Système Informatique

Système d'information de Gestion
Système d'information – Système informatique
Un Système d'information existe dès qu'une organisation se crée. Cette
notion existait avant l'invention de l'Informatique.
Il n'est pas forcement souhaitable d'informatiser à 100% un système
d'information.
Un système d'information peut être vu (appréhendé) selon quatre angles :
Vue externe : permet de répondre à la question POURQUOI.
Vue fonctionnelle : permet de répondre aux questions QUI, OU et QUAND?
Vue Informationnelle : permet de répondre à la question QUOI.
Vue applicative : donne la carte des flux inter-applicatifs et l'architecture
technique. Permet de répondre à la question COMMENT?
Les trois premières vues fournissent la compréhension « métier », la
dernière l'implantation de la solution informatique.
Les théoriciens de l'approche systémique décompose les organisations en trois systèmes.
Un système comme le définit Joël de Rosnay dans son ouvrage « Le macroscope » est un ensemble
d'éléments en interaction dynamique, organisés en fonction d'un but.
Le système opérant est le siège de l'activité productive de l'entreprise. Cette activité consiste en une
transformation de ressources ou flux primaires. Ces flux primaires peuvent être des flux de matière,
de finance, de personnel, d'actifs ou enfin d'information.
Le système de pilotage est le siège de l'activité décisionnelle de l'entreprise. Cette activité
décisionnelle est très large et assurée par tous les acteurs de l'entreprise à des niveaux divers,
depuis les acteurs agissant plutôt dans l'activité productrice de l'entreprise, à ceux dirigeant cette
dernière. Elle permet la régulation, le pilotage mais aussi l'adaptation de l'entreprise à son
environnement. C'est cette activité qui conduira l'évolution, décidera notamment de l'organisation et
de l'évolution des systèmes opérants et d'information.
Dans un contexte classique de gestion, cette activité concerne, entre autres, l'allocation des
ressources impliquées (prévision, planification, etc.), ainsi que leur suivi (contrôle de gestion,
.budgétaire, etc.).
Le système d'information est un système de mémorisation dont le rôle est de permettre au système
de pilotage d'assurer ses fonctions, notamment en assurant son couplage avec le système opérant.
© Jacques Chambon
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Système d'information de Gestion
Système d'information – Système informatique
Les fonctions du système d'information dans l'entreprise
L'analyse systémique permet de faire émerger la notion de système d'information en tant que
représentation de l'activité du système opérant et/ou du système de pilotage, et de ses échanges
avec l'environnement, conçue à l'initiative du système de pilotage en fonction des objectifs à
atteindre et de l'organisation choisie.
Ce système d'information est destiné:
•
au système de pilotage pour pouvoir connaître et maîtriser le fonctionnement du système
opérant;
•
au système opérant lorsque les flux transformés sont de nature « information ».
Le système d'information assure dans l'entreprise quatre fonctions :
1. La génération des informations.
Le système d'information est conçu à l'initiative du système de pilotage. Le système de pilotage doit
faire preuve d'imagination dans la définition de l'information nécessaire à l'émergence du système
d'information et de ses fonctions. La génération de l'information est ainsi une fonction indispensable
que le système de pilotage doit exercer pour permettre la conception du système d'information. Cette
génération permettra toute saisie future de l'information et est propre à chaque organisation.
Cette génération de l'information consiste à donner à toute information un nom et une définition,
reconnus et partagés au sein de l'entreprise; cela revient à définir en fait le vocabulaire spécifique de
l'entreprise.
2. La mémorisation des informations (transfert des informations dans le temps).
La fonction de mémorisation (collective) des informations a un rôle central. Sans mémoire, pas
d'apprentissage, pas d'intelligence. La nature et la signification des informations à mémoriser seront
des éléments essentiels de la conception d'un système d'information. L'ensemble des informations
mémorisées constituera le « référentiel des données de l'organisation ».
3. La communication et la diffusion des informations (transfert des informations dans l'espace).
Le système d'information assure les échanges (acquisition et restitution) d'informations avec le
système opérant et le système de pilotage. L'organisation de l'acquisition et de la restitution des
informations constituera un autre élément important de la conception.
4. L'exécution des traitements (transfert des informations dans la forme).
En référence à l'approche système, les traitements sont soit des activités de transformation
d'information/matière première (relevant donc du système opérant), soit des activités de décision,
élémentaires ou complexes (relevant du système de pilotage). Le système d'information accueille,
pour le compte du système de pilotage ou du système opérant, les traitements suffisamment
formalisés et répétitifs.
© Jacques Chambon
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Système d'information – Système informatique
Une nouvelle lecture du système d'information
Aux trois rôles traditionnels joués par l'information dans les organisations : support pour l'action,
mémoire des activités, aide à la prise de décision, les technologies de l'information et de la
communication ont ajouté des fonctions considérables qui élargissent l'étendue des systèmes
d'information et en modifient profondément la structure. Ce phénomène est particulièrement visible à
travers trois terrains d'innovation :
•
la dématérialisation croissante des objets de gestion,
•
l'exigence systématique de qualité,
•
l'émergence de structures informationnelles virtuelles liées aux structures réelles.
L'extension de la place de l'information et de ses technologies au sein des organisations déterminent
l'évolution de la notion même de système d'information.
L'approche traditionnelle voit l'organisation comme un système, lui-même décomposé en trois soussystèmes en interaction : le système opérant, le système d'information et le système de pilotage.
Dans cette vision, le système d'information joue le rôle de mémoire entre le système de pilotage (la
direction) et le système opérant (la sphère de production). Selon cette approche, le SI est une
représentation abstraite du monde réel qui permet d'asseoir le processus de conception de la base de
données support du SI.
La confusion ou l'intégration entre le système d'information et le système informatique tient autant au
phénomène de numérisation croissante de la réalité informationnelle qu'à l'évolution déterminante du
rôle de l'informatique dans l'organisation. Le tableau ci-dessous, adapté de l'analyse de Gérard
Karsenti, souligne, à travers quelques critères, les grands traits de cette évolution.
Aujourd'hui les théoriciens
d'Information.
mettent l'accent sur les liens entre processus métier et Systèmes
Un processus métier est un ensemble coordonné d'activités visant à produire un résultat pour les
clients internes ou externes de l'organisation. Ce processus est exécuté par des acteurs humains ou
des automates utilisant des ressources. Dans certains cas, les activités des processus sont
uniquement du traitement de l'information : saisie, stockage, transmission, recherche, manipulation,
restitution : c'est le système d'information.
« Le système d'information est la partie du réel constituée d'informations organisées, d'événements
ayant un effet sur ces informations, et d'acteurs qui agissent sur ces informations ou à partir de ces
informations, selon des processus visant une finalité de gestion et utilisant les technologies de
l'information. » MORLEY C, HUGUES J, LEBLANC B, UML pour l'analyse d'un système d'information, Dunod Informatiques,
2000
Le système informatique est défini comme " un ensemble organisé d'objets techniques – matériels,
logiciels, applicatifs – dont la mise en œuvre réalise l'infrastructure d'un système d'information."
Dans la réalité du fonctionnement des organisations, le système informatique ne prend pas en charge
la totalité des situations de gestion. D'une part parce qu'un grand nombre de modalités de
fonctionnement ne sont pas formelles, d'autre part parce que l'histoire de l'élaboration du logiciel, son
origine, déterminent souvent un formatage des règles de gestion introduites comme des contraintes.
Ainsi il faut admettre qu'une partie de l'organisation échappe à la couverture du système et qu'une
part des procédures restera "manuelle" ou " informelle".
© Jacques Chambon
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Système d'information – Système informatique
Evolution des Systèmes d'information
© Jacques Chambon
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