Termes de références pour l`analyse de la

Termes de références pour l’analyse de la programmation 2012 des projets
mise à jour Q4-2012
1. Introduction
Dans le cadre du processus de validation des programmations financières
2012 des projets mises à jour Q4-2012, il est prévu l’organisation des séances
d’analyse par projet. A cet effet, chaque projet devra préparer les documents
habituels conformément aux instructions rappelées en annexe.
2. Objectif
• Assurer la cohérence entre la programmation financière des projets, la
planification des activités, la planification des marchés et les conventions
en cours d’exécution
• Réaliser une analyse détaillée des risques liés à l’atteinte des objectifs et
identifier les mesures d’atténuations à mettre en œuvre en vue de garantir
l’atteindre des objectifs fixés.
3. Résultats attendus
• Les programmations financières 2012 des projets mises à jour 2012-Q4
sont validées ;
• Les risques liés à l’exécution des programmations de chaque projet sont
identifiés et maîtrisés.
4. Participants
• Projets (08) : AIMAEP, FAFA MC, FAFA AD, FAIA, PAFIRIZ, ASPS, AIMS,
PARZS selon le calendrier ci-dessous ;
• Représentation :
Michel
FRANCOYS,
Soulé
MANIGUI,
Armel
AMOUSSOU, Julie HERTSENS
5. Programme des réunions d'analyse des programmations Q4-2012 des projets
Date/période
Heure
Projet concerné
Lieu
8 H 30 – 10 H 00
BEN 08 019 1T - PAFIRIZ
Cotonou
10 H 30 – 12 H 00
BEN 04 011 11 - FAFA-MC
Cotonou
14 H 00 – 15 H 30
BEN 08 017 11 - AIMS
Cotonou
16 H 00 – 17 H 30
BEN 11 023 1T - ASPS
Cotonou
23/10
16 h – 18h
BEN 10 022 11 - FAIA
24/10/2012
8 H 30 – 10 H 00
BEN 08 016 11 - AIMAEP
Cotonou
14 H 00 – 15 H 30
BEN 09 021 11 - PARZS
Cotonou
17 H 00 – 18 H 30
BEN 09 020 11 - FAFA-AD
Cotonou
22/10/2012
6. Agenda indicatif des réunions d'analyse des programmations 2013 des projets version Q4-2012
Date/période
Heure
Projet concerné
Lieu
16/11/2012
9 H 00 – 11 H 00
BEN 08 019 1T - PAFIRIZ
Cotonou
19/11/2012
9 H 00 – 11 H 00
BEN 11 023 1T - ASPS
Cotonou
28/11/2012
9 H 00 – 13 H 00
Programmation secteur Santé
- BEN 08 017 11- AIMS
- BEN 09 021 11- PARZS
Cotonou
8 H 30 – 16 H 30
Programmation secteur Agriculture
04/12/2012
-
BEN 10 022 11 - FAIA
BEN 09 020 11 - FAFA-AD
BEN 08 016 11 - AIMAEP
BEN 04 011 11 - FAFA-MC
Cotonou
ANNEXE : RAPPEL DES INSTRUCTIONS
Chers Responsables et Coresponsables,
Nous venons d’entamer le dernier trimestre de 2012 et un exercice Programmation
Financière pour l’année en cours et 2013 s’annonce.
Voici donc, les instructions sur le (a) rapportage Q3, la (b) nouvelle programmation v2012Q4 et la (c) programmation particulière par trimestre pour 2013.
Au-delà des multiples activités en cours, cet exercice de rapportage trimestriel et
programmation fait partie de nos tâches de routine. Merci de respecter les délais des trois
étapes.
a) Exécution Qn-1 (=Q3) : à envoyer (uniquement) à l’adresse
[email protected] au plus tard le 15 octobre
i. FIT Financial Planning Tool, rapport en format -.pdf : « Quarter Reports: Financial
Planning vs Actuals YtM (by Quarter) » (avec ‘Filter Options’ : Planning version 2012-Q3
et Closing 2012-Q3)
ii. FIT Financial Planning Tool, rapport en format -.pdf : « Annual Reports: Financial
Planning vs Actuals YtM » (avec ‘Filter Options’ : Planning version 2011-Q4 et Closing
[30/09/2012])
iii. FIT Budget Tool, rapport en format -.pdf : « Budget vs Actuals (by Quarter) » (avec ‘Filter
Options’ Approved closing end date [30/09/2012])
iv. Votre tableau d’exécution opérationnelle (selon la structure et les détails de vos activités)
y inclus vos commentaires (en résumé) sur l’avancement et en se référant aux taux
d’exécution du rapport de FIT susmentionné. Limitez-vous aux lignes avec < 90% ou >
110% d’exécution et pas besoin d’expliquer des différences pour les lignes qui avaient
des dépenses programmées inférieures à 1000 euros.
Veillez à clôturer la comptabilité du mois de septembre dans les meilleurs délais afin de
réaliser cette première étape ‘Exécution’.
b) Planification 2012 version Qn (=Q4) : à envoyer (uniquement)
[email protected] au plus tard le 22 octobre
à
l’adresse
i. FIT Financial Planning Tool, rapport en format -.pdf : « Financial Planning – Detail by
Quarter » version “2012-Q4”. Cette version doit donc déjà être approuvée à votre niveau
(pas de ‘NEW’). Au cas où il y aurait des changements suite à des échanges avec le
RepBEN, on peut toujours la modifier pour ensuite sauvegarder à nouveau et nous
envoyer.
ii. Votre tableau de planification opérationnelle 2012 actualisé avec vos commentaires (en
résumé) y inclus les principaux risques.
iii. Tableau 2012 des marchés publics actualisé, ainsi que le suivi des accords
d’exécution.
iv. Une attention particulière sera donnée aux montants totaux sur l’année 2012 (dont Q1,
Q2 et Q3 ont déjà été exécutés) : au cas où il y aurait une différence supérieure à 10%
avec la version 2012-Q1, merci d’en expliquer (en résumé) les principales causes.
c) Planification 2013 version Qn (=Q4) : à envoyer à l’adresse (uniquement)
[email protected] au plus tard le 12 novembre
Dans la version Q4 (différent des autres trimestres), il y a les quatre trimestres de l’année
suivante 2013 qui doivent être remplis. Estimez les montants des dépenses en restant
réalistes - minimalistes. Malgré la difficulté de planifier à plus de quatre trimestres, vous êtes
les plus aptes car plus proches de la réalité de votre Projet pour maîtriser les opportunités et
les contraintes.
i. FIT : Il n’y a pas moyen de faire sortir sous forme de rapport une programmation
financière par trimestre pour l’année prochaine. Toutefois, nous sommes intéressés de la
recevoir lorsque l’on exporte « Output to » sous forme de tableau Excel.
ii. FIT Financial Planning Tool, dans la fenêtre de la nouvelle version “2012-Q4” approuvé
(en FIT), rapport en format -.pdf : « Financial Planning – Overview »
iii. Votre tableau de planification opérationnelle 2013 avec vos commentaires (en résumé) y
inclus une colonne avec les principaux risques et opportunités.
iv. Tableau 2013 des marchés publics et des accords d’exécution.
v. Toutefois, et à différence l’année 2012 pour le Bénin, la programmation financière de
référence pour l’année 2013 sera celle v2013-Q1.
vi. Une autre correspondance vous sera encore envoyée pour nous communiquer et
incorporer la programmation opérationnelle des contributions interne CTB (ressources
venant du siège CTB) et des contributions externes pour les évaluations, audits, backstopping, etc… pour 2013.
Veuillez nommer vos fichiers (tous formats confondus) en commençant par le code du Projet
ainsi comme dans l’objet de vos messages e-mail.
L’interlocuteur principal à la Représentation est votre Chargé de Programme, assisté par le
Project Manager. Ils recevront vos messages sur la présente adresse et prendront contact
avec vous et en interne pour valider et faire suivre le dossier.
Dernières informations : Le fichier d’exportation de FITplan ne peut être envoyé à l’adresse
[email protected] qu’à la fin du processus et ceci jusqu’au moment où vous
recevez le feu vert de votre Chargé de Programme. Merci.
Finalement (novembre), instruisez votre AG d’envoyer à l’adresse
[email protected] une version brouillon (‘DRAFT’ en -.pdf) des nouveaux
cashcalls (régie et cogestion) à créer pour réception des fonds en début 2013 pour analyse
et validation.