Hôte-sses d`accueil - Assistant(e)s événementiel

Bruxelles Environnement,
l'administration de l'environnement et de
l'énergie, cherche pour sa division
Information, Coordination générale,
Economie circulaire et Ville Durable
des (h / f) :
Hôte-sses d’accueil - Assistant(e)s événementiel
Youth Guarantee
(réf. :2016-R12)
Le programme européen Youth Guarantee vise à offrir aux jeunes une offre de
qualité portant sur un emploi, un complément de formation, un apprentissage ou
un stage à leur sortie de l’enseignement.
Ce programme est mis en pratique par Actiris en Région de Bruxelles-Capitale.
Bruxelles Environnement participe à ce programme via la promotion d’emplois.
Dans ce cadre, nous sommes à la recherche d’Assistants(tes) – Hôtes /
Hôtesses d’accueil.
Nos missions
Etudier, surveiller et gérer l’air, l’eau, les sols, les déchets, le bruit, la nature (espaces
verts et biodiversité )… mais aussi délivrer des permis d’environnement, contrôler leur
respect, développer et soutenir des projets d’éducation à l’environnement dans les
écoles bruxelloises, participer à des réunions et des négociations aux niveaux belge et
international…
Enfin, Bruxelles Environnement a développé ses activités dans le domaine de l’écoconstruction et des liens entre santé et environnement.
Fonction
Avec ses huit divisions, Bruxelles Environnement est une administration qui contribue à
l’amélioration continue de la qualité de vie et de l’environnement en Région bruxelloise.
Bruxelles Environnement héberge le BEL, son centre de congrès, d'informations et
d'exposition dans le domaine environnemental.
Au sein de ce service, vous assistez et aidez à la préparation des évènements et
réunions internes de Bruxelles Environnement.
Depuis la réception du bâtiment comme dans le cadre des événements organisés au
BEL, vous accueillez, identifiez et orientez les visiteurs ou usagers.
Avec vos collègues, vous assurez une présence continue au desk d’accueil du lundi au
vendredi selon des horaires variables de 08h00 à 18h00.
En support au secrétariat de la direction, vous préparez la salle lors des Conseils de
direction.
Premier interlocuteur des visiteurs, vous représentez l'image de l'entreprise.
Lors de certains événements matinaux ou en soirée, cette fonction implique des horaires
variables.
Tâches spécifiques au Bel
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Gestion et mise à jour quotidienne du calendrier des événements
Gestion des réservations de salles
Mise à jour de l’agenda du site du BEL
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Rédaction des feuilles de route et réalisation de tâches administratives
relatives aux futurs événements internes
Mise en place et états des lieux des salles du BEL, sur base du plan
d’implantation de la salle ou en fonction de la demande de l'organisateur.
Préparation, entre autre tâches de la signalétique, des badges pour les
réunions et événements
Accueil et vestiaire lors des événements du BEL
Mise en place et préparation de la salle du Conseil de Direction
Support administratif au secrétariat de la division Div. Information,
Coordination générale, Economie circulaire et Ville durable
Soutien logistique lors de conférences, séminaires, réunions (catering,
support micro,...)
Tâches spécifiques à l’accueil
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Ouverture et fermeture du bâtiment
Accueil, information et orientation des visiteurs comme des appels entrants,
sur base de la liste du personnel
Accompagnement de visiteurs au sein du bâtiment
Gestion et transfert de contacts téléphoniques
Gestion des réservations de la flotte et du parking
Préparation des badges des visiteurs ou nouveaux collaborateurs
Réception des colis et des dossiers de demandes de subsides
Réalisation des tâches administratives liées à l’accueil
Tâches spécifiques au Secrétariat de la direction
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Mise en place un vendredi sur deux de la salle pour le Conseil de Direction
Préparation du catering des conseils de direction
Préparation des salles de réunion pour la direction générale
Accueil et accompagnement des invités jusqu’à la salle.
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Etre né/e après le 1er octobre 1991
Etre domicilié/e à Bruxelles
Être inoccupé/e professionnellement
Etre sorti/e des études depuis moins de 6 mois (en date du 1er janvier
2017)
Etre en possession d’un Certificat de l’Enseignement Secondaire Supérieur
Etre inscrit/e comme demandeur/se d’emploi à Actiris
Connaissance du néerlandais
Connaissance de l’anglais est un atout
Connaissances en informatiques : Word, Excel, Outlook
Aisance communicationnelle et relationnelle
Etre proactif et flexible
Etre organisé et précis, vous êtes multi-tâches
Avoir le sens des responsabilités
Avoir l’esprit d’équipe
Etre orienté/e résultat
Etre orienté/e service au public
Profil
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Nous offrons
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Un contrat d’un an
Un emploi au sein d’équipes jeunes et motivées dans une administration écodynamique
Un salaire selon les barèmes de la fonction publique (pécule de vacances et
prime de fin d’année)
Un accompagnement quotidien par un agent expérimenté
Une formation poussée dans le métier d’Hôte-sses d’accueil – Assistant(e)s
événementiel organisée durant les heures de travail
35 jours de congé par an
Des chèques-repas (7€)
Un abonnement STIB
Une prime vélo
Une assurance hospitalisation
Intéressé(e) ?
Envoyez votre CV et une lettre de motivation, avec mention du numéro de référence
2016-R12, à l’adresse mail [email protected]
Si vous voulez plus d’info vous êtes bienvenu à la séance d’information facultative qui
sera organisée le mardi 20/09/2016 à 09h00 dans l’auditoire de notre bâtiment:
Bruxelles Environnement / IBGE
Site Tour & Taxis
Avenue de Port 86 C
1000 Bruxelles
N’oubliez pas de vous munir de votre C.V. et votre carte d’identité !
Bruxelles Environnement garantit une procédure de sélection sans discrimination,
sur base des compétences requises. « Parce que la diversité, c’est dans notre
nature… »