ARNE - (Remboursements automatisés) - Viewpoint - Aide

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Viewpoint
Remboursements automatisé s
Aide-mémoire
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Remboursements automatisés dans ViewpointTM - Aide-mémoire, janvier 2006
1
QU’EST-CE QUE LE PRODUIT REMBOURSEMENTS AUTOMATISÉS ?..............................................................................3
INSTALLATION DU PRODUIT REMBOURSEMENTS AUTOMATISÉS POUR VIEWPOINT™ ......................................................4
MARCHE À SUIVRE POUR EFFECTUER DES REMBOURSEMENTS AUTOMATISÉS .............................................................7
Case de dialogue Automated Refund.....................................................................................................................8
Case de dialogue Automated Refund Response.....................................................................................................9
Changements au PNR pendant le remboursement ..............................................................................................12
ANNEXE ...................................................................................................................................................................13
Case de dialogue Automated Refund Request .....................................................................................................13
Écran Automated Refund Response.....................................................................................................................15
Icône Automated Refund......................................................................................................................................20
Avis aux agents ....................................................................................................................................................20
2
Qu’est-ce que le produit Remboursements automatisés ?
Le produit Remboursements automatisés automatise le remboursement des
billets d'avion dans Viewpoint™, où il fonctionne comme une interface
graphique faisant appel à des fenêtres. Cette interface facilite encore plus le
remboursement en éliminant la nécessité de mémoriser les commandes
traditionnelles. Les transactions s’effectuent simplement en pointant et
cliquant, ce qui représente d’appréciables gains de temps et d’argent.
Vous pouvez télécharger la version Viewpoint™ du produit
Remboursements automatisés à partir du site Web du Centre de soutien aux
agences clientes, à l’adresse www.galileocanada.ca.
Pour un remboursement, le système détermine la valeur résiduelle d’un billet,
selon les coupons inutilisés, les tarifs historiques et les pénalités applicables,
le cas échéant.
Remarque : Le produit Échanges automatisés sera disponible
ultérieurement.
Cet Aide-mémoire Décrit :
•
les exigences de système minimales pour télécharger le programme ;
•
les hypothèses du produit Remboursements automatisés ;
•
comment installer le programme Viewpoint™ ;
•
la marche à suivre pour effectuer des remboursements automatisés.
Exigences de système minimales
•
Galileo Desktop, version 1.01 et plus.
•
Viewpoint™, version 4.01 et plus.
Hypothèses
Le système utilise les hypothèses suivantes pour traiter un remboursement :
• le billet électronique original :
− a été émis le 30 juin 2005 ou au-delà. À compter du 30 juin 2006,
cette fenêtre sera de nouveau élargie pour atteindre une portée d’un
an ;
− a été émis dans les 92 derniers jours ;
− est inutilisé ou partiellement utilisé ;
− n’a pas été déjà échangé ou remboursé ;
− a été émis en dollars américains (USD) ou canadiens (CAD) ;
− a été émis au Canada pour un voyage au sein du pays ou entre le
Canada et les 50 états américains, Porto Rico et les Îles Vierges
américaines ;
− a été émis sans modificateur de tarification (BIC, FIC, TIC, etc.) ;
− a été émis sans dossier de tarification créé à la main ;
3
−
•
a été réglé par un seul mode de paiement (carte de crédit, espèces,
chèque seulement).
Le PNR contient :
− un seul passager ;
− la catégorie de passager Adultes (ADT) ;
− un itinéraire assuré par une seule compagnie aérienne (pas
d’itinéraire intercompagnies) ;
− les types de construction du voyage aller simple, aller retour, voyage
circulaire, circuit ouvert, circuit ouvert double ; et
− il ne contient pas de segment indiquant l’état OPEN.
Remarque : Le PNR peut contenir des tarifs PrivateFares II, c.-à-d. des
tarifs déposés auprès de l’ATPCO.
•
Les remboursements doivent s’appliquer :
− à des billets électroniques remboursables ;
− à des billets totalement inutilisés ou partiellement utilisés ;
− à des coupons indiquant l’état OPEN ou ARPT ;
− à des remboursements volontaires.
Installation du produit Remboursements automatisés pour Viewpoint™
Le produit Remboursements automatisés pour Viewpoint™ est un fichier
exécutable (.exe) que l’on peut télécharger à partir du site du Centre de
soutien aux agences clientes (ACSC).
Pour installer le produit Remboursements automatisés, effectuez les étapes
suivantes.
1. Cliquez sur le lien qui se trouve dans le site Web du Centre ACSC
(www.galileocanada.ca).
4
La fenêtre InstallShield Wizard s’affiche.
L’installation de l’ajout Remboursements automatisés commence et
l’écran de bienvenue s’affiche.
2. Cliquez sur Next.
5
Le programme d’installation examine les paramètres. Si la version 1.01
de Galileo Desktop n’est pas installée, un avis s’affiche vous invitant à
l’installer avant de poursuivre. Sinon, l’installation démarre et l’écran
suivant s’affiche.
3. Quand l’installation est terminée, cliquez sur Finish.
6
Le programme d’installation crée un nouvel élément dans la barre de
menu, appelé Issue Docs.
Ce menu comporte les options suivantes :
•
Issue Docs – touche raccourcie I (Alt+I)
•
Auto Refund – R
•
Auto Exchange – E
•
Issue Documents – D
Marche à suivre pour effectuer des remboursements automatisés
Remarque : Inutile d’avoir un PNR actif pour effectuer un remboursement
automatisé.
Pour ouvrir la case de dialogue Automated Refund, cliquez sur Issue Docs
dans la barre de menu Viewpoint™ et sélectionnez Auto Refund.
La case de dialogue Automated Refund s’affiche.
7
Case de Dialogue Automated Refund
Le seul élément nécessaire pour demander un remboursement automatisé est
le numéro du billet électronique à rembourser.
Pour démarrer la démarche, effectuez les étapes suivantes.
1. Sélectionnez un numéro de billet dans le menu déroulant ou tapez-en un
dans la case de texte prévue à cet effet.
− Si vous démarrez avec un PNR affiché, le numéro de billet par défaut
est celui du dernier billet émis pour le PNR.
− Si vous démarrez sans PNR affiché, tapez le numéro de billet dans la
case de texte prévue à cet effet.
2. S’il y a lieu, cochez la case Use PrivateFares et sélectionnez le pseudo-code
de ville et le code de compte dans les listes déroulantes correspondantes.
Sinon, la demande de tarification ne retiendra que les tarifs publics.
Remarque : Si le calcul de prix du billet original comportait des tarifs
PrivateFares™, il faut les inclure dans la demande de tarification pour le
remboursement.
3. S’il y a lieu, cliquez sur le menu déroulant Passenger Description pour y
sélectionner un code de catégorie de passager (PTC) ou tapez le code
voulu dans la case de texte.
Remarque : Si vous avez utilisé un code de catégorie de passager (PTC)
pour calculer le prix du billet original, vous devez en tenir compte dans
la demande de tarification pour le remboursement.
8
4. Cochez la case Canadian Routing Code et entrez le code obligatoire pour
la transaction de tarification pour le remboursement ou passez à l’étape
5.
5. Cliquez sur Continue.
Remarque : Cliquez sur Cancel si vous voulez mettre fin à la démarche
de remboursement. L’écran Viewpoint™ Itinerary s’affiche.
Case de Dialogue Automated Refund Response
Cette case de dialogue comporte deux onglets :
1. Automated Refund Calculation ; et
2. Form of Payment.
Pour plus de renseignements sur chaque champ de ces onglets, voyez la
section Annexe de cet Aide-mémoire.
9
Onglet automated refund calculation
Le programme remplit les champs de cet écran à l’aide des données tirées du
dossier de billet électronique.
Pour mettre à jour les champs de l’onglet Automated Refund Calculation,
effectuez les étapes suivantes.
Remarque : Le seul champ que vous pouvez éditer est Commission on
Refund Fee.
1. Cochez la case Amount ou la case %, puis entrez la valeur de la
commission dans le champ Commission on Refund Fee.
2. Cliquez sur l’onglet Form of Payment.
L’écran Form of Payment s’affiche.
L’écran Form of Payment contient toutes les options de mode de paiement.
La valeur par défaut est le mode de paiement qui a été utilisé pour payer le
billet électronique dont vous effectuez le remboursement.
10
Pour mettre à jour l’écran Form of Payment, effectuez les étapes suivantes.
1. Si les données de mode de paiement sont exactes, passez à l’étape 3.
2. Si vous voulez changer ces données, cochez la case correspondant au
mode de paiement voulu, ex Cash. Selon le mode de paiement choisi, les
champs peuvent devenir grisés ou inaccessibles. Entrez les données de
paiement connexes, en fonction de votre choix.
3. Cliquez sur Refund.
Vous pouvez cliquer sur Cancel si vous voulez mettre fin à la démarche.
Voir ci-dessous.
Si vous voulez apporter des changements au PNR avant de cliquer sur
Refund, consultez la section intitulée Changements au PNR pendant le
remboursement.
L’avis Refund Disclaimer s’affiche.
4. S’il y a lieu, cochez la case Redisplay PNR to cancel unused air
segments.
5. Lisez le texte et cliquez sur Agree ou Disagree.
6. Si vous cliquez sur Agree, Apollo® émet le remboursement et termine la
transaction, puis affiche le message suivant.
7. Une fois le remboursement du billet électronique effectué, cliquez sur
OK pour fermer la case de dialogue et sortir du produit Remboursements
automatisés.
8. Si vous cliquez sur Disagree, la transaction de remboursement est
annulée et vous revenez à la case de dialogue Automated Refund.
11
Changements au PNR Pendant le Remboursement
Remarque : Cette section ne s’applique que si vous affichez un PNR actif
pendant la démarche de remboursement automatisé dans Viewpoint™.
Le bouton Terminals de la barre d’outils de Viewpoint™ vous permet de
passer de Viewpoint™ à Focalpoint®, pour apporter des changements au
PNR.
Si vous apportez des changements au PNR pendant la démarche de
remboursement automatisé, vous devez mettre fin au PNR avant de revenir à
Viewpoint™ et sélectionner l’option Refund, sinon le programme vous invite
à quitter le produit Remboursements automatisés, à mettre fin au PNR et à
faire une nouvelle demande de tarification pour le remboursement.
Une fois que vous avez apporté les changements au PNR et que vous êtes
revenu dans la case de dialogue Automated Refund Response de Viewpoint,
il ne vous reste plus qu’à accepter le remboursement pour terminer la
transaction.
Cliquez sur OK pour fermer la case de dialogue et sortir du produit
Remboursements automatisés.
Autres Messages
Si vous avez apporté des changements au PNR et que vous avez cliqué sur
OK, la case de dialogue Ignore PNR peut s’afficher. (À l’interne,
Viewpoint™ réaffiche le PNR après un remboursement indiquant que le
PNR a été modifié.) Cette case s’affiche généralement quand la case
Redisplay PNR to cancel unused air segments n’est pas cochée dans l’avis
Refund Disclaimer (étape 6 ci-dessus).
12
Le message Ignore PNR de Viewpoint™ s’affiche. La valeur par défaut est
No, le système prenant pour hypothèse que vous ne voulez perdre aucun
changement apporté au PNR à propos du remboursement automatisé, même
si vous avez déjà mis fin au PNR et que vous l’avez enregistré.
Cliquez sur No et sélectionnez Save PNR dans le menu File.
Annexe
La présente annexe fournit d’autres renseignements sur les champs présents
dans le produit Remboursements automatisés de Viewpoint™.
Case de dialogue Automated Refund Request
Vous accédez à l’écran de demande de remboursement automatisé par le
menu Issue Docs dans Viewpoint™.
Dans ce menu, sélectionnez Auto Refund.
13
La case de dialogue Automated Refund s’affiche.
Champ
Description
Ticket Number
•
Le numéro de billet est déjà indiqué si le PNR affiché
contient un numéro de billet électronique.
•
Si le PNR affiché contient plusieurs numéros de billet
électronique, vous pourrez choisir le numéro voulu dans
la liste déroulante qui s’affiche.
•
La valeur par défaut est le numéro du dernier billet
électronique émis pour le PNR. S’il n’existe pas de
numéro de billet électronique, vous pouvez en entrer un.
•
Il n’est pas nécessaire d’avoir un PNR actif pour
demander un remboursement automatisé.
•
Il n’est pas nécessaire d’afficher le dossier de billet
électronique (ETR) pour demander un remboursement
automatisé. Il suffit d’avoir un numéro de billet
électronique.
Use PrivateFares
• Si le billet électronique original a été émis à l’aide d’un
tarif privé, vous pouvez inclure un pseudo-code de ville et
un code de compte pour calculer le remboursement.
• Pour inclure un tarif privé dans une demande de
tarification pour un remboursement, cochez la case Use
PrivateFares et sélectionnez le pseudo-code de ville et le
code de compte applicables. Sinon la demande de
tarification ne retiendra que les tarifs publics.
• Sélectionnez le pseudo-code de ville ou le code de compte
dans la liste déroulante.
14
•
La case Private Fare Pseudo indique par défaut votre
pseudo-code de ville.
•
Les autres pseudo-codes de ville autorisés s’affichent dans
la liste déroulante, pour vous permettre de les sélectionner.
Champ
Passenger
Information
Canadian Routing
Code
Description
•
Si le billet électronique original a été émis à l’aide d’un
code de catégorie de passager (PTC), vous pouvez inclure
celui-ci dans le calcul du remboursement.
•
La case déroulante Passenger Information vous permet de
choisir un code de catégorie de passager (PTC) pour une
tarification selon une catégorie de passager précise.
•
Quand vous cliquez sur la flèche de la case Description,
une liste déroulante affiche les codes de catégorie de
passager.
•
La case à cocher Canadian Routing Code et la case de
texte variable qui suit permettent d’entrer les données
obligatoires.
•
La case de texte est inactive, sauf si vous cochez la case
Canadian Routing Code.
•
La case de texte n’accepte que deux caractères
numériques.
Écran Automated Refund Response
Onglet Automated Refund Calculation
15
Options figurant sous l’onglet Automated Refund Calculation
Champ
Description
Ticket Number(s)
Le numéro de billet électronique déjà indiqué est le
numéro entré dans la demande de remboursement.
Traveler Name
Le nom du passager déjà indiqué est tiré du dossier
de billet électronique (ETR). S’il dépasse le nombre
de caractères prévu, il est abrégé.
Coupon(s) Number
Le nombre de coupons à rembourser déjà indiqué
est tiré du dossier de billet électronique (ETR).
Original Fare
Le tarif déjà indiqué est le tarif original tiré du billet
électronique à rembourser.
Flown / Used
Le tarif déjà indiqué est le tarif utilisé.
Refund Result
Affiche la différence entre la valeur de la case
Original Fare et celle de la case Flown/Used Fare.
Refund Fee
La valeur déjà indiquée est le montant (pénalité)
appliqué au remboursement.
Commission on Refund Fee
Option d’entrer une commission sur les frais de
changement. Indiquez si la commission est sous
forme de pourcentage ou de montant en dollars.
Une fois que vous avez choisi, vous pouvez entrer
la valeur correspondante.
Refund Due
S’affiche seulement quand un montant est indiqué
dans la réponse, que vous pouvez rembourser.
Champ variable.
Currency Label
Les champs suivants affichent un code de devise
variable :
•
Original Fare, Tax, Total
•
Flown/Used Fare, Tax, Total
•
Refund Result Fare, Tax, Total
•
Refund Fee
• Refund Due
Vous ne pouvez pas changer le code de devise.
Cependant, il s’agit d’un champ variable qui change
selon le code de devise original du billet
électronique.
16
Onglet Form of Payment
Les champs de l’onglet Form of Payment sont remplis à partir des données
correspondantes figurant dans le dossier de billet électronique (ETR).
Si vous devez remplacer un mode de paiement indiqué par un autre mode,
cliquez sur l’onglet Form of Payment pour voir les autres modes autorisés.
Options de l’onglet Form of Payment
Quand vous sélectionnez Credit Card, les options suivantes s’affichent.
Champ
Description
Non-System Credit Card
(FCC)
Quand ce champ est sélectionné, il s’annexe à la
carte de crédit avant le paiement réel, indiquant
qu’il ne s’agit pas d’une carte non reconnue par le
système.
Vendor
Liste déroulante des fournisseurs de carte de
crédit.
Number
Sert à entrer le numéro de carte de crédit.
Expiration Date
Deux chiffres pour le mois et deux chiffres pour
l’année. Champ facultatif.
Extended FOP
Option accessible seulement pour une carte
American Express.
Customer Reference Number
Sert à entrer le numéro de référence client fourni
par la société de carte de crédit ou l’entreprise.
Card ID (CID)
Sert à entrer l’ID de carte de crédit.
Approval Code
Minimum de quatre chiffres obtenus avant la
billetterie.
OK
Prend la priorité sur l’acceptation du transporteur.
17
Si vous sélectionnez Cheque/Check (FCK), vous pouvez entrer un numéro de
chèque dans le champ prévu à cet effet, mais ce n’est pas nécessaire.
Si vous sélectionnez Cash (FS), cela indique que le paiement se fait en
espèces. Aucun autre champ n’est activé pour cette option.
Si vous sélectionnez Other, la liste déroulante suivante s’affiche :
18
•
X – Freeform
•
GR – Government Credit
•
SGR – Government Cash
•
TV – Travelers Check
•
MO – Money Order
Le champ de texte en style libre permet d’ajouter du texte, au besoin.
Refund / Cancel
Refund
Vous avez le choix entre effectuer le remboursement (Refund) et annuler la
transaction de remboursement (Cancel). Si vous sélectionnez Refund, le
système affiche l’avis Refund Disclaimer.
Vous devez sélectionner Agree ou Disagree pour traiter ou ne pas traiter la
transaction de remboursement.
La case Redisplay PNR to cancel unused air segments s’affiche dans l’avis
Refund Disclaimer. Par défaut, cette case n’est pas cochée.
En sélectionnant Agree, vous émettez le remboursement.
Si vous sélectionnez Disagree, vous annulez la transaction de
remboursement. Dans ce cas, vous revenez à la case de dialogue Automated
Refund. Cliquez sur Cancel. Vous revenez à l’écran Viewpoint™ Itinerary.
19
Icône Automated Refund
Avis Aux Agents
Quand un numéro de billet électronique de moins de 13 caractères
numériques (pas de chiffre de vérification nécessaire) est entré à la main dans
la case déroulante Ticket Number, l’avis suivant s’affiche.
Quand un numéro de billet électronique entré à la main dans la case
déroulante Ticket Number est introuvable, la case de dialogue suivante
s’affiche.
20
Quand le numéro de billet électronique est inexact ou qu’il n’y a pas
émulation entre votre pseudo-code de ville et celui indiqué pour le
remboursement du billet électronique, la case de dialogue suivante
s’affiche.
Si vous démarrez une démarche de remboursement automatisé dans
Viewpoint™ et qu’elle dépasse le délai imparti, la case de dialogue
suivante s’affiche, vous invitant à réessayer.
Si vous démarrez une démarche de remboursement automatisé dans
Viewpoint™ et que l’application Automated Refunds n’est pas
disponible, la case de dialogue suivante s’affiche.
21

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