renault retail group

RENAULT
RETAIL GROUP
Renault Retail Group, filiale du groupe Renault, a choisi
depuis 2005 les solutions Basware pour automatiser le
traitement de ses factures fournisseurs de frais
généraux. Grâce à Basware Invoice Automation et ses
nouvelles fonctionnalités, Renault Retail Group a vécu
une forme de « révolution » interne.
Renault Retail Group, filiale de distribution
crée par Renault en 1997, est le deuxième
groupe de distribution automobile en
Europe. Son activité recouvre tous les
métiers de l'automobile de la vente
(véhicules neufs, véhicules d'occasion) et
de l'après-vente (entretien, réparation,
assistance...).
En 2004, Renault Retail Group décide
d’engager une vaste numérisation des
factures de ses frais généraux afin de
pouvoir automatiser le traitement de
l’ensemble de ses documents. Son
prestataire de l’époque, SWT, utilisait déjà
Basware.
En 2009, c’est donc tout naturellement
que Renault Retail Group s’adresse à
Basware afin d’optimiser la gestion
courante et les services comptables de
son centre de gestion.
Enjeux
Renault Retail Group a alors trois objectifs:
réduire les coûts de traitement de ses
factures de frais généraux, développer son
centre de gestion à savoir apporter un
meilleur service à l’ensemble de son
réseau en développant une fiabilité, une
rapidité et une traçabilité optimumes et
sécurisées dans tout le traitement de ses
documents; et enfin s’adapter toujours
mieux aux changements de conduites liés
aux choix stratégiques du groupe Renault.
Le centre de gestion de Renault Retail
Group gère en outre l’ensemble des
supports comptables du groupe pour la
France.
« Nous avons réussi à être plus
performants, plus fiables. Basware nous
a permis d’augmenter notre capacité de
travail tant du point de vue de la qualité
que de l’efficacité de nos services. Dès la
première année d’utilisation, nous avons
réduit nos coûts tout en répondant à nos
exigences. Nous sommes pleinement
satisfait de Basware. »
Philippe GUILLERMAIN,
Responsable Opérationnel et Développement
Centre de Gestion de Renault Retail Group.
Client
Nom
Renault Retail Group
Secteur
Distribution
automobile
Localisation
France
ERP
SAP
Objectifs
Réduire les coûts de
traitement des factures
Améliorer les services du
centre de gestion
S’adapter aux changements
stratégiques
Solutions
Basware a parfaitement répondu aux
attentes de Renault Retail Group, il a
favorisé l’excellence de ses services
vis-à-vis de ses clients. Basware a même
permis de développer plus facilement
certaines stratégies.
Aujourd’hui, avec la dématérialisation d’un
grand nombre de ses factures de frais
généraux, Renault Retail Group
a réduit les coûts de son centre de gestion
et a mis en place des audits internes qui
permettent de mieux connaître et de
répondre plus efficacement aux exigences
de ses clients. Cet outil a donc permis de
réorienter certains investissements du
groupe et il a ainsi amélioré, dès sa
première année d’utilisation, les services
et performances de Renault Retail Group.
•
Les délais de validation et
d’approbation ont été réduits de
l’ordre de 30%
•
Les clients internes (le centre de
gestion s’occupe de la comptabilité
d’une soixantaine d'entités françaises)
demandant certains documents
comptables sont satisfaits car les
documents demandés sont fournis
dans des délais très courts. Renault
Retail Group a ainsi gagné en qualité
de service à tous les niveaux.
•
Renault Retail Group a enfin gagné en
termes de gestion de volumes et de
réduction de la consommation de
papier et de photocopies.
Interview avec
Michel BOUCHET, Directeur du Centre de
Gestion (Business owner de la solution
Basware) de Renault Retail Group,
et
Philippe GUILLERMAIN, Responsable
Opérationnel et Développement du Centre
de Gestion de Renault Retail Group.
Bénéfices
Avant l’utilisation de Basware, le
traitement des factures (plus de 300 000
par an) se faisait manuellement: des
pertes, des erreurs de saisie,
occasionnaient alors des problèmes et des
différends avec certains fournisseurs.
Aujourd’hui, Renault Retail Group ne
connait plus ce genre de désagréments.
Cette fiabilité de Basware a donc permis à
Renault Retail Group de gagner en
légitimité, en qualité de services et en
efficacité dans ce marché de la distribution
automobile très concurrentiel :
Pourquoi avez-vous choisi Basware?
« Le choix de Basware s’est naturellement
imposé à nous. Depuis 2004, nous
travaillions avec un prestataire externe,
SWT, société d’édition, qui utilisait votre
système. Nous avons décidé de traiter
directement avec vous, afin de gérer
pleinement l’ensemble de nos documents
comptables, ainsi que nos offres
commerciales.
« Basware s’est parfaitement
adapté à nos exigences,
et d’une certaine manière
les a mêmes anticipées. »
Nous avons essayé de trouver des
solutions année après année afin de
baisser nos coûts de fonctionnement et
d’accroitre notre fiabilité. Nous avions en
outre l’idée d’améliorer nos solutions
techniques, pour mieux s’adapter aux
changements du marché.
Le parcours
Etape 1
Réduction des coûts
immédiate et
traitement plus efficace
des factures
Dès la première année
d’utilisation, le centre de
gestion a atteint une
réduction des coûts
considérable. Les plus de
300 000 factures reçues
par an sont maintenant
traitées d'une manière bien
plus efficace.
Etape 2
Un centre de gestion
plus fiable et plus
performant
La qualité des services et la
productivité du centre de
gestion ont nettement
augmenté. Les délais de
validation et d’approbation ont
été réduits et les pertes de
factures et des erreurs de
saisie éliminées.
Etape 3
Une nouvelle flexibilité
pour s'adapter aux
futurs changements
La direction est désormais
convaincue de la capacité du
centre de s'adapter aux futurs
changements stratégiques du
groupe Renault.
« Je pense que Basware a une
performance technique démontrée
et un très fort capital humain
dans le relationnel et dans
la compétence aussi. »
Basware solutions
adopted
Basware Invoice Automation
Michel BOUCHET
Directeur du Centre de Gestion de Renault
Retail Group.
Basware nous a permis de développer une
vision globale de nos services: les
solutions proposées par Basware et les
fonctionnalités du système ont répondu
totalement à nos objectifs de qualité de
service: être plus fiables, plus compétitifs
(opérations réalisées avec des meilleurs
coûts), plus rapides et efficaces. »
Quels sont les points forts de Basware?
« Basware Invoice Automation
est une application très complète et
assez simple à utiliser. Nos équipes s’y
sont très vite adaptées.
Nous avons également été suivis et
formés par un correspondant Basware
très compétent, Jean-François Cassan.
Il a toujours été à l’écoute de nos besoins
et il a su apporter des solutions à nos
problèmes.
Cette collaboration et ce suivi engagés
avec vos équipes nous ont permis
d’obtenir de très bons résultats. »
Comment envisagez-vous le suivi et
l’avenir de votre collaboration avec
Basware?
« Depuis 5 ans que nous travaillons avec
Basware, nos services et nos
performances se sont améliorés, nos
équipes travaillant avec votre système ne
nous renvoient que des bons échos de
cette application! En ce sens, Basware
répond parfaitement à nos exigences.
La nouvelle fonctionnalité de Basware
Invoice Automation nous a aussi permis
d’optimiser notre workflow informatique.
Enfin, nous apprécions votre désir
d’innovation, votre sens de l’écoute, et
votre capacité à répondre à nos demandes
et à y répondre dans des délais toujours
respectés. Nous sommes pleinement
satisfaits de votre travail et de vos
services. »
Renault Retail Group (RRG) est
la filiale de distribution du
Groupe Renault. Son activité
couvre tous les métiers de la
ventes et de l'après-vente, au
service du client. L'entreprise
commercialise les véhicules et
les services des marques
Renault, Dacia et Nissan et
emploie plus de 12 000
salariés, répartis sur plus de
220 établissements dans 12
pays. En 2009, RRG a
commercialisé 466 000
véhicules (neuf et d'occasion).
C'est le deuxième groupe de
distribution automobile en
Europe.
Basware est le leader mondial
en solutions purchase-to-pay
avec plus de 1500 clients et 1
million d’utilisateurs dans plus
de 50 pays à travers le monde.
Les solutions sont distribuées
et implémentées directement
sur site ou bien comme Service
(SaaS), en Europe, Etats-Unis
d’Amérique et Asie Pacifique à
travers un large réseau de
bureaux Basware et de
partenaires agréés.
www.basware.com
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Basware Corporation
Email
[email protected]
to see how to best integrate Procurement & Finance.
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Tel: +33 (0) 1 40 08 18 20
Fax: +33 (0) 1 40 08 18 30
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