rapport de stage
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Ipag, 2ème année Rapport de stage de gestion – suivi de projet 07/01/2013 – 15/03/2013 Laura Werle Groupe 2D12 RAPPORT DE STAGE TEDEMIS 6, bis rue des Graviers 92200 Neuilly-sur-Seine Martine Plat Responsable Administratif et Financier ! 1! Remerciements Tout d’abord, je souhaite remercier TEDEMIS de son accueil et de m’avoir permis de découvrir les métiers et le fonctionnement du web marketing. Je remercie l’IPAG de nous donner l’opportunité de faire un grand nombre de stages pendant ces 5 ans d’études, ce qui est un réel avantage sur un CV et en particulier par rapport aux autres écoles supérieures de commerce. Je suis reconnaissante du suivi dont nous avons bénéficié pendant le stage (régulations) et de l’écoute qui nous a été accordée. Je souhaite également remercier mon maître de stage, Martine Plat, de m’avoir fait confiance dans la gestion du déménagement de la société ainsi que de m’avoir choisi pour l’assister pendant deux mois et demi. Je tiens également à remercier mes collègues de leur aide et de leur gentillesse pendant mon stage : - Laurent Saffar – Consultant - Thomas Rosset – Commercial - Carine Teixeira – Ancienne stagiaire, responsable de ma formation - Léonore Bottin – Responsable Projet - Youssef Jlidi – Assistant au pôle Projet Enfin, je remercie Antoine Devos (CEO) de son accessibilité et de son aide. ! 2! Sommaire REMERCIEMENTS) 2! INTRODUCTION) 4! 1.)DESCRIPTIF)DU)STAGE) 5! 1.1)L’ENTREPRISE,)SON)SECTEUR)D’ACTIVITE,)SON)POSITIONNEMENT) 1.2)LA)FONCTION/MISSION) 1.3)LA)FORMATION)REÇUE) 5! 5! 7! 2.)ANALYSE)DE)L’EXPERIENCE) 9! 2.1)L’INTEGRATION)DANS)L’ENTREPRISE) 2.2)L’EXPERIENCE)DU)BACK)OFFICE,)APPORTS)PERSONNELS)PRESENTS)ET)FUTURS) 2.3)L’ARTICULATION)DE)LA)MISSION)ET)SON)IMPORTANCE)DANS)L’ORGANISATION))GENERALE)DE) L’ENTREPRISE) 9! 10! CONCLUSION) 14! ANNEXES)OBLIGATOIRES)–)RESUME)DU)STAGE) 15! ANNEXES)EVENTUELLES) 17! ! 12! 3! Introduction J’ai effectué mon stage de dix semaines au sein de la société Tedemis, de début janvier à mi-mars. J’ai eu deux fonctions dans ce stage : Assistante Administratif et Commercial et Chef de Projet Déménagement. Après le déménagement de la société, une troisième fonction est venue s’ajouter : le secrétariat. Ce stage était donc basé sur la nécessité d’une rapide adaptation afin de réaliser toutes les missions qui m’ont été confiées. Mes points forts pendant ce stage ont été mon adaptation, ma rapidité à agir et à comprendre. Mes points faibles ont été mon manque de communication avec ma responsable et mes difficultés au début du stage à réellement m’intégrer à la société. Ce stage m’a permis de mieux cerner mes points faibles, d’en prendre conscience et des les atténuer par la suite. Il m’a fait gagner en maturité et m’a donné un regard neuf sur le monde de l’entreprise ainsi que sur moi-même. ! 4! 1. Descriptif du stage 1.1 L’entreprise, son secteur d’activité, son positionnement Tedemis est une entreprise de web marketing spécialisée dans l’e-mailing comportemental. Par le ciblage et le reciblage très sélectifs des internautes par email, Tedemis propose à ses clients de les aider à générer un trafic qualifié sur internet. Ce service est garanti simple et rapide à installer, efficace, souple et puissant (voir annexe). Ses offres sont principalement l’email retargeting (reciblage par mail des internautes n’ayant pas effectué d’achats sur le site), le media email targeting (ciblage des attentes d’un internaute afin de cerner son comportement sur le net, ce qui permet d’entretenir avec lui une relation personnalisée) et l’email acquisition (collecte de profils via les jeux concours ou les campagnes d’emailing personnalisées). Tedemis est leader et a un positionnement de pionnier sur le marché de l’email retargeting (plus de 100 clients actuellement). C’est une entreprise dynamique qui innove en permanence. En effet, Tedemis a été la première entreprise à proposer le Media Email Targeting, et a été récompensée pour cela par les IMC Awards le 24 Janvier 2013 avec un Award d’argent dans la catégorie Innovation ainsi que le prix « coup de cœur du jury ». Enfin, Tedemis est une société en pleine expansion qui comporte actuellement une quarantaine d’employés. Les différents pôles sont la Technique, la R&D, l’Administration, l’Emailing, l’Email-retargeting et enfin le pôle Commercial. 1.2 La fonction/mission Mon stage a comporté trois fonctions distinctes : la fonction de Chef de Projet Déménagement, la fonction d’Assistante Administratif et Commercial et enfin la gestion de l’accueil et du standard. Chef de projet déménagement Lorsque je suis arrivée chez Tedemis, la société était située à Levallois-Perret. Le bâtiment devait être détruit sous 1 mois et demi, le déménagement devait donc être préparé assez ! 5! rapidement. Mon maître de stage m’a donc chargée du déménagement de la société à Neuilly-sur-Seine. La question s’est posée de savoir si on renouvelait ou pas les meubles de la société. Il fallait donc faire une comparaison entre les devis déménagement ajoutés au remplacement des quelques bureaux abimés, et les devis rachats de tous les meubles neufs. Missions effectuées: - Plans d’organisation des bureaux pôle par pôle - Plans des câblages réseau/téléphonie (voir annexe) - Inventaire des meubles - Constitution d’un devis Achats de meubles nouveaux - Constitution d’un devis Achats de meubles complémentaires - Constitution d’un cahier des charges pour l’aménagement des nouveaux locaux (cuisine, accueil, douche, cloisons) et de l’entrée de la société - Prise de contact avec plusieurs entreprises d’aménagement, comparaison des devis proposés. - Prise de contact avec plusieurs entreprises de déménagement, comparaison des devis proposés. - Prise de contact avec plusieurs entreprises de nettoyage pour les nouveaux locaux, comparaison des devis proposés. - Information des clients, fournisseurs et partenaires du changement d’adresse de la société Après analyse des devis, nous avons décidé de conserver les anciens meubles de la société mais de remplacer tous les meubles abimés. Nous avons choisi l’une des sociétés d’aménagement pour transformer les locaux en open space et aménager une cuisine et un accueil. Il a été décidé qu’en fonction des résultats de l’entreprise dans les prochains mois, il serait fait ou non une douche pour ceux qui vont faire du sport à l’heure du déjeuner, ce qui est motivant pour les employés. Assistance administrative et commerciale: - Facturation des campagnes d’e-mailing et de reciblages par mail (email retargeting) - Relance client écrite (Relance 1, Relance 2 puis mise en demeure avec accusé de réception) et téléphonique ! 6! - Réception et sélection des CV pour les postes d’Affiliate Manager Junior et de Chef de Projet Retargeting. - Commande de fournitures pour l’entreprise - Effectuer les notes de frais des dirigeants - Prendre des rendez-vous, des billets d’avion et trouver des hôtels pour les déplacements des dirigeants, se renseigner sur les nouvelles offres téléphoniques pour les déplacements répétés à l’étranger. La facturation et la relance client sont effectuées via le programme CIEL. La relance téléphonique était plus rare mais plus difficile que la relance écrite. La gestion du standard et Accueil Contrairement à nos anciens locaux, les nouveaux disposaient d’une borne d’accueil. Mon maître de stage a donc décidé de m’y installer car le poste n’était pas pourvu. De plus, avec le nouveau système de badges installé à notre nouvelle adresse, il était indispensable que quelqu’un, en l’occurrence moi, se charge d’aller chercher les clients et collaborateurs devant la société pour les conduire à notre étage (l’utilisation de l’ascenseur nécessitait un badge également). Missions effectuées : - Gestion du standard : répondre au téléphone, transmettre des coordonnées ou des messages, filtrer les appels. - Accueil des visiteurs. 1.3 La formation reçue La formation a été faite par une stagiaire que j’ai par la suite remplacée lors de son départ de la société. J’ai appris, dans le cadre des fonctions administratives et commerciales de mon poste, à utiliser le programme CIEL où sont répertoriés tous les clients de Tedemis, leurs coordonnées ainsi que les factures correspondantes. Avec ce programme, j’ai pu faire de la facturation et de la relance client pour les factures impayées. La relance client téléphonique est plus délicate car la bonne entente professionnelle entre la société et le client est en jeu. Il faut à la fois être ferme mais aimable, et obtenir une réponse quant aux raisons du non-paiement des factures ainsi qu’à la date de règlement. ! 7! Mon maître de stage m’a formée en simulant avec moi une relance client par téléphone. Il en a été de même pour me former à faire le standard téléphonique. Pour ce qui est des autres fonctions de mon poste, j’ai appris au fur et à mesure et le plus souvent par moi-même, car certaines fonctions étaient exclusivement existantes dans le cadre de mon stage (par exemple la fonction Chef de Projet Déménagement, qui n’a existée que pendant ces dix semaines). Pour plusieurs missions, je n’ai pu bénéficier d’aucune formation et ai effectué plusieurs recherches sur internet afin de les remplir (pour effectuer le changement de centre médical ou le changement d’adresse de la société par exemple). ! 8! 2. Analyse de l’expérience 2.1 L’intégration dans l’entreprise L’intégration chez Tedemis est facilitée par l’ambiance saine et chaleureuse entre les collègues, cependant il m’a été difficile au début de mon stage de trouver ma place dans une entreprise en perpétuelle croissance (près de 10 personnes ont été embauchées pendant ma période de stage). Les employés essayent d’intégrer chaque nouvel arrivant, beaucoup d’entre eux déjeunent ensemble en salle de pause ce qui permet de nouer des relations amicales avec eux. Les nouveaux locaux, aménagés en open space, sont également plus propices aux échanges entre les différents pôles : l’équipe des commerciaux, l’équipe projet, l’emailing, l’email retargeting, l’équipe technique, l’administration et la R&D (voir les plans que j’ai effectués en annexe). Il y a dans la société deux dirigeants, Alexandre de Chavagnac et Antoine Devos. Ils s’appliquent à connaître et à se mettre à disposition de tous les employés et stagiaires, même ceux dont les stages sont courts comme le mien. L’un d’entre eux s’est, par exemple, chargé personnellement de m’expliquer comment utiliser certains outils de l’entreprise. Il m’a également demandé de lui organiser un déjeuner par semaine en tête à tête avec chaque employé de l’entreprise, par ordre d’ancienneté. Il espérait par cette initiative apprendre à connaître personnellement chacun d’entre eux. Le rythme de travail chez Tedemis varie en fonction de chacun. Les employés doivent arriver à 9h30 et partir au minimum à 18h, ils ont 1h15 de pause. Cependant, ils peuvent aménager leurs horaires (commencer et finir plus tard par exemple). Les employés sont soucieux d’atteindre les objectifs fixés par la direction, c’est pourquoi chacun travaille assidûment malgré le nombre illimité de pauses accordées et la non-surveillance de leurs allées et venues. J’ai d’abord eu des difficultés à m’intégrer à la société du fait de la démission de mon maitre de stage avant mon arrivé, j’ai donc eu deux responsables différents lors de ! 9! l’entretien et lors de mon arrivée. De plus, la personne qui m’a formée est également partie très rapidement car son stage se terminait. Je me suis mieux intégrée dans l’équipe après le déménagement étant donné la position de mon nouveau bureau dans un lieu de passage et de ma nouvelle gestion du standard. Je croisais donc plus souvent les employés et pouvait plus facilement discuter avec eux. La gestion du standard m’a également permis de mieux les connaître et ce, personnellement : certains ne prennent jamais d’appels, d’autres voulaient que je les filtre pour eux etc. La principale difficulté que j’ai eue lors de mon stage a été le manque de communication avec ma responsable. En effet, il s’agit d’une personne qui a beaucoup de responsabilités et de travail. De ce fait, elle n’a pas eu le temps de réellement me « suivre » lors de mon stage. Les erreurs que j’ai faites ou les remarques qui auraient dues m’être adressées ne me sont parvenues que le dernier jour de mon stage lors de mon débriefing. Je pense que j’aurais pu nettement m’améliorer si j’avais pu avoir ces remarques au cours de mon stage et non pas à la fin, ce qui a été une grosse déception pour moi. 2.2 L’expérience du back office, apports personnels présents et futurs Ce stage en back office m’a permis de mieux comprendre comment fonctionne une entreprise, ce que j’ai trouvé très enrichissant et intéressant. D’une part, j’ai découvert les fonctions de la Responsable Administratif et Financier (mon maître de stage). J’ai découvert que ce poste est aussi important que la Direction car il est une structure pour l’entreprise. En effet, pendant ces dix semaines de stage, j’ai observé que ce poste est à la fois en relation avec l’extérieur (facturation, relance client) mais est également très important pour la partie interne de l’entreprise avec la comptabilité et les ressources humaines. Chaque employé compte sur la Responsable Administratif et Financier pour tout ce qui touche à l’organisation et au fonctionnement de l’entreprise. J’ai également remarqué que ce poste sert de lien entre les employés et la Direction. La plupart du temps, je recevais des plaintes, des requêtes ou des demandes de la part des employés que je faisais remonter à la Responsable Administratif et Financier. Si cela lui semblait réellement important, elle le transmettait à son tour à la Direction. Les employés ont donc pris l’habitude de soumettre leurs interrogations et demandes auprès de ma responsable ce qui permettait de les traiter rapidement. ! 10! Cette partie du stage a été quelques fois ennuyeuse du fait de son caractère répétitif. Il m’est, par exemple, arrivé de devoir imprimer, mettre sous enveloppe, timbrer et cacheter 300 courriers d’un coup. Cela m’a appris comment effectuer chaque geste de la manière la moins coûteuse en temps et mécaniquement. La relance téléphonique est la partie que j’ai le moins appréciée dans cette fonction, car je me suis sentie gênée de devoir appeler des sociétés pour réclamer le paiement des factures impayées, puis de les rappeler quelques jours plus tard pour relancer de nouveau. Je n’étais pas habituée à téléphoner à des sociétés et ai dû apprendre à m’exprimer de manière claire, ferme et professionnelle, ce qui va sans doute me servir dans l’avenir. Ce stage en back office m’a également permis de découvrir comment se déroule un déménagement dans son intégralité. En effet, j’ai dû m’en occuper dès ma deuxième semaine et ce jusqu’à la fin de ma 8ème semaine de stage. J’ai donc dû apprendre par moimême comment comparer différents devis, comment créer des plans de locaux à l’échelle, comment s’adresser aux professionnels de l’aménagement et du déménagement etc. J’ai dû faire preuve d’un gros effort d’adaptation à chaque mission. La troisième fonction que j’ai occupée après le déménagement, la gestion du standard et l’accueil, m’a appris à parler au téléphone de manière professionnelle, à accueillir et faire patienter les collaborateurs et clients, à gérer les habitudes et les relations de chacun des employés avec eux. Ce poste, s’il semble aux premiers abords simple à occuper, m’a demandé le plus d’implication personnelle. Il pouvait arriver que des collaborateurs soient dans l’attente d’un de mes collègues qui était en réunion, cela pouvait durer 30 minutes. Nous n’avions pas de salle d’attente et je devais le plus souvent essayer d’entamer une conversation avec ces personnes pour les faire patienter. J’avais parfois le sentiment que l’image de l’entreprise reposait sur moi, car il arrivait que certains s’impatientent. Les expériences acquises durant mon stage sont des apports personnels présents et futurs car j’ai beaucoup appris au cours de ces dix semaines et que ce savoir me servira à l’avenir (pour la gestion du déménagement, savoir s’exprimer au téléphone ou s’adresser à des professionnels par exemple). Ces expériences ont été autant personnelles que professionnelles car elles m’ont demandé beaucoup d’investissement de ma personne dans les différentes missions. ! 11! 2.3 L’articulation de la mission et son importance dans l’organisation générale de l’entreprise Les deux fonctions principales que j’occupais dans mon stage et qui sont passées à trois après le déménagement s’articulaient et s’intégraient de différentes manières dans l’entreprise. Chef de Projet Déménagement Cette fonction a été la mieux reconnue au sein de l’entreprise. En effet, mon maître de stage me l’a dès le départ confié en m’assurant que si je ne l’aidais pas la société ne pourrait pas déménager dans les temps. Beaucoup d’employés ainsi que la Direction m’ont remerciée de la gestion de ce projet que j’ai réussi à mener à terme. Les missions effectuées dans le cadre de cette fonction ont donc été d’une importance capitale dans l’organisation générale de l’entreprise. Assistance Administrative et Commerciale Cette fonction s’articulait autour de celle de mon maître de stage, Responsable Administratif et Financier. Son importance était plus faible par rapport à mes deux autres fonctions car j’effectuais les tâches que ma responsable n’avait pas le temps de faire. Cependant, ce poste est en permanence pourvu (j’ai été remplacée dès la fin de mon stage) car il allège considérablement la charge de travail de la Responsable Administratif et Financier. Gestion du standard et Accueil La gestion du standard existait avant le déménagement et était très importante, car chacun des 40 employés recevait en permanence des appels qu’ils ne pouvaient pas prendre. Beaucoup de démarcheurs essayaient d’entrer en contact avec les dirigeants ce qui leur faisait perdre beaucoup de temps. Cette mission avait donc une certaine importance dans l’organisation de l’entreprise. ! 12! La borne d’accueil a été créée après le déménagement. Rapidement, cette nouvelle fonction a été intégrée dans l’organisation de l’entreprise. En effet, les employés me demandaient très souvent d’accueillir un visiteur, de lui faire visiter les nouveaux locaux ou de le faire patienter, alors qu’auparavant celui-ci devait attendre dans le couloir et parfois repartait au bout de quelques minutes. Cette fonction a été la moins valorisante mais très utile pour la société. D’une manière globale, j’ai réussi à intégrer mes fonctions dans l’organisation générale de l’entreprise, j’ai su m’adapter à chacun dans le déroulement du déménagement (certains avaient des exigences quant à leur nouvelle localisation dans l’open space par exemple) ainsi que dans la gestion du standard (filtrage d’appels). J’ai su être à l’écoute des demandes des uns et rendre service aux autres. J’ai également eu le sentiment, pendant mon stage et en particulier après le déménagement, de servir d’intermédiaire entre les employés et l’Administration et la Direction. En effet, beaucoup d’employés me posaient les questions qu’ils n’osaient pas adresser à la Responsable Administratif et Financier quant à la nouvelle organisation des locaux, à l’aménagement et aux projets d’aménagements à venir. D’autre part, c’est à moi que s’est adressé l’un des dirigeants pour organiser des déjeuners hebdomadaires avec chacun des employés, et j’ai dû pour cela servir d’intermédiaire entre chaque employé l’un après l’autre et lui afin de tenir compte des disponibilités de chacun. ! 13! Conclusion Ces deux mois et demi de stage ont été très enrichissants et m’ont beaucoup appris. Tout d’abord, j’ai découvert comment se déroule un déménagement. En effet, je n’en avais jamais fait auparavant, pas même dans ma vie personnelle. J’ai dû m’adapter et comprendre très rapidement ce qu’est un devis, comment en comparer plusieurs, comment rédiger un cahier des charges etc. J’ai également dû me dépasser et m’imposer dans plusieurs missions. Par exemple, quand je faisais visiter seule les locaux aux entreprises d’aménagement, ceux-ci avaient tendance à ne pas me considérer comme un Chef de Projet Déménagement. Je devais faire preuve dès les premières secondes de professionnalisme pour être crédible. Ensuite, ce stage m’a permis de me familiariser avec la comptabilité, la gestion et de découvrir comment fonctionne l’administration d’une société. J’ai également appris, grâce à ce stage (cette leçon a été appuyée par le test Performanse), que je ne dois pas me laisser envahir par la timidité et m’imposer lors de mon arrivée dans une nouvelle entreprise, même si je ne suis « qu’une stagiaire ». Je dois apprendre à mieux m’intégrer au sein d’une équipe et à donner mes idées, à prendre des initiatives. Je sais désormais également que je devrai à l’avenir mieux communiquer avec mes responsables au sujet de mon travail et de leurs attentes, même s’ils sont très pris par leurs responsabilités (prendre un rendez-vous par exemple). J’ai appris de nombreuses choses qui pourront me servir par la suite. J’ai été très surprise que mon stage me permette également de mieux me connaître et de cerner mes points faibles, c’est pourquoi je pense qu’il a été très enrichissant. ! 14! Annexes obligatoires – résumé du stage Ce stage de dix semaines s’est effectué autour de trois principales fonctions : l’organisation du déménagement de la société, le secrétariat et l’assistance de la Responsable Administratif et Financier. Ces trois fonctions sont très différentes et demandent à la fois de la rigueur, de l’organisation et une capacité d’adaptation. En effet, il n’était pas prévu que je m’occupe du déménagement de Tedemis, et cela a donné lieu à de nombreuses missions fatigantes ou difficiles (la mise en carton de centaines de documents préalablement classés, le montage d’une trentaine de chaises en kit, de meubles etc). J’ai dû également apprendre à m’organiser en fonction d’un planning extrêmement serré et chargé car le déménagement devait être fait très rapidement. Nous avions des réunions une fois par semaine pour apprécier le déroulement de cette mission, ce qui m’obligeait à être très rigoureuse quant aux délais. J’ai également dû m’adapter aux nombreuses missions très différentes les unes des autres, j’ai parfois eu le sentiment de manquer d’expérience et de connaissances. Pour y remédier, j’ai utilisé internet, certains cours de l’Ipag (le droit pour le changement d’adresse de la société, pour savoir à qui m’adresser et quelless informations légales donner dans mon courrier) et l’aide de ma responsable et de certains stagiaires plus anciens dans la société. J’ai apprécié dans cette fonction la proximité que j’avais avec mes collègues, beaucoup plus que dans l’exercice de ma fonction d’Assistante Administratif et Commercial. J’ai apprécié la fonction d’Assistante Administratif et Commercial car elle m’a permis d’en apprendre beaucoup sur le fonctionnement d’une société, cependant j’ai moins aimé le caractère répétitif de mes missions. J’ai dû faire preuve d’une grande rigueur et de concentration pour ce qui est de la facturation et de la relance client et de l’envoi de mises en demeure, où il n’était absolument pas permis de se tromper. C’est dans la réalisation de ces missions que mes points faibles étaient les plus visibles. En effet, si mon sens de l’organisation et ma rapidité se sont faits sentir dans le projet de déménagement, mon manque de concentration et de rigueur sont apparus dans les missions administratives. J’ai déploré un manque de formation qui les a accentués. En effet, la stagiaire qui me formait est partie très ! 15! rapidement. Ainsi, pour certaines missions, je n’ai eut que très peu voire aucune information ce qui a été pénalisant pour moi. Pour ce qui est du secrétariat et de l’accueil, les missions qui m’ont été confiées étaient toutes faciles à réaliser mais peu valorisantes. J’ai parfois eu le sentiment d’être la « secrétaire de tout le monde ». En effet, avant d’occuper ce poste, j’entretenais une relation d’égal à égal avec mes collègues. Cette nouvelle fonction m’a permis de mieux les connaître car j’étais située dans un lieu de passage ce qui est propice à la discussion. Cependant, certains collègues avaient tendance avec ma nouvelle fonction à me demander des services que je trouvais dévalorisants (aller leur acheter à déjeuner par exemple). Même si cela arrivait rarement et avec peu de personnes, cela a été très désagréable. Je dirais donc que la gestion du secrétariat et de l’accueil a été une fonction à double tranchant. D’une part elle m’a permis de renforcer les liens que j’avais avec mes collègues, d’autre part je me suis sentie quelques fois inférieure ou moins importante que d’autres, ce qui a été démotivant. Enfin, ce stage dans sa globalité m’a permis de tirer des enseignements de mes erreurs, ce qui a été un apport à la fois personnel et professionnel. Les expériences vécues me seront très utiles à l’avenir. ! 16! Annexes éventuelles Ciblage et reciblage des internautes par mail Aménagement des locaux : quelques photos avant/après Equipe Technique ! ! ) ) ) ) ) ) ) ) ! ! 17! Pôles!Email5Retargeting,!Projet!et!Emailing! ! ! Equipe!Commerciale! ! ! Salle!de!pause! ! ! ! ! ! 18! Plan des locaux ! ! 19! ! 20!