IT Governance Score Card
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IT Governance Score Card
IT Scorecard et Stratégie d'entreprise AFAI Juin 2002 Suite de l’article : Ainsi, mettre en œuvre ces concepts doit être réalisé suivant une démarche pratique, dépourvue de tout intellectualisme. C'est l'objectif de ce manuel, qui propose une démarche pratique d'application de l'IT Governance dans l'entreprise. Ce manuel comporte les chapitres suivants: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. Les systèmes d'information dans le modèle de gouvernance global de l'entreprise Le IT scorecard : Tableau de pilotage de l'informatique et des technologies IT scorecard : la vue « Contribution au BUSINESS » IT scorecard : la vue « Rentabilité FINANCIERE » IT Scorecard : la vue « Orientation UTILISATEURS » IT Scorecard : la vue « Performance OPERATIONNELLE » IT Scorecard : la vue « Prise en compte du FUTUR » ANNEXE 1 - Contrat de projet Annexe 2 – Analyse des coûts informatiques Annexe 3 – Questionnaire de sensibilité aux concepts d'IT Governance Ce manuel a été réalisé par un groupe de travail de l'AFAI, composé de : - Jean-Louis Leignel - Jean Bourdariat - Jean Falck - Patrick Timsit - Jean-Pierre Wojtyna 1. LES SYSTÈMES D'INFORMATION DANS LE MODÈLE DE GOUVERNANCE GLOBAL DE L'ENTREPRISE Lorsqu’on parle d'IT Governance et du rôle que ce concept peut jouer au sein de l’Entreprise, la question se pose immédiatement de savoir à quel niveau de management on se situe. En effet, c’est un peu comme pour les Objectifs et les Moyens, l’Objectif d’un niveau donné pouvant souvent être vu comme un Moyen au niveau supérieur. Il en est de même pour le IT Governance qui, au niveau le plus élevé, doit être considéré comme la contribution de l’Informatique à une stratégie d’Entreprise prenant en compte la création de valeur pour l’ensemble des parties prenantes (actionnaires, clients, salariés, partenaires…), mais qui peut aussi se définir comme étant la transposition au niveau Informatique des principes de Corporate Governance. Figure N°1 : Conseil d'Administration et PDG Directeur Système d’information et Informatique Directeur Division N°1 Directeur Division N°2 Directeur des Etudes Directeur Exploitation IT Governance Corporate Governance Etant donné qu’il y a une évidente intersection entre les deux concepts et de nombreuses relations de cause à effet entre les indicateurs de performance de l’Informatique et la contribution de cette même Informatique à la stratégie de l’Entreprise (voir exemple en Figure N°2), il est donc indispensable d’englober les deux points de vue pour définir le IT Governance et donc de bâtir un outil de pilotage de l’activité informatique (le Tableau de Bord Prospectif Informatique) correspondant au périmètre le plus complet du IT Governance. Cette démarche suppose tout d'abord de positionner les Systèmes d'Information au sein d'un Modèle global de Gouvernance d'entreprise selon le schéma ci-dessous, qui part de la Stratégie de l'Entreprise et la déploie par des Projets relatifs à ses Processus opérationnels, ces projets ayant en général 3 volets de poids relatif très variable selon les cas : 1- Organisation 2- Systèmes d'Information 3- Compétences Le périmètre du IT Governance concernera donc aussi bien les bonnes pratiques en matières de fonctionnement des IT et de mise en œuvre des Projets, que tout le processus de hiérarchisation et de sélection des Projets ayant une forte composante informatique. Modèle de Gouvernance Projet Objectifs Projets Stratégie Vision ORGANISATION Compétences - Ressources - Activités PROCESSUS Système d'Information Projets Monitoring 26 Janvier 2001 En illustration de ce Modèle de Gouvernance appliqué à l'Informatique, la Figure N°2 cidessous décrit la contribution forte que peuvent avoir des projets informatiques à la Stratégie de l'Entreprise via certains Processus opérationnels, dont l'amélioration de performance peut s'avérer très dépendante des Systèmes d'Information. Figure N°2 : Exemple d’objectif Stratégique de l’Entreprise Déclinaison opérationnelle accroître la rentabilité accroître les ventes accroître la satisfaction des clients réduire les coûts Créer de nouveaux canaux de distribution Optimiser voire repenser les Processus Déclinaison Informatique Mettre en place des outils de CRM ( Customer. Relationship Management) - Gestion de la Force de vente Propositions commerciales DataManagement) Call Centers Utiliser les technologies WEB Mettre les NTIC au service des processus. - Internet - Extranet - ERP - - ……….. - Communication / réseaux - ……….. PDM (Product Cette déclinaison de la stratégie est réalisée dans le domaine informatique. Des déclinaisons dans d'autres domaines, hors informatique, sont bien sûr possibles. Ainsi, l'objectif "Accroître les ventes" pourrait aussi être décliné au plan management RH par "Accroître l'efficacité commerciale", et ce dernier en "Refondre le système d'objectifs et de rémunération des commerciaux" et "Former les vendeurs à la négociation". 2. LE IT SCORECARD : TABLEAU DE PILOTAGE DE L'INFORMATIQUE ET DES TECHNOLOGIES En 1992, Kaplan et Norton ont introduit le concept de « balanced scorecard » pour donner au top management un outil de pilotage exhaustif prenant en compte, au-delà des indicateurs financiers traditionnels, l’ensemble des indicateurs opérationnels clés qui conditionnent le succès de l’entreprise à moyen-long terme. Pour cela, ils ont ajouté à la « vue » financière trois « vues » supplémentaires (les clients, les processus internes, l’innovation / gestion de compétences) pour mettre en perspective les différents objectifs concourant à la stratégie de l’Entreprise, ainsi que les moyens pour les atteindre. Ces « vues » peuvent être transposées au niveau Informatique, mais il est indispensable de rajouter une vue « contribution au Business » sous peine de risquer de déconnecter l’Informatique de la stratégie de l’Entreprise. Les cinq « vues » du IT scorecard peuvent être représentées selon le modèle de la figure N°3, qui montre qu’elles sont toutes en interaction. Figure N°3 : Les 5 vues du IT scorecard pour le pilotage de l'informatique et des technologies. Vue Contribution au business Vue Rentabilité financière Vue Performance opérationnelle Vue Utilisateurs Vue Prise en compte du futur Bien que la « contribution au Business et à la stratégie de l’entreprise ne se place pas sur le même plan que les autres « vues », qui sont plus strictement de nature informatique, il peut être utile de représenter les cinq « vues » du IT scorecard dans une projection « à plat », qui ressemble davantage à la représentation habituelle du « scorecard ». C’est cette représentation « à plat » du IT scorecard qu’illustre la figure N°3 bis ci-dessous. Figure N°3 bis : représentation « à plat » des 5 vues du IT scorecard Rentabilité FINANCIERE Orientation UTILISATEURS Contribution au BUSINESS Prise en compte du FUTUR Performance OPERATIONNELLE A quoi et à qui sert le IT scorecard? Par la prise en considération exhaustive des préoccupations relatives à l'informatique et aux Technologies émanant de tous les acteurs (voir figure N°4), le IT scorecard est un outil remarquable de pilotage mais aussi de communication permettant de mieux intégrer l’Informatique à la vie de l’Entreprise. Figure N°4 : Préoccupations des acteurs Acteurs Principales questions Conseil d’Administration Direction Générale Comité de Direction - Quelle est la valeur produite par l'IT ? - Est-ce que l'IT favorise ou freine la croissance ? - Est-ce que l'IT encourage l’innovation et la gestion des compétences ? - Est-ce que la Direction Informatique est bien gérée ? Directions opérationnelles Clientes - Nos investissements en IT sont-ils rentables ? - Comment l'IT peut-elle favoriser la prise en compte des besoins des clients ? - Comment l'IT peut-elle améliorer la productivité ? - Est-ce que l'IT nous permettra de mieux nous positionner pour répondre aux futurs besoins du marché ? Audit - Est-ce que les biens et les opérations de l’Entreprise sont correctement protégés ? - Est-ce que les principaux risques pour le Business sont maîtrisés (back-up,..) ? - Les processus de contrôle sont-ils en place et efficaces ? Direction Informatique - Ne fait-on réellement que des choses utiles pour l’Entreprise ? - Sommes-nous performants et efficaces ? - Que devons-nous améliorer pour atteindre nos objectifs ? - Est-ce que nous satisfaisons toutes les attentes de notre environnement ? - Sommes-nous suffisamment attractifs pour attirer les compétences dont nous avons besoin ? Le IT scorecard n’est pas seulement un nouveau système de mesure au service des Directions Informatiques. Pour qu’il donne sa pleine mesure, il doit être utilisé comme un véritable système de management permettant notamment de : mettre en cohérence la stratégie Informatique et la stratégie de l’Entreprise. obtenir le consensus de l’Entreprise sur la stratégie Informatique. communiquer cette stratégie à toute l’entreprise. décliner la stratégie informatique au niveau des différents départements de cette Direction, jusqu’aux objectifs individuels de son personnel. affecter les ressources et élaborer les budgets en fonction de cette déclinaison d’objectifs. mettre en évidence la productivité de la Direction Informatique. montrer la contribution de l'IT à la performance de l’Entreprise. s’approprier les innovations en matière d'IT utiles pour l’Entreprise. gérer les compétences de la Direction Informatique et contribuer à gérer les compétences-clés de l’Entreprise. assurer un retour d’expérience sur la stratégie informatique et l’affiner progressivement.