Fiche de poste : secrétaire bilingue anglais

Fiche de poste : secrétaire bilingue anglais
Catégorie : A (ASI) ou B
(technicien ou SAENES)
Référence emploi type : BAP J – secrétariat
Ou filière administrative : SAENES
REME code fiche AGE01
Localisation du poste :
CEREQ - 10, Place de la Joliette - 13002 MARSEILLE
Le CEREQ est un établissement public national administratif développant une activité de production
de données, d’études et d’expertises – propositions dans le domaine de la relation formation –
emploi. Le Centre travaille pour les ministères, les organismes publics, les partenaires sociaux ou les
entreprises.
Le CEREQ est placé sous la double tutelle du ministère de l’éducation nationale et du ministère du
travail, de l’emploi, de la formation professionnelle et du dialogue social. Il comporte trois
départements d’études localisés à Marseille, trois missions, des services et des équipes dans des
laboratoires associés (16 Centres Associés Régionaux).
www.cereq.fr
Département ou service d’affectation
Effectifs :
Domaine d’activité :
Mission :
DFC (département Formation et Certification), 1 chef de département, 15
chargés d’études, 1 secrétaire
Formation professionnelle continue ; offre de formation et de certifications,
politiques éducatives
Le Département Formation et Certification (DFC) contribue à l'analyse des
dispositifs de formation tout au long de la vie et de leur évolution en
France et en Europe.
Pour ce faire il entretient et produit, aux côtés de partenaires français
(Insee, Dares) et européens (Eurostat), les dispositifs et statistiques que
sont :
- les déclarations de dépenses de formation des entreprises de dix
salariés et plus;
- l'enquête quinquennale européenne sur les politiques de formation
des entreprises CVTS;
- le dispositif employeur/salariés DIFES ;
- l'enquête quinquennale européenne sur la participation des
adultes à la formation tout au long de la vie
La connaissance du système s’appréhende également par l’étude des
acteurs de la formation continue, l'évolution de leurs politiques et des
différentes formes d'intermédiation entre entreprises, individus et offreurs
de services de formation.
Un autre champ d’activité du DFC porte sur l’analyse de l'offre de
formation et de certifications : étude des modalités de construction des
diplômes ou des titres, évaluation des formations et des diplômes,
réalisation des généalogies et cartographies de cette offre via la base de
données Reflet.
Poste
Fonction :
Secrétaire du Département Formation et Certification (DFC)
Mission :
Collaborateur proche des personnels affectés dans le département, le ou
la secrétaire apporte un appui de proximité de par sa connaissance des
travaux et de l’organisation du département, le suivi des activités. Il-elle
facilité la communication interpersonnelle
Il-elle apporte une compétence à l’établissement dans le traitement des
projets en langue anglaise et suivi des contacts à l’international.
Activités :
. Gestion de l’activité du département : missions, courriers, courriels,
téléphone, organisation de réunions, réservation de salles, …
. Appui administratif et financier aux études : mise en place et suivi du
budget du département, accompagnement des réponses aux appels
d’offre, …
. Appui pour l’organisation des enquêtes : contact avec les prestataires,
prise de rendez-vous, archivage, tableaux de suivi, ...
. Aide à la réalisation de rapports d’études : relecture, mise en forme,
pagination, préparation pour impression
. relecture des documents rédigés en anglais, prise de contacts avec les
partenaires internationaux
. Assure la relation avec les autres services et départements
. Participe à la vie de l’établissement
Compétences
Compétences :
Structurer son travail
Savoir planifier et respecter les délais, gérer les aléas
Utiliser les outils
l’établissement
bureautiques
et
les
logiciels
spécifiques
de
Maitriser la langue anglaise
Accueillir et prendre des messages
Enregistrer et classer des documents sous format papier et électronique
Rédiger et mettre en forme des documents
Travailler en équipe
Expériences souhaitées :
Une expérience de secrétaire d’une structure moyenne serait un atout
supplémentaire
Débutant accepté
Sens de l’organisation
Capacité d’adaptation,
Qualités requises :
réactivité,
rigueur, fiabilité, discrétion
sens relationnel
Personnes à contacter
Pour tout renseignement sur le poste :
Chef de département : Danièle GUILLEMOT 04 91 13 28 36 [email protected]
Secrétaire Générale : Christine CABASSU 04 91 13 28 20 [email protected]
Responsable du service des ressources humaines : Brigitte GRATALOUP 04 91 13 28 21
[email protected]