Centraux téléphoniques, quelles solutions pour les PME ?

BUREAU | Téléphonie
Centraux téléphoniques, quelles solutions pour les PME ?
La technologie VoIP gagne à être connue. Elle révolutionne la manière de penser le téléphone.
Plus de 75 % des PME disposent d’un central téléphonique, selon l’agence wallonne des communications. Le taux d’équipement va grandissant avec la taille
de la firme. Il va de 63 % chez les PME de 5 à 9 travailleurs à 84 % chez celles de 10 à 19 personnes. Il atteint pratiquement 100 % chez les plus grandes.La
téléphonie apparaît comme une donnée capitale : il ne faut surtout pas perdre des clients en laissant des appels s’égarer ou demeurer sans réponse. C’est bien
entendu aussi une question d’image professionnelle : les lignes ne peuvent demeurer trop longtemps occupées. Et les employés ne peuvent courir à la
recherche de leurs collègues pendant que le correspondant patiente au bout du fil. Cela manque de sérieux.Il existe pour ce faire la solution du central
téléphonique.
La société emploie 3, 4 ou 5 personnes ?
Un petit central analogique (par opposition au numérique, au digital) peut suffire. Ce type de central téléphonique permet, par exemple, de créer un réseau
interne de huit postes téléphoniques à partir d’une ligne téléphonique extérieure analogique. Il est possible d’enregistrer un ou plusieurs messages
personnalisés permettant de diriger les appels vers des postes internes. Les fonctions "classiques" de ce genre d’appareil sont permises. Retenons le transfert
d’appels, la conférence à trois, la prise d’une ligne extérieure depuis n’importe quel poste, la mise en attente d’un appel avec une petite musique, la réception
automatique des fax… On trouve déjà des appareils de ce type à partir de 200 euros.
Quid de la technologie IP ?
Pour les firmes plus importantes, les spécialistes conseillent désormais des appareils VoIP. VoIP signifie "Voix sur IP" ou, à l’origine, "Voice over Internet
Protocol". En résumé, cette solution permet d’utiliser l’internet à haut débit comme moyen de transmission des appels téléphoniques. Certains parlent aussi
de messageries unifiées. De grandes marques comme Cisco sont très présentes sur ce marché.L’entreprise peut donc se doter d’une réception d’appels
avancée. Le système propose de sélectionner la langue ou encore le choix de tel responsable commercial ou technique sans passer par une secrétaire. Un
message vocal accueille l’appelant et l’invite à entrer une touche du téléphone afin de le guider vers le bon service ou la bonne personne. Il "répond" en
outre au téléphone en dehors des heures de bureau au moyen de messages enregistrés. Classique.Mais les véritables atouts des centraux IP résident dans
l’emploi multicanal des nouvelles technologies de l’information.
Télétravail
La solution VoIP est particulièrement intéressante pour les collaborateurs qui sont à l’extérieur de la PME et les télétravailleurs. Connectés à internet, ils
peuvent recevoir ou émettre des appels à l’interne de l’entreprise (gratuitement) et surtout répondre au téléphone comme s’ils étaient dans la société. Leur
ordinateur, par exemple le portable Wifi, sert de mini central. Cela signifie que le numéro d’appel n’est désormais plus lié à un emplacement, mais à une
personne grâce à des déviateurs spécifiques. Les passerelles IP autorisent en outre de communiquer gratuitement avec d’autres unités. Car un seul central
téléphonique suffit désormais pour plusieurs sites distants.
Utilisation des nouveaux médias
"Un message laissé sur un répondeur est directement envoyé par email vers son destinataire. À tout moment et de n’importe où, l’utilisateur peut ainsi
relever en une fois les messages internet et les messages vocaux dans sa seule et unique boîte email" (source Systemat). Les messages vocaux qui sont
laissés sur votre messagerie téléphonique sont aussi envoyés par email si besoin. Selon la même logique, l’enregistrement de la conversation est facilité et
peut très bien être envoyé par courriel. Quant aux fax, ils arrivent tout aussi facilement dans la boîte mail au format PDF. L’utilisateur faxe également ses
documents en les envoyant sous format mail/pdf.
Et le coût du joujou ?
Une telle solution revient généralement de 20 à 50 % plus cher qu’un investissement analogique. Mais le surcoût devra être amorti par des coûts
d’exploitation plus faibles (notamment en matière de réduction des coûts des appels). Sans oublier les avantages qualitatifs expliqués plus haut. Reste que
pour de nombreuses PME, spécialement celles qui ne sont pas versées dans l’informatique, la migration vers la téléphonie IP a de quoi inquiéter de par sa
complexité. Une crainte est récurrente : "cette téléphonie professionnelle VoIP doit forcément nécessiter de très bonnes connaissances techniques." IP ou
pas, il est clair que l’investissement dans un central téléphonique ne s’improvise pas. La PME sera effectivement attentive, avant de se lancer dans
l’aventure, à se faire conseiller par un professionnel.
ECOTOP, LA SECONDE VIE DES
CARTOUCHES D'ENCRE
Giga Services, une PME wallonne, collecte et recycle depuis 1998
les cartouches d’imprimantes qui peuvent être revalorisées sur le
marché de la bureautique. Sa marque se nomme Ecotop. La société
récupère les cartouches de toner all-in-one (imprimantes, fax,
copieurs de table, recharges à jet d’encre avec électronique), les
trie, les démonte, remplace les pièces usées ou sensibles et remplit
la vidange.Outre le côté écologique de la méthode (les déchets sont
triés et évacués via les filières légales) et le fait d’employer les
services d’une PME locale, le rapport au prix est lui aussi
intéressant.Et la qualité ? Les cartouches Ecotop sont garanties et
bénéficient de propriétés équivalentes, voire supérieures aux
produits d’origine. Selon le principe de la traçabilité, chaque
cartouche reçoit un numéro d’identification. Les vidanges sont
ensuite nettoyées, démontées, inspectées. Elles subissent un dernier
test de contrôle avant de reprendre le chemin des bureaux.
Renseignements :Ecotop Giga ServicesZoning Industriel de
Martinrou, rue Rabiseau 6 à 6220 FleurusTél. : 071- 37 27 97Fax :
071- 37 35 14E-mail : [email protected]
Rodolphe Masuy