Clôturer une comptabilité mensuelle - missions

Mode opératoire
Clôturer une comptabilité mensuelle
Direction
DAF
Périodicité
Permanente
Nature de la modification
Création
Référence
734_M29
Version
V0
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sur 7
Descriptif
Ce document décrit le mode opératoire permettant de clore provisoirement et définitivement une comptabilité
mensuelle.
Sommaire
1.
2.
3.
Les conditions ........................................................................................................................................1
Les caractéristiques ................................................................................................................................1
La démarche dans SAGA ......................................................................................................................2
3.1. La clôture mensuelle provisoire ......................................................................................................2
3.1.1. Les conditions ..........................................................................................................................2
3.1.2. Les caractéristiques ..................................................................................................................3
3.2. La clôture mensuelle définitive .......................................................................................................4
3.3. Vérification .....................................................................................................................................5
4. Les contrôles semestriels de juin et de décembre ..................................................................................5
4.1. Le contrôle semestriel (fin de juin) .................................................................................................6
4.2. Le contrôle de fin d’année (fin décembre) ......................................................................................7
Mode opératoire
La clôture comptable mensuelle définitive fige définitivement toutes les composantes de toutes les écritures
comprises dans des journaux donnés et pour un mois donné. Il n’est plus possible de modifier les écritures
autrement que via des OD (manuelles ou automatiques).
1.
Les conditions

Le mois précédent doit être clôturé définitivement

Tous les journaux clôturables doivent être clôturés provisoirement pour le mois à clôturer

Les taux de change du mois, pour toutes les devises activées, doivent être saisis
2.
Les caractéristiques

La clôture définitive se fait par mois de comptabilité et s’applique à tous les journaux pour lesquels
l’option « Clôture définitive » a été activée lors du paramétrage du journal à sa création.

Il est impossible de saisir de nouvelles écritures ou d’annuler des écritures existantes dans un journal
clôturé définitivement.

La clôture définitive est irréversible ; il est impossible de l’annuler.
La clôture mensuelle définitive est irréversible car toutes les données des journaux clôturés définitivement (à
l’exception des factures siège et des imputations expats) sont importées au siège dans le système d’information
Agresso. S’il était possible d’annuler la clôture définitive, nous risquerions d’avoir des données différentes au
siège et sur le terrain.
Rédigé le /05/2014
Service Outils et méthodes
Vérifié le 19/01/2015
Joële Sigonneau
Validé le 21 /01/2015
Martine Huneau, Resp. Service OFM
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3.
3.1.
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La démarche dans SAGA
La clôture mensuelle provisoire
Lorsque toutes les phases du contrôle ont été effectuées et la check-list d’envoi comptable mensuel de la base a
été signée, il convient d’effectuer la clôture des journaux afin de sécuriser les écritures et éviter des interventions
inopinées dans le journal.
La clôture comptable mensuelle provisoire fige provisoirement certaines
comprises dans des journaux donnés et pour un mois donné.
des composantes des écritures
3.1.1. Les conditions




Le solde des journaux de caisse ne peut pas être négatif.
Le solde des journaux d’OD doit être égal à zéro.
Les écritures importées, signalées comme devant être vérifiées, doivent être modifiées si besoin et
validées.
Le mois précédent du journal à clôturer provisoirement est clôturé.
Pour effectuer la clôture provisoire simultanée de tous les journaux dans SAGA, cliquez sur l’icône
,
sélectionnez ensuite le mois comptable à clôturer provisoirement et cliquez sur clôture provisoire. Répétez
l’opération pour les journaux extra comptable et forfait.
1
2
Après avoir clôturé provisoirement les journaux, la colonne de la clôture provisoire change de couleur et la date
de clôture provisoire apparaît aussi.
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Tous les journaux doivent être clôturés provisoirement sauf ceux de simulation.
Une clôture provisoire peut être annulée en cliquant sur dé-clôture provisoire
à condition
que le mois suivant pour ce journal ne soit pas clôturé provisoirement, et bien entendu, que le mois concerné ne
soit pas clôturé définitivement.
Vous pouvez aussi clôturer provisoirement un journal individuellement, pour cela ouvrez à l’écran le journal et
cliquez sur le bouton « Clot. Prov ».
Automatiquement, les écritures apparaissent sur fond grisé. Le bouton Clot. Prov. se transforme en Ann. Clot. ,
cette commande servant à annuler la clôture provisoire. La mention Clôture mensuelle provisoire apparaît en
rouge en bas à gauche de la fenêtre.
3.1.2. Les caractéristiques
 Les composantes figées sont : le numéro de pièce, la date, le compte, le code tiers, le libellé secondaire, le
montant en recettes ou en dépenses, le code projet et le code siège.
Sont donc modifiables le libellé principal, le code ligne de financement et le code contrat.
 Il est impossible de saisir de nouvelles écritures ou de supprimer des écritures existantes sur un journal
clôturé provisoirement.
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
Un journal se clôture provisoirement si cette option a été cochée lors du paramétrage du journal à sa
création.

La clôture provisoire est réversible ; il est possible de clôturer / déclôturer provisoirement un journal
autant de fois que nécessaire.

Il est obligatoire de procéder à la clôture provisoire de tous les journaux clôturables pour pouvoir lancer la
clôture définitive d’un mois de comptabilité.
3.2.
La clôture mensuelle définitive
Pour clôturer un mois définitivement dans SAGA, allez au menu : Comptabilité => Clôturer => Clôture mensuelle
=> Lancer clôture.
-
Après avoir cliqué sur « Lancer clôture », si vous n’avez pas clôturé provisoirement tous les journaux, un
message vous le signale
Vous devez alors clôturer provisoirement les journaux concernés et reprendre la procédure de clôture
mensuelle définitive.
Par contre si tous les journaux ont été clos provisoirement, un message vous demande de confirmer que
vous avez bien rempli la liste de contrôles nécessaires avant de clôturer définitivement.
Cliquez sur « Oui » sinon revenez à l’étape de contrôles avant clôture. Réf : 760_M22 Finaliser la
comptabilité mensuelle de la mission
-
Ensuite, un message vous demande de confirmer la clôture du mois suivant le dernier mois clôturé,
cliquez sur « Oui ».
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Si tout est en ordre, l’écran de sauvegarde apparaît. Le fichier de clôture est un fichier zip enregistré par
défaut sur le disque dur de votre ordinateur dans le répertoire SAGA / DATA. Ce fichier s’appelle « Clôture
+ code mission + mois/année ». Cliquez sur « Enregistrer »
-
Le fichier généré « Clôture PALL1 01 2013 » sera envoyé à Paris en même temps qu’une sauvegarde.
Le nom du fichier zip ne peut être modifié qu’à cette étape.
3.3.
Vérification
Vous pouvez vérifier que le processus de clôture s’est déroulé correctement en consultant la fenêtre de choix
d’un journal :
-
Dans la colonne « Clôt. Prov. », les dates en rouge correspondent à la date de la dernière clôture
définitive
Ces dates sont en gris et indiquent la dernière clôture provisoire lorsqu’il y a une clôture provisoire
postérieure à la dernière clôture définitive.
-
Dans la colonne « Clôt. Def. », les dates correspondent à la date de la dernière clôture définitive.
4.
Les contrôles semestriels de juin et de décembre
Au siège, pour des raisons légales, les comptes d’ACF font l’objet d’un arrêté comptable deux fois par an, audités
par des Commissaires aux Comptes :
 Au 30 juin
 Au 31 décembre.
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Sur le terrain, ces clôtures font l’objet de contrôles supplémentaires spécifiques indépendamment de la véritable
clôture définitive annuelle.
4.1.
Le contrôle semestriel (fin de juin)
Le contrôle semestriel a lieu à la suite de la clôture mensuelle classique du mois de juin.
Lors de la clôture du mois de juin, les règles suivantes s’imposent aux missions en plus des règles de clôture
mensuelle habituelle:
 AVANCES DE TRESORERIE :
Les avances de trésorerie doivent être soldées à la fin du mois de juin
 ECRITURES DE CLASSES 4 :
L’ensemble des écritures de classe 4 (avances recouvrables en mission) doivent être examinées.
Parmi elles :
 Les écritures non recouvrables doivent :
- Etre passées en perte avec l’accord du contrôleur financier opérationnel,
- Etre lettrées dans SAGA.
 Pour les écritures recouvrables : une copie du justificatif de chaque écriture non soldée au 30 juin doit
être disponible dans un classeur pour être envoyée au siège si exigée.
 GESTION DES COMPTES EN BANQUE :
Pour tous les comptes bancaires de la mission, le RDD finance doit :
 S’assurer que tous les comptes bancaires non utilisés sont clos,
 S’assurer que les disponibilités en banque et caisse ne dépassent pas les seuils définis par la mission dans
la Cash Management Policy
 S’assurer que les montants sur des comptes « dormants» sont transférés sur le compte bancaire utilisé
régulièrement,
 S’assurer qu’une lettre officielle de la banque confirmant la fermeture du compte a bien été reçue par
ACF
 S’assurer que la copie de cette lettre a bien été transmise au Comptable Mission.
 EVALUATION DES RISQUES FINANCIERS :
Les risques financiers de la mission doivent être passés en revue et évalués par le RDD finance en collaboration
avec les quatre départements, notamment RH. Il peut s’agir notamment :
 De litiges ou de procès en cours,
 De subvention attendue d’un bailleur de fonds local,
 De primes de fin de contrat dues à des salariés sur une base qui risque d’être fermée dans un avenir
proche,
 De remboursement attendu d’un fournisseur (remboursement d’une avance liée à une commande non
honorée ou remboursement de caution).
 LES MONTANTS LIES A CES RISQUES DOIVENT :
 Etre évalués et documentés précisément par le RDD finance,
 Etre transmis au CONTROLEUR FINANCIER OPERATIONNEL qui les valide et les transmet au RESPONSABLE
du SERVICE COMPTABILITE en vue d’une éventuelle provision pour risque.
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4.2.
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Le contrôle de fin d’année (fin décembre)
Lors du contrôle du mois de décembre, les règles suivantes s’imposent aux missions :
 L’ensemble des règles qui s’appliquent aux clôtures mensuelles normales s’appliquent à la clôture
annuelle de fin décembre.
 L’ensemble des règles qui s’appliquent à la clôture semestrielle de fin juin s’appliquent à la clôture
annuelle de fin décembre.
 Evaluation des risques financiers : En plus des autres risques financiers mentionnés pour la clôture
semestrielle, le RDD finance doit évaluer les primes de fin de contrat pour la totalité des employés
nationaux (end of service benefit) au 31 décembre de l’année en cours.
Ces contrôles sont indépendants de la clôture annuelle réalisée sur SAGA, Réf 734_M29.1 Clôturer
définitivement la comptabilité annuelle.
Documents associés
TRV
734 P02 Les principales fonctionnalités comptables dans SAGA
760_M22 Finaliser la comptabilité mensuelle de la mission
734_M29.1 Clôturé définitivement la comptabilité annuelle.
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