Compte fonctionnel - Université d`Angers

DDN-SUN
Contributeur : Laureline BERNARD
COMPTE FONCTIONNEL AVEC ZIMBRA
1. Objectif
Ce tutoriel explique comment configurer Zimbra pour utiliser un compte fonctionnel.
Un compte fonctionnel est une boîte aux lettres partagée : les messages sont envoyés en un
seul exemplaire dans cette boîte, tous les utilisateurs autorisés accèdent et traitent ce
même message (attention la suppression d'un message par un utilisateur est effective pour
les autres utilisateurs).
Il peut représenter un service, une structure, une fonction, etc …
Ex : [email protected]
2.Mise en place
1.
FAIRE UNE DEMANDE DE CRÉATION
À LA
DDN
Pour créer un compte fonctionnel ou convertir une adresse email existante en compte
fonctionnel il faut faire la demande à la DDN par un ticket (Guichet Numérique > Assistance
Numérique).
2.
ACCEPTER
LE PARTAGE DU DOSSIER DU COMPTE FONCTIONNEL
Une fois votre demande acceptée par la DDN, un email vous sera envoyé vous proposant
d’accepter le partage du dossier d’email.
Ce dossier contiendra 3 sous dossiers :
- Reception : Boite de réception du compte fonctionnel
- Envoye : Tous les messages envoyés depuis le compte fonctionnel
- Spams : Spams du compte fonctionnel
Si vous mettez comme « Lu » un message se trouvant dans le dossier partagé, il sera mis
comme « Lu » pour les autres personnes ayant accès à ce partage, idem pour la suppression
d’un message.
Le dossier « Envoyé » contient tous les emails envoyés par toutes les personnes ayant
accepté le partage.
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3.
CRÉATION
DE L’AVATAR ET SIGNATURE
L'avatar vous permet d'envoyer des mails avec un nom d'expéditeur différent du votre, en
l'occurrence celui du compte fonctionnel.
Allez dans l'onglet « Préférences », sélectionnez « Comptes » puis « Ajouter un avatar ».
Remplissez le « Nom de l’avatar », « Expéditeur » et cocher « Utiliser cet avatar ».
Renseignez le nom de votre compte fonctionnel dans les champs « Expéditeur » et « Utiliser
cet avatar ».
Puis cliquez sur « Gérer vos signatures … » puis sur « Nouvelle signature » et renseigner les
deux champs à droite.
Une fois votre signature renseignée, cliquez sur « Enregistrer » en haut à gauche.
Retournez dans l'onglet « Préférences », sélectionnez « Signatures » puis dans l’encadré
« Utilisation des signatures » choisissez au niveau de votre nouvel avatar votre nouvelle
signature :
Puis cliquez sur « Enregistrer » en haut à gauche.
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4.
CRÉATION
DU FILTRE SORTANT
Ce filtre permet de classer automatiquement les messages envoyés au nom du compte
fonctionnel dans le dossier « Envoye » visible par les autres gestionnaires du compte
fonctionnel.
Pour cela il faut aller dans l'onglet « Préférences », sélectionner « Filtres » puis « Filtres
message sortant » et « Nouveau filtre ».
Remplissez les champs de la boite de dialogue :
- « Nom du filtre » : Donner un nom au filtre
- Choisir : [De] et [Contient] puis mettre le nom de votre compte fonctionnel dans le
champ
- Puis « Exécuter les actions suivantes : » choisir « Transférer vers un dossier » et
choisissez le dossier « Envoye » du partage.
Puis cliquez sur « Enregistrer » en haut à gauche.
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