SAGA Logiciel de Comptabilité Terrains – Siège

SAGA
Logiciel de Comptabilité
Terrains – Siège
1. Saga en bref :
Depuis 1996, EpiConcept fourni aux ONG des outils de gestion pour les associations
humanitaires utilisables sur le terrain. Développé à l’origine pour Médecins Sans
Frontières (MSF) le logiciel SAGA est particulièrement adapté pour répondre aux
différents besoins associatifs en matière de comptabilité des missions.
Ses principaux atouts sont :
√ utilisation simplifiée,
√ interface multilingue,
√ aide et contrôles à la saisie,
√ gestion multidevises,
√ suivi budgétaire,
√ suivi de contrats de financements,
√ interfaces avec la comptabilité du siège,
√ facilité de diffusion et d’installation.
2. Les avantages de SAGA
Saga est l’aboutissement de plusieurs années d’évolution d’un logiciel largement
déployé sur le terrain. Il est donc particulièrement riche en fonctionnalité. Le nombre
important d’utilisateur est une garantie en ce qui concerne la fiabilité du produit.
Choisi par de nombreuses associations, le logiciel SAGA peut s’adapter à de
nombreux fonctionnements, si toutefois cela était nécessaire, l’équipe SAGA est
disponible pour étudier de nouveaux besoins et adapter SAGA en conséquence .
Notre expérience dans ce domaine nous a permis de mettre en place de nombreuses
options de paramétrage afin de permettre aux responsables de la gestion de
sélectionner uniquement les fonctionnalités dont ils ont besoin. Ainsi le logiciel reste
adapté pour les utilisateurs sur le terrain.
Régulièrement les nouvelles fonctionnalités sont regroupées et mise à la disposition de
l’ensemble des utilisateurs sous la forme d’une nouvelle version.
Bien sûr, chaque nouvelle version est compatible avec les précédentes.
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3. Les fonctionnalités
Multilingue.
Vous pouvez utiliser SAGA en français, anglais, espagnol et portugais.
√ SAGA permet la saisie de budgets prévisionnels par projet.
√ SAGA permet le suivi complet de contrats de financement avec éditions des
rapports financiers ou grand-livre analytique.
√ SAGA permet le suivi des tiers et les avances aux tiers.
√ SAGA permet pour le siège une centralisation de toutes les comptabilités
terrain dans une seule mission et il vous permet d’imprimer différents rapports.
Simplicité
√ SAGA s’installe facilement, aucune configuration spécifique n’est nécessaire
sur le PC. SAGA est un logiciel très simple et agréable d’utilisation. Il est
utilisable par tous et nécessite une formation de trois jours environ pour les
expert SAGA.
Mots de passe
√ SAGA est protégé par des mots de passe qui donnent accès à 4 niveaux
d’utilisation du logiciel. Ces niveaux vous permettent ou non d’accéder à
certaines fonctionnalités du logiciel suivant le mode d’utilisation.
√ SAGA dispose en outre d’un mode Siège utilisé pour le paramétrage. Au delà
de ce paramétrage standard, la souplesse de SAGA permet de personnaliser les
niveaux d’accès aux besoins de chaque association.
Protection des données
√ Les données de SAGA sont protégées par une méthode de validation qui
authentifie chaque écriture. Les écritures ne sont donc pas modifiables via
Excel ou un autre programme. Cependant, le format de stockage des données
est standard et il est possible au siège de récupérer les données en cas de
besoin. Les fonctions de sauvegarde (format Zip) et d’envoi (y compris
découpage pour eMail) sont intégrées à SAGA.
Multi-exercices
√ SAGA est multi-exercices, vous pouvez suivre un contrat de financement sur
plusieurs années.
Paramétrages siège / paramètres généraux
√ Ces paramètres sont modifiables par le siège. Ce sont principalement les listes
suivantes : devises, pays, plan comptable, financeurs, sections, activités,
contextes. Ils peuvent être également activés ou désactivés par le siège selon
les besoins rencontrés par la mission financière*. Ces paramètres modifiés
feront l’objet d’un envoi du siège vers le terrain.
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Paramètres missions :
√ journaux caisse, banque, O.D., virtuel, extra-comptable, forfait, projets*,
contrats de financement*, plans de financement de référence*, fournisseurs,
personnels expatriés, personnels nationaux.
√ Tous ces paramètres peuvent être activés ou désactivés en fonction des besoins
de la mission financière.
Budget
√ Il vous est possible d’établir un budget* pour chaque projet* et un exercice
budgétaire*
Contrat de financement
√ Les contrats de financements sont les financements attribués par des bailleurs
de fonds pour financer un ou plusieurs programmes (ou projet, activité suivant
la terminologie utilisé dans le milieu humanitaire) dans un pays donné.
Axes analytiques
√ SAGA dispose d’importantes capacités d’analyse selon 4 axes : l’axe
comptable (compte nature de la dépense défini dans le plan comptable) mais
aussi 3 axes analytiques qui sont l’axe projet, l’axe financier, et un 3eme axe
paramétrable par l’utilisateur pour des besoins spécifiques.
Clôture
Des clôtures peuvent être faites provisoirement et définitivement pour :
√ Des écritures un mois donné.
o Lorsque la clôture définitive a été faite, il n’est plus possible par
l’utilisateur de modifier la date, l’imputation comptable, le montant
débit ou crédit, les axes analytiques (code projet, code section). Il est
encore possible de modifier le libellé ou la ligne de financement. Il est
possible au siège en niveau A – superviseur de dé-clôturer
définitivement une année comptable.
√ Une année comptable.
o Idem que la clôture mensuelle définitive.
√ un contrat de financement.
o Cette opération fige toutes les écritures rattachées au contrat de
financement clôturé. Lorsqu’elle a été faite, il n’est alors plus possible
de modifier quoi que ce soit sur une écriture. Il est possible au siège en
niveau A – superviseur de dé-clôturer définitivement le contrat.
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Lettrage et pointages
Il est possible pour la validation des données d’effectuer sous SAGA des opérations de
lettrage (rapprochements) et de pointage.
√ Lettrer vos écritures comptables.
√ Pointer vos balzacs de banque.
Envoi et réception
√ Envoyer ou recevoir en périphérie :
o Envoyer les écritures comptables pour un mois donné et/ou les
informations concernant le personnel expatrié vers la capitale,
o Recevoir les écritures ou les paramètres modifiés par la capitale.
√ Envoyer ou recevoir en capitale :
o Envoyer les écritures comptables modifiées vers la périphérie,
o Envoyer toute la comptabilité vers le siège,
o Recevoir les écritures de la périphérie ainsi que les informations
concernant le personnel expatrié,
o Recevoir les écritures modifiées par le siège ainsi que les paramètres
généraux.
√ Envoyer ou recevoir au siège :
o Envoyer les écritures comptables modifiées vers la capitale ainsi que les
paramètres généraux dans les différentes langues proposées par SAGA,
o Recevoir toute la comptabilité de la capitale.
Interfaces
√ Envoyer les écritures d’un mois donné à un logiciel de comptabilité générale :
o Interfaces disponibles : Arcole, Compta Plus, Delphis, Sage Saari et
Sun.
√ Recevoir des écritures provenant d’un logiciel de comptabilité générale :
o Interfaces disponibles : Sun, Navision et Sage Saari.
√ Sauvegarde et restauration
√ Ces opérations vous permettent de sauvegarder l’ensemble de vos données. Les
données sont stockées au format zip et peuvent être envoyée par eMail.
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4. Impressions
Le logiciel vous permet d’imprimer :
√ la liste de vos paramètres généraux et missions,
√ les écritures pour un balzac et un mois donné
√ les balances comptables et/ou extra-comptables (charges et produits, avances,
transferts, etc..),
√ un historique des avances, transferts internes et autres transferts,
√ un suivi de projets global et détaillé,
√ un suivi de contrats de financement,
√ un coût net,
√ un rapport financier ou grand livre analytique,
√ un suivi de personnes, administratif, mission, rapport financier, une fiche
expatrié et une fiche famille pour votre personnel expatrié,
√ un outil de taux de change moyen pondéré.
√ Un plan de financement.
√ Un rapport d’audit
5. Pré-requis
Ce produit à l’origine sous DOS existe depuis juin 1999 en version Windows (SAGA).
C’est un logiciel de comptabilité en partie simple qui fonctionne sous environnement
Windows (NT4, 2000, XP, Vista and Seven) et nécessite 256 Mo de mémoire, 10 Go
de disque dur minimum.
6. Tarifs
SAGA est diffusé en mode locatif par le biais d’un abonnement indexé sur le nombre
de pays où est utilisé le logiciel. Pour plus de renseignements, n’hésitez pas à nous
contacter.
7. Contact
Téléphone : +33.(0)1.53.02.40.60
Email : [email protected]
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Quelques définitions
√ Mission financière :
Il s’agit du nom du pays où la mission œuvre. C’est la première information
à introduire dans le logiciel avant toute opération.
√ Exercice budgétaire :
Période comptable de 12 mois fixée par l’association pour la comptabilité
de la mission financière. Chaque mission financière pouvant gérer plusieurs
projets de durées différentes.
√ Budget :
relatif à un exercice budgétaire et à un projet choisi. Il peut se paramétrer
par compte ou par grande famille comptable. Il va contenir les montants
figurant dans la budgétisation annuelle correspondant à un projet
spécifique.
√ Projet :
Activité précise dans un espace géographique défini. D’un point de vue
financier, un projet est un centre de coût.
√ Contrat de financement :
Financements attribués à la mission financière choisie.
√ Plan financeur de référence :
Formulaire standard ou modèle, sans chiffres, nécessaire à la saisie d’un
budget de contrat de financement. Les modèles de plans financeurs sont
composés de lignes de financement auxquelles sont associés des comptes
du plan comptable international. C’est sur base de l’un de ces plans
financeurs type que les budgets des contrats de financement sont
enregistrés. Néanmoins, il est possible de saisir directement un plan
utilisateur. On parle de “Plans financeurs” pour les modèles créés par les
sièges et de “Plans utilisateurs” pour ceux créés par la mission financière.
√ Balzac :
journal de caisse, journal de banque, etc…
EpiConcept
47, rue de Charenton
75012 Paris
SARL au capital de 150 000 euros
RCS Paris B 403 931 553 / SIRET 40393155300024
Code APE722C
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