responsable école doctorale
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responsable école doctorale
Direction : RECHERCHE Service : coordination des écoles doctorales Nom et prénom de l’agent : RESPONSABLE D’ECOLE DOCTORALE CHARGE DE GESTION ADMINISTRATIVE ET FINANCIERE NATURE DU POSTE : catégorie (A, B, C) ; emploi type (se référer aux emplois types ITRF, y compris pour la filière AENES, à referens : http://referens.univ-poitiers.fr/version/men/default.asp ) Catégorie A ; filière ITRF ; assistant ingénieur en gestion administrative (ASI) ; BAP J MISSION DU SERVICE : Administration et gestion du budget des écoles doctorales MISSIONS DE L’AGENT : (définition du poste ; les missions sont ensuite déclinées dans le champ suivant en activités essentielles) Gestion administrative et financière de l’école doctorale Encadrement administratif des doctorants de l’école ACTIVITES ESSENTIELLES : (gestion administrative, financière, scolarité, préparation des décisions, gestion de labo, maintenance,…) Coordonner les activités de l’Ecole doctorale en application de l’arrêté du 7 août 2006 – Contrôle de l’application des règles et des procédures administratives Organiser et participer au Conseil de l’école : Convocation, établissement de l’ordre du jour avec la direction de l’école doctorale, rédaction et diffusion des comptes-rendus Organiser et participer aux colloques et aux journées d’études de l’école doctorale Campagnes de recrutement des doctorants contractuels : affichage, réception des dossiers, diffusion des dossiers auprès des membres du conseil, préparation de la session des auditions Organisations des élections des représentants des doctorants Admission : informer les candidats sur les conditions d’admission, contrôler les dossiers, procéder aux inscriptions administratives des primo-entrants Réinscription : assurer le contrôle des dossiers : rendu des fiches de suivi des séminaires, autorisation pour le passage en 3ème année, autorisation de demande de dérogation Instruction des dossiers de co-direction en application avec les règles de l’université et du conseil scientifique Gestion et conception d’outils de communication : site web de l’école, lettre d’information Informer les doctorants sur les formations et les programmes de l’école Suivre le cursus des doctorants – formation doctorale, étapes de la thèse, instruction du dossier de soutenance de thèse Élaborer des produits de communication ou d’information et assurer la mise à jour du site web de l’école Gérer la documentation de l’école Gérer la comptabilité de l’école – commandes, mandatements, liquidations, suivi de situation budgétaire Instruire les aides à la mobilité des doctorants COMPETENCES : (connaissances juridiques, administratives, maîtrise de l’outil informatique, technicité.) Connaître le fonctionnement de l'administration universitaire et de l'organisation des études doctorales Notions de comptabilité publique Savoir mettre en œuvre les règles budgétaires Maîtriser les logiciels de bureautiques courants, ceux de la scolarité (Apogée) et de comptabilité (Consortium Cocktail) Aptitudes relationnelles avec le public étudiant et enseignant FORMATION : Niveau de diplôme réglementaire exigé pour le recrutement externe : bac +2 Formations et expériences professionnelles souhaitables : Formation à l’application GRAAL Formation à un logiciel de statistiques (exploitations de données concernant les doctorants) ENVIRONNEMENT ET CONTEXTE DE TRAVAIL : Effectifs de la structure et positionnement de l’agent au sein de la structure : La coordination des écoles doctorales compte 7 agents : - la responsable du service - l’adjointe à la responsable - 4 responsables administratifs d’école doctorale dont l’agent ci-dessus dénommé - une secrétaire (secrétariat mutualisé) Relations avec les autres structures de l’université : Service de la recherche DEVU : service des inscriptions et des diplômes Services financier et comptable Service communication Relations avec l’extérieur (rectorat, inspection académique, ministère, trésorerie générale…..) : Fournisseurs FRAM, Hôtels Lieu de l’activité : université Paris 8, bât. D Spécificités du poste : (contraintes de service) Activités associées : gestion des inscriptions administratives des doctorants, réservations de billets et d’hôtels pour les jurys de thèse, Quotité de travail : 100% Tendances d’évolution du poste : Visa et cachet du responsable :