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1 Politique des achats - Concepts stratégiques principaux
Politique des achats - Concepts stratégiques principaux Définition Critères fondamentaux de l’achat Mission Responsabilités Segmentation du portefeuille achats Processus Organisation Détermination des stratégies achats Processus de décision d’achat Particularités des achats hospitaliers 1 CAIB/R.Avvenenti – 23.09.2009 Politique des achats - Concepts stratégiques principaux Définition Fonction achat - Responsable de l’acquisition des biens et services nécessaires aux fonctionnement de l’entreprise Fonction approvisionnement - Exécution opérationnelle de l’achat - Est en charge de la planification et de la gestion des flux physiques entre l’entreprise et les fournisseurs (stock, magasinage, transport) 2 1 Politique des achats - Concepts stratégiques principaux Critères fondamentaux de l’achat Sécurité : fonctionnement optimum en toutes circonstances. Qualité : maintenir et accroître un haut niveau de performance. Coût économique : permettre de tirer le meilleur parti de nos ressources économiques et de contribuer à la maîtrise des coûts. 3 Politique des achats - Concepts stratégiques principaux Mission Assurer l’approvisionnement en biens et services de toutes sortes en garantissant le respect des critères fondamentaux Standardisation Coordination des achats Gestion des stocks (magasin) Information 4 2 Politique des achats - Concepts stratégiques principaux Responsabilités (long terme) Fixe les objectifs Joue un rôle actif dans l’analyse du besoin et la définition du niveau de qualité Analyse les processus de décision d’achat (qui ?, quoi ?, comment ?) Définit une politique fournisseur Met en place une organisation adaptée Doit se doter de systèmes de contrôle de gestion 5 Politique des achats - Concepts stratégiques principaux Responsabilités (moyen terme) Enregistre les besoins d’achat Participe à l’expression des cahiers des charges Etudie le marché fournisseurs Réalise des consultations, des appels d’offres, des négociations Rédige des contrats, des marchés 6 3 Politique des achats - Concepts stratégiques principaux Responsabilités (court terme) Edite les commandes Relance les fournisseurs Suit les réceptions Contrôle Gère les stocks Règle les litiges 7 Politique des achats - Concepts stratégiques principaux Segmentation du portefeuille achats Le portefeuille achats est constitué de l’ensemble des familles de produits, services ou prestations nécessaires à l’entreprise • achats de production / directs • achats hors production / indirects 8 4 Politique des achats - Concepts stratégiques principaux Segmentation du portefeuille achats Macro-familles Médicaments Dispositifs médicaux Instruments Produits chimiques Prestations techniques Equipements/investissements Energies / fluides Prestations intellectuelles Télécommunications, développement software Achats alimentaires Transports Prestations nettoyage, surveillance Fourniture de bureau Mobilier 9 Politique des achats - Concepts stratégiques principaux Processus Naissance du besoin Définition du besoin Expression du besoin Contrôle du besoin Prospection du marché Evaluation, essai Sélection Négociation Décision achat Achat/approvisionnement Réception et contrôle quantité/qualité Gestion des stocks Distribution Rapprochement commande/ bon de livraison/ facture Comptabilisation, paiement Gestion litige 10 5 Politique des achats - Concepts stratégiques principaux Organisation Donner à l’entreprise une culture d’économie qui respecte les deniers publics Améliorer Performance et qualité Globalisation Centralisation de la fonction achat Développer Responsabilité des sites Identité des sites Décentralisation de la fonction approvisionnement 11 Politique des achats - Concepts stratégiques principaux Organisation (organigramme) M. B. Gruson Directeur général HUG M. O.Peters Directeur administratif et financier CHUV M. R. Avvenenti Directeur Commissions d’achats Mme A. Pisino Mme F. Vernillet Gestim - gérance Mme P. Franco-gil Secrétariat Mme N. Kühne Mme D. Mohadjerine Achats médicaux Mme N. Bosshard M. A. Carpentier Gestim - architecte M. P. Battier Achats équipements Mme A.-L. Amy Mme M. Lorusso M. O. Da Palma M. P. Darsy Mme I. Mezza Mme M. Kowalczyk Mme C. Delabays Mme A.Nobs (25%) M. G. Mannino M. P. Gfeller M. B. Lepage Ingénierie biomédicale Hospices-CHUV M. P. Lesimple Achats généraux Mme E. Florimonte M. B. Aguilar Mme G. Resplendino M. C. Vachey Ingénierie biomédicale HUG Mme C. Carnal M. J.-C. Boegli M. P. Baudhuin M. J.- M. Bellossat M. N. Bôle M. V. Bouchard Mme A. Berdat Mme M. Oriella M. O. Meylan M. F. Lefrançois M. P. Montillier Mme M. Leon Mme G. Mueller M. P. Petroff M. J. Didier M. A. Lorimier M. O. Bourquin Mme C. Faure M. P.O. Boillet Mme C. Furer M. Y. Rochais Mme A. Mégevand M. J.M. Ginier Mme M. Van Hoof M. J. Turin Mme E. Galley M. D. Veuillet M. M. Schoorens Mme N. Madi Mme A.Nobs (50%) M. A. Viollet Mme E. Pibiri M. L. Zorzi M. J. Picot M. G. Riotton RA/ap - août 2009 Mme N. Sculati 12 6 Politique des achats - Concepts stratégiques principaux Organisation (Caractéristiques principales du service achat) 80 % CA 20 % Produits 15 % Centralisé Opérationnel Mixte Approvisionnements Décentralisé A CA B 30 % Produits 5% Stratégique CA C 50 % Produits 13 Politique des achats - Concepts stratégiques principaux Organisation (Caractéristiques principales du service achat) Fonction achat centralisée Fonction approvisionnement décentralisée Organisation par famille de produits Séparation de pouvoirs 14 7 Politique des achats - Concepts stratégiques principaux Détermination des stratégies achats Echelle de risques internes/externes Achats de performance ++ - relation inter-service - processus achat complexe Achats simples - processus achat simple - pas dans le core business - sans risque Achats stratégiques - achat spécifique - marché monopole/concurrentiel - produit concerne la performance Achats lourds - achat standardisé - marché concurrentiel - sans risque majeur Enjeu économique - ++ 15 Politique des achats - Concepts stratégiques principaux Processus de décision d’achat Les utilisateurs Les prescripteurs Les acheteurs Les décideurs Quatre intervenants-type qui ont des objectifs propres dans l’achat et répondent à des motivations différentes. 16 8 Politique des achats - Concepts stratégiques principaux Processus de décision d’achat (contexte) Gestion décentralisée Dotation budgétaire Politique des soins Départementale/service Politique médicale Service Centrale d’achats - Standardiser - Limiter les choix - Négocier les meilleures conditions d’acquisition 17 Politique des achats - Concepts stratégiques principaux Processus de décision d’achat (commissions des achats) Articles généraux Matériel médical de consommation Décision Commission des biens d’intendance (une par site) Commission commune des achats Vaud-Genève Recours Comité de coordination Comité de coordination Vaud/Genève Vaud/Genève Matériel médical spécifique Directeur médical et administratif de l’UG Directeur général et Directeur médical de chaque site 18 9 Politique des achats - Concepts stratégiques principaux Processus de décision d’achat (commissions des achats) Médicaments Préavis Commission des médicaments CHUV Commission des médicaments HUG Commission commune des médicaments Vaud-Genève Décision Recours Comité de coordination Vaud-Genève 19 Politique des achats - Concepts stratégiques principaux Processus de décision d’achat (exemples) Département chirurgie 204 art. mat. médical spécifique - 5% 80% dépenses contrat Vaud/Genève - 75 % prix pour Vaud - 20 % prix liste Médicaments 120 médicaments 80% dépenses - 85 % contrat Vaud/Genève - 10 % prix pour Vaud - 5 % prix liste 20 10 Politique des achats - Concepts stratégiques principaux Particularités des achats hospitaliers Nombre d’articles élevé Nombre de fournisseurs élevé Achat de produits finis, exclusivement Produits très complexes et très simples Pas de plan de production Suivi technologique permanent Nombre de clients internes très élevé 21 11
