Gestion des contenus d`entreprise

P R É S E N T A T I O N
D E
L ' É T U D E
Date doc
ECM : Gestion de Contenus d’Entreprise
Votre objectif : Refondre ou mettre en place un système de gestion de contenus global et cohérent, ou un système de
gestion de contenus focalisé sur l'une des quatre dimensions suivantes : Document Management (GED), WCM (Gestion de
Contenus Web), KM & Collaboration, Archivage.
Profils concernés : Direction des Systèmes d’Information, Responsables de l'Archivage, Responsables Veille, KM…
.
Les besoins fonctionnels de votre entreprise
Les questions que vous vous posez
L’accès pour tous aux informations et documents
structurés et non structurés de l’entreprise.
Qu’apportent concrètement
Gestion de Contenus ?
La publication dynamique en environnement
Inter/intra/extranet.
Quels sont les acteurs majeurs du domaine,
comment se positionnent-ils ?
La gestion consolidée des sites et autres canaux
de diffusion (messagerie, etc.).
Quelles sont les solutions à envisager compte
tenu de ma problématique ?
La production collaborative (et maîtrisée) de
contenus.
Comment choisir la meilleure solution ? Quelles
fonctionnalités font la différence ?
L’automatisation de processus documentaires
métier, avec la dématérialisation des documents.
Quelles évolutions observe-t-on sur ce marché ?
les
outils
de
Les solutions Open Source ou ASP peuvent-elles
répondre à mon besoin ?
L’archivage sécurisé et réglementaire des
documents officiels.
Quelles précautions pour mener à bien mon
projet ?
L’ETUDE COMPARATIVE ECM : Gestion de Contenus d’Entreprise analyse l'offre logicielle du domaine et vous
aide à présélectionner la solution la mieux adaptée à vos besoins et à l'activité de votre société. Cette étude ECM guide les
responsables informatiques et les chefs de projets depuis l'étude préliminaire jusqu'au choix final. Elle vous aide à définir
les points clés de différenciation des offres de gestion de contenus, en présentant une typologie de l'offre et une
méthodologie pour formaliser vos besoins.
Le domaine ECM est analysé selon 4 axes : Document Management (GED), WCM (Gestion de Contenus Web), KM &
Collaboration, Archivage.
Cette étude comparative comprend :
une synthèse du domaine logiciel ECM (tous segments confondus), des acteurs clés, du marché et de ses
perspectives ;
une check-list de critères aidant à l'élaboration du cahier des charges:
un état de l’art des fonctions, acteurs et technologies proposées ;
pour chaque progiciel analysé: l’avis de l’analyste sur la solution, un kiviat fonctionnel, une synthèse des points
forts et faibles de l'offre analysée, et les réponses de l'éditeur à un questionnaire reposant sur plus de 80 critères
d'analyse
des éclairages sur des nouveaux produits, des rachats, fusions ou arrivées de nouveaux acteurs ;
des services d’interaction avec l’analyste (compléments d’information, avis ponctuels sur un sujet…).
Le CXP
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1 Le CXP
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Caractéristiques fonctionnelles évaluées
Architecture et intégration au SI : plates-formes et SGBD, normes et standards supportés, interfaces avec le SI,
avec progiciels de GED, ERP, CRM.
Outils de production et de capture de documents.
Indexation et Recherche des documents.
Organisation et classement des documents (Gestion de bibliothèques).
Gestion du cycle de vie des documents.
Gestion de la publication dynamique : génération des pages à la volée, modèles de présentation "assemblables"
dynamiquement, caches de pages.
Analyse, Restitution, Visualisation.
Workflow, gestion de processus, intégration applicative.
Profiling/Personnalisation : personnalisation automatique, push, collecte d’informations sur les visiteurs, analyse
du comportement des visiteurs, filtrage collaboratif.
Gestion des emails.
Archivage.
Supervision, administration et sécurité : gestion des droits d’accès, supervision applicative, publication multi-sites,
distinction développement-production, roll-back de site, gestion de groupes d’utilisateurs.
Progiciels analysés 1
Progiciel
1
Société
ALFRESCO ONE
Alfresco Software
Xpert.ECM
Azur Technology, Groupe T2i
Cincom ECM
Cincom
Documentum
EMC
DocuWare
DocuWare
Ever Suite
Ever Team
Content Manager
IBM-Filenet
M-Files
M-Files/ Streamdesign
SharePoint
Microsoft
NUXEO Plateforme
Nuxeo
Content Suite Platform
Open Text
Perceptive ECM
Perceptive Software (Lexmark)
VDOC Document Management
VISIATIV SOFTWARE
Xerox DocuShare
Xerox
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Liste indicative non contractuelle – sujette à modification sans préavis
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ECM : Gestion de Contenus d’Entreprise
Les Enjeux
LES ENJEUX
 Le marché ECM est en évolution continue




Les besoins des utilisateurs
Les besoins des entreprises
Des nouveaux blocs fonctionnels
Les acteurs du marché (nouveaux entrants vs.
éditeurs classiques)
 Les contraintes réglementaires
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LES ENJEUX - DÉFINITIONS, CONCEPTS CLÉS :
HISTORIQUE
 Au début, les objectifs de base de la GED étaient:
 Retrouver les documents
 Normaliser les tâches pour plus de productivité
 Faciliter le partage
 Aujourd’hui, les objectives de base de la GED ont évolué vers l’ECM :








Capturer & créer (dématérialisation, mass import, etc.)
Stocker en un lieu unique et virtuel
Organiser, structurer (classer, indexer, etc.).
Administrer, cycle de vie (validation, versioning, etc.)
Restituer (publier, rechercher/accéder, partager, etc.)
Sécuriser (confidentialité, intégrité, etc.)
Conserver, archiver
Dé-publier, détruire
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Tous droits réservés. Reproduction ou distribution sous quelque forme que ce soit est expressément interdite sauf autorisation écrite préalable du CXP. Bien que considérées comme
fondées au jour de leur publication, les informations que nous publions sont livrées telles quelles et sans garantie.
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ECM : Gestion de Contenus d’Entreprise
Les Fonctions
LES FONCTIONS
 ECM Core





Acquisition, Capture, Dématérialisation
Gestion Electronique des Documents (GED)
Publication, diffusion
Gestion collaborative de documents
Archivage et Records Management
 ECM Etendu




Processus, BPM/Workflow, Intégration du flux
E-mail Management
Digital Asset Mangement (Multimédia riche)
Production de documents, Editique
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LES FONCTIONS – GED: LES CONSTATS
 Le périmètre fonctionnel se stabilise
 Les leaders du marché couvrent la majorité des besoins
 La gestion documentaire devient critique pour
l’entreprise avec des exigences fortes en gestion du
cycle de vie des documents
 La GED devient une brique essentielle pour enrichir des
applications métier, de plus en plus dans une approche
de type « Intranet », avec une navigation contextuelle
et non plus basée sur l’arborescence
 La GED couvre de plus en plus de processus transverses
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ECM : Gestion de Contenus d’Entreprise
Les Acteurs
LE MARCHÉ DES SUITES ECM : MÉTIERS D’ORIGINE DES ACTEURS
Processus
Open Source
« Pure-players » ECM/GED
Alfresco,
Nuxeo
Anakeen…
EMC/Documentum,
W4, VDOC,
Adobe,
Avanteam,
Global 360…
Open Text/
(Streamserve)
Cincom Systems
Business Document,
HP-Exstream
Editique
Open Text (Vignette),
Filenet/IBM, EverTeam,
Middleware
Hardware
Docubase…
Microsoft,
Oracle/BEA/Sun,
IBM, EMC…
Autonomy (Interwoven),
IBM/Lotus
Microsoft
KM,
Collaboration
Enterprise Social
Software
Fatwire…
Broadvision,
Publication
WCM, CMS
Portail
Tridion/ASG, Oracle(Stellent),
Noheto-Wedia, Jalios,
Adobe (Days)…
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LES CRITÈRES TECHNIQUES DIFFÉRENCIATEURS
 Qualité d’intégration interne de ces suites
 inter-modules (interface utilisateur commune, socle
homogène, référentiel unique, etc.)
 Capacités d’intégration avec applications métiers
et référentiels d'entreprise
 API et interfaces avec autres logiciels
 Ouverture à plusieurs systèmes d'exploitation
 Windows, Unix, Linux, IBM, etc.
 Niveau de standardisation de leur architecture
 SOA, web services, J2EE, .Net…
 Virtualisation des architectures techniques
 Adaptées au cloud, grid, SaaS, On-Demand…
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Copyright le CXP, 2014. Le CXP – 13 rue Le Sueur – 75116 PARIS – 01 53 05 05 53 – www.cxp.fr
Tous droits réservés. Reproduction ou distribution sous quelque forme que ce soit est expressément interdite sauf autorisation écrite préalable du CXP. Bien que considérées comme
fondées au jour de leur publication, les informations que nous publions sont livrées telles quelles et sans garantie.
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ECM - Gestion des contenus d’entreprise Gestion collaborative des connaissances
Ce document s'adresse en particulier :
aux directions des systèmes d’information,
aux chefs de projets de gestion
documentaire et collaborative.
SOMMAIRE
1. CARACTÉRISTIQUES COMMERCIALES ........................... 3
1.1 Fiche d’identification produit ............................................... 3
1.2 Fiche d’identification éditeur ............................................... 3
1.3 Eléments de pérennité ......................................................... 3
1.4 Eléments d’analyse financière.............................................. 4
1.5 Modalités de commercialisation .......................................... 4
1.6 Principes de tarification ....................................................... 5
OBJECTIF DU DOCUMENT
La check list est un document comportant plus
d'une centaine de questions essentielles à
l’élaboration d’un cahier des charges et à la
formalisation des besoins des futurs utilisateurs
de la solution. Ces questions standard
correspondent à des critères parfois globaux sur
une fonction, parfois au contraire tout à fait
discriminants.
1.7 Coûts .................................................................................... 5
1.8 Suivi et maintenance du progiciel ........................................ 6
1.9 Formation et documentation ............................................... 6
1.10 Langues et localisations ..................................................... 7
1.11 Verticalisation par secteurs, métier, PME/PMI .................. 8
2. CARACTÉRISTIQUE TECHNIQUES .................................. 8
Cette liste de questions s'articule autour de trois
axes :
2.1 Architecture ......................................................................... 8
Les critères commerciaux. Ils recensent
l'ensemble des points-clés à observer en ce
qui concerne la conception et la diffusion
du progiciel, les prix, les prestations
offertes par le fournisseur (maintenance,
assistance au démarrage...), le contrat
(type de contrat, garanties offertes...), le
nombre de références, la formation des
utilisateurs, les possibilités d'essais du
progiciel et la documentation fournie.
2.3 Robustesse ......................................................................... 11
2.2 Interface Utilisateurs .......................................................... 10
2.4 Respect des normes/standards, Communication interapplicatives ..................................................................... 12
2.5 Convialité & Ergonomie...................................................... 13
3. CARACTÉRISTIQUES FONCTIONNELLES ....................... 14
3.1 Architecture du produit...................................................... 14
3.2 Gestion Documentaire (GED) ............................................. 16
Les critères techniques. Ils concernent
particulièrement
l'environnement
"matériel" du progiciel, à savoir le type de
machine, le système d'exploitation
nécessaire,
les
SGBD
supportés,
l'architecture.
3.3 Taxonomy - Gestion des métadonnées .............................. 17
Les critères fonctionnels. Le découpage au
niveau de ces critères correspond aux
grandes fonctions du domaine, que tout
utilisateur peut espérer trouver couvertes
par les progiciels correspondants. Ce
découpage est induit, soit par les normes
en vigueur, soit par l'état de l'art
fonctionnel du domaine, soit par celui des
progiciels qui traitent de la fonction à
informatiser.
3.7 Collaboration ...................................................................... 21
3.4 Versioning – Gestion des versions ..................................... 17
3.5 Workflow et BPM ............................................................... 18
3.6 Gestion de Contenu (WCM) ............................................... 20
3.8 Gestion des emails ............................................................. 22
3.9 Archivage ............................................................................ 24
3.10 Profiling et personnalisation ............................................ 25
3.11 Recherche et restitution des documents ......................... 26
3.12 Exploitation, administration, sécurité .............................. 27
RÉFÉRENCES CXP ........................................................... 28
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Questions standard
Contraintes
de votre entreprise
Pondération
Réponses et
commentaires
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1. CARACTÉRISTIQUES COMMERCIALES
1.1 FICHE D’IDENTIFICATION PRODUIT
1.
Nom du produit ?
2.
Date de création du produit ?
3.
Version actuelle ?
4.
Date de commercialisation de la
version actuelle ?
1.2 FICHE D’IDENTIFICATION EDITEUR
5.
Editeur, pays d’origine, date de
création de la société (Monde et
France) ?
6.
Effectifs globaux (Monde et France) ?
7.
Présence internationale ?
8.
Effectif travaillant sur le produit
(consultants, techniciens,
commerciaux, R&D) et localisation de
ces effectifs (Monde et France) ?
1.3 ELEMENTS DE PERENNITE
9.
Nombre de clients sur le produit (à
distinguer du nombre de licences
vendues) :
- en France ?
- en Europe ?
- dans le Monde ?
10.
Références importantes (clients
significatifs sur le produit) en France ?
…
/…
.
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Questions standard
Contraintes
de votre entreprise
Pondération
Réponses et
commentaires
Date doc
2. CARACTÉRISTIQUE TECHNIQUES
2.1 ARCHITECTURE
42.
Quelles sont les plates-formes
serveurs possibles pour le progiciel :
- Windows (préciser versions) ?
- Unix (lequel) ?
- Linux ?
- autres (z/OS, mainframes…
préciser) ?
43.
Architectures typiques supportées par
le produit (centralisée, client/serveur,
3 tiers, n-tiers, grid/cluster, etc.) ?
44.
Le produit est-il conforme à J2EE, Java
EE (ou .NET) ?
45.
Repose-t-il sur un serveur
d’applications conforme à J2EE ? Ou à
.NET ? Préciser lequel
46.
BASE DE DONNEES
Quelles sont les structures de stockage
de données supportées par le
progiciel :
- SGBDR (type et version) ?
- bases de données In-Memory
(IMDB) ?
- architectures en grilles de données ?
- autres (SGBDO, etc.) ?
…
/…
.
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Questions standard
Contraintes
de votre entreprise
Pondération
Réponses et
commentaires
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3. CARACTÉRISTIQUES FONCTIONNELLES
3.1 ARCHITECTURE DU PRODUIT
71.
Quels sont les modules composant le
progiciel, proposés dans la version de
base et/ou en option (préciser) Le cas
échéant, indiquer avec quelle(s)
offre(s) tierce(s) a(ont) été
développée(s) une (plusieurs)
interface() ?
72.
Le produit comporte-t-il des modules
assurant les fonctions suivantes (le cas
échéant, indiquer avec quelle(s)
offre(s) tierce(s) a(ont) été
développée(s) une interface) :
- capture/OCR/importation de
documents ?
- création collaborative/groupware ?
- archivage sécurisé ?
- archivage réglementaire (RM) ?
- WCM (Gestion de Contenus Web) ?
- moteur de workflow/BPM ?
- portail ?
- gestion des e-mails ?
- gestion du multimédia riche (DAM) ?
- autres (gestion des spools (COLD),
serveur d'intégration) ?
…
/…
.
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ECM - Gestion des contenus d'entreprise
Gestion collaborative des connaissances
Solution : xxxxx Version : yyyyyy - Editeur : zzzzz
Ce document s'adresse en particulier :
aux directions des systèmes d’information.
OBJECTIF DU DOCUMENT
Fruit du travail d'évaluation de l'analyse, ce document fournit sous forme synthétique les
résultats de l'évaluation de cette solution et la positionne dans le comparatif réalisé.
Dans ce document, on trouvera ce qu'il faut savoir de la genèse de l'offre et de son
positionnement, un descriptif et un tableau récapitulatif des points forts et des points
d’amélioration.
BREF DESCRIPTIF
SOMMAIRE
BREF DESCRIPTIF ............................................................. 2
xxxxx est la suite ECM / GED éditée par
zzzzz (cf. fiche éditeur).
KIVIAT FONCTIONNEL XXXXX ........................................... 3
Cible principale : PMI/PME (100-500
employés).
SYNTHÈSE DES POINTS FORTS / D’AMÉLIORATION ........... 4
Nombre de clients : n.c.
POINTS À RETENIR ........................................................... 3
RÉFÉRENCES CXP ........................................................... 28
L'AVIS DE L'ANALYSTE
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Date doc
ECM - Gestion des contenus d’entreprise Gestion collaborative des connaissances
Solution : xxxxx Version : yyyyyy - Editeur : zzzzz
OBJECTIF DU DOCUMENT.
SOMMAIRE
Le questionnaire qui suit a été élaboré par
les analystes. Ce document délivre les
réponses fournies par l'éditeur.
1. CARACTÉRISTIQUES GÉNÉRALES .................................................................................. 6
Le questionnaire s'articule autour de trois
axes :
2.1 Fiche d’identification produit ...................................................................................... 6
Critères commerciaux. Ils recensent
l'ensemble des points-clés à observer en ce
qui concerne la conception et la diffusion
du progiciel, les prix, les prestations
offertes par le fournisseur, le contrat, le
nombre de références, la formation des
utilisateurs, les possibilités d'essais du
progiciel et la documentation fournie
Critères techniques. Ils concernent
l'environnement « matériel » du progiciel :
le type de machine, le système
d'exploitation nécessaire, les SGBD
supportés, l'architecture…
Critères fonctionnels. Le découpage au
niveau de ces critères correspond aux
grandes fonctions du domaine, que tout
utilisateur peut espérer trouver couvertes
par les progiciels correspondants. Ce
découpage est induit, soit par les normes
en vigueur, soit par l'état de l'art
fonctionnel du domaine, soit par celui des
progiciels qui traitent de la fonction à
informatiser.
2. CARACTÉRISTIQUES COMMERCIALES ........................................................................... 6
2.3 Eléments de pérennité ................................................................................................ 7
2.4 Eléments d’analyse financière..................................................................................... 8
2.5 Modalités de commercialisation ................................................................................. 8
2.6 Principes de tarification .............................................................................................. 9
2.7 Coûts ........................................................................................................................... 9
2.8 Suivi et maintenance du progiciel ............................................................................... 9
2.9 Formation et documentation .................................................................................... 10
2.10 Langues et localisations........................................................................................... 11
2.11 Verticalisation par secteurs, métier, PME/PMI ....................................................... 12
3. CARACTÉRISTIQUE TECHNIQUES ................................................................................ 12
3.1 Architecture................................................................................................. 12
3.2 Interface Utilisateurs ................................................................................... 14
3.3 Robustesse .................................................................................................. 14
3.4 Respect des normes/standards, Communication inter-applicatives........... 15
3.5 Convialité & Ergonomie ............................................................................... 16
4. CARACTÉRISTIQUES FONCTIONNELLES ....................................................................... 17
4.1 Architecture du Produit ............................................................................... 17
4.2 Gestion Documentaire (GED) ...................................................................... 19
4.3 Workflow et BPM ........................................................................................ 20
4.4 Gestion de Contenu (WCM) ........................................................................ 22
4.5 Collaboration ............................................................................................... 22
4.6 Gestion des emails ...................................................................................... 23
4.7 Archivage ..................................................................................................... 24
4.8 Profiling et personnalisation ....................................................................... 25
4.9 Recherche et restitution des documents .................................................... 26
4.10 Exploitation, administration, sécurité ....................................................... 27
RÉFÉRENCES CXP ........................................................................................................... 28
Copyright le CXP, 2014. Le CXP – 13 rue Le Sueur – 75116 PARIS – 01 53 05 05 53 – www.cxp.fr
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