Appel d`offre pour un marché de prestation de services relatif à l

Forum d’Avignon 2012 – Culture, économie, médias
Marché 1 - Consultation relative à l’organisation logistique des ‘Rencontres internationales’
15 – 17 novembre 2012 - Avignon, Palais des Papes
I.
Présentation du Forum d’Avignon
Depuis 2008, le Forum d’Avignon est un laboratoire d’idées au service de la culture qui œuvre
pendant l’année à la promotion de la création et de la diversité culturelle ainsi qu’ une manifestation
(les rencontres internationales de la culture, de l’économie et des médias qui réunit des acteurs de
ces différents secteurs). Cet événement annuel est un espace de dialogue et de réflexion sur les liens
entre la culture et l’économie à l’ère numérique et de la mondialisation. Il est organisé par
l’Association de loi 1901 « Forum d’Avignon – Culture, économie, médias ».
Pendant deux jours, au Palais des Papes, des artistes et créateurs, des philosophes, des économistes,
des producteurs de contenus et leurs partenaires industriels et financiers se retrouvent à l’occasion
d’une rencontre unique au niveau international, pensée spécifiquement pour réunir l’ensemble des
acteurs de la création, des industries culturelles, de l’Internet et de l’économie. Les débats sont
ponctués de présentations d’études et d’intermèdes artistiques.
La première édition du Forum d’Avignon s’est tenue en novembre 2008 dans le cadre de la
Présidence française de l’Union européenne et a regroupé 300 personnalités venues de tous les
continents et issues de tous les secteurs. Elle avait pour thématique d’ensemble : « La culture,
facteur de croissance». Pour sa deuxième édition en novembre 2009, le Forum d’Avignon a été
organisé par l’Association Forum d’Avignon, soutenue par des partenaires privés et publics autour du
thème « Les stratégies culturelles pour un nouveau monde ». La troisième édition du Forum
d’Avignon, en novembre 2010, a réuni plus de 400 personnalités autour du thème « Nouveaux accès,
nouveaux usages à l’ère numérique : la culture pour chacun ? ». La quatrième édition, en 2011, a eu
pour thème « Investir la Culture » qui a réunit plus de 450 acteurs dont 100 étudiants d’universités
internationales. La cinquième édition, qui se tiendra du 15 au 17 novembre 2012, s’articulera autour
du des notions ‘Culture, imagination et transmission : les raisons d’espérer’.
II.
Objet de la consultation
Le présent marché a pour objet l’organisation de la cinquième édition du « Forum d’Avignon,
Culture, Economie, Médias ». Ceci inclut ;
- la gestion en amont et en aval de l’événement ; l’invitation, l’inscription et le suivi des
participants,
- les mises à jour et l’actualisation du site Internet (la maintenance technique est en option)
- ainsi que l’organisation logistique complète des deux jours de la manifestation en relation avec
les prestataires identifiés par l’opérateur retenu et les partenaires du Forum d’Avignon (SNCF,
…).
- Il est souhaité et recommandé, pour les prestations qui peuvent l’être, de faire appel aux
entreprises résidant sur Avignon et sa région. Cette consultation comprend des prestations fixes
impératives et des prestations en option.
Marché 1 - Consultation relative à l’organisation logistique des ‘Rencontres internationales’
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III.
Périmètre
L’édition du Forum d’Avignon 2012 se tiendra les 15, 16 et 17 novembre 2012 au Palais des Papes,
celui-ci étant directement réservé par l’Association Forum d’Avignon. Le Forum d’Avignon réunira
entre 400 et 500 invités, dont environ deux tiers d’invités internationaux. L’ensemble des débats,
sauf demande expresse du Forum d’Avignon, sont traduits en français, anglais et allemand.
Transport. Les participants internationaux arriveront en majorité à Paris le jeudi 15 novembre 2012
durant la matinée et en début d’après-midi. Ils se rendront ensuite à Avignon en TGV spécial avec les
participants français (départ entre 15 h. 30 et 17 heures de la Gare de Lyon). Le TGV est directement
réservé par l’association Forum d’Avignon. Les participants regagneront Paris en TGV spécial en fin
d’après-midi le 17 novembre 2012.
Hébergement. En amont de la manifestation, un quota de chambres dans les différents hôtels de la
ville est préalablement réservé directement par l’association. L’agence gère ce quota, ainsi que tous
les transferts des participants vers leurs hôtels respectifs, vers les lieux de la manifestation ou du
Palais des Papes vers l’Université…
Lieux. Si la manifestation se déroule pour l’essentiel au Palais des Papes, le centre des congrès
d’Avignon, d’autres évènements sont organisés dans la ville d’Avignon, notamment à l’Unive rsité et
dans un ou des lieux d’art et de culture mis à disposition.
La manifestation sur site commencera le jeudi 15 novembre 2012 après-midi et se terminera le
samedi 17 novembre 2012 en milieu d’après-midi.
Le programme prévisionnel du Forum d’Avignon est le suivant :
Jeudi 15 novembre 2012 :
Matin :
- arrivée des invités internationaux dans les aéroports parisiens, essentiellement Roissy
Charles de Gaulle (à noter : les invités internationaux peuvent arriver dans les jours qui
précèdent le Forum, certains invités atterrissant par ailleurs à Marseille Ma rignane),
- accueil par l’agence ou réservation de transports pour les invités internationaux aux
aéroports parisiens ou transferts Marseille / Avignon depuis Marignane. A noter : certains
participants internationaux arrivent par leurs propres moyens.
Après-midi :
- transfert de certains invités internationaux par l’agence des aéroports parisiens à la gare de
Paris Gare de Lyon ;
- accueil par l’agence des invités internationaux et français en Gare de Lyon ;
- embarquement des invités dans un TGV spécial « Forum d’Avignon » Paris – Avignon ;
- accueil et transferts par l’agence des invités entre la gare d’Avignon TGV et les différents
hôtels à Avignon, ces derniers étant d’ores et déjà réservés ;
- accueil par l’agence des invités dans les hôtels (une présence sera m aintenue dans les
principaux hôtels durant toute la manifestation) ;
- transferts par l’agence des invités de leurs hôtels respectifs au Palais des Papes ;
- en option : première séance en plénière dès le jeudi après-midi
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-
Soir :
-
-
à Avignon, coordination des besoins techniques pour la préparation du dîner avec les
étudiants de l’école hôtelière d’Avignon, les chefs invités par le Forum d’Avignon ainsi que,
pour la coordination des repas, Pierre Hermé et Christian Etienne.
coordination par l’agence de l’accueil des invités au Palais des Papes, en lien avec les services
du Palais des Papes ;
coordination du dîner au Palais des Papes, en lien avec les services du Palais des Papes, les
étudiants de l’école hôtelière d’Avignon et l’équipe des chefs identifiés par le Forum
d’Avignon ;
transfert des invités du Palais des Papes soit dans un lieu de spectacle, soit à leurs hôtels (les
transports seront optimisés en tenant compte de la possibilité pour la plupart des invités de
regagner leurs hôtels à pied).
Vendredi 16 novembre 2011 :
Matin :
- transfert des invités de leurs hôtels au Palais des Papes (les transports seront optimisés en
tenant compte de la possibilité pour la plupart des invités de gagner le Palais des Papes à
pied) ;
- coordination par l’agence de l’accueil des invités au Palais des Papes, en lien avec les services
du Palais des Papes ;
- plénière au Palais des Papes (salle du Conclave) ; coordination par l’agence des aspects
techniques et organisationnels en lien avec les services du Palais des Papes et les interprètes
(recrutés directement par le Forum d’Avignon), organisation des captations vidéo et de la
scénographie ;
- pause-café ; coordination par l’agence des aspects techniques et organisationnels en lien
avec les services du Palais des Papes ;
Midi :
-
déjeuner en salle Jeanne Laurent, Palais des Papes ; coordination du déjeuner, en lien avec
les services du Palais des Papes et le traiteur retenu par le Forum d’Avignon.
Après-midi :
- sessions de travail du Forum d’Avignon (a priori, salle du Conclave et Cellier Benoît XII);
coordination par l’agence des aspects techniques et organisationnels en lien avec les services
du Palais des Papes et les interprètes ;
- pause café ; coordination par l’agence des aspects techniques et organisationnels en lien
avec les services du Palais des Papes ;
- spectacle / visite : coordination par l’agence des aspects techniques et organisationnels en
lien avec les services du Palais des Papes, l’Association Forum d’Avignon, les artistes et les
lieux de culture retenus par l’Association Forum d’Avignon. (OPTION)
- débat à l’Université d’Avignon : installation d’un dispositif technique d’interprétation FR/ENG
(OPTION) ; transfert des invités du Palais des Papes à l’Université d’Avignon (coordination
avec l’Université et la Préfecture de Vaucluse)
Soir :
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-
-
transfert des invités au Palais des Papes depuis l’Université, les lieux de culture proposés à la
visite et les différents hôtels si nécessaire (les transports seront optimisés) ;
coordination par l’agence de l’accueil des invités au Palais des Papes, en lien avec les services
du Palais des Papes, les étudiants de l’école hôtelière d’Avignon et l’équipe des chefs de la
région (coordonnée par Christian Etienne) ;
coordination du dîner au Palais des Papes, en lien avec les services du Palais des Papes ;
transfert des invités du Palais des Papes à leurs hôtels (les transports seront optimisés en
tenant compte de la possibilité pour la plupart des invités de regagner leurs hôtels à pied).
Samedi 17 novembre 2011 :
Matin :
- transfert des invités et de leurs bagages de leurs hôtels au Palais des Papes (les transports
seront optimisés en tenant compte de la possibilité pour la plupart des invités de gagner le
Palais des Papes à pied) ;
- coordination par l’agence de l’accueil des invités au Palais des Papes, en lien avec les services
du Palais des Papes ;
- sessions au Palais des Papes (salle du Conclave et Cellier Benoît XII) ; coordination par
l’agence des aspects techniques et organisationnels en lien avec les services du Palais des
Papes et les interprètes ;
- pause-café ; coordination par l’agence des aspects techniques et organisationnels en lien
avec les services du Palais des Papes ;
Midi :
-
déjeuner en salle Jeanne Laurent, Palais des Papes ; coordination du déjeuner au Palais des
Papes, en lien avec les services du Palais des Papes et le traiteur retenu par le Forum
d’Avignon.
Après-midi :
- sessions au Palais des Papes (cellier Benoît XII et salle du Conclave), coordination par
l’agence des aspects techniques et organisationnels en lien avec les services du Palais des
Papes (OPTION) ;
- transferts par l’agence des invités entre le Palais des Papes et la gare d’Avignon TGV ;
- embarquement des invités dans un TGV spécial « Forum d’Avignon » Avignon – Paris ;
- accueil des invités en gare de Paris Gare de Lyon ;
- transfert de certains invités internationaux par l’agence de la gare de Paris Gare de Lyon aux
différents aéroports parisiens ou dans des hôtels, pour un petit nombre de participants.
Autres missions de l’opérateur :
- coordination des besoins techniques des partenaires médias du Forum d’Avignon, en lien
avec les services du Palais des Papes ;
- coordinations des besoins techniques pour les démonstrations et spectacles dans le cadre
des sessions du « Lab » du Forum d’Avignon ;
- coordination de l’accueil des étudiants invités (notamment catering, assistance aux équipes
universitaires réalisant des vidéos (OPTION), …) ;
- définition des besoins techniques requis et suivi des dispositifs techniques mis en place par le
Palais des Papes.
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Forum d’Avignon – Culture, économie, médias – Consultation opérateur logistique
IV.
Détail des prestations à budgéter
L’agence retenue aura pour principale mission la coordination et l’organisation logistique de la manifestation, ainsi que la gestion des invitations avant
la manifestation et, en option, la maintenance technique du site Internet du Forum d’Avignon. Elle coordonnera également les moments de convivialité
(repas, visites) regroupant l’ensemble des participants.
L’agence retenue devra travailler en étroite collaboration avec l’Association Forum d’Avignon et les prestataires intervenants lors du Forum d’Avignon,
essentiellement les différents hôtels d’Avignon, les prestataires de la région d’Avignon et les services du Palais des Papes. Elle devra par ailleurs assurer
la communication des informations aux invités lors du processus d’inscription, y compris réservation des vols pour les invités internationaux.
Le tableau ci-après liste les principales prestations attendues de l’agence, qui servira de base pour l’établissement du devis :
Prestations opérateur Forum d'Avignon 2012
Date cible
Options
(cases cochées)
Fin mars – début avril
avril
x
x
1. Gestion des invitations et accréditations
Création graphique et envoi Save the date par mel (600 mels)
Impression plaquette de présentation du Forum d'Avignon (600 plaquettes 8/12 pages)
Mise à jour et hébergement base de données des invités avec formulaire en ligne bilingue (avec
différentes catégories : international, français, intervenant, presse, avec ou sans voyage avion pris en
charge, assistance débats uniquement, CV, participation, aux repas …).
Vérifications des données et premières relances téléphoniques.
Création d'un formulaire en ligne "prestataires"
Save the date par mel (V2 - 600 mels)
Mel mensuel rappel / invités / thèmes (600 mels) – 4 envois
Suivi des inscriptions et reporting hebdomadaire
Relance systématique par téléphone de tous les invités, selon un ordre établi entre le Forum et
l’opérateur
Conception et traduction des invitations
Impression des invitations (600 exemplaires)
Envoi des invitations (600 exemplaires)
Mel de confirmation et communication des informations logistiques
avril
avril
mai
mensuel à partir de juin
A partir de mai
A partir de mai
Juillet / Août
Début septembre
Septembre
Octobre
x
x
5
Forum d’Avignon – Culture, économie, médias – Consultation opérateur logistique
Impression des badges participants (500)
Impression des badges presse (100)
Impression des badges prestataires (200)
Création et envoi en ligne du questionnaire de satisfaction
2. Coordination générale
Réunions de suivi du projet avec l'Association Forum d'Avignon
Repérages
Etablissements et optimisation des devis prestataires techniques (sécurité, hôtesses, vidéo, matériel de
traduction, besoins partenaires médias …)
Assurances
Coordination générale de la manifestation, évènements hors du Palais des Papes
(transports, Palais des Papes, traiteurs, évènements hors du Palais des Papes)
Novembre
Novembre
Novembre
Novembre / décembre
Bimensuel à partir de mai
A partir de mai
15-17 novembre
3. Coordination de la manifestation - frais technique
3.1 Organisation transports
Réservation Avions (contractualisation et suivi des besoins avec les participants)
Mise en place reporting de suivi du budget avion (reporting hebdo)
Réservation train (contractualisation et suivi / en partenariat avec la SNCF)
Mise en place reporting de suivi du budget train (reporting hebdo)
Frais de voyages exceptionnels (provision à budgéter pour les invités ne pouvant prendre le TGV
spécial)
Coordination générale des transports
Au fil de l'eau
Au fil de l’eau
Au fil de l’eau
x
Septembre – Novembre
3.2. Transferts aéroports parisiens – Gare de Lyon
Transferts le 15 novembre 2012 (base 80 invités internationaux) – cf NB4
Transferts le 17 novembre 2012 (base 80 invités internationaux) – cf NB4
Coordination générale des transferts
15-17 novembre
15-17 novembre
15-17 novembre
3.3. Transferts sur Avignon
Assistance bagages en Gare d’Avignon TGV (arrivée et retour du TGV spécial)
15-17 novembre
15 novembre
6
Forum d’Avignon – Culture, économie, médias – Consultation opérateur logistique
15 novembre / gare TGV Avignon – hôtels
15 novembre / hôtels – Palais des Papes – hôtels
16 novembre / hôtels – Palais des Papes – hôtels + sortie sur Avignon (dont Université)
17 novembre / hôtels – Palais des Papes avec bagages
17 novembre / Palais des Papes – gare d’Avignon TGV
Transferts les 15 et 16 novembre des aéroports de Marseille et Nice (base 10 invités)
15-17 novembre
15-17 novembre
15-17 novembre
15-17 novembre
15-17 novembre
15-17 novembre
3.4. Hébergement – cf NB5
Suivi des réservations hôtelières à Avignon et à Paris (pour les participants internationaux)
Rooming list
Service bagages dans les hôtels
Distribution des cadeaux dans les hôtels
Au fil de l’eau
Octobre
15-17 novembre
15-17 novembre
3.5. Traiteurs
Création et impression des menus (130 menus x 4 repas)
Impression de chevalets de table (4 repas)
Coordination générale des repas
Octobre
8 novembre
15-17 novembre
3.6. Palais des Papes
Coordination générale des débats en lien avec les équipes du Palais des Papes (dont estimation des
besoins techniques) et les interprètes
Dispositif technique pour la diffusion et captation des débats, enregistrement audio et vidéo des débats
dont jeu de 3 copies DVD. Personnel et frais de vie compris.
Dispositif technique pour la retransmission en direct et différé des débats
Mobilier et scénographie pour la Salle du Conclave
Ingénieur son – 4 jours
Conclave : habillage des régies
3.7 Autres lieux
Coordination générale d’une manifestation hors du Palais des Papes (spectacle / nature à déterminer –
provision)
x
X
15-17 novembre
15-17 novembre
15-17 novembre
15-17 novembre
15-17 novembre
15-17 novembre
15-17 novembre
X
X
X
X
X
7
Forum d’Avignon – Culture, économie, médias – Consultation opérateur logistique
Coordination générale d’un débat à l’Université d’Avignon
Prestations techniques d’interprétation et de diffusion à l’Université d’Avignon
Technique pour mur de fils twitter : 1 technicien vidéo
Technique pour mur de fils twitter : 1 vidéo projecteur 6000 L
Technique pour mur de fils twitter : 1 switcher pour mur Twitter
Technique pour mur de fils twitter : 3 PC portables
3.8. Accueil
Coordination accueil / hôtesses
Hôtesses aux aéroports parisiens 15 novembre 2012
Hôtesses en gare de Lyon le 15 novembre 2012
Hôtesses en gare d’Avignon le 15 novembre 2012
Accompagnement dans le TGV spécial Paris – Avignon
Hôtesses dans les hôtels les 15,16 et 17 novembre 20121
Hôtesses en gare d’Avignon le 17 novembre 2012
Hôtesses en gare de Lyon le 17 novembre 2012
Accompagnement dans le TGV spécial Avignon – Paris
Hôtesses aux aéroports parisiens 19 novembre 2009
Location de banques d’accueil et de potelets en Gare de Lyon
3.10 Sécurité
Sécurité en gare de Lyon (point accueil) le 15 novembre 2012
Sécurité en gare de Lyon (point accueil) le 17novembre 2012
Coordination sécurité centre de congrès en lien avec les services du Palais des Papes et la Préfecture de
Vaucluse
3.11 Régie
Ordinateurs portables (3)
Impression N&B tout venant
Impression couleur
Connexion Internet
16 novembre
16 novembre
16 novembre
16 novembre
16 novembre
16 novembre
15-17 novembre
15-17 novembre
15-17 novembre
15-17 novembre
15-17 novembre
15-17 novembre
15-17 novembre
15-17 novembre
15-17 novembre
15 novembre
x
x
x
x
x
x
15 novembre
17 novembre
15-17 novembre
15-17 novembre
15-17 novembre
15-17 novembre
15-17 novembre
8
Forum d’Avignon – Culture, économie, médias – Consultation opérateur logistique
Ligne France Télécom
Fax (1)
Talkies
15-17 novembre
15-17 novembre
15-17 novembre
15-17 novembre
X
X
Voyage équipe de production (autres que transport matériel et équipe présente dans le TGV)
Hébergement équipe de production
3.12 Salle de presse
PC (6)
Impression N&B tout venant (2 en réseau)
Impression couleur (1)
Connexion Internet (6)
Fax (1)
Ligne France Télécom
Coordination salle de presse
3.13 Catering : Déjeuner et Dîner
Catering équipes chauffeurs (dont coût unitaire par repas)
Catering équipes techniques – (dont coût unitaire par repas)
Catering équipe de production (dont coût unitaire par repas)
Catering équipes médias – autres prestataires techniques (dont coût unitaire par repas)
Gestion catering étudiants Universités invitées (50 pax.) (dont coût unitaire par repas)
Gestion catering équipe Préfecture (dont coût unitaire par repas)
3.14 Transport matériel
Un aller / retour Paris / Avignon
4. Impressions
Kakémonos (7) / création et impression
Fond de scène (2) / création et impression (Salle du Conclave)
Fond de scène (2) / création et impression (Benoît XII)
Mise en page et impression dossiers participants / programme 16 pages (600, dont français et anglais)
15-17 novembre
15-17 novembre
15-17 novembre
15-17 novembre
15-17 novembre
15-17 novembre
15-17 novembre
X
15-17 novembre
15-17 novembre
15-17 novembre
15-17 novembre
15-17 novembre
15-17 novembre
Octobre
Octobre
Octobre
x
9
Forum d’Avignon – Culture, économie, médias – Consultation opérateur logistique
Mise en page et impression CV intervenants – livret (600 pages, dont français et anglais)
Mise en page et impression chemises / pochette avec logo Forum d’Avignon (500)
Mise en page et impression liste participants – 16 pages (600, dont français et anglais)
5. Autres
Etiquette sur les bagages (1000)
Portique de sécurité
Parapluies (100)
Photographe sur la manifestation, dont deux photographes le 18 novembre 2011
Création Mood Tape
Actes du Forum d’Avignon - retranscription (français / anglais)
6. Site Internet – cf. NB3
Evolution / maintenance / possibilité d'intervention des responsables de projet de l'Association Forum
d'Avignon –en jours ouvrés
7. Captation / graphisme
Caméra mobile sur l'ensemble de la manifestation et JRI
Captation audio des débats dont jeu de 3 copies CD
Montage d'un sujet de 20 minutes en fin de manifestation (avec traduction français / anglais)
Création de slides pour projection Powerpoint lors des débats, en phase avec la charte graphique
retenue
Octobre
Octobre
Octobre
Septembre
15-17 novembre
15-17 novembre
15-17 novembre
Octobre
Novembre
Au fil de l'eau
15-17 novembre
15-17 novembre
15-17 novembre
15-17 novembre
x
x
x
X
X
x
x
x
x
Les propositions complémentaires et pistes d’amélioration sont vivement souhaitées dans la présentation que fera l’agence des moyens et des
compétences mises à disposition de l’Association Forum d’Avignon pour l’organisation de l’édition 2012 du Forum d’Avignon.
10
Forum d’Avignon – Culture, économie, médias – Consultation opérateur logistique
NB 1 : la gestion des inscriptions est un élément central. Elle doit être en français et en anglais. La base de données / formulaires en ligne doit être
aisément consultable par les administrateurs de la base. Une base 2011 est d’ores et déjà disponible et doit impérativement être réutilisée. La base doit
pouvoir permettre des extractions sur des fichiers tableur avec les différents éléments. Des outils de reporting, permettant la visualisation en temps
réel des inscriptions, doivent être mis place. L’agence retenue devra prévoir des formulaires les plus précis possibles (billet d’avion pris en charge ou
non, heures d’arrivée t de départ à Paris ou Avignon, hébergement pris en charge ou non (avec proposition de liste d’hôtels accrédités), demande de
numéro de carte d’identité ou de passeport, demande de photo, fonction en français et en anglais pour publication, participation aux repas, demande
de CV en français et en anglais pour les intervenants, participation aux débats (atelier 1 ou atelier 2 par exemple ), participation au débat à l’Université,
à la visite du Palais des Papes ou d’un autre lieu de culture à Avignon (option, le cas échéant), assistance aux seuls débats sans participation aux repas
…). A noter – l’agence devra systématiquement rappeler les participants pour vérifier que les informations rentrées dans le formulaire sont exactes. Elle
devra veiller également à repérer les anomalies dans les réponses des invités (nuit d’hôtel réservée mais pas d’indication de participation au dîner par
exemple). La base de données (code source et contact) est la pleine propriété de l’Association Forum d’Avignon. L’agence retenue devra être en
mesure de donner les codes sources de la base de données à l’Association.
NB 2 : l’agence retenue devra travailler en parfaite coordination avec l’agence de relations presse qui sera retenue, afin d’accueillir les journalistes et
les partenaires médias lors de la manifestation.
NB 3 : Dans le cas où l’agence assurerait la maintenance du site Internet (Option), l’agence retenue devra gérer la mise en ligne des vidéos, pendant, et
après la manifestation et se coordonner avec les différents partenaires médias. Une réactivité forte et une disponibilité sont attendues pendant la
manifestation, y compris le week-end. La réponse à l’appel à candidature devra faire figurer un contrat de service avec les disponibilités et les délais de
réaction pour la mise à jour du site.
Les principales demandes porteront sur : l’amélioration de l’ergonomie, la mise à jour du site (thèmes 2012, bandeaux annonces Forum 2012, espace
études, partenaire, vidéos …).
NB 4 : Les transferts (aéroports ou hôtels) des invités internationaux seront à calibrer et optimiser régulièrement en fonction du nombre de réponses
positives. Un reporting précis et hebdomadaire devra être mis en place. Il est suggéré de faire appel à une prestation de taxis pré-payés.
NB 5 : Concernant l’hébergement, l’agence devra également organiser le paiement des chambres par les participants et en assurer un suivi avec les
hôtels déjà réservés par le Forum d’Avignon. Certaines chambres sont par ailleurs directement prises en charge par le Forum d’Avignon (intervenants,
équipes, …).
NB 6 : L’agence s’engage à respecter la charte graphique du Forum d’Avignon. Cette charte graphique est la pleine propriété de l’Association Forum
d’Avignon et ne saurait être utilisée sans l’autorisation de l’Association.
11
Forum d’Avignon – Culture, économie, médias – Consultation opérateur logistique
Déroulé prévisionnel du Forum d’Avignon 2012
Forum d’Avignon 2012 – Organisation logistique – version non définitive
Jour 1
Jour 2
Palais
des
Papes
Conclave
Jour 3
Palais des
Papes
Benoit XII
ou
Conclave
Participants Forum
Matin
Débat 1.a
Thème
Débat
Thème
Etude
Déjeuner
Déjeuner
Après-midi
Départ TGV
Débat 1.b
Thème
Etude
Palais
des
Papes
Conclave
Sessions / lab
Cellier
Benoît
XII
Débat à la CCI
Au choix ou temps libre :
CCI
Débat à
l’Université
Thème
Cocktail à la mairie ?
Diner + Concert ?
Uni versit
é
Visite et /
ou
projection
film
Départ TGV
TBD
Dîner + Concert ?
NB 1 : il s’agit d’un déroulé prévisionnel
NB 2 : le jour 1, il est envisagé de faire une session plénière dans l’après -midi
NB 3 : en parallèle des débats à l’Université pourraient avoir lieu d’autres réunions en plus petit
comité
NB 4 : la projection-débat est en option
NB 5 : des visites du Palais des Papes ou d’autres lieux pourront être organisées le vendredi soir
(option)
12
Forum d’Avignon – Culture, économie, médias – Consultation opérateur logistique
V.
Modalités de l’appel d’offre
5.1 - Dossier
Le dossier comprendra, impérativement a minima, les éléments suivants :

Une note d’intention sur l’organisation des rencontres ainsi que la valeur ajoutée de
l’agence ;

Une présentation précise de l’organisation et des équipes dédiées (fonction, nombre de
jours, taux journalier par type de compétence, CV des équipes) ;

Un budget détaillé des prestations à partir du tableau fourni dans le présent document
(avec nombre d’unités d’œuvres, tarif à l’unité) ;

Une synthèse des coûts présentée distinctement en deux parties :

Les prestations fixes en HT et en TTC (marché forfaitaire) et options en HT et TTC,
avec des sous-totaux pour les deux types de prestation.

Les propositions complémentaires, le cas échéant, avec les tarifs associés.
5.2 - Critères de sélection
1. La qualité de la note d’intention sur la réussite de l’événement notamment les innovations
ou valeur ajoutée (formats, performance, scénarisation, …) par rapport aux précédentes
éditions ;
2. Le Rapport qualité/prix des prestations demandées et proposées : le devis (sous forme de
tableur Excel) respectant le niveau de précisions exigé (cf partie IV);
3. Les Références et l’expérience du candidat à organiser et gérer une manifestation
d’envergure regroupant de nombreux invités internationaux ;
4. Les références et la disponibilité de l’équipe dédiée.
5-3 Calendrier

Date de clôture et remise des dossiers : avant le 14 mars – 12h00
o
Dépôt : les candidats enverront leur dossier en 4 exemplaires, à l’adresse suivante :
Association Forum d’Avignon,
A l’attention de Monsieur Nicolas Seydoux, Président du Forum d’Avignon
Grand Palais des Champs Elysées
Cours la Reine – Porte C
75008 Paris
o Ainsi qu’ une version électronique aux adresses suivantes :
Laure Kaltenbach, Directrice générale : [email protected]
Olivier Le Guay, responsable éditorial : [email protected]
Rebecca Amsellem, chargée de mission : [email protected]
Alya Nazaraly, chargée de mission : [email protected]
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Dates de RDV de présentation : 17 et 18 mars
Choix de ou des agences : 30 mars
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