UltimAX EDM - Ad Ultima Group

UltimaX EDM
for Microsoft Dynamics AX
Au sein d’une organisation, une gestion de l’information non structurée se
révèle être parfois très compliquée pour l’ensemble des collaborateurs. La
surcharge des documents papiers et électroniques devient problématique et
de plus en plus d’entreprises en subissent les désagréments.
Le bureau sans papier est encore loin d’être une réalité et c’est pourquoi
UltimAX EDM a été créée.
Cette solution conviviale et spécifique est basée sur une utilisation intuitive,
similaire et intégré à votre environnement Microsoft Dynamics AX. EDM
(Entreprise Document Management, gestion dématérialisée de documents),
se compose d’un système de gestion documentaire (DMS) et d’un système
de gestion de workflows (WFM). La combinaison de ces deux systèmes
intégrés à votre ERP Microsoft Dynamics AX, vous offre une solution à la
pointe de la technologie et la plus performante sur le marché actuel.
Introduction
Benefits
Efficacité, améliorée
Réduction des coûts
Collaboration entre les services renforcée
UltimAX EDM est un outil sur lequel vous allez pouvoir vous appuyer pour améliorer
votre efficacité opérationnelle. La réduction des tâches manuelles et répétitives vous
garantit la satisfaction totale de vos collaborateurs, et les relations avec vos clients
et fournisseurs seront optimisées grâce au suivi et à l’accessibilité plus rapide aux
documents via une plateforme SharePoint.
Amélioration de la qualité
Accès rapide à l’information
UltimAX EDM fournit également un aperçu plus poussé des flux d’affaires en cours,
aidant ainsi les chefs d’entreprise à trouver des solutions afin d’améliorer les processus
Gestion rapide et aisée de l’information
administratifs qui en découlent.
Rationalisation des processus
Le déploiement et l’évolution des interfaces liées à la gestion traditionnelle des
Véritable accès au télétravail
documents et des flux sont coûteux et rendent souvent les interfaces peu conviviales.
En intégrant directement la solution UltimAX EDM à votre système ERP Microsoft
Dynamics AX, vous gagnez en performance, fiabilité et plus besoin de concentrer
vos efforts pour que cette solution soit compatible avec votre système ERP. Ainsi,
vous bénéficiez de tous les avantages de l’intégration d’une telle solution dans votre
progiciel de gestion d’entreprise.
UltimAX EDM ne se contente pas uniquement d’élargir de manière significative
l’ensemble des documents standards et/ou les fonctions offertes par AX 4.0, 2009 et
2012, il comprend également des modifications et des améliorations des processus
du standard AX.
ADULTIMA
IMPROVING BUSINESS PRODUCTIVITY
TM
Des documents disponible à tout moment et en tout lieu
Quelle que soit la version d’AX que vous utilisez aujourd’hui, UltimAX EDM vous
permettra de travailler dans un environnement dématérialisé ! Chaque document sera
dorénavant disponible à tout moment (24 heures sur 24, 7 jours sur 7), n’importe où
avec une simple connexion Internet. Chaque collaborateur accèdera aux dernières
versions des documents réduisant tout risque de prise de décisions hâtives à partir de
documents obsolètes.
Les documents peuvent également être automatiquement liés aux worflows permettant
les transferts sans avoir recours aux versions papiers, aux e-mails ou scans inutiles.
Le risque lié à la prise de décisions sur la base de documents inexacts est minimisé. En
pleine conformité avec les niveaux de sécurité configurés, l’accessibilité dans AX aux
versions anciennes est possible grâce au système intégré de contrôle des versions.
Organisation Efficace
Finis les erreurs et les retards, les informations seront à jour et vous y aurez accès
rapidement pour la plus grande satisfaction de vos clients et de vos fournisseurs.
UltimAX EDM réduit l’espace de stockage physique et permet d’économiser un temps
précieux pour les suivis des documents, les impressions, les envois et les copies des
activités.
Grâce au journal d’audit, vous pouvez garder la trace de toutes les opérations sur un
seul document.
Tous les utilisateurs peuvent, à tout moment, accéder à un historique de leurs tâches
et obtenir un aperçu des worflows et des opérations précédemment effectuées. Cela
garantit également la fiabilité de l’information disponible permettant une meilleure
prise de décisions dans un laps de temps réduit.
En résumé, la bonne information est toujours disponible au bon moment, au bon
endroit pour la bonne personne.
"Des recherches ont montré que selon les estimations, environ 80% des informations totales au sein d’une
organisation se trouvent dans des documents papier ou électroniques. Une simple demande, offre ou
réclamation peut parfois se transformer en un dossier comportant non moins de 75 documents. Nombre
de ces documents, comme des demandes d’informations, demandes d’offre, factures d’achat, bons de
réception, réclamations et autres correspondances avec le client sont importants pour le fonctionnement
optimal des processus d’entreprise opérationnels et administratifs. Or, la recherche, le rassemblement
et l’acheminement de documents s’accompagnent souvent de nombreuses pertes de temps. Un temps
précieux que l’on ne peut pas perdre au sein de toute organisation. Avec un Document Management
System (DMS) associé à un Workflow Management System, la gestion des documents peut être automatisée
et la création, la consultation, la modification et l’acheminement peuvent avoir lieu plus efficacement et plus
rapidement”
Gestion des flux des documents
UltimAX EDM ajoute un Business Process Management (BPM) pour votre plateforme
AX vous facilitant la gestion de tous les processus. Avec ce BPM, les processus peuvent fonctionner de manière analogue, ce qui réduit considérablement les délais
d’exécution.
UltimAX EDM est livré en standard avec des fonctionnalités complètes de sécurité.
Grâce à ce workflow de pointe et totalement intégré dans AX, l’état général de chaque
workflow peut être vérifié à tout moment. Vous pouvez, par exemple, contrôler les
retards et en obtenir les raisons. L’écran d’aperçu vous permet d’identifier les goulots
d’étranglement au sein de votre organisation afin de transmettre rapidement les
informations à vos clients, fournisseurs et employés. Le système intégré de notifications et de rappels informe les utilisateurs de toutes les nouvelles tâches qui leur sont
allouées.
En résumé, le système de Business Process Management vise à accroître l’efficacité et
à réduire les délais d’exécution des processus grâce à une meilleure intégration des
étapes des processus entre l’homme et la machine, le tout évidemment combiné avec
le transfert de documents papiers.
Éléments-clés d’UltimAX EDM
Gestion documentaire
Par gestion documentaire, on entend le regroupement de toutes les informations
non structurées dans un système unique et sa synchronisation automatique avec
d’autres informations en provenance de sources diverses. Ces sources peuvent inclure
le document lui-même, la personne procédant au traitement du document, ainsi que
des informations d’AX et de SharePoint. Ces métadonnées vous permettront de classer
logiquement vos documents et de les retrouver facilement par l’utilisation des outils
disponibles.
Les documents sont numérisés par le biais du bureau de tri de l’entreprise ou du
bureau de poste numérique ou importés à partir du système de fichiers ou de la
boîte mail et ensuite saisis électroniquement. Chaque document reçoit un numéro
d’identification unique qui assure la récupération rapide, si nécessaire, des documents
physiques.
Les documents peuvent-être distribués à partir du bureau de poste numérique. Un
document peut être présenté à son destinataire ou envoyé soit aux archives soit vers
un logiciel de reconnaissance de texte pour un traitement ultérieur.
Avec AX, les documents sortants tels que les factures, les rappels et les notes
d’expédition peuvent-être archivés et distribués sous forme de documents PDF.
Dans UltimAX EDM, cela signifie que les documents peuvent-être mis à disposition
des clients et des fournisseurs sur une plateforme SharePoint immédiatement après
leur création.
Les documents envoyés puis retournés, comme par exemple les notes d’expédition
signées, les contrats, et autres documents, pourront être par la suite archivés
automatiquement.
Archivage des e-mails
Nos boîtes mail contiennent une quantité impressionnante d’informations. Par
conséquent, UltimAX EDM ne serait pas complet sans cette possibilité d’archiver ces
informations. Tous les e-mails, à la fois entrants et sortants, peuvent être stockés par
l’intermédiaire d’un plug-in Outlook. Le système sait quand un e-mail a été archivé,
de manière à ce qu’il ne soit pas stocké plusieurs fois. Les réponses aux e-mails sont
ajoutées à la suite et un lien vers le message d’origine simplifie la navigation.
Tout e-mail initié à partir d’AX sera également créé via Outlook et ensuite lié à
l’archivage des documents.
Gestion des connaissances
Transformer l’information en connaissance est certainement l’un des principaux
objectifs lorsque vous utilisez un système d’informations. UltimAX EDM vous aide à
gérer cette connaissance et vous permet de la récupérer facilement. Chaque utilisateur,
quelle que soit la méthode qu’il utilise, doit-être en mesure de trouver précisément
l’information recherchée.
C’est pourquoi Dynamics AX propose désormais un mécanisme de recherche des
opérations connexes, facilitant la recherche de documents avec le journal d’audit
complet et les métadonnées.
En outre, vous pouvez également récupérer des documents en utilisant un moteur de
recherche de bureau ainsi que l’environnement Web SharePoint.
En résumé, que vous soyez ou non, utilisateur AX, l’information est toujours accessible
dans un environnement sécurisé et vous apporte les connaissances que vous
recherchez.
Gestion des worflows
Les worflows sont gérés dans UltimAX EDM. Cela signifie que les tâches des workflows
comme les approbations ou encore les vérifications peuvent-être assignées à n’importe
qui, même aux non-utilisateurs AX. Chaque processus, pour lequel un worflow a été
créé, possède un modèle comprenant la logique de l’ensemble des activités.
Les workflows peuvent-être créés automatiquement dans AX, à condition d’avoir
rempli certaines conditions au préalable, ou interactivement chaque fois qu’un
utilisateur juge cela nécessaire.
Traitement des factures
Les factures d’achats sont générées et archivées en utilisant UltimAX EDM. Il en est de
même pour le traitement des factures numériques. Une boîte mail peut-être reliée au
système de sorte que les e-mails en rapport avec les factures peuvent être traités et
saisis. Par la suite, le logiciel de reconnaissance aura toutes les informations nécessaires
concernant le document et le transférera dans AX et à l’archivage des documents.
Après leurs transferts dans AX, toutes les factures seront traitées de la même manière.
Les factures sans bon de commande (factures de services publics) comme les factures
avec bon de commande (factures de marchandises) seront traitées dans un endroit
centralisé.
À partir de cet emplacement, les workflows peuvent être lancés afin d’obtenir les
approbations nécessaires et effectuer
les corrections (TVA, diverses surtaxes, les
différences d’arrondis, les remises…). Enfin, la facture sera enregistrée à partir de
cet écran et obtiendra le statut d’approbation, après quoi elle sera incluse dans la
proposition de paiement.
Les approbations peuvent être obtenues manuellement ou via des worflows.
Cette méthode unique sépare le processus d’approbation de paiement du processus
d’enregistrement ce qui accélère considérablement le traitement de vos factures. Le
délai d’exécution d’une facture est réduit et l’efficacité opérationnelle est grandement
améliorée. Toutes les factures sont traitées à partir du même écran. Elles ne doivent
plus transiter physiquement au sein de votre organisation pour
supprimant ainsi les photocopies superflues.
être validées
Cette méthode unique sépare le processus d’approbation de paiement du processus
Ad Ultima S.A.S.
d’enregistrement ce qui accélère considérablement le traitement de vos factures. Le
12, Place Saint Hubert
délai d’exécution d’une facture est réduit et l’efficacité opérationnelle est grandement
59000 Lille
améliorée. Toutes les factures sont traitées à partir du même écran. Elles ne doivent
plus transiter physiquement au sein de votre organisation pour
être validées
supprimant ainsi les photocopies superflues.
France
Tel: +33 (0)3 59 56 06 72
Fax: +33 (0)3 59 56 06 01
Les avantages d’UltimAX EDM ne sont pas uniquement limités à la saisie et à
la reconnaissance de la facture. En effet, ces étapes sont suivies par une phase
E-mail: [email protected]
Site: www.adultima.fr
d’approbation et d’enregistrement. Le système de gestion d’images à l’intérieur d’AX
garantit la visibilité partout où cela est nécessaire comme dans les transactions avec
les fournisseurs, les comptes du grand livre et évidemment dans les conditions de
paiement.
Gestion collaborative des documents
L’intégration d’UltimAX EDM dans Microsoft SharePoint facilite la création de portails
pour partager simplement vos documents avec vos utilisateurs
internes comme
externes améliorant ainsi la gestion de vos documents.
ADULTIMA
IMPROVING BUSINESS PRODUCTIVITY