédures mis en place dans le cadre du déploiement du système d'informatique de gestion "SIFAC" . Le système de gestion des prestations internes ainsi mis en place est un système de gestion intégré. Il permet l’émission simultanée de la facture de vente et de la facture d'achat correspondant. Ainsi, le pôle prestations internes du bureau de l’exécution budgétaire de la Direction des Finances traite l’ensemble des prestations internes de l’Université de Strasbourg. Acteurs du processus Acteurs internes Entités/acteurs qui concourent directement au déroulement du processus Personnes concernées au sein des composantes, des unités de recherche, des directions et des pôles par le processus de prestations internes. Le Pôle central PI du bureau de l'exécution budgétaire de la direction des finances. Le bureau du visa des recettes de l'Agence Comptable. Acteurs externes Description du processus Description sous forme de logigramme (diagramme de flux) : Identifier l’enchainement des opérations, les acteurs impliqués et les responsabilités de chacun dans le processus, les outils et moyens mis en œuvre … Légende (signification des formes à employer pour réaliser le schéma) Document papier Contrôle / décision oui: sortie par le bas/Non: sortie par le côté Données (en entrée ou en sortie) non formalisées par un support particulier Fichier informatique ou base de données Opération manuelle Préparation Traitement/tâche Traitement informatisé Début ou fin d’un processus (si enchainement avec un autre processus, mentionner le nom dans la forme) Saisie de données dans une application Connecteur vers un autre processus ou sous-processus, renvoi vers une autre page Transmission /circulation de données ou d’informations Département de l'Animation du Réseau et du Contrôle Interne - FIN - REC - 04.01 Acteurs impliqués Etapes 1 - Transmission de la demande d'achat Sifac permettant l'émission de la facture de vente Orion 2- Génération d'un fichier CSV avec toutes les factures papier Orion du mois Contact financier "Acheteur" Saisie de la commande d'achat interne dans Sifac Contact financier "Vendeur" Direction des Finances Pôle central PI Liste données et Factures Orion Fichier CSV Intégration fichier et génération des factures de vente dans SIFAC 3 - Intégration du fichier CSV dans SIFAC Contrôle Visa Apports de correction Non Oui Impression liste factures de vente SIFAC 6 -Prise en charge comptable par le pole central PI Procédure de Prise en charge comptable 7 - Régularisation de la commande d'achat interne, service fait et génération de la facture d'achat dans SIFAC via le fichier CSV intégré dans l'interface Commande d'achat, service fait et facture d'achat Département de l'Animation du Réseau et du Contrôle Interne - FIN - REC - 04.01 Commentaires L'acheteur saisit son bon de commande d'achat interne et le transmet par courrier ou par mail de documents scannés au vendeur. Le vendeur vérifie les éléments du bon de commande. Suite à la réalisation de la prestation, le vendeur émet la facture Orion référençant le numéro du bon de commande. Emission de la facture Orion 5 - Visa ordonnateur par le pole central PI et Impression de la liste des factures de vente Sifac Agence comptable - Bureau "Visa recettes" Le vendeur génère via le logiciel de facturation Orion un fichier CSV. A l'appui de ce fichier, une liste "Etat récapitulatif du fichier interface" de données ainsi que les factures émises par le logiciel Orion sont transmises au pôle central PI de la DFI. Après l'intégration du fichier CSV, le pôle central PI procède à la génération des factures de vente SIFAC. L'utilisation de l'interface permet d'automatiser le flux complet. La facture d'orion** et la facture de vente SIFAC doivent impérativement faire référence à la commande d'achat. Le bureau PI procède aux contrôles nécessaires et prend contact avec le vendeur le cas échéant. Les factures Orion faisant foi, les factures de vente Sifac ne sont pas éditées. Le visa "ordonnateur" puis la liste des factures de vente validées s'obtiennent en effectuant la transaction ZREC022. Cette liste ne nécessite pas de signature de l'ordonnateur. Le pole central PI prend en charge les factures de vente dans Sifac. Cette prise en chargedu côté de l'ordonnateur est exceptionnelle car le processus PI garantie l'absence de risques. Le pôle central PI de la DFI régularise les commandes d'achat survenues en erreur, procède au service fait et à la facturation Sifac. Il édite la liste de dépenses Liste des dépenses et lot de pièces Liste des dépenses et factures Orion 8 - Transmission de la liste des dépenses à l'agence comptable et du lot de pièces à l'appui pour rapprochement, puis envoi des pièces à l'acheteur pour signature par l'ordonnateur Retour des documents et transmission aux services pour signature Procédure de Rapprochement Liste des dépenses signée Fin de procédure Fin de procédure Le pôle central PI de la DFI transmet au bureau "visa recettes": - la liste des dépenses SIFAC (par UB, sauf pour la DIRE et le service de Valorisation) - la liste des factures Orion** - les factures Orion** en un exemplaire - la liste des factures de vente Sifac (ZREC022) - le récapitulatif des opérations intégrées de SIFAC (vente, achat et prise en charge) Ce lot complet permettra le rapprochement de la vente et de l'achat par le bureau du visa recettes de l'AC. Après cette prise en charge, le Pôle central PI transmet la liste dépenses et les factures Orion pour signature par l'ordonnateur: L'agence comptable doit néanmoins être destinataire d'un original signé par l'ordonnateur. Documentation associée Documentation du processus (Lister et joindre les documents : fiche(s) de procédure, mode opératoire, notes internes…) "Liste des factures de vente validées" Sifac et non signée par l'ordonnateur (Transaction ZREC022) "Liste des dépenses" signée par l'ordonnateur (transaction ZISFACFITR_LIST_DEP) "Récapitulatif des opérations intégrées dans SIFAC" Liste des factures Orion Fichier CSV extrait du logiciel de facturation ORION Document Déroulement Interface Orion PI Interne * L'utilisation de l'interface PI dans Sifac concerne le magasin de chimie via ORION, mais aussi la DI logiciels et l'imprimerie. ** Cela vaut pour les trois types de factures: factures de "Orion", de la DI Logiciels et de l'Imprimerie. Modalité d’élaboration Fiche établie par : DFI - Département de l'animation du réseau et du contrôle interne Département de l'Animation du Réseau et du Contrôle Interne - FIN - REC - 04.01 Fiche validée par : Hélène Mangano Date de validation : 03/04/2012