OCR Document - Vendée-côté

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Association
VENDÉE COTÉ VACANCES
Règlement intérieur
Etabli le 21 septembre 2007
Modifié :
- Le 23 janvier 2009
- Le 24 octobre 2009
- Le 30 novembre 2010
- Le 16 janvier 2011
1
Association Vendée Côté Vacances – 27 rue Alphonse Delavau - 85700 POUZAUGES
Tél 06 08 43 04 39 - Courriel: [email protected] – www.vendee-cote-vacances.com
Sommaire :
Article 1 :
ACTIVITES
Article 2 : MOYENS D’ACTION
Article 3 : COTISATIONS
Article 4 : ADHESIONS
Article 5 : Aliéna 1 EXCLUSION
Article 6 : Aliéna 2 DEMISSION – DECES
Article 7 : FONCTIONNEMENT de l’ASSOCIATION
Article 8 : COMMISSIONS INTERNES
Article 9 : DISPOSITIONS DIVERSES
Article 10 : MODIFICATION du règlement intérieur
Article 11 : MARQUE et LOGO
Annexe I
CHARTE DE L’UTILISATION DES OUTILS DE COMMUNICATION
DE L’ASSOCIATION VENDÉE COTÉ VACANCES
Annexe II
DEFINITION DES CRITERES DES SITES WEB DES MEMBRES
DE L’ASSOCIATION VENDÉE COTÉ VACANCES
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Article 1 : ACTIVITES
L'objet de l'association VENDEE COTE VACANCES est de développer un réseau permettant aux
hébergeurs d'optimiser le remplissage de leurs hébergements, aux prestataires d’activités de
loisirs, aux artisans et producteurs de l’association de promouvoir leurs produits. Mais aussi de
proposer un éventail de prestations, de loisirs et d'occupations pour les touristes, en toutes
saisons.
Les membres de l’association deviennent des prestataires privilégiés qui s’échangent les
demandes de location lorsque leur hébergement est déjà loué vers des hébergements disponibles.
Les membres de l’association font connaître aux vacanciers les activités des membres de
l’association. L’adhésion à l’association c’est un esprit de camaraderie et aussi un échange amical
de ses impressions et d’informations de toutes natures.
Article 2 : MOYENS D’ACTION
1 - Un site web de l'association pour le public : http://.www.vendee-cote-vacances.com/ (propriété
de l'association Vendée Côté Vacances)
2 - Un forum lié au site web de l'association pour tous les adhérents : (propriété de l'association
Vendée Côté Vacances)
Chaque adhérent dispose d'un code confidentiel qui lui est propre.
3 - Autres :
Les sites web de chaque adhérent hébergeur
Commissions (voir article .6.)
Charte de qualité de la structure
Charte de qualité du site internet
Création de liens entre différents réseaux susceptibles de faire connaître et reconnaître
l’association.
Formations (informatique, communication, comptable et autres ...)
Salons professionnels et touristiques
Plaquettes, affiches, autocollant de reconnaissance Vendée Coté Vacances
Partenariat avec les différents acteurs du marché du tourisme
Matériels informatiques et autres
Article 3 : COTISATIONS
Les membres qui souhaitent adhérer à l’association s’acquittent d’une cotisation calculée comme
suit :
Les membres d'honneur ne paient pas de cotisation.
Les membres fondateurs, les membres adhérents, les membres sympathisants, doivent s'acquitter
d'une cotisation annuelle fixée pour 2011 à :
Pour les logeurs :
3
110 euros pour le premier logement, plus 22 Euros par logement supplémentaire (gîtes ou
chambres d’hôtes).
Pour les campings :
220 euros minimum
Pour les artisans, producteurs, activité de loisir et culturelle et autres :
55 euros minimum
Le montant de la cotisation est fixé annuellement par le conseil d'administration sur proposition du
bureau.
Le renouvellement de la cotisation annuelle doit être versé avant le 31 janvier de l’année civile.
Passé cette date le membre de l'association qui n'aura pas versé sa cotisation ne pourra plus
participer aux échanges et sera exclu s'il n'a pas régularisé sa situation avant le 15 février suivant.
Toute cotisation versée à l'association est définitivement acquise. Il ne saurait être exigé un
remboursement de cotisation en cours d'année en cas de démission, d'exclusion, ou de décès d'un
membre.
Nota : les nouveaux membres inscrits avant le 31 août de chaque année s'acquittent de la
cotisation en totalité. Pour les inscriptions entre 1er septembre et le 31 décembre de chaque année,
la cotisation est divisée par deux.
Article 4 : ADHESIONS
Membres fondateurs :
Voir statuts article 6 alinéas 1
Membres Adhérents :
Voir statuts article 6 alinéas 2
Membres Sympathisants
Statuts article 6 alinéa 3
La demande d’adhésion doit être acceptée par la majorité du conseil d'administration ;
Seuls les candidats hébergeurs ont l’obligation de posséder un site internet réalisé par un
webmaster professionnel ou un particulier non professionnel. Avant toute décision d’acceptation, la
structure d’hébergement et le site internet des hébergeurs font l’objet d’une visite de la commission
visite des nouveaux adhérents et de l’agreement du Conseil d’Administration. Les avis des
commissions sont transmis à tous les membres du conseil d’administration qui procède au vote.
En cas d'acceptation, son inscription sur le site internet de l'association et sa participation aux
échanges entre adhérents seront effectifs après le paiement de la cotisation annuelle et suivant
l’accusé de réception remis par le trésorier.
Le Bureau n’a pas à argumenter ou à expliquer son choix final qui sera sans appel.
4
Les statuts et le règlement intérieur à jour sont insérés dans la rubrique document de référence du
site internet de l’association et sont remis par courriel à chaque nouveau membre qui en aura fait
la demande.
Le nouvel adhérent sera parrainé par les responsables de la commission de son secteur.
Chaque adhérent a l’obligation d’incérer le logo de l’association Vendée Coté Vacances avec le
lien hypertexte actif dans la page d’accueil de son site ou sur autorisation du conseil
d’administration dans une page intérieure.
Article 5 : Aliéna 1 EXCLUSION
Les membres sympathisants, adhérents ou d'honneur peuvent être exclus sur décision du conseil
d’administration pour les motifs suivants:
-
-
Propos ou écrits désobligeants envers les autres membres;
Photos ou écrits entrant dans le cadre de l’article 9
Comportement non conforme avec l'éthique de l'association;
Infraction aux statuts et au règlement intérieur
Divulgation des projets confidentiels de l’association à des tiers
Non confidentialité du contenu du système informatique mis en place par l’association
Non respect des engagements de la charte qualité propre à l’association
Non paiement de la cotisation dans les délais prévus
Dégradation de l'hébergement ou publicité mensongère sur sa structure
Détournement du système de réservation à des fins personnelles ou dans l'intérêt
d'hébergements non adhérents
Non suivi dans les délais prescrits des recommandations éventuelles concernant le site web,
l’hébergement, l’accueil, la formation.
Ne plus répondre à l'exigence de qualité de l'association et donc de ses chartes (annexe I et II).
Dans ce cas, les commissions compétentes solliciteront une visite et/ou un entretien auprès de
l'adhérent concerné préalablement averti par courrier ou courriel du Président.
Absence du logo de l’association Vendée Coté Vacances avec son lien hypertexte actif dans le
site internet du membre de l’association.
Le membre fautif sera invité à fournir des explications écrites et adressées au président de
l'association qui les communiquera ensuite au Conseil d'administration pour décision de radiation.
La décision de la radiation sera notifiée par courrier recommandé signé du Président de
l’association Vendée Coté Vacances.
Aucune restitution de cotisation ne sera due au membre exclu.
Article 6 : Aliéna 2 DEMISSION - DECES
Le membre démissionnaire devra adresser sa décision par courrier simple au président.
Aucune restitution de cotisation ne sera due au membre démissionnaire.
NB : Le membre qui n’a pas réglé sa cotisation annuelle dans un délai de 15 jours à compter de la
date d'exigibilité sera considéré d'office comme démissionnaire
En cas de décès, la qualité de membre s'éteint avec la personne.
5
En cas de cession du bien immobilier l'adhérent sera considéré, d'office, comme démissionnaire.
Article 7 FONCTIONNEMENT de l’ASSOCIATION
Article 7 : Alinéa 1 ASSEMBLEE GENERALE ORDINAIRE
L'assemblée générale ordinaire se réunit au moins une fois par an sur convocation du président.
Les membres à jour de leur cotisation et ceux ayant voix délibérative sont convoqués suivant la
procédure suivante :
-Quinze jours avant la date fixée, les membres sont avertis par courriel ou courrier.
-L’ordre du jour est indiqué sur les convocations.
Il est désigné un secrétaire de séance en début de réunion. Il rédige un procès-verbal de
l'assemblée générale.
Le Président, assisté des membres du bureau, préside l’assemblée et expose la situation morale
de l’association. Le Trésorier rend compte de sa gestion et soumet le bilan à l’approbation de
l’assemblée.
Après avoir délibéré et statué sur ces différents rapports, l'assemblée générale apprécie le budget
de l'exercice et délibère également sur toutes les autres questions figurant à l'ordre du jour. Elle
pourvoit à l'élection ou au renouvellement des membres du bureau en fonction de l'ordre du jour
décidé lors de la convocation.
Les décisions de l'assemblée générale ordinaire sont prises à la majorité simple des membres
présents.
Les votes par correspondance ou procuration ne sont pas autorisés : une présence = une voix
Article 7 : Alinéa 2 ASSEMBLEE GENERALE EXTRAORDINAIRE
Une assemblée générale extraordinaire peut se réunir en cas de modification essentielle des
Statuts ou situation financière difficile, ou décision engageant l’avenir de l’association.
Tous les membres à jour de leur cotisation sont convoqués suivant la procédure utilisée pour
l’assemblée générale.
Il est désigné un secrétaire de séance en début de réunion. Il rédige un procès-verbal de
l'assemblée générale. Le vote s'effectue par bulletin secret déposé dans l'urne tenue par le
secrétaire de séance.
Les décisions et votes de l'assemblée générale extraordinaire sont prises uniquement à la majorité
des membres présents : une présence = une voix
Les votes par correspondance ou procuration sont interdits.
Article 8 : COMMISSIONS INTERNES
Il est créé des commissions chargées de missions destinées à favoriser le développement de
l’association :
6
-
Commission formation et internet :
Jacky GREFFIER – Jean-Pierre DÉLIGNÉ – Pierre LANTENOIS
-
Commission Administration : Jean-Claude SAMSON – Jany FORNASIER
-
Commission visite des nouveaux adhérents : Jacky GREFFIER – Dominique MONTSARRAT
-
Commission Box : Laëtitia BELY – Lucette MONTSARRAT – Céline RAMBEAU
-
Commission animations internes : Corinne WILSON – Sophie BAUDUIN
Les aides au fonctionnement du logiciel de Vendée Côté Vacances seront effectués par le
parrain du secteur concerné.
-
Le mode de fonctionnement et l’évolution de ces commissions sont ratifiés par le Conseil
d’Administration.
Les responsables commissions, doivent parrainer les nouveaux adhérents, les aider autant que
faire ce peut, dans leurs premiers pas dans l’association. Ils visitent les nouveaux hébergements,
font un rapport succinct au Conseil d’Administration qui valide ou non l’adhésion. Ils organisent
dans leur secteur des rencontres. Les visites annuelles des structures motivent ainsi toutes les
bonnes âmes à amener leur aide et soutien en retour à l’association.
Article 9 : DISPOSITIONS DIVERSES
SYSTEME INFORMATIQUE
Chaque adhérent bénéficie des services de l’association et de la mise en place d’un système
informatique lui permettant d’optimiser ses locations ou ses ventes, à travers un logiciel -ou une
présentation personnalisée-. Il est évident qu’en cas de démission ou d’exclusion d’un adhérent,
ou de décès, ce système revient à l’association qui l’a promu. Cette restitution devra s’effectuer
sous 15 jours maximum, dès la notification de l’exclusion ou de la démission.
En cas de décès, cette restitution (pourra être étalé dans le temps) interviendra dans un délai de
un mois.
Les prérogatives dévolues à l'adhérent sont aliénables à son conjoint.
Création de pages dans le site internet de l’association de Vendée Côté Vacances.
Chaque adhérent dispose, dans le site internet de Vendée Coté Vacances, la possibilité de créer
des pages d’actualité ou de loisir sans limitation de nombre.
La création de chaque page est soumise à l’accord ou au refus du président de l’association ou par
défaut au vice-président ou au trésorier. Chacun de ces trois responsables précités ont l’autorité
de supprimer les pages à caractère illégal, portant au renom de l’association, à l’un de ses
adhérents ou à un tiers.
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Le sujet ou le thème des pages ne doivent pas comporter de références à caractères politiques ou
religieuses nonobstant à l’histoire de la Vendée ou pouvant porter atteinte à une communauté.
Les pages laissant un doute sur leur publication dans le site de Vendée Coté Vacances feront
l’objet d’une étude auprès du conseil d’administration qui statuera sur son maintien. La décision du
conseil d’administration est supérieure à tout autres responsables de l’association et est
irrévocable.
Forum.
Le forum de l’association est accessible aux adhérents en fonction de ses responsabilités. Cet outil
est utilisé pour l’échange de messages et d’informations profitables à l’ensemble des adhérents.
Les sujets à caractères illégaux, portant au renom de l’association, à l’un de ses adhérents ou à un
tiers sont interdits.
Le sujet ou le thème des pages ne doivent pas comporter de références à caractères politiques ou
religieuses nonobstant à l’histoire de la Vendée ou pouvant porter atteinte à une communauté.
Toute atteinte à ces règles fera l’objet d’une discussion au sein de conseil d’administration qui, en
fonction des situations, est souverain pour supprimer les messages douteux ou dans les cas les
plus graves envisager une radiation de l’adhérent.
Article 10 : MODIFICATION du règlement intérieur
Le règlement intérieur est établi et ratifié par le bureau conformément à l'article 12 des statuts de
l'association.
Il peut être modifié sur proposition du conseil d’administration, à la majorité des voix présentes lors
d’une réunion prévue à cet effet.
Le nouveau règlement intérieur est adressé à tous les membres de l'association par courriel sous
un délai de 15 jours suivant la date de la modification.
Article 11 : MARQUE et LOGO
Chaque adhérent a l'obligation d'intégrer dans son site internet le logo de Vendée Coté Vacances
avec son lien hypertexte actif conformément aux consignes de la commission formation et
informatique. Le CA se réserve le droit de soustraire exceptionnellement cette obligation à certains
membres.
La marque et le logo Vendée Côté Vacances appartiennent à l’association. Les adhérents de
l’association peuvent reproduire le logo sur des documents individuels dans le cadre éthique de
l’article 9.
8
Signatures des membres du Bureau :
Pierre Lantenois
Jean-Pierre Deligné
Dominique Monsarrat
Corinne Wilson
Jacky Greffier
Jean-Claude Samson
9
de l’association Vendée Côté Vacances
ANNEXE 1
CHARTE DE L’UTILISATION DES OUTILS DE LA COMMUNICATION DE L’ASSOCIATION
VENDEE COTE VACANCES
I INTRODUCTION
Cette charte a pour objectifs de fournir aux adhérents de Vendée Côté Vacances un
guide de bon usage de ces services. Pour être responsables les adhérents doivent être informés.
Il est indispensable que chaque adhérents de Vendée Côté Vacances soit conscient que
les multiples facilités d'accès à ses services, du site web de Vendée Côté Vacances, du site web
des adhérents et à des communications téléphoniques ou par messagerie électroniques avec
d'autres personnes entraînent d'importantes responsabilités.
Le site de Vendée Côté Vacances a ses propres règles et usages d'accès. Des procédures qui
sont banales sur certains sites sont réglementées ou interdites ailleurs. L'utilisateur doit respecter
ces règles et usages.
L'accès au réseau n'est pas un droit mais un privilège qui peut être supprimé en cas
d'usage abusif :
-
l'utilisation à des fins criminelles
violation de données,
utilisation de termes racistes, injurieux, ...,
diffusion de messages "en chaîne"
toute autre utilisation qui conduirait à une congestion inutile du réseau.
l'utilisation à des fins diffamatoires ou polémiques
II FORUM - CHAT
N'envoyez pas de messages injurieux car cela bouleverse la douce quiétude de
l’association et vous risquez de perdre votre accès au site web Vendée Côté Vacances.
Evitez de "descendre en flammes" des membres de la liste car les groupes de
discussion sont "publics" et censés être des lieux d'échanges constructifs.
Traitez les membres de l’association comme vous aimeriez que l'on vous traite.
Veillez à ce que vos questions et commentaires soient rigoureusement dans le sujet du
groupe.
Si quelqu'un ne respecte pas la règle précédente, n'utilisez pas la liste mais un courrier
personnel si vous voulez répondre.
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En fonction de la pertinence de votre question au groupe, vous pouvez demander que
l'on vous réponde personnellement et envoyez au groupe la synthèse des réponses.
III COURRIERS ELECTRONIQUES
Les messages et les paragraphes doivent être courts et doivent être en rapport direct
avec le sujet du message.
Traitez un sujet par message et choisissez un titre pertinent pour le champ "objet" de
l'en-tête qui apparaît dans la liste des messages du destinataire.
N'utilisez pas le réseau de Vendée Côté Vacances à des fins commerciales ou pour un
travail dont l’association de Vendée Côté Vacances ne peut bénéficier.
Votre signature doit figurer en fin de message. Elle doit contenir votre nom, votre
structure et votre adresse électronique. Elle ne doit pas dépasser 4 lignes et peut inclure des
informations comme votre numéro de téléphone ou l'adresse postale de votre structure.
Ne mettez de majuscules que pour souligner un point important ou pour un titre ou un
en-tête de paragraphe. Les *astérisques* entourant un mot peuvent être utilisées pour le renforcer.
Mettre en capitales un mot qui n'appartient pas à un titre est l'équivalent de CRIER !
Restez prudent quand vous parlez des autres. Il est très simple de retransmettre un
courrier électronique.
Il est très grossier de retransmettre un message personnel à une liste de diffusion sans
la permission de l'auteur du message.
Donnez toutes les citations, références et sources et respectez les accords de
Copyright.
Maniez l'humour et les sarcasmes avec prudence. Sans communication directe vos
plaisanteries peuvent être interprétées comme des critiques.
Quand vous citez quelqu'un, supprimez tout ce qui n'est pas en rapport direct avec votre
réponse. Ne laissez pas les logiciels habituels de courrier ou de news citer automatiquement la
totalité du message auquel vous répondez. Personne n'aime lire pour la 3eme ou la 4eme fois un
long message cité suivi par une ligne de réponse.
Quand vous répondez à un message posté à un groupe, vérifiez l'adresse pour être sûr
que votre réponse ira bien au destinataire prévu, personne ou groupe.
Cela peut être gênant si les destinataires répondent par un message personnel diffusé au groupe.
11
IV RAPPEL A L’ORDRE
Le non respect de cette charte entraînera une exclusion temporaire ou définitive voir une
radiation de l’association Vendée Côté Vacances en fonction de la gravité des faits. Conformément
à l’article 5 : Aliéna 1 EXCLUSION du règlement intérieur de l’association, le Conseil
d’administration se réunira pour statuer et procéder à la suite à donner en fonction de la situation.
Concernant le forum, les discutions litigieuses feront l’objet d’un débat auprès des membres
du conseil d’administration avec un quorum minimum et suffisant de six membres compte tenu du
délai rapide de décision pour statuer sur leurs suppressions ou pas.
V CONCLUSION
Deux commandements extraits de la « NETIQUETTE »
Tu n'utiliseras point l'ordinateur pour causer un préjudice à autrui.
Tu n'utiliseras l'ordinateur qu'avec considération et respect pour autrui.
Référence : Le Net : Traité de savoir-vivre et Netiquette Adaptation française d'un document
d’Arlène Rinaldi par Christine Vercken
12
de l’association Vendée Côté Vacances
ANNEXE II
DEFINITION DES CRITERES DES SITES WEB DES MEMBRES DE L’ASSOCIATION
VENDÉE COTÉ VACANCES
Afin d’harmoniser, de renforcer et d’amplifier nos actions et notre solidarité au sein de
l’association et dans un souci d’égalité, la commission a défini les nouveaux critères d’acceptation
des sites web destinés aux adhérents. Le rapport soumis au vote du CA le 23 janvier 2009 a été
adopté à l’unanimité.
Obligation de faire apparaître en page d’accueil, les coordonnées de l’éditeur ou créateur du site.
Les blogs et les sites dits « pages perso » ne seront pas validés.
Obligation de se référencer sur trois annuaires professionnels payants, pour permettre à
l’association de progresser et de se maintenir en bonne place dans les moteurs de recherche.
Ne pas avoir de liens vers des sites à contenu contraire à la bonne éthique.Tous liens avec des
sites à caractères douteux (mœurs, fraudes, escroqueries …..) seront de fait refusés.
Fournir des photos de bonne qualité, des détails des hébergements et de l’environnement
représentant l’endroit où va séjourner le locataire.
En page d’accueil, devront figurées les informations essentielles tels que le classement, la
localisation, la capacité d’accueil et les coordonnées de l’hébergement. Une photo représentant
une vue générale des lieux est obligatoire .Une arborescence faisant apparaître les tarifs à jour, le
descriptif de chaque hébergement, la situation géographique précise avec plan et lien actif contact.
Pas de planning actif.
Pas de liens fuyants sur la page d’accueil autre que celui du créateur du site. Est considéré
comme lien fuyant, un lien vers un site qui ne fait pas de retours sur sa page principale avec
l’association.
Obligation de mettre en page d’accueil le logo de l’association Vendée Côté vacances en lien actif
avec son site web (www.vendee-cote-vacances.com)
Tous les membres de l’association doivent être en adéquation avec le règlement intérieur.
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