La dématérialisation des titres académiques Etat - Projects

La dématérialisation des titres académiques
Etat des lieux, scénario et perspectives
Rapport de la pré-étude
Avril 2014
Auteurs : Anne Ronchi, Omar Benkacem, Pierre-Yves Burgi, Rolf Brugger, Pierre L’hostis, Céline
Restrepo, Patrick Roth
Remerciements
Nous tenons très sincèrement à remercier toutes les personnes qui sont à l'origine de ce
projet et celles qui ont permis la réalisation de ce rapport.
Nous adressons nos plus grands remerciements aux 28 personnes que nous avons
rencontrés au sein des Universités de Lausanne et Genève pour l'intérêt qu'ils ont porté à
la problématique de des titres au format numérique et au processus de dématérialisation en
acceptant de répondre à nos questions lors des entretiens menés.
2
Table des matières
1. Introduction........................................................................................................................................4
2. Le cycle de vie d’un document...........................................................................................................4
3. Comment les titres sont–ils édités ?...................................................................................................4
3.1 Les entretiens..........................................................................................................................4
3.2 État des lieux des titres édités.................................................................................................4
3.3 Les constats.............................................................................................................................6
4. Des titres en format numérique, pour quels usages ?.........................................................................7
4.1 Les entretiens..........................................................................................................................7
4.2. Les opportunités, et les risques du format électronique.........................................................7
4.3 Les modalités de diffusion des titres.....................................................................................10
4.3.1 Diffusion des titres par voie électronique.................................................................10
4.3.2 Diffusion des titres depuis l’environnement personnel de l’étudiant.e....................11
4.3.3 Consultation d’une base de données nationale qui recense les titres décernés........12
5. Le cadre légal en question................................................................................................................13
6. Les solutions techniques envisagées................................................................................................16
7. Présentation du scénario retenu........................................................................................................16
7.1. Fonctionnalité de base..........................................................................................................18
7. 2. Fonctionnalité avancée centrée utilisateur..........................................................................18
8. Conclusion et recommandations......................................................................................................20
9. Perspectives......................................................................................................................................21
10. Glossaire.........................................................................................................................................22
11. Références......................................................................................................................................22
12. Annexes..........................................................................................................................................23
12.1. Les guides d’entretien........................................................................................................23
12.1.1 Guide d’entretien – Edition/production..................................................................23
12.1.2 Guide d’entretien – Diffusion/transmission...........................................................23
12. 2. Les acteurs-rices rencontré-e-s.........................................................................................25
12. 3. Les cadres légaux..............................................................................................................26
12.3.1 Cadre fédéral..........................................................................................................26
12.3.2 Cadre cantonal........................................................................................................27
3
1. Introduction
Les modalités pour délivrer des attestations de fin de cours sont en pleine évolution. Les utilisateurs des
plates-formes de formation en ligne font pression sur les prestataires de formation afin d’obtenir des
attestations reconnues en fin de parcours de formation. Aujourd’hui, l’American Council on Education est en
train de réfléchir aux modalités de reconnaissance des MOOCs pour l’obtention de crédits ECTS.. Fort de ce
constat, l’Université de Lausanne, l’Université de Genève et SWITCH ont réalisé une pré-étude nommée «
Long-term Storage of Forgery-Proof Certificates in Use Centric Environments » ayant pour objectif d’évaluer
la pertinence et la faisabilité de proposer des titres au format numérique. Dans un premier temps, nous avons
réalisé un état des lieux du processus d’édition des titres et identifié comment sont transmis les titres
décernés. Dans un second temps, nous avons cherché à construire un scénario qui permette de produire un
titre au format numérique.
2. Le cycle de vie d’un document
Pour réaliser cette pré-étude, nous avons tenté de retracer le chemin institutionnel qui mène à la production
d’un titre. « La production d’un document suit un processus de création, de diffusion et d’archivage
relativement complexe. Il fait appel à un grand nombre d’acteurs et met en œuvre différentes techniques
informatiques. Néanmoins, ce processus peut être modélisé afin d’être géré dans les meilleures conditions. »
(Livre Blanc de la dématérialisation de l’archivage, 2011, p.9). Ce modèle est nommé « Cycle de vie des
documents ». Dans cette pré-étude, nous sommes allés à la rencontre des acteurs et actrices qui participent
aux différentes étapes du processus : émission / production ; diffusion/transmission ; stockage / archivage.
3. Comment les titres sont–ils édités ?
Cette première partie rend compte du :
• Processus de production des titres tel que décrit par les acteurs institutionnels rencontrés;
•
•
L’état de numérisation de la chaîne de production des titres;
Des documents cadres (règlements, formulaires officiels, etc.) en usage pour l’édition des titres.
3.1 Les entretiens
Pour décrire le processus de production des titres, 1 0 personnes (annexe 11.2) ressources ont été
rencontrées. Des entretiens ont été menés entre le 21 mai et le 4 juillet 2013. Ils n’ont pas été enregistrés. Ils
ont fait l’objet d’un compte rendu.
3.2 État des lieux des titres édités
L’édition des diplômes1 en chiffres, en 2011 :
●
●
Genève : 4406 diplômes décernés2
Lausanne : 2779 grades décernés3
Les tableaux ci-dessous rendent compte des différents titres émis par les deux Universités, ainsi que l’état
des signatures : manuscrite ; numérisée.
1 Ces chiffres ne comprennent pas les diplômes délivrés en formation continue. Pour Genève, ce chiffre s’élève à 5202 diplômes
formation initiale et continue. http://www.unige.ch/dadm/stat/dernierepublication-1/BROCHURE_2011_Complete2.pdf
2 Source : http://www.unige.ch/dadm/stat/dernierepublication-1/BROCHURE_2011_Complete2.pdf
3 Source : http://www.unil.ch/webdav/site/central/shared/statistiques/1112_annuaire_stats.pdf)
4
Tableau 1 : A l’Université de Genève
Titres/Grades/attestations
Bachelor/ Master/Doctorat/MAS
Impression
Papier
sécurisé
DM
Papier à
entête
Papier à
entête
Papier à
entête –
grammage
particulier
Etat Signature
Numérisée
DAS
Papier à
entête
grammage
particulier
Signature
manuscrite*
Attestation d’équivalence
PV de note
DM
Numérisé
PV des examens par matière
Papier
Supplément au diplôme
Attestation de présence FC
Attestation ECTS - FC
CAS2
Nbre de signature
Doyen, Recteur, Secrétaire
général
Pas de signature
Directeur du programme
Archivage
Pas de
document PDF
DM1
DM
Directeur du programme
DM
DM
DM
Pas de signature
Secrétaire général de
l’Université, le Doyen de la
faculté hébergeant le
programme et par le
Directeur du programme.
Secrétaire général de
l’Université, le Doyen de la
faculté hébergeant le
programme et par le
Directeur du programme.
Doyen
Pas de signature
Manuscrite
Professeur
Pas de signature
Signature
manuscrite*
Signature
manuscrite*
Signature
manuscrite*
DM
DM
Format
électronique
DM
*En cours de processus de numérisation pour les signatures du Doyen et du Secrétaire général.
Tableau 2 : A l’Université de Lausanne
Titres/Grades/attestation
Bachelor/Master/Doctorat/MAS
Impression
Papier
sécurisé
Etat Signature
Manuscrite
Nbre de signature
Doyen et Recteur
Supplément au diplôme
Papier
sécurisé
Papier blanc
Numérisée
Doyen
manuscrite
Professeur et directrice de
la FC
Professeur ou responsable
du centre
Professeur et directrice de
la FC
Professeur ou responsable
du centre
Attestation de présence FC
Attestation de présence CL
manuscrite
Attestation ECTS - FC
Papier blanc
manuscrite
Attestation ECTS - CL
Papier blanc
manuscrite
1 DM : donnée manquante
Archivage
Dans les grands
livres et copie des
gardes en pdf
DM
DM
Format
électronique
DM
Format
électronique
2 Le mémento de la formation précise aux points 5.1 et 5.2 le processus d’édition des titres : https://memento.unige.ch/doc/0191/#5-1edition-des
5
CAS
Papier
sécurisé
manuscrite
DAS
Papier
sécurisé
manuscrite
Attestation d’équivalence
Papier
sécurisé
DM
DM
Numérisé
Attestation cours de vacances
Attestation provisoire de grade
PV de notes
DM
Numérisée
Doyen(s), professeur
responsable et directrice
de la FC
Doyen(s), professeur
responsable et directrice
de la FC
Doyen
DM
Numérisé
DM
DM
DM
DM
DM
DM
Format
électronique
DM
DM
La production finale (contrôle et impression) est centralisée au bureau des diplômes (Genève), des grades
(Lausanne), sauf pour les CAS et les DAS qui sont édités par les services de la formation continue. Tout
duplicata est produit au format papier avec la mention « copie certifiée conforme », une signature manuscrite
et un tampon institutionnel.
3.3 Les constats
Les acteurs concernés
Bien que le bureau des diplômes (Genève) / des grades (Lausanne) joue un rôle central dans l’édition des
titres, la récolte des informations nécessaires à la production des titres est en grande partie sous la
responsabilité des secrétariats facultaires. Dans ce contexte, la numérisation des documents (traçabilité,
conservation) se déroule conjointement avec les services informatiques et les archivistes des institutions.
L’ensemble de ces acteurs sont parties prenantes du processus d’édition des titres.
La chaîne de production des titres
Une des spécificités lausannoises est l’initialisation du processus de production par un formulaire de demande
de grade au format papier.
A Genève, les facultés, par le biais des secrétariats aux étudiants, sont responsables de la qualité des
données transmises au bureau des diplômes. Le secrétariat aux études effectue le travail de préenregistrement des données tant administratives qu’académiques de manière à transmettre au bureau des
diplômes une liste de réussites contenant des informations validées qui, dans un second temps sont vérifiées
par le bureau des diplômes. A Lausanne, le travail de contrôle réalisé par le bureau des grades est
complexifié car il est en charge de vérifier l’adéquation entre la liste récapitulative des grades et les
formulaires de demande des grades transmis par les étudiants.
La chaîne de production d’un titre qui mène à son impression est longue et complexe. Au sein des deux
institutions, ce processus est caractérisé par un manque de communication entre les différentes bases
de données dans lesquelles sont saisies les données administratives et les données académiques.
Par conséquent, des actions de saisie de données identiques sont répétées, augmentant le risque d’erreur et
occasionnant plusieurs étapes de contrôle.
De manière générale, la transmission de données entre services institutionnels (facultés, unités, et bureau
des diplômes/grades) est rarement automatisée. Il apparaît que les informations sont transmises entre
services sous forme de listes papier ou numérique (tableau Excel) sur lesquelles un responsable appose sa
signature manuscrite et/ou un tampon pour validation.
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Les cadres réglementaires
Les principaux cadres réglementaires auxquels ont fait référence les acteurs actifs dans le processus d’édition
des titres sont les règlements d’étude et le cadre législatif fédéral et cantonal (voir annexe).
Le processus de dématérialisation et le contexte institutionnel
Ces premiers entretiens ont permis de décrire le processus d’édition des titres tel que vécu par les acteurs. Il
s’est avéré que pour produire les titres, les deux institutions produisent beaucoup de données numériques
stockées dans différentes bases de données. Pour illustration, à l’Université de Genève, les PVs de notes
sont produits et diffusés uniquement au format numérique. De plus, ces entretiens ont mis en évidence que le
degré de dématérialisation des documents dépend de la culture numérique institutionnelle ainsi que des
cadres légaux qui réglementent les formats de conservation des documents. Comme le montre l’état des
signatures (tableaux 1 et 2 ci-dessus), si la signature manuscrite domine à l’Université de Lausanne, elle a été
remplacée progressivement par la signature numérisée à Genève. Aucune des deux universités ne propose
de titres avec une signature électronique. Ces constats nous permettent de dire que le processus de
dématérialisation est présent. Ainsi, la production de diplôme au format numérique peut être envisagée car les
institutions ont déjà à disposition des données numérique exploitables pour éditer les diplômes.
Enfin, les acteurs rencontrés ont relevé l’intérêt pour les milieux académiques de produire des titres en format
numérique. En effet, dans un contexte favorable à la mobilité estudiantine, la principale source de demande
de vérification de l’authenticité d’un titre provient des universités elles-mêmes. Dès lors, en proposant des
diplômes en format numérique, le processus de vérification des titres entre les universités serait facilité. A ce
constat s’ajoute l’importante demande de duplicata. La dématérialisation de la chaîne de production des titres
permettrait de simplifier le processus de production des « copies certifiées conformes ».
4. Des titres en format numérique, pour quels usages ?
Cette seconde partie rend compte :
● Des contextes d'utilisation d'attestations / grades / certificats sous forme digitale;
● Des opportunités, et des risques de dématérialiser l’édition des diplômes selon les personnes qui font
usage des titres, des grades, des attestations. (Quelles plus-values potentielles pour les étudiants,
services administratifs, employeurs ?)
4.1 Les entretiens
Pour décrire les contextes d’utilisation des titres au format numérique, 12 personnes (annexe 11.2) ont été
identifiées comme des acteurs et actrices qui font un usage régulier des diplômes au sein des deux
universités. Ces entretiens ont été réalisés entre le 27 septembre et le 19 décembre 2013. Un compte rendu a
été rédigé, puis validé par la plupart des personnes rencontrées.
4.2. Les opportunités, et les risques du format électronique
Pour les acteurs rencontrés, imposer un unique format au titre soit numérique, soit papier n’apporterait rien à
l’institution. Il est important de maintenir la possibilité de diffuser ce document dans le format qui convient à la
situation donnée (solution hybride). Ainsi, la cérémonie de remise des diplômes, durant laquelle le titre, au
format papier, est remis, est un temps important qu’il convient de conserver.
7
Opportunités et Avantages
Opportunités/Avantages
Description
Public-cible
Gain de temps et
d’efcacité
Simplification des démarches administratives relatives aux
demandes d’équivalence et aux changements de facultés ;
disparition des copies au format papier (coûteuses en temps, en
argent, en espace) et de la mention « copie certifiée conforme ».
Institution/Étudiant
Vérification de l’authenticité des dossiers (plus simple pour les
vérificateurs, plus sûr / plus fiable, moins coûteuse pour l’université).
Institution
Diminution des manipulations administratives : amélioration du suivi
des dossiers ; traçabilité des parcours de formation.
Institution
Gain de place
Réduction de l’espace dévolu au stockage et à l’archivage ;
diminution de l’utilisation du papier
Institution
Diffusion
Publication simplifiée sur les réseaux sociaux et professionnels
(comme Facebook, LinkedIn).
Rapidité de la diffusion des documents.
Étudiant/Institution/
Recruteur
Accessibilité
Possibilité d’accéder aux documents en tout temps et en tous lieux à
condition de bénéficier d’une connexion Internet.
Étudiant/Recruteur
Collaboration
Partage de document/dossier ; procédure de classement simplifiée ;
facilite les interactions entre collègues ; dynamise les flux.
Institution
Réduction des risques de
perte de dossiers
Réduction du risque de perte des dossiers, notamment des originaux
envoyés par poste, et de destruction des dossiers
(feu/inondation/vol).
Mise à jour ultérieure
Possibilité de rajouter des annexes aux diplômes ultérieurement
pour la facilité à faire valoir des équivalences des titres (dépend de
la modalité de diffusion)
Institution/Étudiant
Institution/Étudiant/
Recruteur
Les opportunités évoquées sont bénéfiques autant pour l’administration que pour l’étudiant-e car
principalement orientées vers une amélioration de la gestion du temps et une réduction des manipulations
administratives. D’une manière générale, pour l’institution, disposer des titres et attestations en format
numérique aurait un certain nombre d’avantages sur l’organisation du travail. Pour le monde estudiantin, la
réduction des coûts inhérents aux procédures administratives et le respect facilité des délais liés à l’envoi de
documents en format numérique apparaissent comme des atouts du format numérique.
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Risques - Obstacles - Questions
A contrario, le format numérique apporte son lot de risques, d’obstacles et de questions :
Risques / Obstacles
Description et questions
Public-cible
Techniques
Visualisation et ou impression du diplôme : altération des formats,
problèmes d’ouverture de fichier, problèmes de lisibilité à l’impression.
Institution
Transmission du diplôme : gestion difficile des adresses mails.
Institution/Étudiant
Perte des données (production d'un duplicata) : pérennité des formats
électroniques et de leur conservation (obsolescence des formats).
Étudiant
Processus de numérisation des documents papier long, fastidieux et
nécessitant du matériel et des compétences.
Institution/Etudiant
Garantir l’intégrité, la sécurité des documents en matière de
conservation (destruction des bases de données par des hackers, des
virus, crashs informatiques, etc.) et de diffusion (qui a accès aux
données ?).
Institution/Etudiant
Sécurité informatique
Les documents numériques sont perçus comme plus faciles à copier,
diffuser à grande échelle.
Cadre légal /
Respect de la
confidentialité des
données
Quelle est la valeur légale du titre ? Qui a la responsabilité de
conserver l’original du titre si son format est numérique ?
Institution
La portabilité augmente le risque de falsification des documents,
questionnant la responsabilité : qui de l’émetteur ou du transmetteur est
le garant de l’authenticité du document ?
Le respect des clauses de confidentialité est perçu comme plus difficile
à garantir avec le format numérique (malveillance ou erreur de diffusion
facilitée avec le courriel).
Réorganisation de la
chaîne de production
Absence d’harmonisation dans les pratiques de saisies des données
faites au sein des facultés et en fonction des plans d’études.
Institution
Manque de communication entre les différentes bases de données
dans lesquels sont saisies de données administrative set des données
académiques.
Les mêmes données sont saisies plusieurs fois dans différentes base
de données augmentant le risque d’erreur et les étapes de contrôle.
Malveillance
Le format numérique est perçu comme un facteur d’augmentation
d’actes malveillants tels que la falsification de document, la diffamation,
l’usurpation d’identité.
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Institution
Étudiant
Complexification des
procédures
Dans le cadre de la procédure VAE (Valorisation des acquis) : comment
être sûr que le dossier diffusé au format numérique est bien celui du
candidat immatriculé ?
Institution
Si l’institution doit se prémunir des risques de perte/de destruction :
mise en place d’un processus d’archivage.
Institution
A la conservation des traces se pose la question du contrôle et de
l’accès pour diffusion avec le risque de créer de nouveaux processus
lourds avec une multitude d’étapes de validation.
Résistance
institutionnelle
Possible résistance à l’utilisation du format numérique nécessitant des
changements de comportement.
Certains collaborateurs.rices par habitude privilégient encore
aujourd’hui l’usage du papier. Cependant la tendance est de
dématérialiser les processus de production des documents notamment
pour la gestion RH.
Institution
Ainsi les obstacles, les risques et les questions soulevées par le format numérique concernent autant
l’étudiant-e que l’institution. Pour les deux publics, il convient de garantir un environnement suffisamment
sécurisé afin de prévenir les actes malveillants, la falsification des titres, la diffamation. Selon les acteurs
rencontrés, ces actes de malveillance semblent plus faciles à exécuter dans un contexte de dématérialisation
des titres qu’avec le format papier. La croyance selon laquelle le papier est sûr demeure relativement forte.
Enfin, la mise en production des titres au format numérique semble augmenter la responsabilité
institutionnelle notamment au travers des enjeux liés à la sécurité informatique et à la réorganisation de la
chaîne de production.
4.3 Les modalités de diffusion des titres
Lors des entretiens, les acteurs rencontrés recommandent de proposer une solution qui facilite avant tout la
diffusion des titres. Pour eux, l’authenticité des titres et la procédure de vérification restent des questions
périphériques étant donné le climat de confiance dans lequel ils évoluent.
Ainsi, sur la base des connaissances techniques actuelles et des besoins identifiés précédemment, trois
modalités de diffusion des titres au format numérique ont été discutées lors des entretiens. Pour chacune des
modalités, des solutions ont été discutées autour de :
●
●
Comment l'institution remet le diplôme numérique à l'étudiant ?
Comment l'étudiant peut ensuite transmettre son titre au format numérique à des tiers ?
4.3.1 Diffusion des titres par voie électronique
Cette modalité de diffusion est en place actuellement dans beaucoup de services. Ainsi dans le cadre d’une
démarche de postulation, de recrutement ou d’admission à l’université, l’envoi du dossier au format
numérique par l’étudiant-e est un mode de diffusion déjà en usage. Ce processus répond à l’attente
institutionnelle quant à la démarche volontaire du candidat-e. Ce mode de faire permet un envoi groupé de
plusieurs documents ce qui rend possible une consultation rapide. Un gain de temps est assuré. De plus, en
intégrant la signature électronique, l’authentification de l’expéditeur est facilitée et les documents originaux
restent en possession de l’étudiant.
10
Néanmoins, plusieurs inconvénients et risques liés à cette modalité de diffusion ont été identifiés par les
acteurs rencontrés:
● Cette modalité ne résout pas le problème récurrent des dossiers incomplets;
● La place du papier dans l’organisation ayant encore une grande importance, la tâche de l’impression
revient alors à l’organisation;
● Le format de certains documents numériques péjore la lisibilité à l’écran et la qualité à l’impression,
notamment parce que les versions, les formats envoyés par l’étudiant ou le candidat ne sont pas
compatibles avec l’environnement de travail de l’institution;
● Le non-respect de certaines clauses de confidentialité, notamment en raison du possible stockage
d’un même document dans plusieurs arborescences.
Dès lors, la diffusion des titres par voie électronique souligne l’importance de garantir à la fois la fiabilité
technique, la possibilité d’envoi pour tous en tous lieux, le respect du cadre légal et des clauses de
confidentialité réglementaires. Cette modalité de diffusion est jugée acceptable, mais pas recommandée.
4.3.2 Diffusion des titres depuis l’environnement personnel de l’étudiant.e
La diffusion des titres depuis l’environnement personnel de l’étudiant-e (tel que le ePortfolio national) participe
au principe de mobilité des étudiant-e-s. Les titres sont ainsi accessibles en tout temps et en tout lieu, par
plusieurs personnes durant un temps limité. Le fait qu’il n’y ait pas d’envoi réduit le risque de corruption au
moment de la diffusion du document.
Les risques identifiés sont en lien avec la confiance institutionnelle dans l’environnement personnel de
l’étudiant :
● Risques de virus : provenant d’environnements externes au réseau de l’université;
● Mise à jour : la question de la durée de vie de la solution technique est importante. Qui assure les
mises à jour selon le format dans lequel est numérisé le titre au fil du temps ?
● Lors d’une consultation collective, plusieurs autorisations devraient être demandées à l’étudiant ou au
postulant;
● La pérennité de l’accès n’est pas garantie ce qui est peu compatible dans un système de vérification
basé sur des éléments de preuve;
● Le fait que la centralisation des documents soit sous la responsabilité de l’étudiant ne garantit pas
une égalité de traitement, car l’étudiant doit avoir accès à un environnement numérique pour diffuser
ses diplômes et attestations;
● Archivage : quelle sauvegarde si l’étudiant perd son titre original et que la source n’est pas propriété
de l’université ?
D’une manière générale, cette modalité de diffusion questionne les processus liés à la propriété du titre, à sa
pérennité et à son authenticité. Ainsi, pour assurer la sécurité de la source, il faudrait que l’original soit sous la
responsabilité, la protection de l’établissement qui a émis le titre ce qui simplifierait le processus de
vérification des titres.
Dès lors, cette modalité de diffusion des titres répond avant tout à un processus de valorisation des
apprentissages réalisés durant la formation. Elle est jugée comme peu acceptable pour
l’administration universitaire qui revendique le principe de proactivité 1 de l'étudiant. C’est à lui de
fournir les pièces, les éléments de preuve et non à l’administration de les collecter.
1 Dans le contexte de la diffusion d’un titre, le principe de proactivité de l’étudiant-e renvoie à l’injonction administrative qui exige du
demandeur qu’il fournisse les pièces nécessaires à son admission, à son engagement. Les solutions de type ePortfolio renverse le
rapport mettant alors l'administration dans la position du demandeur. L’administration doit aller chercher les éléments de preuve dans
l’environnement de l’étudiant-e, démarche par ailleurs peu compatible avec le concept d'administration en ligne.
11
4.3.3 Consultation d’une base de données nationale qui recense les titres décernés.
La possibilité de consulter une base de données des titres décernés par une université existe déjà dans la
mesure où pour l’université de Genève les diplômés sont recensés dans un espace virtuel appelé « Palmarès »
ouvert à tous. De son côté, l’Université de Lausanne tient à jour et publie sur son site Internet la liste des
gradués. D’autre part, l’EPFL annonce que « Le service académique mettra en place courant 2014 une
application permettant de vérifier en ligne qu'une personne est bien diplômée à l'EPFL en fournissant certains
renseignements »1.
Pour les acteurs rencontrés, il s’agit de regrouper les bases de données qui sont utilisées respectivement en
formation initiale et en formation continue afin d’entrer dans une démarche de type « Life Long Learning ».
Ainsi, durant le cursus de formation toutes les données de l’étudiant.e sont capitalisées dans un système
centralisé sous la responsabilité de l’institution.
Les entretiens ont permis de préciser cette modalité de diffusion. L’accès au titre au format numérique pourrait
se faire par un lien qui pointerait vers la source contenue dans un espace sécurisé, une base de données
contenant les diplômes ou des codes-barres dont la source serait disponible dans une base de données
éditée par l’université (illustration 1). Ce système de base de données, sous la responsabilité de l’université,
permettrait d’éviter la falsification des titres.
Figure 1 : Processus de consultation d’une base de données nationales des titres décernés par les universités suisses
Ainsi, la modalité pour diffuser les titres apparaît comme acceptable. Elle a l’avantage d’initier le processus
d’innovation en invitant à étendre la production de documents numériques au-delà du tertiaire ce qui favorise
le développement de la culture numérique.
Néanmoins, plusieurs inconvénients, risques et questions ont été relevés par les acteurs rencontrés :
- Le fait que la base puisse être nationale génère une charge de travail supplémentaire pour l’institution
qui doit l’alimenter. Expérience faite, les gabarits proposés dans lesquels les données doivent être
saisies ne sont pas toujours faciles à utiliser. La consultation d’une base de données nécessite
1 Site consulté le 27 février 2014 : http://sac.epfl.ch/page-67930-fr.html
12
l’accès à un serveur ce qui comporte des risques relatifs à la procédure d’attribution des droits
d’accès;
- La probable lenteur dans le processus de consultation de la base (interrogation simultanée de
plusieurs gestionnaires). Comment optimiser le processus de vérification des 10'000 diplômes que le
service reçoit par année sans l’alourdir ? Car, même si l’avantage pour l’étudiant est qu’il n’aurait plus
besoin de se déplacer pour montrer les originaux de ses diplômes, cela risque d’augmenter le temps
pour obtenir l’attestation d’immatriculation. Actuellement en moyenne 4 minutes (Université de
Genève) suffisent pour vérifier les documents en présence de la personne. Cette dernière sait très
vite si elle pourra obtenir l’attestation ou non;
- Les risques de pirater la base de données sont mentionnés notamment face au marché du faux
diplôme qui est rentable à l’international;
- Quid des diplômes édités hors des frontières suisses sachant que 4’000 titres sur les 6’000
candidatures à l’Université de Genève ne sont pas émis par une université suisse ? Sachant que le
processus de vérification des diplômes édités par une université suisse n’est pas systématique car
une confiance mutuelle lie les universités du pays.
L’usage actuel qui consiste à envoyer les diplômes au format numérique convient au monde du recrutement
pour lequel le développement d’un système d’authenticité des diplômes n’est pas nécessaire. Néanmoins, si
l’université propose une base de données accessible aux recruteurs cela pourrait permettre de vérifier
l’authenticité d’un titre. Cette modalité de diffusion est jugée acceptable et l’idée d’une base de données
unique séduit les acteurs rencontrés.
5. Le cadre légal en question
Les entretiens ont soulevé de manière récurrente des interrogations autour du cadre légal et ce qu’il est
possible d’envisager de mettre en œuvre dans un contexte de dématérialisation des documents.
Deux experts (annexe 11.2) ont été sollicités en janvier 2014, ainsi que le secteur des Affaires juridiques de
l’Université de Genève en février 20141, afin d’identifier les contraintes relatives au cadre légal
(réglementation européenne, nationale et interne à l’institution universitaire) et ainsi évaluer la faisabilité de
proposer des titres au format numérique.
Reconnaissance des processus de dématérialisation et des formats numériques
Il s’avère que les institutions ont la possibilité de produire des documents numériques (à l’origine) dont le
cycle de vie est respecté, contrôlé grâce à la mise en place de procédures institutionnelles et de normes. Ces
dernières doivent pouvoir garantir ainsi la traçabilité des actions (de tous les acteurs) intervenant dans le
processus de dématérialisation. Il existe plusieurs systèmes normatifs qui permettent de garantir l’intégrité du
cycle de vie des documents dématérialisés, en particulier l’usage de normes internationales 2 , telles qu’OAIS
(norme de système d’archivage) ou ISO 15489 (norme sur les enregistrements numériques (Records
Management)), est recommandé car cela confère une valeur organisationnelle à l’information et contribue à
lui donner une valeur probante. En effet, en cas de litige, ce qui va intéresser les juges, ce sont les processus
et procédures mis en place pour éviter la falsification (contrôle d’accès aux données via log in, log de
connexion, traçabilité des actions / modifications, etc.). L’institution se doit alors de démontrer quelles sont les
procédures qui ont été mises en place pour garantir l’intégrité et l’authenticité du document. Il convient donc
de documenter avec précision, au moyen de normes et de procédures, les différentes étapes du cycle de vie.
1Pour faire suite aux échanges du 6 mars, une Note interne concernant “Dématérialisation d’un titre Diplôme/grade” a été rédigée par Alina GussingWeibel, juriste, Secteur des Affaires juridiques, Université de Genève. 3 avril 2014
2 Se référer au document transmis par Gerard Bagnoud : Politique de records management, Records management et archivage électronique : cadre
normatif – 17.10.13.Uni MAID .Université de Lausanne (version de travail). Ce document présente le processus de normalisation et le cadre normatif.
Une liste des normes de stratégie, de conception et d’exploitation est proposée.
13
Ainsi, il apparaît que les questions soulevées par les acteurs, dans le cadre de cette pré-étude, sont avant
tout d'ordre technique ou d’organisation interne. Le cadre légal permet des adaptations pour répondre aux
besoins de dématérialisation des documents de plus en plus fréquents au sein de nos sociétés. Si l'université
estime qu'il y a un besoin, une adaptation des règles internes, notamment les règlements d’étude, est
pleinement possible et même souhaitée au regard de l'évolution du monde académique. Comme le souligne
le Secteur des Affaires juridiques dans sa note interne toutes les problématiques relatives à la
dématérialisation devraient être “[...] traitées et réglées dans le cadre d’une directive, laquelle mentionnerait le
genre de signatures apposées sur le diplôme papier et informatique, la hiérarchie entre les documents
(originaux, copies certifiées conformes…) etc. Cette directive serait, à l’instar de la directive sur le plagiat des
étudiants, un document publié et public qui s’appliquerait à l’ensemble de la communauté universitaire.” Ainsi,
le contexte est favorable pour demander une adaptation du cadre réglementaire en réponse à l’évolution de
l’édition des titres dans un format numérique, notamment au regard du développement des formations en
ligne de type MOOC.
Quelques points d’attention doivent être cependant soulignés:
- Reconnaissance et mise en oeuvre de la signature électronique
L’entrée en vigueur de la loi sur la signature électronique en 2005 a posé le cadre pour la reconnaissance
d’une signature électronique dont la valeur légale est équivalente à celle de la signature manuscrite. Ainsi, la
signature électronique est un dispositif qui a déjà fait ses preuves dans les cadres légaux régissant certaines
catégories de documents comme "les titres commerciaux".
Pour s’assurer de cette équivalence, il convient pour cela de respecter un certain nombre de contraintes
organisationnelles et techniques telles que l’utilisation d’un certificat électronique nominatif remis par un tiers
de confiance (Autorité de certification). Il s’avère que la mise en oeuvre d’une signature électronique sur un
titre nécessite une organisation assez complexe et pose des problèmes de compréhension de la part du
grand public. C’est pourquoi, il apparaît raisonnable de n’utiliser ce procédé que si les règlements internes de
l’université exige que le titre délivré soit signé par un représentant dûment mandaté de l’université.
- Document hybride et notion d’original
L’hypothèse selon laquelle un titre serait émis à la fois au format papier (document remis lors de la cérémonie
de remise des diplômes par exemple) et au format numérique (mis à disposition en ligne par exemple) ne va
pas s’en poser de problème. En effet, se pose alors la question de savoir quel est le document original, ou
encore quelle est la valeur juridique d’un titre numérique. Dans le cas de figure qui nous intéresse, selon le
Secteurs des Affaires juridiques de l’Université de Genève, l’original resterait le diplôme papier. Quant à la
valeur légale du titre « diplôme », il est un titre au sens de la législation applicable en la matière. Enfin, la
valeur de la signature numérisée apposée sur un diplôme papier, pour les titres délivrés par l’Université de
Genève est reconnue dans la pratique institutionnelle à l’Université de Genève.
Une fois encore, ce sont les règlements d’étude qui devront spécifier de manière précise si un titre est
uniquement émis au format papier, uniquement émis au format numérique, ou en mode hybride, et indiquer
quelle est la valeur reconnue du titre selon son format. Il conviendra aussi de préciser les processus de
vérification de l’authenticité d’un titre.
- Archivage et responsabilité de la mise à disposition des titres dématérialisés dans le temps
D’une manière traditionnelle, un titre est remis à un diplômé au format papier. Une fois ce document remis,
c’est le diplômé qui a la charge de conserver le titre en lieu sûr et de le mettre à disposition de tiers (les
recruteurs notamment) lorsque nécessaire. En cas de perte, l’université ne fournira alors qu’un duplicata, et
14
ce sous certaines conditions. En effet, en rendant possible la coexistence, en parallèle, de diplôme au format
papier (original) et de diplôme au format numérique ,le document numérisé pourrait correspondre à une copie
certifiée conforme. A ce stade, le Secteur des Affaires juridiques de l'Université de Genève recommande de
se renseigner sur la durée de conservation des diplômes papier, afin d’évaluer pendant combien d’années,
suite à la délivrance d’un diplôme, est-il encore possible d’en obtenir une copie certifiée conforme ?
L’hypothèse selon laquelle un titre numérique serait mis à disposition du diplômé de manière plus durable via
un site Internet par exemple pose la problématique de la responsabilité de la mise à disposition des titres
dans le temps : elle pourrait être inversée car c’est l’université qui aurait la responsabilité d’archiver et de
mettre à disposition ce titre ou des informations sur ce titre. Il convient donc, avant de proposer un tel service,
de s’interroger sur l’engagement que cela représente. Il peut être nécessaire en particulier de faire appel à un
tiers de confiance (Tiers archiveur) qui s’engagera à conserver de manière durable et intègre les titres
numériques.
- Accès à l’information et gestion des données personnelles
L’hypothèse selon laquelle les titres numériques pourraient être publiés et mis à disposition du public sur une
plate-forme Internet en ligne est séduisante. Il convient cependant de s’assurer que ce service n’ira pas à
l’encontre des lois fédérales et cantonales sur l’accès aux données et la protection des données personnelles.
En effet s’il est légitime que les universités mettent à disposition la liste des diplômés, il convient de s’assurer
que la publication d’informations plus précises concernant le diplômé se fasse avec son consentement. En
particulier, le diplômé devrait pouvoir choisir le périmètre de diffusion de ces informations.
15
6. Les solutions techniques envisagées
Sur la base des critères suivants :
● l’évaluation des solutions techniques;
● l’évaluation des besoins des acteurs de la communauté universitaire (producteurs usagers des
diplômes);
● l’avis des experts sur le cadre légal,
Quatre scénarios au regard des six solutions techniques évaluées ont été écartés pour les raisons suivantes :
1. PDF signé (digitally signed PDF) : le scénario ne retient pas l’hypothèse d’une signature électronique
des diplômes émis au format numérique PDF. Cela pose aujourd’hui des problèmes d’ergonomie
(notamment signature en erreur une fois que le certificat de signature a expiré), difficulté inhérente à
la gestion de la signature sur le long terme. En outre, il s’agit d’une solution coûteuse en temps et en
argent. Enfin, nous partons de l’hypothèse que l’engagement de l’institution se porte sur les données
disponibles directement dans le référentiel des titres.
2. Open badge (open badge hosted et open badge signed) : solution coûteuse ; mise en œuvre récente
avec un grand nombre de questions et d’incertitude autour de la pérennité du scénario (format).
3. CVTrust - Smart diploma – (3rd party service (CVTrust, Accredible)) : suite à la rencontre du
17.12.2013 avec ce fournisseur de service. Cette solution n’a pas été retenue notamment en raison
du stockage des données hors territoire helvétique et méconnaissance des standards pour assurer la
pérennité des données. Cette solution est principalement développée pour favoriser la diffusion des
diplômes. Les autres phases du cycle de vie du document sont peu traitées.
4. La solution Signature Track proposée sur la plateforme Coursera a été étudiée. Actuellement deux
types d’attestations sont délivrées par la plateforme Coursera :
a. Les attestations « de présence » qui n’ont aucune valeur, délivrées à toute personne qui
termine le parcours. Aucun processus de vérification des informations n’est associé à l’édition
de l’attestation.
b. Les attestations de fin de formation avec un processus d’authentification (Signature Track).
L’environnement national de diplômes est la solution envisagée. -Certificate repository + Unique ID
(Référentiel des titres et usage d’identifiants uniques): Il s’agit de développer un service national, centré
sur l’étudiant, qui permet de fournir un accès centralisé à ses diplômes / certificats délivrés par des universités
suisses. Cela comprend à la fois un accès sécurisé aux versions électroniques certifiées à savoir : les
certificats, les diplômes et autres preuves des acquis obtenus par l’étudiant, ainsi qu’un accès à des fins de
validation par des tiers - à savoir les entreprises.
7. Présentation du scénario retenu
L’évaluation des besoins des acteurs-rices de la communauté universitaire, le questionnement des cadres légaux et
l’investigation de solutions techniques ont permis de préciser le processus de dématérialisation des diplômes sous
la forme d’un scénario adapté aux contextes des universités suisses appelé « Référentiel des titres - usage
d’identifiants uniques ». Ce scénario est décrit dans le tableau ci-dessous. Il permet d’une part de simplifier la
diffusion du document et d’autre part de soutenir le processus d’authentification. Ainsi le scénario peut se résumer
comme suit :
16
Etapes du cycle
de vie d’un
document
Emission/
production
Référentiel des titres et usage d’identifiants uniques
(Certificate repository + Unique ID)
Le document (diplôme/grade) est produit à partir de la base de données des titres (base
institutionnelle). Il est édité en format papier ou en format électronique sur lequel est
mentionné un numéro unique (Unique ID) sous forme d’un lien court (ou un QRcode/codebarre).
Ce lien permet de se connecter à une page Web (requête à la base de données titres,
accès en lecture seule) qui interprète les données suivantes : nom – prénom – date de
naissance – diplôme obtenu – nom de l’université. Le document produit numériquement est
non-signé.
Ce processus d’accès aux données intègre le protocole commun de vérification sur
l’authenticité1 d’un serveur web2 avant de mettre le titre à disposition au format PDF. 3
Option : Cette page Web peut être accessible avec un code personnel, de manière à
visualiser d’autres documents si nécessaires tels que les attestations de formation et
autres diplômes / grades obtenus.
Diffusion /
transmission
L’étudiant diffuse un lien court (ou un QRcode/code-barre) qui correspond à l’identifiant du
diplôme. Ce lien (diffusé sur des réseaux sociaux professionnels tels que LinkedIn,
Academia ; par courriel, etc.) pointe sur une page vérifiant l’authenticité du diplôme.
La diffusion du diplôme se fait selon le format (charte graphique) en vigueur au sein de
l’établissement qui a émis le titre.
Pour celui qui consulte, l’information de la provenance peut être vérifiée grâce à la syntaxe
du lien (e.g., www.diploma.unige.ch/verify/8wfsd23, ou
www.swissuniversity.ch/diploma/8wfsd23) qui est lui-même sécurisé et vérifié par le
protocole https.
Stockage /
archivage
Option 1 : Gestion institutionnelle
Les données qui ont permis d’émettre le diplôme sont stockées sur un serveur sécurisé,
hébergé dans une université suisse. Chaque université conserve sa base de données. Le
lien transmis au diplômé-e pointe sur la base institutionnelle.
Option 2 : Gestion centralisée, gérée par un organisme tiers – e.g., SWITCH ou
swissuniversity.ch
Le diplôme est émis à partir des données provenant des bases institutionnelles. La mise en
forme compatible avec les normes techniques internationales s’effectue soit à l’institution,
soit chez l’hébergeur. La trace électronique du titre est ensuite transmise sur une base
centralisée gérée par l’hébergeur et un lien sur la trace envoyée au diplômé-e.
1
Authenticité : « Qualité d’un document dont on peut prouver qu’il est bien ce qu’il prétend être, qu’il a été effectivement produit ou reçu par la
personne qui prétend l’avoir produit ou reçu, et qu’il a été produit ou reçu au moment où il prétend l’avoir été. » Politique de records management
Glossaire UNIMAI, Université de Lausanne, 18.11.2013
2 Protocol: Secure http (https)
3 Pour une illustration, voir par exemple la signature track de Coursera : https://www.coursera.org/verify/9WCRN8B6K5 .
17
Dans les deux cas, les universités sont responsables de leurs données et de leur qualité.
Vérification /
authentification
L’authenticité du diplôme est garantie par l’organisme hébergeur.
Le processus d’émission intègre un protocole de vérification d’ hébergeur. La provenance
du lien se vérifie grâce à sa syntaxe (voir ci-dessus) du protocole sécurisé (https).
Contraintes pour
l’hébergeur
Avantage pour
l’institution
Avantages pour
les usagers
Remarques
Service doit être offert sur le long terme (en principe, ad vitam aeternam).
Après le transfert des titres chez l’hébergeur, l'institution n’a plus de responsabilité envers
le public. Toute vérification se fait sur la base de titres disponibles chez l’hébergeur.
L’université est garante de l’authenticité des données. L’hébergeur est garant de la
pérennité des données.
Développement de cette solution possible avec le soutien d’un service national tel que
SWITCH)
Ainsi le scénario se résume comme suit :
7.1. Fonctionnalité de base
Le titre est émis à partir des données provenant des bases institutionnelles puis, transmises à une base
centralisée qui se charge de la distribution des données. L’étudiant dispose d’un lien présentant le contenu de
son titre et attestant de son authenticité grâce au protocole de vérification.
Figure 2 : Fonctionnalité de base du processus de consultation d’une base de données nationale des titres
18
7. 2. Fonctionnalité avancée centrée utilisateur
Le titre est émis à partir des données provenant des bases institutionnelles puis, transmises à une base
centralisée qui se charge de la distribution et optionnellement du formatage des données (infrastructure
compatible avec les normes techniques internationales). L’étudiant-e dispose d’un environnement centré
utilisateur qui lui permet d’accéder à tous ces diplômes. L’environnement est protégé par un système
d’authentification à long terme comme par exemple Swiss edu-ID.
Figure 3 : Fonctionnalité avancée du processus de consultation d’une base de données nationale des titres
Le lien transmis au diplômé-e pointe sur la base centralisée uniquement. Dans ce scénario, les universités
sont responsables des données, de leur qualité. L’organisme hébergeur qui gère la base centrale offre un
service aux universités en proposant une infrastructure commune répondant aux normes de stockage. Cet
organisme pourrait être Switch.
19
8. Conclusion et recommandations
Dans un premier temps, l’état des lieux réalisé auprès des Université de Lausanne et de Genève a permis de
mieux comprendre le chemin institutionnel qui mène à la production d’un titre selon le concept du cycle de vie
d’un document. Actuellement, l'émission du titre est issue d’un processus de production basé sur des
données numériques dont le produit final est toujours édité au format papier. Il n’y a donc pour l’heure pas de
dématérialisation des diplômes dans ces deux universités. Par contre, le pas a déjà été franchi dans le cadre
de l’émission d’attestations. Ainsi, si certaines attestations sont toujours produites au format papier, d’autres
sont remises aux étudiants uniquement au format électronique avec ou sans signature. Concernant la
diffusion du titre par son titulaire, l’évolution des moyens de communication ont rendu la numérisation du titre
indispensable pour sa transmission via les canaux électroniques. Ainsi, pour une postulation, les documents
usuels sont scannés (CV, diplômes, attestations de travail) et envoyés par courriel. Comme ces documents
numérisés par le titulaire ne contiennent pas la preuve de leur authenticité, lorsque la vérification des titres
obtenus doit être effectuée, l’original au format papier doit être remis. Il s’agit d’une procédure lourde, qui
requiert une grande familiarité avec les diverses particularités des titres délivrés (typographie, grammage du
papier, logos, etc.). Il est a noter que pour l’admission dans les universités, la vérification des titres est en
principe systématique. Concernant l’archivage du titre, l’usage en cours est principalement le stockage des
copies titres au format papier. Cependant, les usagers ont relevé que l‘archivage numérique semblerait plus
adapté aux pratiques actuelles.
Ainsi, l’étude du cycle de vie du document a montré que l’introduction du format numérique pour les titres
répond avant tout à un besoin d’améliorer leur diffusion. Néanmoins, la mise en œuvre de la dématérialisation
des titres est une opportunité pour l’institution d’élaborer une politique institutionnelle sur le stockage et
l’archivage des données numériques dans un cadre juridique adapté. De plus, le processus de
dématérialisation offre un gain d’efficacité pour l’organisation du travail au sein des institutions.
Dans un deuxième temps, le scénario de dématérialisation des titres a été construit afin de répondre au
besoin de diffusion des titres. La solution technique retenue répond à une préoccupation majeure du milieu
académique en lien avec la sécurité des données et les risques liés au vol et à l’usage malveillant des
données numériques individuelles.
En conclusion, le scénario proposé a reçu un accueil favorable auprès des personnes rencontrées. Il répond
adéquatement aux besoins institutionnels. Cependant, il est recommandé de poursuivre l’étude de la
dématérialisation des titres autour des questions relevées par les institutions :
● Quelles garanties ce service apporte-t-il en matière de sécurité des données ?
● Comment ce service assure-t-il la pérennité des données qui ont permis d’émettre le titre ?
● Quelle est la reconnaissance des titres au format numérique dans le monde académique extérieur à
la Suisse?
● Quels sont les coûts initiaux engendrés par la mise en oeuvre de la dématérialisation des titres? Quel
est à long terme le gain d’efficacité sur la chaîne de production en temps, en espace et en coût ?
A ce propos, le secteur des Affaires juridiques de l’université de Genève émet « l’hypothèse d’une troisième
option, à savoir le transfert des données à Switch tout en les conservant dans notre propre base de données.
» Concernant la transmission du fichier à Switch (et selon le statut de Switch : fondation privée, autre…), il
conviendrait d’étudier si et dans quelle mesure la LIPAD s’applique et restreint la marge de manœuvre de
transmission.
Il serait aussi possible « d’envisager l’autorisation préalable des étudiants (lesquels sont les titulaires des
données personnelles figurant sur le diplôme), par exemple en mentionnant, sur la demande
d’immatriculation, que la délivrance d’un diplôme donnera lieu à un transfert des données y relatives audit
organisme tiers. »
Les réponses à ces questions pourront faire l’objet d’un nouveau projet dans lequel il sera proposé de :
● Créer une base de données des titres dans le cadre d’un pilote à l’attention des universités
intéressées par le concept dans l’optique d’établir un service national;
20
●
Définir une politique institutionnelle d’archivage des titres au format numérique, rédiger les cadres
réglementaires et documenter les types de procédures et normes à mettre en place, afin de conférer
une valeur légale au titre au format numérique.
9. Perspectives
A moyen terme, ce scénario devrait permettre à chaque diplômé-e d’établir et de valoriser son parcours
académique et professionnel, de certifier ses acquis auprès d’employeurs potentiels, et de conserver autant
que possible son identité numérique dans la perspective de lui permettre :
1. de faciliter l’accès ultérieur en ligne à ses certificats, diplômes et autres preuves de ses acquis ;
2. de faciliter l’établissement d’un bilan de ses connaissances et compétences (formelles et
informelles) ;
3. d’actualiser ses acquis pour faire face aux nouvelles exigences du marché de l’emploi.
Sur le plan technique, l’objectif consiste en la mise en place d'un environnement national des diplômes, centré
sur l’étudiant, sécurisé par le protocole d’authentification Swiss edu-ID et hébergé comme service centralisé
et géré par Switch (illustration 4).
La finalité serait donc d'implémenter une interface Web sécurisée qui permettrait d'accéder en lecture seule, à
des bases de données des titres / diplômes des universités partenaires. Ce service pérenne donnerait la
possibilité à chaque diplômé-e de gérer le portefeuille de certification de ses acquis et de le partager via les
réseaux sociaux pour ses besoins en termes d’employabilité et d’activités d’apprentissage tout au long de sa
vie.
Figure 4 : Environnement national des diplômes, centré sur l’étudiant
21
10. Glossaire
Dématérialisation : Processus de production de document, de données faisant référence à la numérisation
complète ou partielle de la chaîne de production.
Signature électronique : Signature qui intègre un protocole de sécurisation complexe contrairement à la
signature numérisée. Ce type de signature numérique est dit sécurisé avec une valeur légale. La signature
électronique se matérialise sous la forme d’une clé de sécurité ou d’un cachet électronique.
Signature digitalisée ou numérisée : Signature manuscrite qui a été scannée. Ce type de signature
électronique a une valeur légale discutable et son degré de certification va dépendre d’autres éléments tels
que l’horodatage.
Signature manuscrite : Sa valeur légale est pleinement reconnue mais sa certification est faible car facile à
reproduire.
FC
FI
CL
CAS
DAS
MAS
UNIGE
UNIL
FPSE
SSP
VAE
Formation continue
Formation initiale
Cours de langue
Certificate of Advanced Studies
Diploma of Advanced Studies
Master of Advanced Studies
Université de Genève
Université de Lausanne
Faculté de Psychologie et des Sciences de l’Education - Université de Genève
Faculté des Sciences sociales et Politique - Université de Lausanne
Valorisation des acquis de l'expérience
11. Références
Livre blanc : Dématérialisation et archivage probant des documents électroniques dans le contexte juridique
suisse. Everial. 2011. Consulté le 6.2.2014 http://www.everial.ch/downloads/Publications_t13668.html
Fédération Nationale des Tiers de Confiance (F.N.T.C) : Guide du document hybride et de la certification 2D.
Décembre 2011.
Fédération Nationale des Tiers de Confiance (F.N.T.C) : Guide de la signature électronique. Septembre 2008..
Politique de records management, Concept et explications – 25.11.13.Uni MAID .Université de Lausanne
Politique de records management Glossaire – 18 .11.13.Uni MAID .Université de Lausanne
Politique de records management, Records management et archivage électronique : cadre normatif –
17.10.13.Uni MAID .Université de Lausanne (version de travail).
G. Grolleau, T. Lakhal « Éléments d'analyse économique des faux diplômes », Revue internationale de droit
économique 2/ 2007 (t. XXI, 2) , p. 115-128 .
URL : www.cairn.info/revue-internationale-de-droit-economique-2007-2-page-115.htm. Consulté le
22.08.2013.
22
12. Annexes
12.1. Les guides d’entretien
12.1.1 Guide d’entretien – Edition/production
Message d’introduction :
« Dans le cadre d’un projet national « Learning Infrastructure », nous sommes partenaires avec l’UNIL et
Switch pour mener une pré-étude concernant la mise en place de la chaîne de production numérique des
diplômes. Je suis chargée de décrire le cycle de vie des diplômes tel qu’il se déroule actuellement. Pour ce
faire, je souhaiterais vous rencontrer pour un entretien d’environ 20 minutes afin que vous puissiez m’aider à
décrire ce processus. »
Durée 45 minutes max. (ni enregistrement, ni retranscription)
1. Pouvez-vous me décrire votre rôle dans le processus d’édition des diplômes ?
(Saisie des notes, des attestations, recherche de signature, etc. )
2. Sur quel cadre règlementaire vous basez-vous ?
(références aux textes officiels)
3. Quels sont les documents officiels que vous utilisez dans le cadre de la procédure d’édition ?
(formulaires papier, masque de saisie, etc.)- que se passe-t-il si le diplôme est faux ?
4. Quelles sont les difficultés que vous rencontrez dans la réalisation de vos tâches ?
(Délai, problème d’édition, etc.)
●
Avec vous des remarques complémentaires, des suggestions ?
12.1.2 Guide d’entretien – Diffusion/transmission
Message d’introduction :
« Dans le cadre d’un projet national « Learning Infrastructure », en partenariat avec l’UNIGE, l’UNIL et Switch
, nous menons une pré-étude concernant la faisabilité de proposer des diplômes dans un format numériques.
Dans un premier temps, nous avons identifié les différents titres émis au sein de votre université, nous
aimerions connaître votre appréciation par rapport à cette éventuelle édition numérique des titres. Durant la
première étape de cette étude, nous avons rencontré les personnes qui participent au processus de
réalisation des diplômes et autres attestations. Maintenant, dans cette deuxième étape, nous aimerions mieux
percevoir comment sont utilisés ces documents (titres, attestations, etc.) au quotidien.
En tant que ….
1. Dans quel contexte êtes-vous amené à travailler avec les titres, les grades, les attestations
[reprendre les données récoltées à l’étape précédente, en présentant le tableau 1 – A adapter en
fonction de la personne rencontrée et de son contexte].
Comment ces documents vous sont-ils transmis ?
1 P2 et p3 du document de synthèse « « Analyse et identfcaton des besoins méters »- Juillet 2013.
23
2. Quels avantages pouvez-vous identifier à disposer de ces documents [titres identifiés en début de
rencontre] en format numérique aux différentes étapes du parcours de formation (admission,
pendant les études : ex. cursus inter-universités, en fin de parcours) ?
a. pour vous dans votre travail/service
b. pour le public-cible avec lequel vous travaillez ?
3. A contrario quels risques pouvez-vous identifier à disposer de ces documents [titres identifiés en
début de rencontre] en format numérique? (admission, pendant les études : ex. cursus interuniversités, en fin de parcours)
a. pour vous dans votre travail/service
b. pour le public-cible avec lequel vous travaillez ?
4. [En fonction de ce qui précède] que pensez-vous des scénarios suivants que nous avons imaginés
sur la base de nos connaissances techniques actuelles en réponse à des besoins identifiés durant la
première étape :
a.
l'étudiant soumet son dossier de manière électronique (type document PDF avec signatures
certifiées) au service administratif concerné.
b. l'étudiant transmet des documents, des titres depuis son un environnement personnel auquel
il donne accès à un tiers (service des admissions, etc)
-> avantages / inconvénients / .....
c.
Consultation d’une base de données nationale qui recense les titres décernés.
-> avantages / inconvénients / .....
5. Avec vous des remarques, des suggestions ?
12. 2. Les acteurs-rices rencontré-e-s
Tableau 1 : Etape – Edition/production
Edition/production
Sonia Kessler- Bureau des diplômes
Anne DIA – secrétariat des étudiants- FPSE
Isabelle Collet – MER -FPSE
Nicolas Arni-Bloch : Conseiller en système d’information et d’organisation –
Faculté SES
Marie-Laure Lachat - secrétaire bureau des grades
Suzanne Fürts – secrétaire- bureau des grades
Nathalie Chiva –Faculté des SSP
Nicole Galland - Directrice formation continue
Ruth-Lise Siegenthaler - secrétaire Centre de langues
Raphaël Mottier - responsable des archives électronique
24
UNIGE
UNIGE
UNIGE
UNIGE
UNIL
UNIL
UNIL
UNIL
UNIL
UNIL
Tableau 2: Etape - Diffusion /transmission
Diffusion /transmission
Formation initiale (FI)
✓
Service des admissions
✓
Conseiller/ière aux études
Mireille Chanson, responsable du service admissions
Olivier Demissy-Cazeilles : [email protected]
Baccalauréat en communication multilingue / Mobilité
Olivier Bianchi - adjoint de Faculté Décanat des Lettres:
Emmanuel Fernandes - Ingénieur pédagogique, HEC:
UNIGE
UNIGE
UNIL
UNIL
Formation continue (FC)
✓
Coordinateur ou directeur de
programme.
Suzanne De Jonkheere, collaboratrice scientifique
UNIGE
Services centralisés
✓
✓
Service VAE
Service des RH
✓
Enseignement et affaires
étudiants
Employeurs
✓
RH
Etudiant.e ayant déjà obtenu un titre
Jean-Philippe Fage, conseiller VAE (validation des
acquis de l’expérience)
M. Bortoluzzi., Responsable RH
Nathalie Janz, Adjointe Enseignement et Affaires
étudiantes
UNIGE
UNIGE
UNIL
UNIL
Isabelle Dustin - gestion informatique des études
UNIGE
Marc Hermant (IMAD – soins à domicile – Directeur RH)
Gregoire Tavernier (Etat de Genève – Directeur office du
personnel)
Saskia WEBER – étudiante FC et FI
Tableau 3 : Etape - Stockage/ archivage / cadre légal
Archivage, archivage et cadre légal
Gérard Bagnoud, Chef de service, Management des
Archives et de l'Information Documentaire (MAID),
possédant un solide expertise du champ juridique en
lien avec le processus de dématérialisation - Université
de Lausanne 1
Alexandre Flueckiger - vice-doyen de la faculté de
droit, possédant une solide une expertise juridique
dans le champ numérique – Université de Genève.2
Natacha Hausmann, Directrice des affaires juridiques
1Entretien d’une 1h30- 16 janvier 2014. (Compte rendu en attente de validation par G.Bagnoud)
2 Entretien téléphonique 19.12.2013
25
UNIGE
UNIL
Alina Gussing - Weibe, juriste, Service juridique.
UNIGE
Tableau 4 : Etape - Responsables institutionnels
Responsables institutionnelsperspectives
Denis Hochstrasser - Professeur ordinaire à la Faculté UNIGE
de médecine, vice-recteur en charge de la recherche,
du système d’information et du développement
durable1
Jacques Lanares - Vice-recteur en charge de la
valorisation de l'enseignement, de l’utilisation des
technologies dans l’enseignement, des activités
d’Interface science-société et de la qualité.
UNIL
12. 3. Les cadres légaux
12.3.1 Cadre fédéral
●
●
●
●
●
●
Code de Procédure Pénale Suisse (CPP) : Art. 110 Forme 2 En cas de transmission par voie
électronique, la requête doit être munie d’une signature électronique valable. Le Conseil fédéral
détermine le format de la transmission.
Code de Procédure Civile Suisse (CPC) : Art. 177 Définition : Les titres sont des documents, tels les
écrits, les dessins, les plans, les photographies, les films, les enregistrements sonores, les fichiers
électroniques et les données analogues propres à prouver des faits pertinents. Et, le code des
Obligations Suisse.
152.1 Loi fédérale sur l'archivage (LAr) du 26 juin 1998 (Etat le 1er mai 2013) :
http://www.admin.ch/opc/fr/classified-compilation/19994756/index.html
152.11 Ordonnance relative à la loi fédérale sur l'archivage (Ordonnance sur l'archivage, OLAr) du 8
septembre 1999 (Etat le 1er janvier 2014) : http://www.admin.ch/opc/fr/classifiedcompilation/19994752/index.html
943.03 : Loi fédérale sur les services de certification dans le domaine de la signature électronique (Loi
sur la signature électronique, SCSE) du 19 décembre 2003 (Etat le 1er août 2008) :
http://www.admin.ch/opc/fr/classified-compilation/20011277/index.html
943.032 Ordonnance sur les services de certification dans le domaine de la signature électronique
(Ordonnance sur la signature électronique, OSCSE) du 3 décembre 2004 (Etat le 1er août 2011) :
http://www.admin.ch/opc/fr/classified-compilation/20042027/index.html.
12.3.2 Cadre cantonal
● Loi sur l’archivage (LArch): (illustration vaudoise)
1 Entretien - 10 mars 2014
26
● LIPAD: (illustration genevoise)
● Loi sur la protection des données personnelles (LPrD): (illustration vaudoise)
● Loi sur l’information (LInfo): (illustration vaudoise)
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