Gestion des mails dans QuadraBureau avec QxChange

Gestion des mails dans QuadraBureau
avec QxChange son client de messagerie intégré
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ommaire
1. OPTIONS DU CLIENT DE MESSAGERIE INTEGRE QXCHANGE ..................................... 2
Historique des versions de QxChange ........................................................................................ 2
Paramètres optionnels QxChange .............................................................................................. 2
Mails envoyés par les collaborateurs ......................................................................................... 2
Mails reçus par les collaborateurs ............................................................................................. 3
2. FORMAT HTML POUR LES MAILS ENVOYES ...................................................................... 4
Paramétrage de l'en-tête et pied de mail du collaborateur ........................................................ 4
Saisie de mail dans QuadraBureau ou QuadraClient ................................................................ 5
Contexte QuadraExpert, envoi de mail au client via QuadraCompta ou QuadraPaie .............. 5
3. GESTION DES CONFIRMATIONS DE LECTURE................................................................... 6
Demande de confirmation de lecture pour les mails envoyés..................................................... 6
Un mot sur les confirmations de lecture des mails reçus ........................................................... 6
4. REDIRECTION DE MAILS ENTRANTS / REPONSE AUTOMATIQUE .............................. 7
Paramétrage de la redirection et/ou de la réponse automatique ............................................... 7
Activation / Désactivation manuelle de la redirection et/ réponse automatique ........................ 7
Consultation des réponses automatiques envoyées .................................................................... 7
5. L'OUTIL QXSPAMS ....................................................................................................................... 8
5.1 PRINCIPES DE FONCTIONNEMENT ................................................................................................ 8
5.2 UTILISATION DE QXSPAMS A PARTIR DE QUADRABUREAU ........................................................ 8
Ouverture de QxSpams ............................................................................................................... 8
Actions autorisées dans QxSpams .............................................................................................. 9
Intégration manuelle d'un mail ................................................................................................... 9
Suppression des spams.............................................................................................................. 10
Suppression d'une adresse de la liste blanche .......................................................................... 11
5.3 GESTION AUTOMATIQUE DES DEMANDES D'AUTHENTIFICATION .............................................. 11
6. FONCTIONNALITES COMPLEMENTAIRES ........................................................................ 13
6.1 MAILS ENTRANTS, GESTION D'ADRESSES CONFIDENTIELLES .................................................... 13
6.2 AGENDA, GESTION DES CONFIRMATIONS DE RDV PAR ECHANGE DE MAIL .............................. 13
Saisie du "texte type" ................................................................................................................ 13
Envoi du mail de demande de confirmation de rendez-vous .................................................... 13
Intégration du mail de confirmation ......................................................................................... 14
Gestion des mails dans QuadraBureau avec QxChange et son client de messagerie intégré
septembre 2012
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1. Options du client de messagerie intégré QXChange
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•
QxChange est l'outil qui assure la gestion centralisée de la messagerie des solutions Quadratus. Dans sa version
initiale, il devait nécessairement être interfacé avec un client de messagerie du marché (Outlook Express,
Microsoft Outlook, Windows mail) pour réceptionner et envoyer les mails.
•
Puis QxChange a intégré son propre client de messagerie et peut donc fonctionner indépendamment des clients de
messagerie du marché. Lorsque cette configuration est mise en place, de nouvelles possibilités sont offertes à
l'utilisateur :
⇒ Réception et envois de mails au format HTML à partir de QuadraBureau et QuadraClient,
⇒ Demandes confirmation de lecture aux destinataires des mails,
⇒ Redirection des mails entrants et/ou réponse automatique à l'émetteur en cas d'absence du collaborateur.
⇒ Protection de la messagerie QuadraBureauGestion par l'anti-spams QxSpams,
⇒ Avec QxSpams, envoi automatique des demandes d'authentification aux expéditeurs inconnus.
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•
La gestion centralisée des envois de mails s'active sur l'onglet "Mails" des "Paramètres" QxChange, rubrique
"Utiliser QxChange pour les envois par e-mail depuis les applications Quadratus").
•
L'envoi d'une demande confirmation de lecture aux destinataires des mails se définit par compte de messagerie
dans QxChange, menu "Fichiers", choix "Comptes mails".
•
La mise en œuvre de QxSpams s'effectue dans "l'Assistant pour le paramétrage du client de messagerie".
⇒ QxSpams intervient alors entre la collecte des mails sur les comptes de messagerie et leur intégration dans
QuadraBureau, pour empêcher le stockage de mails intempestifs dans la messagerie QuadraBureau.
⇒ Après avoir coché la rubrique "Utiliser l'anti-spams de QxChange", il est possible d'activer la gestion des
demandes d'authentification.
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•
A l'envoi d'un mail, le collaborateur émetteur est identifié chez le destinataire en fonction de l'option retenue dans
l'assistant de paramétrage du client de messagerie (menu "Fichiers", choix "Paramètres", onglet "Mails", bouton
<Assistant>). Les options d'identification disponibles sont les suivantes :
⇒ Nom du collaborateur (nom et prénom de la fiche collaborateur),
⇒ Nom de la société (fourni par le fichier d'implantation Quadra.ipl localisé dans \quadra\database\client\)
⇒ Nom société suivi du nom du collaborateur,
⇒ Nom du collaborateur sauf pour l'adresse SMTP.
•
Remarques
⇒ L'adresse SMTP est "l'adresse mail par défaut" du site. Elle est utilisée systématiquement pour les
collaborateurs sans adresse mail individualisée ou volontairement par les autres collaborateurs.
⇒ Le nom de la société stocké dans le fichier d'implantation Quadra.ipl est initialisé à partir des licences
d'utilisation lors de l'installation initiale des produits Quadratus.
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•
L'adresse mail associée dépend du collaborateur.
⇒ Si le collaborateur ne dispose pas d'un compte mail individualisé, l'adresse d'expédition est obligatoirement
celle du "Compte mail par défaut" (Cf. Paramètres QxChange).
•
S'il dispose d'un ou plusieurs comptes mails, il peut choisir l'adresse d'expédition à l'envoi d'un mail. Son compte
mail principal (décrit dans QxChange et enregistré sur sa fiche collaborateur) est présélectionné. Il peut le
remplacer par :
⇒ Ses comptes mails secondaires éventuels (décrit dans QxChange),
⇒ Les comptes mail génériques éventuels (décrits dans QxChange),
s'il est autorisé à les utiliser (Cf. Fiche collaborateur, onglet
"QuadraBureau"),
⇒ Le compte mail par défaut.
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•
En réception, QxChange gère tous les comptes mails décrits pour le collaborateur dans les paramètres QxChange.
•
Pour un collaborateur sans compte mail individuel, les mails adressés au "Compte mail par défaut" (défini dans
QxChange) qui comportent en objet, le code du collaborateur entre parenthèses, sont dirigés automatiquement
dans sa boîte de réception QuadraBureau.
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2. Format HTML pour les mails envo yés
•
Conditions d'utilisation : QxChange fonctionne avec son client de messagerie intégré et la gestion centralisée des
envois de mail est activée.
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•
QuadraBureau permet au collaborateur de définir son modèle de mail.
•
Entrer dans le "Paramétrage des mails de l'utilisateur", sur
l'onglet "Signature.
•
Chacun des 2 éléments, en-tête et pied, comporte une barre
d'outils permettant de mettre en forme le texte :
⇒ Type de police de caractère, taille et style (gras, italique,
souligné) et couleur,
⇒ Alignement des paragraphes,
⇒ Couleur de fond (nécessairement la même pour l'en-tête
et le pied).
•
Le bouton
permet en outre d'insertion une image librement
localisée sur le système.
⇒ L'alignement comme l'espacement éventuel à réserver par
rapport au texte sont à définir lors de l'insertion.
⇒ L'image peut être redimensionnée lorsqu'elle est insérée. Il est toutefois
préférable de la redimensionner dans son application d'origine pour
préserver les performances globale du système.
⇒ A l'enregistrement du format, l'image est recopiée dans les données
Quadratus (quadra\database\client\logos\).
⇒ Si 2 collaborateurs choisissent un fichier portant le même nom mais avec
des caractéristiques différentes, le 2ème fichier est automatiquement
renommé avec un n° d'ordre.
•
L'onglet "Options", permet par ailleurs au collaborateur de
préciser l'objet par défaut à proposer pour tout nouveau mail.
•
Il peut aussi préciser comment gérer sa signature sur les mails
qu'il envoie via les fonctions "Répondre par mail" et
"Transférer par mail" de QuadraBureau. Pour chaque cas, il
peut choisir :
⇒ d'ajouter ou non sa signature,
⇒ Si oui, de positionner sa signature en haut du nouveau
mail (à défaut, elle est positionnée sous le mail reçu ou
transféré).
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Le collaborateur retrouve l'en-tête et le pied de mail qu'il a
paramétrés. Il lui est alors possible d'introduire tout
aménagement ponctuel.
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•
Pour les éléments déclaratifs de QuadraCompta et QuadraPaie que le
cabinet comptable envoie par mail à ses clients, la reprise des entêtes et
pieds de mail des collaborateurs est optionnelle.
•
Le paramétrage correspondant est à effectuer dans QuadraParamétrage
(choix "Option d'envoi de mail" du menu Paramétrage).
⇒ Le paramétrage s'effectue par élément déclaratif, pour l'en-tête et
pour le pied de mail.
⇒ Lorsqu'il est actif, l'en-tête et/ou le pied de mail définis par chaque
collaborateur dans QuadraBureau remplacent l'en-tête et/ou le pied de
mail standard.
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3. Gestion des confirmations de lecture
•
Conditions d'utilisation : QxChange fonctionne avec son client de messagerie intégré et le compte de messagerie
du collaborateur est paramétré avec l'option "Demander une confirmation de lecture pour tous les messages
envoyés".
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•
A l'envoi d'un mail, la demande de confirmation de lecture
est proposée par défaut.
⇒ Il est toutefois possible de la supprimer en décochant
l'option correspondante.
•
Le retour effectif de la confirmation de lecture dépend
entièrement du destinataire.
⇒ Dans l'hypothèse où il accepte de la renvoyer, elle est
automatiquement redirigée dans la boîte de réception
du collaborateur émetteur lorsqu'elle est intégrée dans
QuadraBureau.
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•
Les comptes de messagerie peuvent être paramétrés dans QxChange avec l'option "Répondre aux demandes de
confirmation de lecture des messages reçus".
⇒ Il ne s'agit pas d'une confirmation de lecture maîtrisée par le collaborateur lorsque le mail est intégré dans sa
boîte réception QuadraBureau.
⇒ La confirmation de réception est renvoyée automatiquement par QxChange lors de la collecte des mails sur le
serveur internet.
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4. Redirection de mails entrants / réponse automatique
•
Conditions d'utilisation : QxChange fonctionne avec son client de messagerie intégré et la gestion centralisée des
envois de mail est activée dans les paramètres QxChange.
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•
Cliquer sur le bouton
de la barre d'outils QuadraBureau ou rejoindre l'onglet "Transfert / Réponse" de la
fenêtre "Paramétrage des mails de l'utilisateur" (menu "Paramétrage").
•
Cadre "1 - Choix du traitement à effectuer". Les 2 automatismes peuvent être demandés simultanément :
⇒ Le transfert des mails réceptionnés vers un autre
collaborateur (sélectionné par son code ou sur la liste
déroulante),
⇒ L'envoi d'une réponse aux correspondants (le texte
est à saisir au cadre correspondant).
•
Au cadre "2 – Choix du mode de lancement", choisir :
⇒ L'activation à la demande,
⇒ L'activation automatique selon l'agenda. Préciser
alors le nombre de jours d'absence consécutifs
nécessaires pour déclencher le traitement. Tous les
types d'absence sont pris en compte.
•
Cliquer sur
pour enregistrer les paramètres sans activer le traitement ou sur
déclenchement manuel immédiat.
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•
Le bouton
permet de déclencher le traitement ou de
revenir sur le paramétrage effectué.
•
L'aspect grisé du bouton
et la mention
à droite de la barre d'outils
QuadraBureau signalent que le traitement est en cours. Pour le désactiver :
⇒ Cliquer sur le bouton
,
⇒ Ou cliquer sur la mention
et confirmer la désactivation.
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•
A son retour, le bouton
de l'onglet "Transfert/Réponse" du paramétrage des mails de l'utilisateur,
permet au collaborateur de consulter la liste des mails renvoyés par QxChange en son absence (avec leur date et le
destinataire).
⇒ A noter que QxChange renvoie une seule réponse automatique par correspondant quel que soit le nombre de
mails reçus d'un même correspondant.
Gestion des mails dans QuadraBureau avec QxChange et son client de messagerie intégré
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5. L'outil QxSpams
•
5.1
Conditions d'utilisation : QxChange fonctionne avec son client de messagerie intégré et l'utilisation de QxSpams
est demandée dans les paramètres QxChange.
Principes de fonctionnement
QxSpams intervient entre la collecte des mails sur les comptes de messagerie et leur intégration dans QuadraBureau. Il
empêche le stockage de mails intempestifs dans la messagerie QuadraBureau.
•
QxSpams analyse tous les mails réceptionnés sur les comptes de messagerie gérés par QxChange. Il intègre les
mails dans QuadraBureau de façon automatique et quasi immédiate dans 2 cas de figure :
⇒ L'expéditeur est référencé dans la base QuadraClient,
⇒ L'expéditeur est référencé dans la "liste blanche" de QxChange qui contient les adresses ou domaines autorisés
par les collaborateurs et les destinataires de mails envoyés par les collaborateurs (hôtel pour une réservation,
etc.).
⇒ Il n'existe pas de "Mots interdits" dans l'objet des mails envoyés par les expéditeurs autorisés.
•
Les autres mails (envoyés par des expéditeurs non référencés) restent en attente de contrôle :
⇒ Contrôle automatique par demande d'authentification de QxSpams (optionnel)
⇒ ou contrôle manuel du collaborateur dans QuadraBureau.
•
5.2
Le contrôle manuel des mails en attente (suppression, autorisation d'accès pour une adresse ou un domaine
d'expédition) s'effectue à partir de QuadraBureau par les collaborateurs destinataires. Les listes des domaines et
des adresses mail autorisés peuvent aussi être directement aménagées dans QxChange.
Utilisation de QxSpams à partir de QuadraBureau
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•
Le contrôle des mails en attente d'intégration est réglé par
chaque utilisateur dans les paramètres de l'ordinateur, onglet "4
– Barre QBureau2".
•
La présence de mails bloqués peut-être signalée à l'entrée dans
QuadraBureau, ou à chaque fois que de nouveaux mails bloqués sont
réceptionnés.
•
Il est possible aussi d'obtenir le clignotement du bouton
d'un nouveau mail bloqué.
•
Le bouton
ou le choix "Voir les emails… du menu
"Fichier") ouvrent aussi QxSpam à la demande.
à l'arrivée
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•
La fenêtre QxSpams présente par défaut la liste des mails en attente adressés au collaborateur, et la rubrique
"Filtre" comporte la mention "Vos boîtes mails".
•
Si le collaborateur dispose du droit d'utilisation du filtre
sur les messages, il peut afficher l'ensemble des mails en
choisissant l'option "Toutes les boîtes mails".
•
Le tri libre des colonnes (expéditeur, sujet…) et la grille
des sélections facilitent le repérage des spams.
⇒ Pour rechercher un mot quelle que soit sa position
dans une rubrique, le faire précéder du caractère "*".
•
Les choix du menu contextuel qui s'affiche par clic droit sur un mail, dépendent du contexte d'utilisation :
⇒ Sélectionner / Délectionner,
⇒ Autoriser / Restreindre…
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•
Tout mail accepté automatiquement par QxSpams est marqué d'une coche verte dans la colonne "Etat". Elle
indique que le mail sera pris en compte lors de la prochaine phase d'intégration.
•
La gestion des autres mails dépend de l'action du collaborateur.
⇒ Si les informations affichées en colonne ne permettent pas d'apprécier la nature d'un mail, le bouton <Voir l'Email> ou le choix "Afficher" du menu contextuel ouvre le mail (avec le logiciel de messagerie par défaut du
poste de travail).
•
Une demande d'intégration s'obtient par l'un des 3 choix "Autoriser…" :
⇒ Le 1er choix "Cet Email en particulier" permet d'intégrer le mail sans alimenter la liste banche des expéditeurs
autorisés (pour réceptionner un curriculum vitae par exemple).
⇒ Le 2ème choix autorise l'intégration du mail et
alimente simultanément la "liste blanche" de
QxChange avec l'adresse de l'expéditeur.
Si l'expéditeur envoie un nouveau mail, il sera
coché automatiquement pour l'intégration.
⇒ Le 3ème choix autorise le site d'expédition, donc toutes les adresses qui lui sont rattachées. L'option est offerte
uniquement aux collaborateurs disposant du filtre sur les messages.
•
Un mail autorisé est marqué d'une coche verte indiquant
qu'il sera pris en compte lors de la prochaine phase
d'intégration.
Gestion des mails dans QuadraBureau avec QxChange et son client de messagerie intégré
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•
Si un mail a été accepté par erreur, les choix
"Restreindre" du menu affiché par clic droit permettent
d'annuler l'autorisation d'accès précédemment donnée.
•
Il est possible aussi que des mails envoyés par des
expéditeurs autorisés restent bloqués dans l'anti-spam
s'ils contiennent un "mot interdit" dans l'objet du mail.
⇒ Ces mails sont marqués d'une croix rouge dans la
colonne "Etat".
⇒ Les mots interdits sont définis dans les paramètres QxChange. Leur but est de contrecarrer l'action des
"spameurs" qui piratent des adresses valides pour introduire des mails indésirables dans les systèmes de
messagerie.
⇒ Ils sont particulièrement efficaces lorsqu'en amont de QxChange, le prestataire de messagerie repère ces
spams et annote leur rubrique "Objet" d'une mention toujours identique (par exemple "** SPAM **").
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•
Attention : La suppression des mails considérés comme des spams dans QxSpams est
définitive. L'opération est donc à lancer avec discernement, particulièrement dans le cas d'une suppression sur
une sélection multiple de mails.
•
La sélection des mails peut s'effectuer au fur et à mesure de leur
consultation avec <+>.
⇒ Les mails sont marqués d'une coche verte à gauche de l'écran.
⇒ La désélection s'obtient avec <->.
•
Pour supprimer les mails, taper <Suppr> ou utiliser le choix
correspondant du menu contextuel.
⇒ Dans les 2 cas, la demande de suppression est à confirmer.
•
Les mails supprimés restent à l'écran, marqués à gauche par le
symbole "poubelle".
⇒ Le bouton <Rafraîchir> permet d'éliminer de la liste
actualisée les mails supprimés.
•
Attention à la fonction "Tout sélectionner" : avant de demander la suppression des mails, il est conseillé de
cliquer 2 fois sur la colonne "Etat" pour mettre en évidence en haut de la liste, d'éventuels mails marqués pour
l'intégration.
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⇒ Ces mails doivent d'abord être
désélectionnés (touche <-> ou
choix "Désélectionner" du menu
contextuel).
⇒ Il reste à demander la suppression
des autres mails.
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•
QuadraBureau permet d'exclure de la liste blanche un expéditeur qui a été précédemment autorisé (choix
"Autoriser les mails en provenance de expéditeur@... dans QxSpams).
•
L'opération s'effectue à partir d'un mail de l'expéditeur
intégré dans la boîte réception.
⇒ A noter qu'elle n'est pas autorisée si l'adresse mail est
référencée dans la base des clients et intervenants.
•
Pointer le mail, ouvrir le menu contextuel par Clic-droit et
choisir "Emetteur en indésirable".
⇒ Si l'adresse est présente dans la liste blanche, son
exclusion est proposée.
⇒ Le mail est alors déplacé dans l'anti-spam.
5.3
•
Gestion automatique des demandes d'authentification
Le contrôle automatique des correspondants inconnus par envoi d'une demande d'authentification est optionnel.
S'il est activé dans les paramètres QxChange, une demande d'authentification est adressée à tout expéditeur de
mail inconnu. Un expéditeur est inconnu si son adresse ne se trouve pas :
⇒ dans la base Quadratus (Clients, Intervenants),
⇒ dans la "liste blanche" de QxChange.
•
La demande d'authentification peut faire référence :
⇒ nommément au compte de messagerie du collaborateur,
⇒ à l'entreprise si le compte de messagerie du collaborateur est défini avec le paramètre "Cette adresse E-mail est
générique". La demande d'authentification reprend alors le nom de la structure mentionné dans le fichier
d'implantation (quadra.ipl de \\MonServeur\qappli\quadra\database\client\).
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•
Lorsque le correspondant reçoit la demande
d'authentification, il doit :
⇒ Utiliser la fonction "Répondre à l'expéditeur" en
utilisant impérativement la même adresse que l'adresse
d'origine,
⇒ Taper les chiffres du montant affiché en toutes lettres
sur la demande d'authentification.
•
En cas d'authentification correcte du correspondant,
⇒ L'adresse mail de l'expéditeur est intégrée à la liste
banche,
⇒ Le mail initial est intégré dans QuadraBureau
⇒ Le mail de réponse à la demande d'authentification
est détruit.
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6. Fonctionnalités complémentaires
6.1
•
Mails entrants, gestion d'adresses confidentielles
La gestion de la confidentialité sur les mails permet de rendre confidentiels les mails reçus de certains émetteurs
(des intervenants juridiques par exemple).
⇒ L'option de gestion des adresses e-mails confidentielles se définit par collaborateur dans QuadraParamétrage,
sur l'onglet QuadraBureau de leur fiche.
Tout collaborateur autorisé peut enregistrer des adresses mail confidentielles de 2 façons :
⇒ Saisie manuelle sur l'onglet "Adresses confidentielles" du "Paramétrage des mails de l'utilisateur",
⇒ Ajout d'une adresse confidentielle à partir d'un mail de la boite de réception, en affichant le menu contextuel
par clic droit et an activant le choix "Rendre confidentiels les mails de cet émetteur".
6.2
Agenda, gestion des confirmations de RDV par échange de mail
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•
Le corps du mail standard s'enregistre sur l'onglet "Agenda" dans le "Paramétrage des mails de l'utilisateur".
•
Les éléments variables du RDV (la date, l'heure…)
peuvent être insérés par les boutons correspondants
(ou taper directement en respectant la syntaxe
appropriée indiquée sur le bouton d'information).
⇒ L'élément <MESSAGE> correspond au texte du
mémo enregistré sur un RDV.
⇒ A l'envoi d'un mail, les éléments "en-tête" et
"pied" de l'onglet "Signature" seront par ailleurs
repris automatiquement.
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•
Sur un RDV de l'agenda, le choix "Envoyer une
demande de confirmation…" du menu contextuel (clic
droit) ouvre la fenêtre d'envoi de mail.
⇒ Si un interlocuteur a été sélectionné à la prise du
RDV, son adresse mail est proposée comme
adresse destinataire.
⇒ La rubrique "Objet :" est automatiquement
renseignée avec la référence interne du RDV entre
parenthèses.
Attention : cette référence ne doit pas être modifiée par
le destinataire lors du renvoi de sa confirmation de
RDV. Dans le cas contraire, le mail de confirmation ne
pourra pas être associé au RDV.
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•
Pré-requis : Cette étape implique de disposer du module "Gestion centralisée de la messagerie".
•
Le mail s'affiche
en vert dans la
boîte de réception.
•
Le menu contextuel (clic droit sur le
message) propose 3 choix possibles pour
le RDV, Confirmer, Modifier ou Annuler.
⇒ Pour une confirmation, le passage sur
l'agenda est automatique et le RDV
est marqué du symbole "confirmé".
⇒ Pour une modification, la fenêtre du
RDV s'ouvre automatiquement pour
permettre au collaborateur
d'enregistrer les changements.
⇒ Pour une annulation, le RDV est
automatiquement supprimé.
•
Dans les 3 cas, QuadraBureau propose de
clôturer le mail retourné par le client.
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