Demande de participation à la mobilité

Fiche de poste
Fonctions : Chef du service Promotion / Locations des Espaces du Campus Jussieu
Métier ou emploi type* : J2C24 - Chargé de gestion administrative et d'aide au pilotage
* REME, REFERENS, BIBLIOPHILE
Fiche descriptive du poste
Catégorie : ITRF
Corps : IGE
Affectation
Université scientifique et médicale, l’UPMC emploie 6000 personnes, accueille 31 000 étudiants ainsi
que plus de 3000 agents d’autres établissements.
L’ensemble du personnel – plus de 9 000 agents – se répartit dans les catégories des enseignantschercheurs, des chercheurs et du personnel d’appui (BIATSS et ITA). Cet effectif se répartit dans :
 7 UFR : Chimie, Ingénierie, Mathématiques, Médecine, Physique, Sciences de la vie et
Sciences de la terre, environnement et biodiversité ;
 1 école interne : « Polytech’ Paris-UPMC » ;
 3 Instituts : Institut de Statistiques de Paris, Institut Henri Poincaré, Institut d’Astrophysique de
Paris ;
 3 stations océanologiques : Roscoff, Banyuls et Villefranche-sur-Mer ;
 100 laboratoires, 12 directions et services centraux et communs.
L’UPMC fait partie de la COMUE « Sorbonne Universités » qui associe, notamment, l’université ParisSorbonne, l’Université Technologique de Compiègne et le Muséum National d’Histoire Naturelle.
L’UPMC est passée aux responsabilités et compétences élargies au 1er janvier 2009.
Sur un budget total de 474 M€ la masse salariale s’élève à 366 M€.
Affectation : Université Pierre et Marie Curie, 4 Place Jussieu 75252 PARIS Cedex 05
Localisation : Campus JUSSIEU
Missions
Activités principales :
Rattaché à la Direction de la Logistique et des Campus (DLC) de l’UPMC, le chef du service de
Promotion / Location des espaces (SPLE) est chargé :
- de la promotion des espaces du Campus Jussieu, auprès des composantes de
l’établissement, des partenaires publics et privés, en cohérence avec la politique générale
de l’établissement ;
- de la mise à disposition des locaux (logistique et technique);
- de la gestion et de l’exploitation du Centre International de Conférences Sorbonne
Universités (CICSU) ;
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de l’appui à l’organisation et à la conduite des événements organisés sur le campus
Jussieu ;
du management d’équipes pluridisciplinaire.
Ses missions consistent notamment à :
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Elaborer et rédiger une politique événementielle annuelle, et la mettre en œuvre au sein du
service ;
Définir et mettre en œuvre un plan d’action, en cohérence avec les missions, les objectifs et
les moyens humains et matériels qui lui sont assignés ;
Réaliser ou co-réaliser des documents de présentation et de communication de l’offre des
Campus en matière de colloques et de conférences ;
Entretenir et développer des réseaux de relations externes (partenariats, réseaux
scientifiques, universitaires et professionnels, secteur associatif, musées, etc.) ;
Prospecter les agences et organisateurs de colloques et de séminaires ;
Créer une base de données de manière à fournir des statistiques relatives aux recettes et
aux fréquentations ;
Coordonner l’activité des pôles constituant le service ;
Coordonner l’action du service au sein de la DLC et avec les autres composantes de
l’établissement ;
Accompagner l’organisation des manifestations institutionnelles ou événementielles
(colloques, conférences, expositions, salons, tournages, défilés de mode…) ;
Travailler en mode projet avec le développement de relations transversales au sein de
l'université et d’établissements partenaires ;
Suivre les flux budgétaires (recettes et dépenses), préparer le budget ;
Assurer une veille permanente des espaces loués au sein de Paris ;
Diriger plusieurs équipes, former ses collaborateurs et les mobiliser sur des priorités.
Conditions particulières d’exercice (NBI, part fonction de la PFR…) : OUI
Contraintes horaires liées aux variations d’activités du service: OUI
Encadrement : NON-OUI
Nb agents encadrés par catégorie : 1 A – 2 B – 1 C
Conduite de projet : NON-OUI
Compétences*
Connaissance, savoir :
-
Pour le recrutement externe : BAC + 5, master en management et/ou gestion de projet
et/ou logistique;
Expériences exigées en gestion d’événements, notamment colloques et congrès ;
Anglais opérationnel ;
Bonne connaissance des processus de marketing, de communication ;
Bonne connaissance des processus logistiques et des équipements techniques dédiés à
l’organisation d’événements ;
Connaissance en matière d’hygiène et de sécurité ;
Connaissance de l’organisation et du fonctionnement des Etablissements Publics à
caractère Scientifique Culturel et Professionnel (EPSCP) et des Etablissements Publics à
caractère Scientifique et Technologique (EPST) ;
Connaissance de la règlementation en matière de marchés publics et des modalités
d’achats ;
Connaissance de l’environnement de la recherche et de l’enseignement ;
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-
Connaissance des missions et des priorités de l’établissement.
Savoir-faire :
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Travailler en mode projet ;
Concevoir et mettre en œuvre des procédures et méthodes de travail ;
Planifier les actions en fonction des priorités ;
Maîtriser les techniques d’animation, capacité d’initiative et de coordination ;
Maîtriser les techniques de présentation orales et écrites ;
Synthétiser et rédiger des documents dans un langage accessible ;
Gérer une documentation personnelle ;
Rechercher des partenaires techniques ou financiers et nouer des contacts avec des
représentants de réseaux professionnels ;
Etablir des relations de partenariats externes ;
Analyser les attentes des utilisateurs ;
Travailler en équipe avec les services de l’université ;
Respecter les délais et gérer les urgences.
Savoir être :
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Excellent sens du relationnel et qualités humaines ;
Disponibilité et adaptation aux contraintes horaires liées aux activités événementielles ;
Dynamisme et sens commercial ;
Adaptabilité.
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