Comment organiser une conférence de presse

Fiche technique
Comment organiser
une conférence de presse
Les activités de relations publiques impliquent souvent de transmettre des informations au moyen de
manifestations. L’organisation d’une conférence de presse – le plus important événement médiatique pour
une entreprise – se justifie pour communiquer une information susceptible de soulever des questions
immédiates et méritant d’être approfondie dans le cadre d’un débat. Que la forme de la conférence soit
active ou réactive, il est primordial de respecter quelques règles essentielles et de se poser certaines
questions lors de la préparation.
Pourquoi?
L’invitation
Avant toutes choses, le thème justifie-t-il une conférence
ou l’envoi d’un simple communiqué (voir la fiche pratique
précédente) suffirait-il? Si une conférence s’impose, il faut
formuler clairement le contenu de l’objectif visé et le
message à transmettre.
L’invitation, écrite, sera envoyée aux médias intéressés
généralement 15 jours avant la manifestation. Elle
indiquera le contenu de la manifestation en précisant les
points suivants: occasion (raison pour laquelle la presse
est invitée); contexte (conférence, débat, excursion, repas,
visite, interview); thème (ordre du jour synthétique); lieu
(adresse exacte, itinéraire en transports publics, parking);
date et heure; documents remis ou envoyés au préalable
(où et quand les obtenir); délai d’inscription le cas échéant;
pièces-jointes (carte-réponse affranchie, fax-réponse,
talon avec enveloppe affranchie).
Quand et où?
La date de la conférence sera fixée selon plusieurs
critères: la date de parution souhaitée dans la presse et
les médias électroniques, les conditions de production
des médias et le risque de collision avec la date d’autres
conférences de presse. Pour en savoir plus à ce sujet,
on peut contacter la rédaction d’un journal ou d’une
agence de presse, qui centralise ces informations dans
un calendrier, ou consulter par exemple le site
www.terminkalender.ch.
La tranche horaire idéale se situe en seconde moitié
de matinée vers 10 h, compte tenu des horaires des
transports publics. La conférence de presse en soi ne
durera en principe jamais plus d’une heure. Quant au
lieu, il faudra trouver une salle appropriée qui offre
des possibilités de se restaurer.
Le dossier de presse
Remis au début de la conférence, le dossier comprendra
au moins le communiqué de presse et le programme
avec la liste des intervenants. D’autres documents utiles
peuvent le compléter, notamment le texte des présentations,
des photos et des statistiques. Si le dossier est fourni à
l’avance, il peut être indiqué d’assortir le communiqué de
presse d’un embargo, pour autant qu’une publication
anticipée soit préjudiciable.
Sonam Bernhard,
chargé de communication CCIG
Qui fait quoi?
Il s’agira alors de définir les tâches des personnes
concernées, qui devront être libres à la date prévue.
Une planification détaillée facilitera la répartition:
discours de bienvenue, exposés, réponses aux questions,
conclusion, interviews, visite de l’entreprise, etc. On aura
aussi avantage à anticiper les questions délicates en
préparant une fiche de Questions & Réponses. L’ensemble
des préparatifs sera idéalement synthétisé dans une liste
de contrôle indiquant les délais à respecter (voir encadré).
Exemple de liste de contrôle (non exhaustive)
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