Association participation in Congress 2017 Participation d

Association participation in Congress 2017
Participation d’association au Congrès 2017
Complete and submit this form to the Federation for the Humanities and Social Sciences at [email protected] to
confirm your association’s participation in the Congress of the Humanities and Social Sciences by July 8. Congress 2017 will
be hosted by Ryerson University in Toronto, ON from Saturday, May 27 to Friday, June 2, 2017.
Veuillez remplir et soumettre le présent formulaire à la Fédération des sciences humaines à [email protected] afin
de confirmer la participation de votre association au Congrès des sciences humaines avant le 8 juillet. Le Congrès 2017 sera
accueilli par l’Unversité Ryerson à Toronto (ON) du samedi 27 mai au vendredi 2 juin 2017.
Association Name | Nom de l’association
Association conference dates | Dates de conférence d’association
Please indicate your association’s preferred conference dates within the week of May 27 to June 2, 2017. We will take your
preferences into consideration, along with ensuring that required resources will not exceed capacity on all Congress days,
when we create the Association Conference Schedule with confirmed official dates for all associations.
Veuillez indiquer les dates souhaitées pour la tenue de votre conférence d’association la semaine du 27 mai au 2 juin 2017.
Nous prendrons vos préférences en compte, tout en veillant, au moment de créer le calendrier des conférences
d’association sur la base des dates officielles confirmées, à ce que les ressources nécessaires n’excèdent pas les capacités
prévisibles pour chaque jour du Congrès.
What is your 1st choice of preferred conference dates? | Quel est votre premier choix de dates préféré pour
votre conférence?
What is your 2nd choice of preferred conference dates? | Quel est votre deuxième choix de dates préféré pour
votre conférence?
Which other associations’ conferences do you want your conference to overlap with? | Souhaitez-vous que
votre conférence d’association coïncide avec celle d’autres associations?
Are there any other factors affecting your conference dates? | Y a-t-il d’autres facteurs ayant des
répercussions sur les dates de votre conférence?
Will you be holding any events (e.g. Board meetings) immediately before or after your conference? Please
specify. | Prévoyez-vous d’organiser des événements (par ex., une réunion du conseil d’administration),
immédiatement avant ou après votre conférence? Veuillez spécifier.
*Please notify the Federation if there are changes to the events before/after your conference. | *Veuillez aviser la
Fédération s’il y a des changements aux événements avant ou après votre conférence.
Primary contacts for Congress | Principales personnes-ressources pour le Congrès
Please indicate who will be the primary contacts for your association for the planning cycle and during Congress 2017.
Unless otherwise noted, all contacts listed here will have login access to the Congress Request System software and will
receive weekly email updates regarding the Congress planning cycle. Note: For any positions that are not applicable, leave
the fields blank.
Veuillez indiquer le nom des principales personnes-ressources avec lesquelles nous pourrons demeurer en contact pendant
le cycle de planification et toute la durée du Congrès 2017. Sauf indication contraire, toutes les personnes énumérées ici
auront accès au logiciel Système de demande du Congrès et recevront des mises à jour hebdomadaires par courriel
concernant le cycle de planification du Congrès. Note : pour les postes qui ne s’appliquent pas, laissez les champs vides.
Program Chair 1 | Responsable de programme 1
Name | Nom
Job Title | Titre
University | Université
Address | Adresse
E-mail | Courriel
Telephone | Téléphone
Program Chair 2 | Responsable de programme 2
Name | Nom
Job Title | Titre
University | Université
Address | Adresse
E-mail | Courriel
Telephone | Téléphone
Local Arrangement Coordinator 1 |Coordonnateur(trice) local(e) 1
Name | Nom
Job Title | Titre
University | Université
Address | Adresse
E-mail | Courriel
Telephone | Téléphone
Local Arrangement Coordinator 2 | Coordonnateur(trice) local(e) 2
Name | Nom
Job Title | Titre
University | Université
Address | Adresse
E-mail | Courriel
Telephone | Téléphone
Other | Autre
Name | Nom
Job Title | Titre
University | Université
Address | Adresse
E-mail | Courriel
Telephone | Téléphone
Role for Congress 2017
| Rôle au Congrès 2017 :
Terms and conditions | Conditions
The association agrees to:
1. Only those scholarly associations and other groups that have been accepted to participate by the Federation for the
Humanities and Social Sciences are eligible to host a conference or an event at the Congress of the Humanities and
Social Sciences.
2. The Federation retains the right to determine the best dates and room allocations for any association conferences or
events at Congress, with sufficient notice given to all parties, in order to ensure that on-campus spaces and resources
are available where needed.
3. All individuals attending Congress, including speakers, presenters, panelists, organizers, staff, board members and
those chairing or attending a session, must register and pay the Congress registration fees.
4. Associations participating in Congress are responsible for establishing Conference registration fees that cover costs for
all of their conferences, events, sessions, banquets, etc. These fees are to be collected via the Congress registration
system, and once finalized they cannot be changed. No additional registration systems can be used for this purpose.
5. All meeting rooms and spaces, audiovisual equipment, extra furniture, and catering orders for events happening during
or in conjunction with Congress must be requested through the Congress Request System software.
6. Associations are required to obtain authorization from the host university’s Logistics Coordinator, prior to making a
commitment with any external third party suppliers or vendors, including but not limited to local catering companies
and audio visual providers, equipment rentals, simultaneous interpretation equipment etc.).
7. Associations participating in Congress are responsible for meeting the deadlines that are outlined in the Congress
planning cycle, in order to allow the Federation and the host university to effectively provide the required services.
L’association accepte les termes suivants :
1. Seules les associations savantes et les autres groupes agréés par la Fédération des sciences humaines sont admissibles
à tenir une conférence ou à organiser un événement au Congrès des sciences humaines.
2. La Fédération se réserve le droit de déterminer les dates appropriées et d’attribuer les salles qui conviendront à la
tenue des conférences ou des événements organisés par une association au Congrès, avec un préavis suffisant donné à
toutes les parties, afin d’assurer que les locaux et les ressources sur le campus soient disponibles au moment où ils sont
requis.
3. Tous les participants, y compris les conférenciers, les animateurs, les panélistes, les organisateurs, les membres du
personnel, les membres des conseils d’administration et les personnes qui président ou qui sont présentes à une
séance, doivent s’inscrire et acquitter les frais d’inscription du Congrès.
4. Les associations qui participent au Congrès sont tenues d’établir les frais d’inscription de leur conférence couvrant la
totalité des coûts afférents aux rencontres, événements, sessions, banquets, etc. qu’elles organisent. Ces frais sont
collectés par l’entremise du système d’inscription du Congrès et une fois définis, ils ne peuvent être sujets à
modification. Aucun système d’inscription additionnel ne peut être utilisé à cette fin.
5. Toutes les salles et tous les locaux affectés aux rencontres, l’équipement audiovisuel, le mobilier supplémentaire et les
commandes relatives aux services de traiteur retenus pour les événements organisés à l’occasion du Congrès doivent
faire l’objet d’une requête par l’entremise du logiciel système de demande du Congrès.
6. Les associations sont tenues d’obtenir l’autorisation du coordonnateur logistique de l’université d’accueil avant de
prendre tout engagement vis-à-vis de fournisseurs ou vendeurs tiers, y compris et sans limitation aucune, les
entreprises de restauration locales et les fournisseurs d’équipement audiovisuel, de location d’équipement,
d’équipement d’interprétation simultanées, etc.
7. Les associations qui participent au Congrès sont tenues au respect des échéances fixées dans le cycle de planification
du Congrès afin de permettre à la Fédération et à l’université d’accueil de fournir efficacement les services requis.
Name | Nom: ____________________
Signature: ___________________________ Date:___________
Please sign and return this form by July 8 to: | Veuillez signer et retourner cette fiche avant le 8 juillet à :
Donna LeLièvre, Congress Administrative Officer & Registrar | Agente administrative et registraire du Congrès
[email protected] | 613-238-6112 ext/poste 312