Description de fonction - The British School of Paris

Description de fonction
Assistant(e) administratif(ve) et d’accueil (plein temps)
Objectif :
Assurer les fonctions d’accueil de tous les visiteurs et parents d’élèves ainsi que l’accueil téléphonique.
Assurer le soutien administratif du service RH, ainsi que d’autres services administratifs si besoin
Assurer un suivi quotidien efficace du service des bus scolaires
D’une qualité d’accueil irréprochable, il ou elle est aussi à l’aise en langue anglaise que française.
Loyauté, discrétion et bonne capacité d’écoute sont des qualités essentielles pour le poste. Une bonne
organisation et maîtrise des outils informatique Word, Excel, Power Point est indispensable.
Tâches particulières (non exhaustives et susceptibles de modifications):
 Accueil des visiteurs et des parents d’élèves (préparation de boissons, commande de taxis,
renseignements divers, remise des cartes WiFi)
 Gestion des appels téléphoniques de l’école (accueil, filtrage, transmission des messages…),
des adresses e-mail « Enquiries » (répondre aux demandes d’information) et « Recruitment »
 Courrier de l’école: Réception et distribution du courrier BSP, préparation/suivi du courrier
partant (LRAR, colis....) et du courrier interne
 Assistance au responsable RH avec la gestion des dossiers Ressources Humaines :
- Formation continue/INSET :
• réservation des hôtels, voyages et stages, préparation et remise du pack d’information
aux salariés partant en stage
• suivi des dossiers, préparation et recueil des feuilles de présence, programmes et
notes de frais, tenue du tableau des dépenses, liaison avec la comptabilité
- Recrutement: traitement des courriers et e-mails concernant les candidatures (gestion de
la boîte e-mail « recruitment »), assistance pratique dans l’organisation des entretiens
(réservations d’hôtels, de transport, demande de références, préparation des classeurs,
accueil des candidats), tenue du tableau de bord des annonces et des recrutements
- Déclarations d’embauche (URSSAF), préparation des contrats de remplacement « supply »
- Prise de RV visites médicales, mise à jour du planning des visites, suivi du tableau des
visites médicales, classement des fiches d’aptitude, liaison avec les infirmières scolaires
- Soutien administratif en RH (par exemple formalités IRP, mise à jour de la base de données
du personnel)
 Bus scolaires, sous la responsabilité de l’équipe de Direction
- Mise à jour des lignes de bus et proposition d’arrêts si besoin
- Liaison avec les « bus prefects », tenue à jour des « bus lists »
- Assistance journalière du bon déroulement des services de bus
- Gestion avec les parents et les compagnies des incidents de transport (retards, pannes…)
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Frappe, photocopies, classement et archivage des dossiers
Traduction de documents administratifs (Anglais/Français et Français/Anglais)
Récolte et centralisation des commandes de fournitures de l’équipe administrative
Généralement veiller au bon ordre des espaces Accueil et du local courrier
Assurer le remplacement ponctuel d’autres membres de l’équipe administrative le cas échéant