Libellé du poste : CHEF DU SERVICE DU PERSONNEL

Université Paris-Sorbonne
Libellé du poste :
CHEF DU SERVICE DU PERSONNEL ADMINISTRATIF (personnels BIATSS)
Catégorie statutaire : A (Fonctionnaires uniquement) - L’emploi ouvre droit à une NBI de 25 points.
Date de prise de poste : Poste à pourvoir immédiatement
Administration de rattachement : Ministère de l’enseignement supérieur et de la recherche
Etablissement : Université Paris-Sorbonne (Paris IV) - 1 rue Victor Cousin - 75005 PARIS
Structure de référence : Service du personnel administratif
Localisation géographique : en Sorbonne - 1 rue Victor Cousin – 75005 PARIS
Rattachement hiérarchique au sein de la structure : Direction générale des services / Pôle des ressources
humaines
N+1 de l’agent : L’Adjoint à la Directrice générale des services, Directeur des ressources humaines
Quotité de travail inhérente au poste : Temps complet
Présentation de
l’université
L’université Paris-Sorbonne constitue le plus vaste ensemble en France consacré aux
lettres, langues, civilisations, arts, sciences humaines et sociales.
Elle comprend 18 UFR de lettres et sciences humaines, 7 écoles doctorales, 2 écoles
internes (le CELSA et l’IUFM) ; elle accueille près de 22 000 étudiants, compte 1 218
enseignants chercheurs et 760 personnels BIATSS. L’université est présente sur 16
sites localisés à Paris et à Neuilly sur Seine.
Elle est dotée d’un budget global de 160 M€ dont plus de 126 M€ de masse salariale.
Elle est membre du PRES « Sorbonne Universités » qui associe notamment les
universités Panthéon-Assas, Pierre et Marie Curie, l’université technologique de
Compiègne et le Muséum National d’Histoire Naturelle.
Missions du Service
Le service est rattaché au Pôle des ressources humaines qui est organisé en 5
services et cellules (le service du personnel administratif, le service du personnel
enseignant - le service de la formation des personnels et des concours ITRF - la cellule
des heures complémentaires, des vacations administratives et d’enseignement - la
cellule mission handicap, médecine préventive et action sociale et la cellule retraite).
Le Pôle est composé de 46 personnes.
Le Service du personnel administratif (SPA) est chargé de mettre en œuvre, à partir
des dispositifs législatifs et réglementaires, l’ensemble des processus de carrière et de
paie des personnels administratifs titulaires (BIATSS) et des personnels non titulaires
(contractuels administratifs, contractuels rémunérés sur convention, post-doctorants et
contrats aidés) employés par l’université.
La gestion administrative et la pré-liquidation de la paye sont mises en œuvre à l’aide
des systèmes d’information en ressources humaines (SIRH) «Virtualia» et «Winpaie».
Le service est composé de 11 agents ainsi répartis : le chef de service, son adjoint, le
coordinateur paye, un agent chargé de la gestion collective, 3 agents chargés de la
gestion individuelle des personnels BIATSS fonctionnaires, 3 agents chargés de la
gestion individuelle et collective des personnels contractuels et 1 agent chargé de la
fiabilisation des outils SIRH.
Fonctions de l’agent
Sous la responsabilité de l’Adjoint à la Directrice générale des services, Directeur des
ressources humaines, le Chef de service du personnel administratif est chargé de
mettre en œuvre, à partir des dispositifs législatifs et réglementaires, l’ensemble des
processus de carrière et de paie des personnels BIATSS fonctionnaires et contractuels.
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Université Paris-Sorbonne
Activités de l’agent
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Compétences
Mettre en œuvre et assurer les processus de gestion individuelle et collective:
recrutement, intégration, mobilité, promotions, entretiens, fin d’activité….
Organiser le contrôle du processus de paie en liaison avec le service du
Contrôle interne de la paye et la Cellule de la masse salariale.
Animer, piloter et coordonner les activités des gestionnaires de l’équipe.
Préparer et suivre le calendrier des actes de gestion
Diffuser l’information relative aux procédures de gestion et aux actions de
ressources humaines.
Organiser et participer aux instances, en particulier aux commissions paritaires
d’établissement, et en assurer le compte rendu.
Assurer le suivi administratif des emplois sous plafond Etat et ressource propres
en liaison avec la Chargé de pilotage RH et participer à la régulation des crédits
de recrutement des agents non titulaires.
Assister et conseiller les responsables de service dans leurs missions de
management et de gestion des personnels.
Informer et conseiller les agents dans leur situation administrative.
Suivre l’évolution de la réglementation et des procédures, les faire appliquer.
Développer les outils et les méthodes de gestion, les tableaux de bord.
Mettre en œuvre la fiabilisation des bases de données RH et participer à la
réflexion sur les nouveaux outils RH et à leur mise en place.
Mettre en place et gérer des processus de contrôle et de validité des données.
Participer à la gestion des emplois et des compétences, à l’élaboration du bilan
social.
Participer au recensement, à l’analyse et à la formalisation des besoins
individuels et collectifs en formation.
Savoirs généraux :
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Connaître l’organisation et le fonctionnement des établissements
d’enseignement supérieur,
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Connaître la réglementation en matière de gestion des personnels de la fonction
publique (statuts, rémunérations, …),
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Connaître le droit public (organisation de l’Etat, hiérarchie des textes, régime
juridique des actes administratifs).
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Savoir mettre en œuvre l’ensemble des procédures de gestion administrative et
de pré-liquidation de la paie,
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Connaître les théories et principes du management,
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Connaître les finances publiques, les principes fondamentaux de la LOLF et du
contrôle de gestion,
Savoirs faire :
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Analyser et expliquer les textes réglementaires en vue de leur application et
organiser leur diffusion en interne,
Maîtriser les techniques de gestion financière appliquée à la masse salariale,
Elaborer et rédiger des courriers, des notes d’information, des documents de
synthèse,
Communiquer avec les interlocuteurs internes et externes,
Manager et animer une équipe, gérer les conflits,
Savoir conduire et accompagner le changement, un projet de service, une
réforme,
Savoir utiliser les applications informatiques de gestion des ressources
humaines, si possible «Virtualia» et «Winpaie»,
Savoir utiliser les logiciels de bureautique (word, excel, bases de données..).
Savoir être :
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Capacité à s’investir dans des projets,
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Capacité d’organisation et de pilotage,
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Capacité à appréhender les enjeux des dossiers,
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Aptitudes relationnelles,
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Respect des obligations de neutralité et de discrétion professionnelle,
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Disponibilité modulable en fonction de l’activité.
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Modalités de
candidature
Les dossiers de candidature, constitués des documents suivants :
- une lettre de motivation
- un curriculum vitae,
- une fiche financière ou une copie du dernier bulletin de paie,
- une copie du dernier arrêté de promotion,
- une copie des trois derniers entretiens professionnels.
doivent être adressés dans un délai de 15 jours suivant la publication aux
adresses suivantes :
à Monsieur Denis ARNOLD – Adjoint à la Directrice générale des services, Directeur
des ressources humaines - [email protected]
à Madame Hamida FERRAT– Adjointe au Directeur des ressources humaines –
[email protected]
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