Faites bonne impression ou comment choisir, organiser et utiliser au

Faites bonne impression ou comment choisir, organiser et utiliser au
mieux vos imprimantes?
Stéphan Geulette - Juin 2007
Parmi les périphériques les plus utilisés dans le monde de l'informatique, les imprimantes
occupent une place de choix. Et cela se comprend: ce sont elles qui donnent vie aux
documents papier dont nous ne pouvons pas nous passer. Pour une commune,
imprimantes et consommables représentent un fameux budget. Voici quelques conseils
qui vous aideront à choisir, organiser et utiliser de manière efficace et économe vos
imprimantes.
Lors de nos visites dans les communes, nous constatons régulièrement que le budget
consacré aux imprimantes et aux consommables (cartouches, papier) est important. Bien
souvent, ce budget pourrait être diminué en prenant des mesures adéquates.
Le coût lié aux imprimantes dépend de plusieurs facteurs:
- le type d'imprimantes;
- le nombre d'impressions réalisées;
- l'organisation des imprimantes;
- la configuration des imprimantes;
- l'usage fait par l'utilisateur.
L'idée serait d'optimiser chacun de ces facteurs en fonction des besoins de
l'administration communale.
La situation rencontrée dans bon nombre de communes est la suivante: presque chaque
utilisateur dispose de son imprimante personnelle connectée directement à son
ordinateur. Il s'agit, la plupart du temps, d'une imprimante à jet d'encre couleurs. L'agent
utilise l'imprimante dans sa configuration par défaut sans l'adapter à son besoin
immédiat.
Cette situation est loin d'être idéale, tant en termes d'efficacité au travail que de coût.
Analysons les différents facteurs qui interviennent sur le coût lié aux imprimantes.
Quel type d'imprimante choisir?
Les types d'imprimantes bureautiques les plus couramment utilisés à ce jour sont:
Les imprimantes à jet d'encre
L'imprimante à jet d'encre est, dans la majorité des cas, une
imprimante dédicacée à un seul utilisateur. Elle se
connecte donc directement au PC. Cette imprimante est
plutôt destinée à un usage privé et à un nombre
d'impression réduit.
Ses avantages sont:
- la couleur;
- un faible coût à l'achat.
Ses inconvénients sont :
- un coût d'impression important à la page;
- une encre fragile, ne résistant pas à l'eau ni au temps;
- une rapidité d'impression faible;
- des consommables limités à quelques centaines de pages;
- une surconsommation d'encre si la couleur est utilisée
pour imprimer le noir ou si les cartouches couleurs ne sont
pas séparées.
Les imprimantes laser
L'imprimante laser est généralement une imprimante
dédicacée à plusieurs utilisateurs. Elle peut se connecter à
un ordinateur ou directement sur le réseau si elle est
équipée d'une carte réseau intégrée (ce qui est
généralement le cas).
Comment imprimer
correctement les pages
d'un site internet?
Lorsque l'on imprime
une page internet, on est
parfois surpris du
résultat. En voulant
imprimer un petit bout
de texte, on a parfois
toute une série d'autres
éléments qui
s'impriment en même
temps et qui gaspillent
inutilement des pages.
Une solution est
d'utiliser la
fonctionnalité "aperçu
avant impression" de
son navigateur.
Cela permet de
visualiser le résultat
avant de lancer
l'impression.
Il est également possible
de n'imprimer que la
Ce type d'imprimante est plutôt destiné à un usage
professionnel. Généralement monochromes (une
imprimante laser couleurs représente un coût
supplémentaire), elles sont principalement destinées à
l'impression de documents bureautiques courants.
Les avantages d'une imprimante laser sont:
- un faible coût d'impression à la page;
- une encre résistant à l'eau et au temps;
- une rapidité d'impression élevée (environ 2 fois plus
rapide qu'une imprimante à jet d'encre);
- une possibilité d'imprimer en recto-verso (moyennant
parfois l'ajout d'un module);
- un nombre d'impressions important par consommable (de
5 à 10 fois plus d'impressions qu'avec une imprimante à jet
d'encre);
- une plus grande netteté du texte, avec un rendu lissé.
Ses inconvénients sont :
- un coût d'achat plus important par rapport à une
imprimante à jet d'encre;
- un coût supérieur pour un modèle couleurs;
- à la première utilisation, un temps de chauffe est
nécessaire;
- un élément supplémentaire (le four) doit être remplacé
après un grand nombre d'impressions (plusieurs années).
portion de texte qui vous
intéresse. Pour cela,
vous devez la
sélectionner avec votre
souris puis aller dans le
menu Fichier/Imprimer
et cocher la case
"imprimer la sélection".
C'est une bonne façon
d'épargner du papier et
de l'encre.
Une autre solution est
d'utiliser une imprimante
virtuelle. Il s'agit d'un
logiciel qui fait office
d'imprimante. Il apparaît
donc dans la liste des
imprimantes, et cela
pour tous les
programmes.
Lorsqu'on lance une
impression vers une
imprimante virtuelle,
une fenêtre apparaît et
propose la visualisation
des pages imprimées.
Les photocopieuses - imprimantes
Les photocopieuses utilisent la même technologie que les
imprimantes laser. Elles peuvent donc remplir également
la fonction d'imprimante. C'est pourquoi la plupart des
Quelques fonctionnalités
proposées sont
intéressantes (elles
varient suivant le
photocopieuses actuelles disposent d'une carte réseau
intégrée permettant l'impression.
Aux avantages des imprimantes laser s'ajoutent les
avantages suivants:
- les fonctionnalités complémentaires présentes sur les
photocopieuses peuvent être utilisées pour les impressions
(recto-verso, tri, agrafage, …);
- les photocopieuses disposent souvent de contrats
d'entretien intéressants incluant le remplacement des
consommables;
- elles sont, en général, encore plus rapides pour les
fonctionnalités plus complexes comme le recto-verso.
Comment organiser ses imprimantes?
Une imprimante peut être implémentée de plusieurs
façons:
- localement, c'est-à-dire connectée directement à un
ordinateur;
- localement, mais partagée sur le réseau;
- en réseau, c'est-à-dire connectée directement au réseau
via une carte réseau intégrée.
Dans un environnement informatique professionnel
comme celui d'une administration communale, il est
souhaitable de mettre les imprimantes en réseau et de les
partager entre plusieurs utilisateurs plutôt que de fournir à
chacun son imprimante personnelle.
varient suivant le
logiciel d'imprimante
virtuelle):
- une nouvelle
impression vers
l'imprimante virtuelle va
rajouter les pages dans la
fenêtre ouverte lors de la
première impression;
- les pages non désirées
peuvent être facilement
enlevées;
- les pages peuvent être
réordonnées;
- il est possible
d'imprimer vers une
imprimante réelle toutes
les pages gardées dans la
fenêtre...
- ... ou de les
sauvegarder au format
PDF.
Quelques références
d'imprimantes virtuelles:
- le logiciel PDF Factory;
- le logiciel libre et
gratuit PDFCreator.
Les imprimantes partagées, de type laser, seront plus riches en fonctionnalités, plus
rapides, plus fiables et nettement moins gourmandes en consommables que des
imprimantes individuelles.
Il est vrai que l'utilisateur préfère souvent disposer de "son" imprimante personnelle et ne
pas devoir se lever pour récupérer ses documents imprimés. Mais ce confort amène à des
situations peu rationnelles où deux utilisateurs assis face à face disposent chacun de leur
imprimante personnelle placée l'une à côté de l'autre et tournée chacune dans la direction
de leur "propriétaire".
Notons que la nécessité d'imprimer des documents confidentiels peut justifier qu'un
agent dispose d'une imprimante personnelle.
Combien d'imprimantes partagées sont nécessaires? Cela dépend du nombre de
bâtiments de l'administration, de la configuration particulière de chacun d'entre eux et du
nombre d'agents par bureau. Dans certains cas, une grosse imprimante par étage suffira;
dans d'autres, une imprimante par service s'imposera.
Disposer d'un petit bureau "reprographie" réservé aux impressions et copies est idéal. Si
tel n'est pas le cas, il peut être intéressant de placer l'imprimante partagée au lieu
d'intersection des bureaux, surtout si ceux-ci sont de petite taille.
Comment configurer ses imprimantes?
Les imprimantes disposent toutes d'un panneau de configuration qui permet de définir
certains paramètres ou options d'impression. Cette configuration se fait soit directement
sur l'imprimante (quand elle dispose d'un écran LCD), soit à partir du PC qui lance
l'impression en cliquant sur "Propriétés" dans le menu "Imprimer".
Malheureusement, les utilisateurs modifient rarement les paramètres d'impression. Ils
réalisent le plus souvent leurs impressions avec les options définies par défaut, qui ne
sont parfois pas les plus économiques.
En effet, une impression réalisée en qualité optimale ne se justifie pas pour des
documents bureautiques ordinaires et consomme un maximum d'encre. Une impression
en qualité normale donne des résultats tout à fait satisfaisants. Certains se contenteront
même de la qualité "brouillon".
De même, certaines imprimantes disposent d'une option d'économie d'encre qui, une fois
activée, augmente la durée de vie des consommables sans diminuer la qualité de rendu
de l'impression.
Outre la qualité sélectionnée, il est possible d'utiliser les paramètres suivants:
- l'impression recto/verso, qui permet de diminuer fortement la quantité de papier utilisée;
- le nombre de pages imprimées par feuille: choisir la fonctionnalité "2 pages par feuille"
pour les documents internes ou personnels permet d'utiliser 2 fois moins d'encre;
- la combinaison de ces deux éléments.
Tous ces paramètres ne peuvent être définis par défaut puisqu'ils dépendent du rendu que
l'utilisateur veut donner au document imprimé. C'est donc l'utilisateur qui doit les
modifier avant l'impression. A cet égard, il est intéressant que les agents disposent d'un
"guide du bon usage des imprimantes".
Pour faciliter la tâche de l'utilisateur, il est pratique de définir, dans la configuration des
imprimantes, des "profils" qui permettent en un clic d'appliquer différents réglages
(impression recto/verso 2 pages par feuille, impression recto/verso simple, etc.). Plutôt
que de régler chaque paramètre séparément, l'utilisateur n'a alors qu'à choisir le profil
qui lui convient suivant le document qu'il imprime.
La solution idéale
Suivant les avantages et inconvénients des différents facteurs mais aussi suivant la
situation générale de l'administration communale, il nous paraît intéressant d'évoluer vers
la situation suivante.
Le nombre d'imprimantes locales à jet d'encre couleurs doit être réduit au minimum. Ces
imprimantes sont, en effet, gourmandes en consommables et ont un coût à la page
beaucoup plus important. De plus, le fait de disposer d'imprimantes locales entraîne
parfois une utilisation abusive, notamment pour des impressions privées.
Evoluer vers un réseau d'imprimantes laser monochrome est la solution la plus
économique étant donné le nombre important d'impressions réalisées dans une
administration communale et l'usage professionnel qui doit en être fait.
Prévoir une imprimante laser disposant de fonctionnalités avancées tels que le
recto/verso ou l'impression de plusieurs pages par feuille est également intéressant, dans
la mesure où l'utilisateur connaît et utilise ces fonctionnalités.
Il est important que l'utilisateur soit bien informé de la façon dont il peut paramétrer son
impression.
Une imprimante couleur doit être disponible sur le réseau. Il peut être judicieux de bien
réfléchir à sa localisation de manière à éviter les abus.
Si l'administration communale dispose d'une photocopieuse-imprimante, il nous paraît
intéressant de la placer à l'endroit le plus accessible par le plus grand nombre et d'en
faire l'imprimante principale des utilisateurs environnants.
Ce document, imprimé le 08-02-2017, provient du site de l'Union des Villes et Communes de Wallonie (www.uvcw.be).
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