Profil de poste - Université Toulouse 1 Capitole

Toulouse, le 11 juillet 2016
Direction des Ressources Humaines
PROFIL DE POSTE
Assistante administrative au Cabinet de la Présidente
L’université Toulouse 1 Capitole recrute une assistante administrative pour assurer le
secrétariat particulier de la Présidente de l’université et contribuer au bon fonctionnement du
service sous l’autorité du chef de cabinet.
Environnement de l’emploi :
Issue d'une longue tradition universitaire, l'Université Toulouse 1 Capitole est implantée au
cœur de la ville de Toulouse. L’Université compte 4 UFR, un IAE ainsi qu’un IUT délocalisé à
Rodez. Elle accueille plus de 21 000 étudiants dans les domaines du droit, de l’économie et de
la gestion et emploie plus de 1100 personnes. La recherche, label qualité d'UT1, occupe une
place centrale dans le développement des échanges, l'évolution des enseignements, l'ouverture
menée vers les partenariats professionnels.
Missions :
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Tenir l’agenda et le planning de la Présidente
Organiser les réunions, assurer leur suivi et l’interface dans les différents services.
Réserver les salles (logiciel ADE).
Accueillir le public (appels téléphoniques et accueil physique).
Filtrer les contacts et les réorienter si nécessaire vers les services compétents de
l’université.
Déterminer le caractère d’urgence des demandes, savoir les reformuler, les
analyser.
Organiser les déplacements de la Présidente et de son équipe.
Assurer la gestion et le suivi des missions : inscriptions aux réunions et colloques,
réservation des vols et des hôtels, demandes de visas,…
Enregistrer le courrier à l’arrivée.
Rédiger divers courriers et documents.
Diffuser toutes sortes de documents dans les différents services.
Répondre aux invitations transmises à la Présidente.
Participer à l’organisation de diverses manifestations à l’initiative de la Présidente et
des enseignants ou des étudiants.
Compétences requises :
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Capacité à s’adapter à tous les publics.
Savoir rester maître de soi en toutes circonstances.
Etre apte à gérer les situations difficiles, l’agressivité et les conflits.
Savoir réorganiser son travail pour faire face aux urgences.
UNIVERSITE TOULOUSE 1 CAPITOLE
2 rue du Doyen-Gabriel-Marty - 31042 Toulouse cedex 9 - France - Tél. : 05 61 63 35 00 - Fax : 05 61 63 37 98 - www.ut-capitole.fr
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Admettre les contraintes horaires.
Connaissance des différentes structures et de l’établissement.
Capacité à l’autonomie dans les fonctions et prise d’initiative.
Savoir travailler en équipe.
Connaître les logiciels bureautiques : Word, Excel.
Précisions particulières relatives au poste :
Cet emploi est positionné en catégorie C.
Il est ouvert aux :
- personnels titulaires par la voie de la mutation ou du détachement.
- personnels non-titulaires : CDD à temps plein, d’une durée de 12 mois
renouvelable. Rémunération : 1 486,32 € bruts mensuels (par référence au 1er échelon du
corps des adjoints techniques de recherche et de formation)
Prise de fonctions : dès que possible
Date limite de dépôt des candidatures : 26 Août 2016
Renseignements sur le poste auprès de Madame Evelyne LOPEZ :
[email protected]
La candidature – lettre de motivation, curriculum vitae et dernier arrêté de promotion pour
les agents titulaires – sera envoyée par courriel à la Direction des Ressources Humaines,
à l’adresse suivante :
[email protected]
Avant le 26 Aout 2016
En rappelant précisément l’intitulé de l’annonce
UNIVERSITE TOULOUSE 1 CAPITOLE
2 rue du Doyen-Gabriel-Marty - 31042 Toulouse cedex 9 - France - Tél. : 05 61 63 35 00 - Fax : 05 61 63 37 98 - www.ut-capitole.fr