Procès verbal - Science Students` Association

The second meeting of the executive
of the Science Students Association of the
University of Ottawa MINUTES
Date: Tuesday, May 26th, 2015
Location: GNN 080
Start Time: 6:00PM
Attendance
Esther Eruysal
Maddie Elkhazin
Vincent Nguyen
Grace Ediae
Michael West
Kijoo Kim
Alexandre Wong
Sorush Rokui
André Costisella
Phil Angel
Pawrnaa Perinpanayagam (absent)
Alick Wang
Rae Woodhouse
Elsa Mizaei (enters at 7:10PM)
Meeting starts at 6:04PM
1. Opening of the meeting
-Seconded by Vincent
2. Motion to adopt agenda
-Seconded by Mike
3. Approving last meeting's minutes
-Seconded by Phil
4. Exec Updates
4.1 Senator
-read by Alick
-new integrated program is planned for 2017
-we may ask for a program rep
4.2 Senior Advisor
-n/a
4.3 Internal
-last couch wins the vote
-see Vin with your key card
-getting the password for the server for next meeting
4.4 External
-McMaster Science Games (consensus get more info)
4.5 Academic
-Joanne Benoit, President's Brunch (an hour earlier)
-Faculty orientation will probably take place on the Tuesday at the same times (101 Week)
4.6 Social
-Theme idea: Inject the Conventional
-trying to find a mix between infantile and "too far"
-think of names and post them on the group
4.7 Bilingualism
-looking at various websites and comparing
-translated various little projects
-revising old mail outs
4.8 Promotions
-new Shine logo (with Grace)
-get blurbs ready for the mail out
-met with Zoom and has footage
-trying to get the mail out printed in colour ($465 for 500 booklets)
4.9 Finance
-budget at next meeting
-Shine money has been counted
-grant fund has been going up over the years
4.10 Philanthropic
-GGGS: $369
-Sucker Run: $801
-Total: 1170$
-12 committed members for Shine Squad
-June 12 and 27: Sucker Run
-possible BBQ at Pub 101 on June 20th
-possible Rib and Veggie Fest Sucker Runs
-local sponsors and logo goes on the website
4.11 Shinerama Coordinator
-high school students to volunteer and not us at this weekend's dance recital
4.12 Summer Logistics
-found a BBQ for 25$
-we own 2 BBQ (in somewhat need of repair)
-claimed a few BBQ (potentially 4 running)
4.13 Full Year Logistics
-transferring names of who can book things (it's a process so it can just be her if it makes things
easier)
4.14 Volunteer Coordinator
-lots of new people for guide applications
-212 ish apps, 130 guides to be chosen
4.15 President
-he will update the faculty blurb
-Milk and Cookies in early June
-Mental Health Workshops are about $150/person
-Rae suggests WRC workshops
-Esther suggests mental health workshops for all and a select few can get the certification
-August 21-23 for exec retreat
5. Storage Room/Old Merch
-Rae and Phil have gone through the room
-if you want something, take it the rest will be donated
6. SSA Logo Revised + Slogan
-we have agreed on a logo
-next meeting Alex will show a revised version
-think of a slogan if you want
7. Geofilter Mockup
-looks good
-try putting French in
8. Grad Photography
-Lifetouch wants to do business us to cater to sciences and just our faculty
-more information to come
9. Marion Student Lounge Renovations
-Grace talked to Diane and she will give us an estimate (possible to get it done for July)
-Dave (Don's boss) talked to the faculty to get them to pay for the renovations
-Grace explained that we have $10 000 to put toward the renovations (hopefully cover the paint)
10. Neil de Grasse Tyson Talk
-André got an email and it looks promising
11. New Club Structure
-André suggests making a club that's mandated to participate in competitions
12. GroupMe
-salesman Phil: beta test the GroupMe App to use during 101 Week
13. 101 Week Guide/Head Guide Picks
-cute message from Kim
-guides will be finalized by June 22nd
14. Next meeting
- in 2 weeks
15. Varia
-Vincent to check key cards
-Phil is going to get a free deep freezer from kijiji
-Alick goes through task list
16. Motion to end meeting
-Seconded by André
Meeting starts at 8:24PM
La deuxième rencontre
-
de l Association des étudiant e s en science de l université
d Ottawa -PROCÈS VERBAL
Date: le mardi 26 mai 2015
Lieu: GNN 080
Heure de départ: 18h00
Assiduité
Esther Eruysal
Maddie Elkhazin
Vincent Nguyen
Grace Ediae
Michael West
Kijoo Kim
Alexandre Wong
Sorush Rokui
André Costisella
Phil Angel
Pawrnaa Perinpanayagam (absente)
Alick Wang
Rae Woodhouse
Elsa Mirzaei (entre à 19h10)
Réunion débute à 18h04
1. Ouverture de la réunion
-Appuyée par Vincent
2. Motion d'adopter l'agenda
-Appuyée par Mike
3. Approbation du procès verbal de la réunion précédente
-Appuyée par Phil
4. Mises à jour des exécutives
4.1 Sénateur
-lue par Alick
-nouveau program intégré pour l'année 2017
-possiblement demander pour un(e) représentant(e)
4.2 Conseillère principale
-n/a
4.3 Interne
-le dernier divan a gagné le vote
-aller voir Vin pour vos cartes magnétiques
-va avoir le mot de passe pour le "server" pour la prochaine réunion
4.4 Externe
-"McMaster Science Games" (consensus est d'avoir plus d'info)
4.5 Académique
-Joanne Benoit, Brunch du président (une heure plus tôt)
-l'orientation de la faculté va probablement avoir lieu mardi aux mêmes temps (Semaine 101)
4.6 Social
-Idée de thème: Injecter le Conventionnel
-essaie de trouver un mélange entre infantile et "trop loin"
-pense à des noms et poster-les dans le groupe
4.7 Bilinguisme
-regarde et compare les autres sites web
-traduit plusieurs petits projets
-révise les anciens envois
4.8 Promotions
-nouveau logo de Shine (avec Grace)
-préparer vos "blurbs" pour l'envoi
-a rencontré Zoom et a des séquences de vidéo
-essaie d'avoir l'envoi (465$ pour 500 copies)
4.9 Finance
-budget à la prochaine réunion
-l'argent de Shine a été compté
-le fond de subvention augmente à travers les années
4.10 Philanthropique
-GGGS: $369
-Vente de sucettes: $801
-Totale: 1170$
-12 membres dédiés pour le Squad de Shine
-12 et 27 juin: Vente de sucettes
- BBQ possible à Pub 101 le 20 juin
-Vente de sucettes possibles aux Rib et Veggie Fest
-commanditaires locaux et leurs logos vont sur le site web
4.11 Coordinatrice de Shinerama
-des étudiant(e)s au secondaire vont être au récital cette fin de semaine (pas besoin de venir)
4.12 Logistiques d'été
-a trouvé un BBQ pour 25$
-nous avons 2 BBQ (en besoin de repère)
-prit une couple de BBQ (potentiellement 4 qui fonctionne)
4.13 Logistiques annuelles
-transfère les noms pour donner accès à la location de salle (un long processus, alors elle peut juste
le faire si c'est plus facile)
4.14 Coordinatrice des bénévoles
-beaucoup de nouvelles personnes pour les demandes de guides
-212ish demandes, 130 guides pour être choisis
4.15 Président
-il va mettre à jour notre section sur le site web de la faculté
-Lait et biscuits en juin
-Ateliers de santé mentale sont environ 150$/personne
-Rae suggère des ateliers du CRF
-Esther suggère l'atelier du CRF pour tout le monde, mais des certifications pour une couple de
personnes seulement
-21-23 août sera notre retraire exécutive
5. L'entrepôt/vielle marchandise
-Rae et Phil ont été à travers les entrepôts
-si vous voulez quelque chose prenez-le, le reste sera donner comme don
6. Logo de l'AÉS révisé+ Slogan
-nous avons accepté un logo
-à la prochaine rencontre Alex va nous montrer une version révisée
-penser à un slogan si vous voulez
7. Maquette de géofiltre
-c'est beau
-essaie d'ajouter le français
8. Photographie des diplômés
-Lifetouch veut travailler avec nous pour faire la photographie d'uniquement des étudiant(e)s en
sciences
-plus d'info à venir
9. Rénovations de la salle étudiante de Marion
-Grace a parlée à Diane et elle va nous donner une valeur projetée (possiblement le finir par juillet)
-Dace (patron de Don) a parlé à la faculté afin qu'elle paye pour les rénovations
-Grace a expliqué que nous avons 10 000$ pour les rénovations (peut être assez pour la peinture)
10. Discours de Neil de Grasse Tyson
-André a reçu un courriel, semble prometteur
11. Nouvelle structure de club
-André suggère un club qui est mandaté de participer à des compétitions
12. GroupMe
-le vendeur Phil: tester l'app pour la Semaine 101
13. Choix de guides/guides en chef de la Semaine 101
-message sympathique de Kim
-les choix seront finalisé le 22 juin
14. Prochaine réunion
- 2 semaines
15. Varia
-Vincent doit vérifier vos cartes magnétiques
-Phil va aller chercher une congélateur gratuit de kijiji
-Alick énumère la liste des tâches
16. Motion pour terminer la réunion
-Appuyée par André
Réunion termine à 20h24